Onboarding clienti per agenzie: brand asset, accessi e contratti
DocAsker gestisce l'onboarding clienti per le agenzie. Ogni nuovo cliente riceve un link sicuro con una checklist per file logo, brand guideline, ID degli account pubblicitari e di analytics, contratto di servizio firmato e ordine di acquisto. L'AI controlla ogni file appena caricato: se un contratto non è firmato o lo screenshot della brand guide è sfocato, la richiesta torna subito al cliente, ben prima della riunione di avvio.
Perché l'onboarding in agenzia si blocca prima del kickoff
Kickoff senza i file del brand
Il progetto parte, ma l'unico logo a disposizione è un'immagine a bassa risoluzione scaricata dal sito del cliente. I file vettoriali originali sono rimasti a un ex dipendente o alla vecchia agenzia.
Richieste di accesso che non finiscono mai
Account pubblicitari, analytics e profili social fanno spesso capo a referenti diversi all'interno dell'azienda. Senza un quadro chiaro di cosa manca, le prime settimane si perdono in continui solleciti via email.
Lavori che iniziano senza i documenti formali
Il team è pronto a partire, ma il contratto firmato, l'ordine di acquisto o la scheda fornitore sono ancora fermi all'ufficio legale o amministrativo del cliente. Iniziare così mette a rischio ambito operativo e pagamenti.
Cosa controlla DocAsker al caricamento dei file
Un contratto di servizio firmato
DocAsker verifica che i campi firma siano compilati. Il cliente legge: "Il campo firma a pagina 5 è vuoto. Firma il contratto e ricarica tutte le pagine."
File davvero utilizzabili
Le foto scattate con lo smartphone ai manuali del brand cartacei sono spesso illeggibili. Il cliente legge: "L'immagine è troppo sfocata. Carica il file originale o una foto più nitida."
Il documento corretto
Un preventivo non è un ordine di acquisto. Il cliente legge: "Questo sembra un preventivo, non un ordine firmato. Carica l'ordine d'acquisto ufficiale emesso dall'amministrazione."
Brand guideline complete
I documenti multipagina vengono controllati per verificare che non manchino fogli. Il cliente legge: "Mancano le pagine da 13 a 40 delle linee guida del brand. Carica il PDF completo."
Cosa raccolgono le agenzie durante l'onboarding clienti
Checklist per l'onboarding dei clienti d'agenzia- File del logo in formato PDF o PNG
- Brand guideline
- Specifiche su font e palette colori
- Foto prodotto
- Contratto di servizio firmato
- Accordo di riservatezza (NDA) firmato
- Ordine di acquisto (PO)
- Scheda anagrafica fornitore
- Dati di fatturazione e partita IVA / codice fiscale
- ID account per ads e analytics
- Elenco delle persone che necessitano dell'accesso
- Report di marketing recenti
Come le agenzie usano DocAsker per l'onboarding
1Crea la tua checklist di onboarding
Parti dal template per l'onboarding clienti per agenzie e personalizzalo in base ai tuoi servizi. Aggiungi istruzioni ed esempi per ogni voce, spiegando ad esempio dove recuperare l'ID di un account pubblicitario.
2Invia un unico link appena il cliente conferma
Appena il cliente accetta la proposta, inviagli un solo link. Il referente carica i file da qualsiasi dispositivo senza creare un account e può riaprire lo stesso link via via che riceve i documenti da amministrazione e IT.
3Risolvi i problemi sul nascere
Pagine non firmate, immagini sgranate o documenti errati vengono segnalati all'istante con una spiegazione dettagliata. I promemoria automatici elencano solo le voci mancanti e si interrompono appena la checklist è completa.
4Inizia a lavorare con tutto organizzato
I file approvati vengono rinominati e archiviati nel tuo spazio di lavoro, oppure sincronizzati su Google Drive, Dropbox o OneDrive con i piani Pro e Firm. Su Pro e Firm, anche la pagina di caricamento mostra il tuo logo e i tuoi colori.
Domande frequenti
I clienti devono creare un account per caricare i file?
No. I clienti aprono il link da qualsiasi smartphone o computer e caricano i documenti senza registrarsi, senza password e senza installare app. Possono tornare sullo stesso link in un secondo momento per aggiungere gli elementi mancanti.
Dove finiscono i file del cliente e quanto sono al sicuro?
I file approvati vengono archiviati nel tuo spazio di lavoro DocAsker, oppure sincronizzati su Google Drive, Dropbox o OneDrive nei piani Pro e Firm. I file sono crittografati sia in transito sia a riposo, ogni operazione di caricamento o download viene registrata e puoi revocare il link di accesso in qualsiasi momento.
Quali formati di file possono caricare i clienti?
DocAsker supporta file PDF, JPG, PNG, HEIC, Word ed Excel. Ti consigliamo di richiedere i loghi vettoriali esportati in PDF e gli altri asset grafici in PNG o JPG, scambiando invece i file sorgente complessi tramite i tuoi consueti canali di condivisione.
I clienti devono inviare le proprie password tramite DocAsker?
No. Consigliamo di chiedere ai clienti di aggiungere il tuo team come utenti sui loro account pubblicitari, di analytics e social, invece di condividere le credenziali di accesso. Usa DocAsker per raccogliere gli ID degli account e i dati degli utenti da abilitare, così da avere tutto sotto controllo.
La schermata di caricamento può mostrare l'identità visiva della nostra agenzia?
Sì, nei piani Pro e Firm. Il piano Pro costa $79 al mese e include la personalizzazione con logo e colori del tuo brand, solleciti via SMS e l'archiviazione automatica su Google Drive, Dropbox o OneDrive.
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