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docasker
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Software per la raccolta documenti dedicato a commercialisti ed esperti contabili

DocAsker è il software per la raccolta documenti pensato per commercialisti e studi contabili. Invia a ogni cliente un link sicuro con una checklist per estratti conto, ricevute, buste paga, la dichiarazione dei redditi dell'anno precedente e la lettera d'incarico firmata. Ogni file caricato viene controllato all'istante dall'IA: se un estratto conto si riferisce al mese sbagliato o uno scontrino è illeggibile, viene rimandato indietro al cliente prima ancora di arrivare alla tua scrivania.

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Una contabile sui quarant'anni, con un maglione color ruggine, riordina estratti conto cartacei su una scrivania di legno chiaro

Perché raccogliere documenti è sempre un collo di bottiglia per gli studi

  • Estratti conto relativi al periodo sbagliato

    Chiedi il trimestre gennaio-marzo e ricevi due volte febbraio, o lo screenshot dell'app bancaria. Ogni errore si trasforma nell'ennesima email da scrivere, e spesso ti accorgi del buco solo quando è il momento di fare le riconciliazioni.

  • File sparpagliati tra decine di caselle email

    Le ricevute arrivano allegate per posta, scattate col telefono o condivise tramite cartelle cloud, quasi sempre con nomi tipo IMG_4021.jpg. Qualcuno del tuo team deve perdere tempo a rinominarle e ordinarle prima ancora di poter iniziare a registrare.

  • La solita caccia al cliente ogni fine mese

    Le chiusure mensili e i bilanci dipendono dalla puntualità dei clienti. Scrivere solleciti a mano e controllare chi deve ancora mandare cosa toglie ore preziose all'attività contabile vera e propria.

Cosa controlla DocAsker a ogni caricamento

  • Il periodo dell'estratto conto

    DocAsker legge le date su ogni estratto conto e le confronta con il periodo richiesto. Al cliente compare: "Questo estratto conto copre dal 1° al 28 febbraio. Il tuo commercialista ha richiesto marzo. Per favore, carica l'estratto conto di marzo."

  • La tipologia di documento corretta

    L'estratto conto di una carta o una bolletta non possono sostituire quello del conto corrente aziendale. Il cliente vede: "Questo sembra un estratto conto della carta di credito. Carica l'estratto conto del conto corrente aziendale."

  • La leggibilità delle ricevute

    Scontrini sbiaditi o fotografati di sbieco sono all'ordine del giorno. Il cliente visualizza: "Il totale dello scontrino è tagliato. Appoggialo su un piano e scatta di nuovo la foto assicurandoti che sia interamente inquadrato."

  • La presenza della firma e di tutte le pagine

    DocAsker verifica che la firma sia presente e che non manchino pagine. Al cliente viene mostrato: "A pagina 3 della lettera d'incarico manca la firma. Firmala e ricarica il documento completo di tutte le pagine."

Quali documenti chiedono i commercialisti ai loro clienti?

Checklist per l'onboarding dei clienti di contabilità
  • Estratti conto per ogni conto corrente e periodo
  • Estratti conto delle carte di credito
  • Ricevute, scontrini e fatture d'acquisto
  • Fatture di vendita
  • Cedolini e prospetti paghe
  • Dichiarazione dei redditi dell'anno precedente
  • Certificazioni uniche e modelli fiscali ricevuti nell'anno
  • Lettera d'incarico firmata
  • Documento d'identità dei soci o degli amministratori
  • Contratti di mutuo, leasing e finanziamento
  • Giacenze e inventario di fine anno

Come gli studi contabili utilizzano DocAsker

  1. 1Scegli la checklist

    Parti da un modello per l'acquisizione di nuovi clienti o creane uno da zero per la contabilità ordinaria mensile. Specifica il periodo di riferimento per ogni estratto conto e indica quali file richiedono la firma.

  2. 2Invia un unico link per cliente

    DocAsker invia il link via email. Il cliente carica i file da smartphone o computer senza dover creare un account, e può riaprire lo stesso link in qualsiasi momento per completare l'operazione.

  3. 3Automatizza controlli e solleciti

    Ogni documento viene esaminato appena caricato e, se non è conforme, viene rispedito al mittente con la motivazione. I promemoria partono secondo le scadenze impostate, elencano solo ciò che manca e si fermano non appena la checklist è al completo.

  4. 4Lavora su file già ordinati e rinominati

    I documenti approvati vengono rinominati in automatico (ad esempio 2026-03_Nova-Logistica_Estratto-conto.pdf) e archiviati nel tuo spazio DocAsker, o sincronizzati su Google Drive, Dropbox o OneDrive con i piani Pro e Firm. I casi particolari vengono segnalati per una rapida revisione manuale.

Domande frequenti

I clienti devono registrarsi per caricare i documenti?

No. Il cliente apre il link da qualsiasi dispositivo (smartphone o computer) e invia i file senza dover creare un account, inserire password o installare app. Può fotografare le ricevute con lo smartphone o caricare file PDF, Word ed Excel, con la libertà di riprendere in un secondo momento dallo stesso link.

Dove vengono salvati i file dei clienti? Sono al sicuro?

I file sono crittografati sia in transito sia a riposo e vengono archiviati nel tuo spazio di lavoro su DocAsker, oppure sincronizzati direttamente su Google Drive, Dropbox o OneDrive nei piani Pro e Firm. Ogni caricamento, controllo o download viene tracciato; i link possono scadere o essere revocati e sei tu a stabilire la retention dei dati. Su richiesta è disponibile anche l'accordo sul trattamento dei dati (DPA).

Posso usare DocAsker sia per le scadenze mensili sia per la chiusura di bilancio?

Certamente. Puoi configurare richieste per qualsiasi intervallo temporale, che si tratti delle pezze d'appoggio di un singolo mese o del fascicolo completo per la dichiarazione dei redditi e il bilancio. Solo le richieste con raccolta ancora aperta vengono conteggiate nel piano: una volta chiuse, non occupano più slot.

DocAsker esporta i dati contabili all'interno del mio software gestionale?

No. DocAsker si occupa di raccogliere, controllare e archiviare i documenti sul tuo spazio o sul tuo cloud storage, ma non estrae i dati contabili né registra movimenti in prima nota. Il vantaggio per il tuo studio è ricevere documenti già verificati, leggibili e rinominati in modo coerente.

Quanto costa DocAsker per uno studio?

I piani partono da $39 al mese per 25 richieste attive. Il piano Pro costa $79 al mese per 100 richieste attive, mentre il piano Firm è disponibile a $149 al mese con richieste e postazioni per i collaboratori illimitate. Tutti i piani includono la verifica con IA su ogni caricamento, e per la prova gratuita di 14 giorni non serve la carta di credito.

Altri settori

Invia la tua prima richiesta in pochi minuti

Scegli la checklist pensata per il tuo settore, inserisci l'email del cliente e lascia che DocAsker verifichi ogni file caricato e gestisca i solleciti in automatico. Provalo gratis per 14 giorni, senza carta di credito.

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