Verzamel alle klantdocumenten zonder erachteraan te hoeven zitten
Stuur één veilige link. DocAsker controleert elke upload direct, vraagt je klant ter plekke om onscherpe, verlopen of ongetekende bestanden te corrigeren en volgt automatisch op tot de checklist compleet is.
- 14 dagen gratis op proef, geen creditcard nodig
- Klanten hoeven nooit een account aan te maken
Wat is DocAsker?
DocAsker is software voor het verzamelen van documenten, speciaal voor accountantskantoren, immigratieadviseurs, advocatenkantoren en bureaus. In plaats van eindeloos achter bestanden aan te mailen, stuur je elke klant één beveiligde link met een handige checklist. Klanten kunnen direct uploaden vanaf hun telefoon of computer, zonder eerst een account aan te maken.
Elk bestand wordt bij binnenkomst direct gecontroleerd door AI. DocAsker leest het document, checkt of het het juiste bestand is en spoort typische fouten op die normaal gesproken een herinnering vereisen: wazige scans, weerspiegeling, afgesneden pagina's, ontbrekende handtekeningen, de verkeerde periode of een verlopen identiteitsbewijs. Klopt er iets niet? Dan vraagt het systeem de klant meteen om dit aan te passen, nog vóórdat het document bij jouw team terechtkomt.
Goedgekeurde bestanden krijgen automatisch de juiste naam en worden direct in je map geplaatst. Zodra de checklist compleet is, stoppen de herinneringen vanzelf.
- Gemaakt voor
- Accountants, immigratieadviseurs, advocatenkantoren, bureaus en HR-teams
- Wat je klant nodig heeft
- Alleen de link. Geen account, wachtwoord of app
- Directe controle op
- Beeldkwaliteit, documenttype, datums, handtekeningen en ontbrekende pagina's
- Opslaglocatie
- Je DocAsker-omgeving, Google Drive, Dropbox of OneDrive
Zo werkt documenten opvragen in DocAsker
Vier stappen. Vanaf stap twee neemt DocAsker het werk uit handen.
1Kies wat je nodig hebt
Begin direct met een checklist voor belastingaangiftes, visumaanvragen, KYC of cliënt-onboarding, of stel er zelf een samen. Voeg per onderdeel een korte toelichting en een voorbeeld toe.
2Verstuur één link
DocAsker stuurt de link via e-mail of sms naar je cliënt. Werkt direct op elke telefoon of computer, zonder account of inloggedoe.
3Elke upload wordt gecontroleerd
Bestanden worden meteen bij binnenkomst gecontroleerd. Is een pagina wazig of ontbreekt een handtekening? Je cliënt ziet direct wat er scheelt en past het meteen aan.
4Herinneringen lopen tot het compleet is
Herinneringen worden automatisch volgens jouw planning verstuurd, tonen alleen wat er nog openstaat en stoppen vanzelf zodra het laatste document is goedgekeurd.
Elke upload direct gecontroleerd vóórdat hij bij jou binnenkomt
Het opvragen van documenten leidt meestal door dezelfde paar foutjes tot eindeloos heen-en-weer gemail. DocAsker controleert uploads direct, legt het probleem helder uit aan je klant en vraagt meteen om een betere versie.
Wat je klant te zien krijgt
Nieuwe foto gevraagdDoor weerspiegeling is een deel van de kaart onleesbaar. Kantel het document iets van het licht af en maak opnieuw een foto.
Wat je klant te zien krijgt
Verkeerd documentDit lijkt op een energierekening. Upload hier alsjeblieft je bankafschrift van maart.
Wat je klant te zien krijgt
Verkeerde periodeDit afschrift is van februari. Upload alsjeblieft het afschrift van 1 t/m 31 maart.
Wat je klant te zien krijgt
Handtekening ontbreektDe laatste pagina is nog niet ondertekend. Zet je handtekening en upload alle pagina's opnieuw.
Gemaakt voor teams die wekelijks documenten verzamelen
Begin met een kant-en-klare checklist en pas deze moeiteloos aan op jouw werkwijze.
