Alle Mandantendokumente beisammen – ganz ohne Hinterhertelefonieren
Ein einziger sicherer Link genügt: DocAsker prüft jeden Upload direkt beim Eingang, fordert bei unscharfen, abgelaufenen oder unvollständigen Dateien sofort eine Korrektur an und erinnert automatisch, bis Ihre Checkliste vollständig ist.
- 14 Tage kostenlos testen – keine Kreditkarte erforderlich
- Ihre Mandanten benötigen kein Kundenkonto
Was ist DocAsker?
DocAsker ist eine Software für die strukturierte Dokumentenanforderung – entwickelt für Steuerkanzleien, Einwanderungsberater, Rechtsanwälte und Agenturen. Statt Unterlagen mühsam per E-Mail hinterherzulaufen, senden Sie Ihren Mandanten einfach einen sicheren Link mit einer übersichtlichen Checkliste. Ihre Mandanten laden die Dokumente bequem per Smartphone oder PC hoch – ganz ohne Registrierung.
Jede Datei wird direkt beim Upload per KI geprüft. DocAsker analysiert das Dokument, gleicht es mit der Anforderung ab und erkennt typische Fehler, die sonst unnötige Rückfragen verursachen: Unschärfe, Spiegelungen, abgeschnittene Seiten, fehlende Unterschriften, falsche Zeiträume oder abgelaufene Ausweise. Stimmt etwas nicht, wird der Mandant sofort um Korrektur gebeten – noch bevor die Datei bei Ihrem Team landet.
Geprüfte Dokumente werden automatisch umbenannt und am richtigen Ort abgelegt. Sobald die Checkliste vollständig ist, stoppen auch die automatischen Erinnerungen von selbst.
- Entwickelt für
- Steuerberater, Einwanderungsberater, Kanzleien, Agenturen und HR-Teams
- Ihre Mandanten brauchen
- Nur den Link. Kein Account, kein Passwort, keine App
- Direktprüfung beim Upload
- Bildqualität, Dokumententyp, Daten, Unterschriften und Vollständigkeit
- Ablageort
- Ihr DocAsker-Workspace, Google Drive, Dropbox oder OneDrive
So funktioniert die Dokumentenerfassung mit DocAsker
Vier Schritte. Ab Schritt zwei übernimmt DocAsker.
1Wählen Sie aus, was Sie brauchen
Nutzen Sie fertige Checklisten für Steuererklärungen, Visa-Anträge, KYC oder das Mandanten-Onboarding – oder erstellen Sie eigene. Fügen Sie jedem Punkt einfach eine kurze Anleitung und ein Beispiel bei.
2Verschicken Sie einen einzigen Link
DocAsker sendet den Link per E-Mail oder SMS direkt an Ihre Mandanten. Er lässt sich auf jedem Smartphone oder Computer öffnen – ganz ohne Registrierung.
3Jeder Upload wird direkt geprüft
Dateien werden sofort beim Hochladen kontrolliert. Ist eine Seite unscharf oder fehlt eine Unterschrift, sieht Ihr Mandant sofort das Problem und kann es direkt beheben.
4Automatische Erinnerungen, bis alles da ist
Erinnerungen werden nach Ihrem Zeitplan verschickt und listen nur auf, was noch fehlt. Sobald das letzte Dokument akzeptiert wurde, stoppen sie automatisch.
Jeder Upload wird geprüft, bevor er bei Ihnen landet
Dokumentenanfragen drehen meist aus denselben Gründen endlose Schleifen. DocAsker erkennt typische Fehler direkt beim Hochladen, erklärt Ihren Mandanten das Problem verständlich und fordert sofort eine korrigierte Datei an.
Das sieht Ihre Kundschaft
Neues Foto erforderlichEine Spiegelung verdeckt Teile des Ausweises. Bitte halten Sie ihn leicht schräg zum Licht und fotografieren Sie ihn erneut.
Das sieht Ihre Kundschaft
Falsches DokumentDas sieht nach einer Stromrechnung aus. Bitte laden Sie Ihren Kontoauszug für März hoch.
Das sieht Ihre Kundschaft
Falscher ZeitraumDieser Auszug gilt für Februar. Bitte laden Sie den Auszug für den Zeitraum vom 1. bis 31. März hoch.
Das sieht Ihre Kundschaft
Unterschrift fehltDie letzte Seite ist nicht unterschrieben. Bitte unterschreiben Sie dort und laden Sie alle Seiten noch einmal hoch.
Entwickelt für Teams, die jede Woche Unterlagen anfordern
Starten Sie mit einer fertigen Checkliste und passen Sie sie einfach an Ihre Arbeitsweise an.
