Onboarding client pour agences : assets de marque, accès et contrats
DocAsker simplifie l'onboarding client pour les agences. Chaque nouveau client reçoit un lien sécurisé unique avec une checklist claire : fichiers de logo, charte graphique, identifiants des comptes publicitaires et analytics, contrat de prestation signé et bon de commande. Chaque élément déposé est analysé en temps réel par notre IA : un contrat non paraphé ou une capture floue de la charte est immédiatement renvoyé au client, bien avant la réunion de cadrage.
Pourquoi l'onboarding en agence s'éternise avant même le kickoff
Un kickoff sans les bons fichiers de marque
Le projet démarre, et votre seul asset est une capture basse définition récupérée sur le site du client. Les fichiers sources vectoriels sont coincés chez un ancien collaborateur ou auprès de l'agence précédente.
Des demandes d'accès qui traînent en longueur
Régies publicitaires, analytics, réseaux sociaux : chaque plateforme a un administrateur différent côté client. Faute d'une vue centralisée sur ce qui manque, vos premières semaines se perdent en relances par e-mail.
Commencer à produire avant d'avoir bouclé l'administratif
Votre équipe créa est prête, mais le devis signé, le bon de commande ou la fiche fournisseur attendent toujours le feu vert des services juridique ou achats du client. Démarrer ainsi fragilise le périmètre du projet et votre facturation.
Ce que DocAsker vérifie à chaque document déposé
Un contrat de prestation dûment signé
DocAsker s'assure que les zones de signature sont bien remplies. Votre client est immédiatement guidé : « La signature est manquante à la page 5. Merci de signer le contrat et de renvoyer l'ensemble des pages. »
Des fichiers directement exploitables
Une photo prise au smartphone d'une charte papier est souvent illisible pour les créatifs. Votre client reçoit le message : « Cette image est trop floue pour être exploitée. Merci de transmettre le fichier source original ou une photo plus nette. »
Le document exact que vous avez demandé
Un devis ne remplace pas un bon de commande. Votre client est alerté : « Ce document ressemble à un devis et non à un bon de commande validé. Merci de déposer le bon de commande émis par votre service comptabilité. »
Des chartes graphiques complètes
L'outil repère les pages manquantes dans les documents multipages. Le client voit : « Il manque les pages 13 à 40 de la charte graphique. Merci de transférer le PDF dans son intégralité. »
Les documents indispensables collectés par les agences
Checklist d'onboarding client pour agence- Logos vectoriels en PDF ou PNG
- Charte graphique et brand guidelines
- Spécifications typographiques et codes couleurs
- Packshots et photos produits haute définition
- Contrat de prestation signé
- Accord de confidentialité (NDA) signé
- Bon de commande signé
- Fiche fournisseur complétée
- Coordonnées de facturation et numéro de TVA intracommunautaire
- Identifiants des comptes publicitaires et analytics
- Liste des collaborateurs à intégrer aux accès
- Derniers bilans et rapports marketing
Comment les agences gèrent leur onboarding avec DocAsker
1Configurez votre checklist d'onboarding
Partez de notre modèle dédié aux agences et adaptez-le à vos prestations. Ajoutez des consignes claires et des exemples concrets pour chaque élément, comme la marche à suivre pour trouver un ID de compte publicitaire.
2Envoyez un lien unique dès le closing
Dès la signature, partagez un seul lien. Votre interlocuteur dépose ses pièces depuis n'importe quel appareil, sans créer de compte, et peut y revenir au fur et à mesure qu'il récupère les éléments auprès de l'IT ou de la compta.
3Corrigez les anomalies sans attendre
Pages non signées, fichiers flous ou erreurs de documents sont immédiatement signalés avec une explication claire. Les relances automatiques ne ciblent que les éléments manquants et s'arrêtent dès que tout est complet.
4Démarrez avec des dossiers parfaitement organisés
Chaque fichier validé est renommé et classé dans votre espace DocAsker, ou synchronisé vers Google Drive, Dropbox ou OneDrive sur les forfaits Pro et Firm. Sur ces plans, le portail client adopte également votre logo et vos couleurs.
Questions fréquentes
Nos clients doivent-ils créer un compte pour déposer leurs fichiers ?
Non. Vos clients ouvrent le lien depuis leur mobile ou leur ordinateur et déposent leurs documents sans avoir besoin de créer un compte, de mot de passe ni d'installer une application. Ils peuvent revenir sur ce même lien à tout moment pour compléter leur dossier.
Où sont stockés les assets de nos clients, et les transferts sont-ils sécurisés ?
Les fichiers validés sont hébergés dans votre espace DocAsker ou synchronisés directement avec Google Drive, Dropbox ou OneDrive sur les forfaits Pro et Firm. Toutes les données sont chiffrées en transit et au repos, chaque consultation est tracée, et vous pouvez révoquer un lien d'accès à tout instant.
Quels formats de fichiers les clients peuvent-ils transmettre ?
DocAsker accepte les formats PDF, JPG, PNG, HEIC, Word et Excel. Nous vous recommandons de demander les logos vectoriels en PDF et les autres visuels en PNG ou JPG. Pour les fichiers sources de création volumineux, privilégiez vos outils de transfert habituels.
Les clients doivent-ils transmettre leurs mots de passe via DocAsker ?
Non. Demandez plutôt à vos clients d'ajouter votre équipe en tant qu'utilisateurs sur leurs régies, comptes analytics et réseaux sociaux. Utilisez DocAsker pour collecter les identifiants de comptes nécessaires et la liste des personnes à habiliter, afin de ne rien oublier.
Est-il possible de personnaliser la page de dépôt aux couleurs de notre agence ?
Oui, cette option est incluse dans les forfaits Pro et Firm. Pour $79 par mois, le plan Pro vous permet d'intégrer votre logo et votre palette graphique, d'activer les rappels par SMS et de synchroniser vos fichiers vers Google Drive, Dropbox ou OneDrive.
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