Veelgevraagde documenten
- Bankafschriften over de betreffende periode
- Ondertekende opdrachtbevestiging
- Belastingaangifte van vorig jaar
Accountancy en administratie
Verzamel maandelijks of aan het einde van het boekjaar bankafschriften, bonnetjes, loonoverzichten en ondertekende opdrachtbevestigingen — zonder ook maar één herinnering te typen.
Veelgevraagde documenten
- Paspoort dat nog minstens 6 maanden geldig is
- Pasfoto met witte achtergrond
- Afgestempeld bankafschrift
Immigratie en visa
Verzamel paspoorten, pasfoto's, bankbrieven en verzekeringspolissen per aanvrager, vooraf automatisch gecontroleerd op geldigheid en beeldkwaliteit vóór de afspraak.
Veelgevraagde documenten
- Geldig ID-bewijs van elke bestuurder
- Bewijs van inschrijving of adres van maximaal 3 maanden oud
- Notariële volmacht
Juridisch en KYC
Regel je cliëntacceptatie en KYC direct met identiteitsbewijzen, adreslegitimatie, uittreksels en getekende volmachten, inclusief een complete auditlog van elke controle.
Veelgevraagde documenten
- Logobestanden in vectorformaat
- Advertentieaccount-ID's
- Ondertekende dienstverleningsovereenkomst
Bureaus en agencies
Onboard nieuwe klanten vlekkeloos met alle brand assets, accounttoegang en ondertekende offertes op één plek, zodat je direct vliegend van start kunt bij de kickoff.
Veelgevraagde documenten
- Ondertekend arbeidscontract
- ID-bewijs of paspoort
- Bankgegevens voor salarisadministratie
HR-teams
Ontvang getekende arbeidsovereenkomsten, ID-bewijzen, tewerkstellingsvergunningen en IBAN-gegevens ruim voor de eerste werkdag, direct geverifieerd bij binnenkomst.
Veelgevraagde documenten
- Recente loonstroken van de afgelopen 3 maanden
- Bankafschriften over dezelfde periode
- Geldig ID-bewijs van elke aanvrager
Hypotheekadvies
Verzamel loonstroken, bankafschriften, legitimatiebewijzen en stukken van het onderpand bij aanvragers, met datums en periodes vooraf gecheckt voor overdracht naar de geldverstrekker.
Herinneringen die weten wanneer het genoeg is
DocAsker herinnert klanten namens jou en stopt direct zodra alles compleet is. Je klanten horen alleen iets als er echt actie nodig is.
In veilige handen
Versleuteld
Bestanden zijn zowel tijdens de overdracht als bij opslag versleuteld.
Links onder jouw controle
Stel een verloopdatum in of trek een link op ieder gewenst moment in.
Volledig audittrail
Elke upload, controle en download wordt vastgelegd.
Een typische aanvraag
- Dag 0Verzoek verstuurdJe klant ontvangt één link met de volledige checklist.
- Dag 2Eerste herinneringHierin staan alleen de twee documenten die nog ontbreken.
- Dag 3Opnieuw aanleveren? Geen probleemEen onscherpe paspoortfoto gaat direct terug naar de klant, inclusief toelichting.
- Dag 4Checklist compleetDe herinneringen stoppen. Bestanden worden automatisch hernoemd en in de juiste map gezet.
DocAsker vergeleken met e-mail en checklistportalen
E-mail en gedeelde mappen lijken gratis, totdat je alle tijd voor het nabellen en herinneren meerekent. Checklistportalen structureren je verzoek wel, maar je moet alsnog elk bestand handmatig openen om te zien of het bruikbaar is.
| Functionaliteit | DocAsker | Checklistportalen | E-mail en gedeelde drives |
|---|---|---|---|
| Controleert de inhoud van elk bestand | Direct bij het uploaden | Handmatige controle | Handmatige controle |
| Vraagt de klant om een onbruikbaar bestand te herstellen | Meteen, inclusief duidelijke reden | Pas nadat iemand het handmatig heeft gecheckt | Zodra je het toevallig ziet |
| Klant moet een account aanmaken | Nee | Meestal niet | Nee |
| Automatische herinneringen | Stoppen zodra bestanden zijn goedgekeurd | Ja | Nee |
| Bestanden automatisch hernoemd en opgeslagen | Ja | Wisselt per tool | Nee |
Onder checklistportalen vallen tools zoals Content Snare, Clustdoc en FileInvite.