Typische Dokumente
- Kontoauszüge für den Zeitraum
- Unterzeichnete Mandatsvereinbarung
- Steuerbescheid des Vorjahres
Steuerberatung und Buchhaltung
Fordern Sie Kontoauszüge, Belege, Lohnabrechnungen und Mandatsvereinbarungen monatlich oder zum Jahresabschluss an – ganz ohne manuelle Erinnerungsmails.
Typische Dokumente
- Reisepass (noch mindestens 6 Monate gültig)
- Biometrisches Passbild mit weißem Hintergrund
- Abgestempelter Kontoauszug
Einwanderung und Visa
Pässe, Passbilder, Bankbestätigungen und Versicherungsnachweise für jeden Antrag erfassen – inklusive automatischer Prüfung von Gültigkeit und Bildqualität vor dem Termin.
Typische Dokumente
- Lichtbildausweis aller Geschäftsführer
- Wohnsitznachweis (nicht älter als 3 Monate)
- Notariell beglaubigte Vollmacht
Kanzleien und KYC
Wickeln Sie Mandantenaufnahme und KYC-Prüfungen mit Ausweisdokumenten, Wohnsitznachweisen, Handelsregisterauszügen und Vollmachten revisionssicher ab.
Typische Dokumente
- Logodateien im Vektorformat
- IDs der Werbekonten
- Unterzeichneter Dienstleistungsvertrag
Agenturen
Sammeln Sie Brand Assets, Zugangsdaten und Verträge an einem zentralen Ort – damit zum Kick-off-Call bereits alles startklar ist.
Typische Dokumente
- Unterzeichneter Arbeitsvertrag
- Personalausweis oder Reisepass
- Bankverbindung für die Gehaltsabrechnung
Personalabteilungen
Arbeitsverträge, Ausweise, Arbeitserlaubnisse und Bankverbindungen vor dem ersten Arbeitstag einsammeln – und jedes Dokument direkt beim Eingang prüfen.
Typische Dokumente
- Gehaltsabrechnungen der letzten 3 Monate
- Kontoauszüge für denselben Zeitraum
- Lichtbildausweis aller Antragsteller
Baufinanzierungsberater
Gehaltsnachweise, Kontoauszüge, Ausweise und Objektunterlagen einholen – lückenlos auf Vollständigkeit und Zeiträume geprüft, bevor alles an die Bank geht.
Erinnerungen, die wissen, wann Schluss ist
DocAsker hakt für Sie nach – und gibt sofort Ruhe, sobald alles da ist. Ihre Kundschaft hört nur von Ihnen, wenn es wirklich etwas zu tun gibt.
In sicheren Händen
Vollständig verschlüsselt
Ihre Dateien sind sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt.
Links unter Ihrer Kontrolle
Ablaufdaten flexibel festlegen oder Zugriffslinks jederzeit widerrufen.
Lückenlos dokumentiert
Jeder Upload, jeder Prüfschritt und jeder Download wird protokolliert.
So läuft eine typische Anfrage ab
- Tag 0Anfrage verschicktIhre Kunden erhalten einen einzigen Link mit der vollständigen Checkliste.
- Tag 2Erste ErinnerungDarin werden nur die zwei Punkte aufgeführt, die noch fehlen.
- Tag 3Korrektur direkt erledigtEin unscharfes Passfoto geht mit entsprechender Begründung direkt zurück an die Kunden.
- Tag 4Checkliste vollständigDie Erinnerungen stoppen. Dateien werden automatisch umbenannt und im richtigen Ordner abgelegt.
DocAsker im Vergleich zu E-Mail und Checklisten-Portalen
E-Mails und freigegebene Ordner wirken kostenlos – bis man die Zeit für das ständige Nachhaken einrechnet. Checklisten-Portale strukturieren zwar die Anfragen, aber am Ende muss trotzdem jemand jede Datei einzeln öffnen und prüfen.
| Funktion | DocAsker | Checklisten-Portale | E-Mail und Cloud-Speicher |
|---|---|---|---|
| Prüfung des Dateiinhalts | Direkt beim Upload | Manuelle Prüfung | Manuelle Prüfung |
| Korrekturaufforderung bei fehlerhaften Dateien | Sofort, inklusive Begründung | Erst nach manueller Prüfung | Sobald es jemandem auffällt |
| Konto für Kunden erforderlich | Nein | Meistens nicht | Nein |
| Automatische Erinnerungen | Stoppen, sobald Dokumente akzeptiert wurden | Ja | Nein |
| Automatisches Umbenennen und Ablegen | Ja | Je nach Anbieter | Nein |
Zu Checklisten-Portalen zählen Tools wie Content Snare, Clustdoc und FileInvite.
