Dokumentenmanagement für Einwanderungsberater und Visa-Agenturen
DocAsker ist die Plattform für Dokumentenanforderung für Einwanderungsberater und Visa-Agenturen. Antragsteller erhalten einen einzigen sicheren Link mit einer klaren Checkliste für Reisepässe, Fotos, Kontoauszüge, Auslandskrankenversicherungen und Nachweise. Jeder Upload wird direkt per KI geprüft: Läuft ein Pass bald ab, ist ein Scan unleserlich oder der Kontoauszug zu alt, geht er automatisch an den Antragsteller zurück – noch bevor Sie die Akte anpacken.
Warum das Einholen von Visa-Unterlagen bisher so viel Zeit kostet
Reisepässe laufen zu früh ab
Für viele Visa muss der Reisepass noch weit über das geplante Reisedatum hinaus gültig sein – Antragsteller prüfen das selten selbst. Oft fällt das erst beim Zusammenstellen der Unterlagen auf oder wenn der Termin bei der Botschaft längst gebucht ist.
Fotos und Scans werden abgelehnt
Unterlagen werden oft schnell auf der Bettdecke bei schummrigem Licht abfotografiert. Blendflecken, abgeschnittene Ecken und verwackelte Ziffern führen zu ständigen Nachforderungen für dieselbe Seite – manchmal mehrfach.
Eine Familie, viele Antragsteller
Ein Familienantrag umfasst schnell dutzende Dokumente für vier oder fünf Personen. Wer behält den Überblick, wer welches Dokument per E-Mail oder WhatsApp geschickt hat? Genau hier gehen Unterlagen verloren.
Was DocAsker prüft, bevor Sie den Visumantrag vorbereiten
Gültigkeit des Reisepasses
Definieren Sie eine Mindestgültigkeit für den Pass. DocAsker gleicht diese automatisch mit dem Ablaufdatum ab. Ihr Mandant sieht sofort: „Dieser Pass läuft in 4 Monaten ab. Für den Antrag ist eine Mindestgültigkeit von 6 Monaten erforderlich. Bitte laden Sie einen verlängerten Reisepass hoch oder wenden Sie sich an Ihren Berater.“
Zeitraum der Kontoauszüge
Konsulate verlangen in der Regel aktuelle Auszüge über einen festgelegten Zeitraum. Ihr Mandant sieht: „Dieser Kontoauszug endet am 30. Juni. Bitte reichen Sie lückenlose Auszüge der letzten 3 Monate bis zum aktuellen Monat ein.“
Lesbarkeit von Ausweisseiten
DocAsker erkennt unscharfe Bereiche, Reflexionen und abgeschnittene Ränder auf jedem Foto. Ihr Mandant sieht: „Der untere Rand der Passseite ist abgeschnitten, einschließlich der maschinenlesbaren Zone. Bitte legen Sie den Pass flach hin und erfassen Sie die gesamte Seite im Bild.“
Das tatsächlich angeforderte Dokument
Eine Hotelreservierung ersetzt keine Krankenversicherung. Ihr Mandant sieht: „Das sieht nach einer Hotelbestätigung aus. Bitte laden Sie hier Ihren Nachweis über die Auslandskrankenversicherung hoch.“
Welche Unterlagen müssen Visumantragsteller einreichen?
Checkliste: Dokumente für das Schengen-Visum- Reisepass mit ausreichender Restgültigkeit
- Kopien früherer Visa
- Biometrische Passfotos im vorgegebenen Format
- Unterschriebenes Antragsformular
- Kontoauszüge der letzten 3 bis 6 Monate
- Nachweis einer Auslandskrankenversicherung
- Flugreservierung
- Hotelbuchung oder offizielles Einladungsschreiben
- Arbeitgeberbescheinigung oder Gewerbenachweis
- Gehaltsabrechnungen oder Steuerbescheide
- Heirats- oder Geburtsurkunden bei Familienanträgen
- Verpflichtungserklärung und Ausweiskopie des Bürgen
So arbeiten Einwanderungsberater mit DocAsker
1Mit einer Visa-Checkliste starten
Nutzen Sie bewährte Vorlagen wie die Schengen-Visum-Checkliste oder erstellen Sie eigene Workflows für Ihre Schwerpunkte. Da sich Anforderungen je nach Land, Konsulat und Visakategorie unterscheiden, passen Sie die Punkte vor dem Versand einfach individuell an.
2Einen Upload-Link pro Person versenden
Für Familienanträge können Sie pro Person einen eigenen Link verschicken, damit alle Unterlagen direkt dem richtigen Antragsteller zugeordnet bleiben. Der Link funktioniert auf jedem Smartphone, und Seiten können direkt mit der Handykamera erfasst werden.
3Unstimmigkeiten vor dem Termin klären
Abgelaufene Pässe, unvollständige Zeiträume oder unleserliche Fotos werden direkt beim Hochladen abgefangen – mit einer verständlichen Begründung. Nur Ausnahmefälle landen bei Ihnen zur manuellen Prüfung.
4Vollständige Akten auf Knopfdruck abrufen
Akzeptierte Dokumente werden einheitlich benannt und in Ihrem Workspace oder direkt im angebundenen Cloud-Speicher abgelegt. Automatische Erinnerungen stoppen, sobald alles da ist – und Sie reichen eine Akte ein, bei der garantiert nichts fehlt.
Häufig gestellte Fragen
Benötigen Antragsteller ein eigenes Konto, um Dokumente einzureichen?
Nein. Mandanten öffnen den Link einfach am Smartphone oder Computer und laden die Dokumente hoch – ganz ohne Registrierung, Passwort oder App-Installation. Fotos vom Smartphone werden dabei automatisch in saubere PDF-Dateien umgewandelt.
Wo werden die Passkopien gespeichert und wer hat Zugriff darauf?
Alle Dateien werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt in Ihrem DocAsker-Workspace gespeichert oder ab dem Pro- und Firm-Tarif direkt an Google Drive, Dropbox oder OneDrive übergeben. Jeder Upload, Prüfschritt und Download wird revisionssicher protokolliert. Links lassen sich jederzeit sperren, und im Firm-Tarif steuern Sie Zugriffsrechte im Team granular. Sie legen die Aufbewahrungsfristen fest; ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) steht auf Anfrage bereit.
Kann DocAsker prüfen, ob ein Reisepass noch mindestens 6 Monate gültig ist?
Ja. Sie können für die Passanforderung eine Mindestgültigkeit festlegen (z. B. 6 Monate). DocAsker liest das Ablaufdatum automatisch aus und gleicht es ab. Reicht die Restgültigkeit nicht aus, erhält der Antragsteller sofort den Hinweis zur Erneuerung.
Ist die Schengen-Visum-Checkliste für alle Länder identisch?
Nein. Die Checkliste dient als verlässliche Basis. Da die Vorgaben je nach Botschaft, Visakategorie und persönlicher Situation des Antragstellers variieren, prüfen Sie bitte die aktuellen Bestimmungen der zuständigen Behörde und passen Sie die Liste vor dem Absenden entsprechend an.
Reicht DocAsker den Visumantrag direkt bei der Behörde ein?
Nein. DocAsker kümmert sich um die Anforderung, Vollständigkeit und automatisierte Vorprüfung der Unterlagen Ihrer Mandanten. Die eigentliche Antragstellung und Einreichung bei der Botschaft, dem Visazentrum oder über offizielle Behördenportale übernehmen Sie weiterhin wie gewohnt.
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