Eenvoudige tarieven
Elk abonnement controleert elke upload automatisch met AI. Maandelijks opzegbaar.
Starter
Voor zelfstandige accountants en adviseurs.
US$ 39per maand
- 25 actieve verzoeken
- AI-controle op elke upload
- E-mailherinneringen
- Kant-en-klare checklists
Pro
Meest gekozenVoor groeiende kantoren met een constante stroom cliënten.
US$ 79per maand
- 100 actieve verzoeken
- Herinneringen via e-mail en sms
- Eigen logo en huisstijlkleuren
- Google Drive, Dropbox en OneDrive
Firm
Voor teams die maximale controle en capaciteit zoeken.
US$ 149per maand
- Onbeperkt aantal verzoeken
- Teamaccounts en rechtenbeheer
- Aangepaste controles voor specifieke documenten
- Auditlogboek exporteren
14 dagen gratis op elk abonnement. Geen creditcard nodig.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet tussen? Stuur ons een e-mail
Wat is software voor documentverzameling?
Software voor documentverzameling biedt elke klant een veilige omgeving om opgevraagde documenten te uploaden, houdt bij wat er nog ontbreekt en stuurt automatisch herinneringen. DocAsker voegt daar een AI-controle aan toe bij elke upload. Zo worden onscherpe, onvolledige, niet-ondertekende of verouderde bestanden direct opgemerkt – nog vóórdat ze bij jouw team belanden.
Hoe controleert DocAsker documenten?
Zodra een klant een bestand uploadt, leest DocAsker dit uit en vergelijkt het met het item op de checklist. Er wordt gecontroleerd op beeldkwaliteit, type document, datums en periodes, handtekeningen en het aantal pagina's. Klopt er iets niet? Dan krijgt de klant meteen duidelijke uitleg en kan diegene direct een betere versie uploaden.
Moeten mijn klanten een account aanmaken?
Nee. Iedere klant ontvangt een persoonlijke link die werkt op elke smartphone en computer. Ze kunnen eenvoudig foto's maken met hun telefoon of bestanden uploaden, en later via dezelfde link verdergaan.
Welke bestandstypen kunnen klanten uploaden?
Klanten kunnen PDF-, JPG-, PNG-, HEIC-, Word- en Excel-bestanden uploaden. Foto's die met een smartphone zijn gemaakt, worden automatisch omgezet naar PDF. Zo heeft elk document binnen een verzoek hetzelfde formaat.
Hoe werken de herinneringen?
Je bepaalt zelf hoe vaak DocAsker een herinnering stuurt en of dat per e-mail of sms gebeurt. Elke herinnering bevat alleen de documenten die nog ontbreken of opnieuw moeten worden aangeleverd. Zodra de checklist compleet is, stoppen de herinneringen automatisch.
Is DocAsker veilig?
Bestanden worden zowel tijdens verzending als in opslag versleuteld (in transit en at rest). Links kunnen op elk moment verlopen of worden ingetrokken, en elke upload, controle en download wordt gelogd. Je bepaalt zelf hoe lang bestanden worden bewaard.
Is DocAsker een alternatief voor Content Snare of Clustdoc?
Jazeker. Net als Content Snare en Clustdoc stuurt DocAsker klanten een checklist om bestanden te verzamelen. Het grote verschil is dat DocAsker elk bestand direct bij het uploaden controleert. Zo kom je er niet pas dagen later achter dat een scan onscherp is of dat er een pagina ontbreekt.
Kan ik mijn eigen checklists gebruiken?
Ja, absoluut. Begin met een template of stel je eigen lijst samen. Voeg per item instructies en een voorbeeld toe, en geef aan welke controles moeten worden uitgevoerd, zoals een vereiste geldigheidsduur of een handtekening.
Verstuur vandaag nog je eerste verzoek
Zet binnen een paar minuten een checklist klaar en laat DocAsker automatisch herinneringen sturen.