Einfache, transparente Preise
In jedem Tarif prüft die KI jeden einzelnen Upload. Monatlich zahlbar und jederzeit kündbar.
Starter
Ideal für selbstständige Steuerberater und Berater.
39 $pro Monat
- 25 aktive Anfragen
- KI-Prüfung für jeden Upload
- Automatische E-Mail-Erinnerungen
- Sofort einsatzbereite Checklisten
Pro
Am beliebtestenFür wachsende Kanzleien mit regelmäßigem Mandantenaufkommen.
79 $pro Monat
- 100 aktive Anfragen
- Erinnerungen per E-Mail und SMS
- Eigenes Logo und Branding
- Google Drive, Dropbox und OneDrive
Firm
Für Teams, die maximale Kontrolle und hohes Volumen brauchen.
149 $pro Monat
- Unbegrenzte Anfragen
- Team-Zugänge und Rechteverwaltung
- Individuelle Prüfkriterien für Dokumente
- Audit-Log-Export
14 Tage kostenlos testen – in jedem Tarif. Keine Kreditkarte erforderlich.
Häufig gestellte Fragen
Nicht gefunden, wonach Sie suchen? Schreiben Sie uns
Was ist eine Software zur Dokumentenerfassung?
Eine Software zur Dokumentenerfassung bietet Ihren Mandanten und Kunden einen sicheren Bereich, um angeforderte Unterlagen hochzuladen. Sie erfasst automatisch, was noch fehlt, und versendet Erinnerungen. DocAsker prüft jeden Upload zusätzlich per KI – unleserliche, unvollständige, nicht unterschriebene oder veraltete Dateien werden so direkt abgefangen, bevor sie bei Ihrem Team landen.
Wie prüft DocAsker die Dokumente?
Sobald eine Datei hochgeladen wird, liest DocAsker sie aus und gleicht sie mit dem jeweiligen Punkt auf der Checkliste ab. Geprüft werden Bildqualität, Dokumenttyp, Daten und Zeiträume, Unterschriften sowie die Seitenzahl. Passt etwas nicht, erhält der Kunde einen leicht verständlichen Hinweis und kann direkt eine korrigierte Version hochladen.
Müssen meine Kunden ein Konto erstellen?
Nein. Jeder Kunde erhält einen individuellen, sicheren Link, der auf jedem Smartphone oder Computer funktioniert. Dokumente lassen sich einfach abfotografieren oder als Datei hochladen. Bei Bedarf kann der Vorgang jederzeit über denselben Link fortgesetzt werden.
Welche Dateiformate werden unterstützt?
Ihre Kunden können PDF-, JPG-, PNG-, HEIC-, Word- und Excel-Dateien hochladen. Mit dem Smartphone aufgenommene Fotos werden automatisch in PDF umgewandelt, damit am Ende alle Dokumente in einem einheitlichen Format vorliegen.
Wie funktionieren die Erinnerungen?
Sie legen fest, wie oft DocAsker nachhakt und ob dies per E-Mail oder SMS geschieht. Jede Erinnerung führt nur die Unterlagen auf, die noch fehlen oder korrigiert werden müssen. Sobald die Checkliste vollständig ist, stoppen die Erinnerungen automatisch.
Wie sicher ist DocAsker?
Alle Dateien werden sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt. Zugriffslinks können zeitlich befristet oder jederzeit widerrufen werden. Jeder Upload, jede Prüfung und jeder Download wird lückenlos protokolliert. Wie lange Dokumente gespeichert bleiben, bestimmen Sie.
Ist DocAsker eine Alternative zu Content Snare oder Clustdoc?
Ja. Genau wie Content Snare und Clustdoc stellt DocAsker Ihren Kunden Checklisten bereit und sammelt Dokumente ein. Der entscheidende Unterschied: DocAsker prüft jede Datei direkt beim Upload. So fällt Ihnen ein unleserlicher Scan oder eine fehlende Seite nicht erst Tage später auf.
Kann ich eigene Checklisten verwenden?
Ja. Sie können mit einer Vorlage starten oder eigene Listen erstellen, Hinweise und Beispieldokumente hinterlegen und festlegen, welche Kriterien geprüft werden sollen – etwa ein bestimmter Zeitraum oder eine Unterschrift.
Versenden Sie noch heute Ihre erste Anfrage
Erstellen Sie in wenigen Minuten eine Checkliste – das Nachfassen übernimmt DocAsker für Sie.