Direct naar inhoud
docasker
Start gratis proefperiode

Software voor documentverzameling voor accountants en boekhouders

DocAsker is software voor documentverzameling, speciaal gebouwd voor accountants en boekhouders. Je stuurt elke klant één veilige link met een duidelijke checklist voor bankafschriften, bonnetjes, loonoverzichten, de aangifte van vorig jaar en de getekende opdrachtbevestiging. Elke upload wordt direct gecontroleerd door AI. Een afschrift van de verkeerde maand of een onscherpe bon gaat meteen terug naar de klant, nog voordat je team ernaar hoeft te kijken.

Start gratis proefperiodeChecklist bekijken
Een boekhouder van begin veertig in een roestbruine trui sorteert geprinte bankafschriften aan een licht houten bureau

Waarom documenten opvragen zoveel tijd kost voor accountants

  • Afschriften van de verkeerde periode

    Je vraagt om januari tot en met maart en krijgt februari dubbel, of een snelle screenshot van de bankieren-app. Dat betekent wéér een mailtje sturen, en het ontbrekende deel valt vaak pas op wanneer je daadwerkelijk wilt gaan afletteren.

  • Bestanden verspreid over verschillende inboxes

    Bonnetjes druppelen binnen via e-mailbijlagen, foto's vanaf de telefoon en gedeelde mappen, met namen als IMG_4021.jpg. Iemand in het team is aan het begin van elke klus eerst druk met hernoemen en sorteren voordat de boekhouding überhaupt kan beginnen.

  • Elke maand achter dezelfde klanten aan zitten

    De maandafsluiting en de jaarafsluiting vallen of staan bij tijdige aanlevering door klanten. Handmatig herinneringen typen en bijhouden wie wat nog moet inleveren kost simpelweg kostbare tijd die je liever aan declarabel werk besteedt.

Wat DocAsker direct controleert bij elke upload

  • De juiste periode

    DocAsker leest de datums op elk bankafschrift en vergelijkt die met de gevraagde periode. Je klant ziet meteen: "Dit afschrift loopt van 1 tot en met 28 februari. Je accountant vroeg om maart. Upload alsjeblieft het afschrift van maart."

  • Het juiste type document

    Een creditcardoverzicht of een energierekening is geen zakelijk bankafschrift. Je klant ziet: "Dit lijkt op een creditcardafschrift. Upload alsjeblieft het afschrift van je zakelijke betaalrekening."

  • Leesbare bonnetjes

    Vervaagde thermische bonnetjes of schuine foto's zijn aan de orde van de dag. Je klant ziet: "Het totaalbedrag op deze bon valt buiten beeld. Leg de bon plat neer en maak opnieuw een foto waarbij de hele bon zichtbaar is."

  • Een getekende, complete opdrachtbevestiging

    DocAsker controleert of het handtekeningveld is ingevuld en of alle pagina's aanwezig zijn. Je klant ziet: "Pagina 3 van de opdrachtbevestiging is nog niet ondertekend. Onderteken deze en upload alle pagina's opnieuw."

Welke documenten hebben accountants nodig van klanten?

Onboarding-checklist voor nieuwe accountancyklanten
  • Bankafschriften per rekening en periode
  • Creditcardafschriften
  • Inkoopfacturen en kassabonnen
  • Verkoopfacturen
  • Salaris- en loonheffingenoverzichten
  • Aangifte inkomsten- of vennootschapsbelasting vorig jaar
  • Fiscale beschikkingen en aanslagen ontvangen gedurende het jaar
  • Ondertekende opdrachtbevestiging
  • Geldig identiteitsbewijs van elke eigenaar of bestuurder
  • Lening- en leaseovereenkomsten
  • Voorraadopname aan het einde van het jaar

Hoe accountants- en administratiekantoren DocAsker inzetten

  1. 1Kies een checklist

    Begin met de standaard onboarding-checklist voor nieuwe klanten of stel je eigen lijst samen voor de periodieke boekhouding. Bepaal de periode die documenten moeten dekken en geef aan welke stukken een handtekening vereisen.

  2. 2Verstuur één link per klant

    DocAsker mailt de unieke link naar je klant. Die uploadt eenvoudig vanaf telefoon of computer zonder in te loggen, en kan later via dezelfde link verdergaan.

  3. 3Geautomatiseerde controle en herinneringen

    Elk bestand wordt direct bij binnenkomst gecontroleerd en teruggestuurd met duidelijke toelichting als er iets niet klopt. Herinneringen gaan automatisch uit volgens jouw schema, noemen alleen de ontbrekende stukken en stoppen zodra de checklist compleet is.

  4. 4Werk met schone, correct benoemde bestanden

    Goedgekeurde bestanden krijgen automatisch een vaste naamgeving, zoals 2026-03_Nova-Logistics_Bankafschrift.pdf, en worden direct opgeslagen in je DocAsker-omgeving of gesynchroniseerd naar Google Drive, Dropbox of OneDrive (bij Pro en Firm). Zaken die menselijke beoordeling vereisen, worden helder gemarkeerd.

Veelgestelde vragen

Moeten mijn klanten een account aanmaken om bestanden aan te leveren?

Nee. Klanten openen de link simpelweg op hun telefoon of computer en kunnen direct uploaden zonder account, wachtwoord of app. Ze kunnen direct foto's maken met hun camera of PDF-, Word- en Excel-bestanden toevoegen, en later via diezelfde link terugkeren om de rest aan te vullen.

Waar worden de bestanden opgeslagen en hoe zit het met de beveiliging?

Alle bestanden worden zowel tijdens verzending als in opslag versleuteld en bewaard in je DocAsker-omgeving, of automatisch doorgezet naar Google Drive, Dropbox of OneDrive op de Pro- en Firm-abonnementen. Elke upload, controle en download wordt gelogd, links kunnen verlopen of direct worden ingetrokken, en je bepaalt zelf de bewaartermijn. Een verwerkersovereenkomst is op aanvraag beschikbaar.

Kan ik DocAsker zowel voor de maandelijkse administratie als voor de jaarafsluiting gebruiken?

Jazeker. Je kunt voor elke gewenste periode een uitvraag doen, van de maandelijkse bankstukken en inkoopfacturen tot het volledige jaardossier. Alleen verzoeken die op dat moment openstaan tellen mee voor je bundel; afgeronde maandelijkse uitvragen nemen dus geen capaciteit meer in beslag.

Exporteert DocAsker de cijfers direct naar mijn boekhoudpakket?

Nee. DocAsker verzamelt en controleert documenten en plaatst ze overzichtelijk in je workspace of cloudopslag, maar leest geen cijfers in en boekt geen journaalposten in je boekhoudsoftware. Je team werkt vanuit goedgekeurde, uniform gelabelde bronbestanden.

Wat kost DocAsker voor een administratie- of accountantskantoor?

Abonnementen starten bij $39 per maand voor 25 actieve verzoeken. Pro kost $79 per maand voor 100 actieve verzoeken, en Firm kost $149 per maand voor een onbeperkt aantal verzoeken en teamleden. Elk abonnement bevat automatische AI-controles bij iedere upload, en voor de gratis proefperiode van 14 dagen is geen creditcard nodig.

Andere sectoren

Verstuur je eerste verzoek binnen enkele minuten

Kies de checklist voor jouw sector, vul het e-mailadres van je cliënt in en laat DocAsker de rest doen: van automatische controles per upload tot de herinneringen. 14 dagen gratis, geen creditcard nodig.

Start gratis proefperiodePrijzen