TaxDome-Alternative: Unterlagen von Mandanten anfordern

TaxDome ist eine Kanzleimanagement-Software für Steuerberater und Buchhaltungsbüros. Die Website beschreibt eine Plattform, die Workflows, Mandantenkommunikation, Dokumente, Abrechnung und die Arbeitsauslastung des Teams zusammenführt. Kanzleien bearbeiten Aufträge über Pipelines, speichern Mandantendateien, versenden Rechnungen und holen elektronische Signaturen im selben System ein. Das Team muss dadurch im Arbeitsalltag nicht zwischen mehreren Tools wechseln.

Der Bereich für Mandanten ist ein wesentlicher Teil des Produkts. Mandanten nutzen ein auf Ihre Kanzlei zugeschnittenes Portal und eine mobile App, um Dokumente hochzuladen, zu unterschreiben, Rechnungen zu bezahlen und mit Ihrem Team zu kommunizieren. TaxDome bietet mehrere Möglichkeiten, Unterlagen anzufordern: Fragebögen (Organizers), Dokumenten-Checklisten, kurze Mandantenanforderungen, Upload-Links und Chats. Im Hilfezentrum wird erklärt, welche davon ein Mandantenkonto erfordern und welche nicht.

TaxDome führt außerdem KI-Funktionen für Dokumente auf. Für Kanzleien in den USA kann die Software aus einer Steuererklärung des Vorjahres eine Dokumenten-Checkliste erstellen, Uploads dem passenden Checklistenbereich zuordnen sowie unterstützte Dateien wie gängige US-Steuerformulare umbenennen und mit Tags versehen. Einige dieser Funktionen sind kostenpflichtige Zusatzoptionen. Prüfen Sie daher auf taxdome.com, was für Ihre Kanzlei gilt.

TaxDome ist eine vollständige Kanzleiplattform. Die Einführung bedeutet, Workflows, Ablage, Abrechnung und Mandantenkommunikation an einen Ort zu verlagern. Genau das ist der Zweck des Produkts, und viele Kanzleien suchen genau das. Andere Büros haben für diese Aufgaben bereits passende Tools und nur eine offene Stelle: die richtigen Unterlagen von Mandanten anzufordern, ohne wochenlang nachfassen zu müssen.

Wenn es um das Anfordern von Unterlagen geht, sind die Gründe für die Suche nach einer TaxDome-Alternative meist praktischer Natur. Sie ergeben sich aus der bestehenden Ausstattung und dem Mandantenstamm der jeweiligen Kanzlei. Es handelt sich nicht um eine Kritik an der Plattform. Die Gründe zeigen vielmehr, dass der Bedarf einer Kanzlei enger gefasst ist als der Funktionsumfang, für den TaxDome entwickelt wurde. Häufig genannt werden:

Sie beginnen mit einer Checkliste. Wählen Sie eine fertige Checkliste oder erstellen Sie eine eigene. Für jeden Punkt hinterlegen Sie eine Anweisung, ein Beispiel und die passenden Prüfungen, etwa einen erforderlichen Zeitraum oder ein ausgefülltes Unterschriftenfeld. Anschließend senden Sie dem Mandanten einen sicheren Link. Es sind weder Konto noch Passwort oder App erforderlich. Der Link lässt sich auf jedem Smartphone und Computer öffnen. Der Mandant kann später zum selben Link zurückkehren.

Jeder Upload wird unmittelbar nach dem Eingang von der KI geprüft. DocAsker kontrolliert die Bildqualität, den Dokumenttyp, Daten und Zeiträume, Unterschriftenfelder sowie fehlende Seiten. Schlägt eine Prüfung fehl, sieht der Mandant den Grund in verständlichen Worten und kann sofort eine bessere Datei hochladen. Ihr Team sieht nur Dateien, die die Prüfung bestanden haben, sowie Dateien, die zur manuellen Prüfung markiert wurden.

Erinnerungen werden nach dem von Ihnen gewählten Zeitplan versendet, per E-Mail in jedem Tarif und per SMS in Pro und Firm. Jede Erinnerung führt nur die noch fehlenden Unterlagen oder Dokumente auf, die neu hochgeladen werden müssen. Sobald die Checkliste vollständig ist, enden die Erinnerungen automatisch. Akzeptierte Dateien werden nach einem einheitlichen Muster umbenannt und in Ihrem DocAsker-Arbeitsbereich abgelegt. Mit Pro und Firm ist auch die Ablage in Google Drive, Dropbox oder OneDrive möglich.

Stellen Sie sich einen Steuerberater vor, der die Saison mit 80 Privatmandanten eröffnet. Jeder Mandant erhält einen DocAsker-Link mit einer Checkliste: Lohnsteuerbescheinigung und Einkommensbelege für das Steuerjahr, die Steuererklärung des Vorjahres, einen Lichtbildausweis und einen unterschriebenen Steuerberatungsvertrag. Der Mandant fotografiert die Unterlagen mit dem Smartphone. Stammt ein Formular aus dem falschen Jahr oder ist der untere Seitenrand auf dem Foto abgeschnitten, erhält der Mandant sofort einen entsprechenden Hinweis.

Bei einem Buchhaltungsmandanten könnte die Checkliste Kontoauszüge von Januar bis März und die dazugehörigen Kreditkartenabrechnungen anfordern. DocAsker vergleicht den Zeitraum der Auszüge mit der Anforderung. Ein Auszug für die falschen Monate gelangt dadurch nicht in Ihr Team. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Mandant und Zuständigkeit. Verwenden Sie fertige Checklisten daher als Ausgangspunkt und bestätigen Sie die Unterlagenliste für jedes Mandat.

DocAsker funktioniert neben den Tools, mit denen Sie Ihre Kanzlei organisieren. Wenn Sie TaxDome für Workflow, Abrechnung und elektronische Signaturen behalten, können Sie weiterhin einen DocAsker-Link für die Unterlagenanforderung versenden. Sobald die Checkliste vollständig ist, verschieben Sie die akzeptierten, umbenannten Dateien in den Mandantenordner. Die übrigen Aufgaben laufen wie bisher in TaxDome weiter.