Checklist d'onboarding client pour agence
Cette checklist d'onboarding rassemble tous les fichiers dont une agence créative ou marketing a besoin avant de lancer un projet : contrat signé, accord de confidentialité (NDA), brief complété, charte graphique, logos, photos, contenus existants, rapports de performance et licences. DocAsker regroupe toute la liste dans un seul lien et vérifie automatiquement la qualité, le format, les dates, les signatures et les pages manquantes de chaque document déposé.
Documents et fichiers à demander à un nouveau client d'agence
Conçue pour les agences marketing, de design et créatives dès la signature d'un nouveau client, avant la réunion de lancement.
- 01
Contrat signé ou bon de commande détaillé
Le contrat définit le périmètre du projet, les livrables, le planning et les modalités de paiement. Demandez au client de signer et de renvoyer l'intégralité des pages de la version transmise.
Format: PDF signé ou photo de chaque page signée
Contrôles DocAsker: DocAsker vérifie que les champs de signature sont bien remplis et qu'aucune page ne manque.
- 02
Accord de confidentialité signé (NDA)
Le NDA protège les projets stratégiques, les données internes et les lancements à venir partagés avec votre équipe. Exigez l'accord signé avant tout échange d'informations confidentielles.
Format: PDF signé
Contrôles DocAsker: DocAsker vérifie que les zones de signature de l'accord sont dûment remplies.
- 03
Questionnaire d'onboarding ou brief complété
Le brief formalise avec les mots du client ses objectifs, ses cibles, sa concurrence et les personnes référentes pour les validations. Transmettez votre trame au format Word et demandez au client de remplir chaque section.
Format: Word ou PDF
Contrôles DocAsker: DocAsker s'assure que le fichier correspond bien au questionnaire complété, et non à une version vierge ou à un autre document.
- 04
Charte graphique
La charte graphique fixe les règles d'utilisation du logo, de la palette de couleurs, des typographies et de la tonalité de marque. Demandez le document complet et à jour, pas une simple synthèse d'une page.
Format: PDF
Contrôles DocAsker: DocAsker confirme qu'il s'agit bien d'une charte graphique complète et que toutes les pages sont présentes.
- 05
Logos en haute définition
Vous avez besoin de fichiers propres et exploitables sur tous types de supports et d'arrière-plans. Demandez le logo principal et ses déclinaisons en PNG sur fond transparent, ou en PDF vectoriel fourni par leur graphiste.
Format: PNG ou PDF
Contrôles DocAsker: DocAsker contrôle la netteté de chaque fichier et vérifie qu'aucun élément n'est rogné.
- 06
Photos produits et portraits d'équipe
Réutiliser des visuels existants évite d'organiser un shooting et assure la continuité de l'image de marque. Demandez les fichiers originaux en haute résolution, et non de simples captures ou copies web et réseaux sociaux.
Format: JPG, PNG ou HEIC
Contrôles DocAsker: DocAsker vérifie que chaque photo est nette, sans reflets gênants et non recadrée.
- 07
Contenus textuels actuels du site web
Les textes existants permettent d'analyser les messages actuels et d'identifier les éléments clés à conserver. Demandez les versions les plus récentes de chaque page stratégique dans un fichier Word.
Format: Word
Contrôles DocAsker: DocAsker s'assure que le fichier déposé est bien un document texte contenant les contenus demandés.
- 08
Rapports de performance marketing des 6 derniers mois
L'historique des performances sert de référence pour évaluer l'impact de vos futures actions. Demandez des exports d'analytics, de campagnes publicitaires ou d'emailing couvrant les 6 derniers mois.
Format: Export Excel ou PDF
Contrôles DocAsker: DocAsker vérifie que chaque rapport couvre bien la période de 6 mois demandée.
- 09
Licences des banques d'images et typographies
Les licences attestent que vous pouvez légalement réutiliser les visuels et polices du client pour ses nouveaux projets. Demandez le certificat de licence ou la facture d'achat de chaque ressource payante.
Format: PDF
Contrôles DocAsker: DocAsker s'assure que chaque document est bien une attestation de licence et non une simple facture tierce.
- 10
Coordonnées de facturation et bon de commande (PO)
De nombreuses entreprises ne peuvent régler une facture sans numéro de bon de commande interne ni contact comptable dédié. Demandez le bon de commande ainsi que la fiche de renseignements de facturation.
Format: PDF
Contrôles DocAsker: DocAsker vérifie qu'il s'agit bien d'un bon de commande et que sa date correspond à la période contractuelle définie.
Cette checklist sert de base de travail. Les exigences variant selon le pays, l'administration ou la situation, veillez à vérifier la liste requise avant l'envoi.
Customize, Export, or Embed This Checklist on Your Website
Select the exact documents your firm needs, generate a custom client request email, or copy an HTML widget for your website.
- PDF signé ou photo de chaque page signée
- PDF signé
- Word ou PDF
- PDF
- PNG ou PDF
- JPG, PNG ou HEIC
- Word
- Export Excel ou PDF
- PDF
- PDF
Subject: Required documents for Checklist d'onboarding client pour agence — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Contrat signé ou bon de commande détaillé (PDF signé ou photo de chaque page signée) • Check: DocAsker vérifie que les champs de signature sont bien remplis et qu'aucune page ne manque. 2. Accord de confidentialité signé (NDA) (PDF signé) • Check: DocAsker vérifie que les zones de signature de l'accord sont dûment remplies. 3. Questionnaire d'onboarding ou brief complété (Word ou PDF) • Check: DocAsker s'assure que le fichier correspond bien au questionnaire complété, et non à une version vierge ou à un autre document. 4. Charte graphique (PDF) • Check: DocAsker confirme qu'il s'agit bien d'une charte graphique complète et que toutes les pages sont présentes. 5. Logos en haute définition (PNG ou PDF) • Check: DocAsker contrôle la netteté de chaque fichier et vérifie qu'aucun élément n'est rogné. 6. Photos produits et portraits d'équipe (JPG, PNG ou HEIC) • Check: DocAsker vérifie que chaque photo est nette, sans reflets gênants et non recadrée. 7. Contenus textuels actuels du site web (Word) • Check: DocAsker s'assure que le fichier déposé est bien un document texte contenant les contenus demandés. 8. Rapports de performance marketing des 6 derniers mois (Export Excel ou PDF) • Check: DocAsker vérifie que chaque rapport couvre bien la période de 6 mois demandée. 9. Licences des banques d'images et typographies (PDF) • Check: DocAsker s'assure que chaque document est bien une attestation de licence et non une simple facture tierce. 10. Coordonnées de facturation et bon de commande (PO) (PDF) • Check: DocAsker vérifie qu'il s'agit bien d'un bon de commande et que sa date correspond à la période contractuelle définie. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/fr/templates/agency-client-onboarding-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Conseils pour réussir l'onboarding de vos clients en agence
Ne collectez jamais de mots de passe par demande de documents
Passez par un gestionnaire de mots de passe ou demandez au client de vous inviter directement sur ses plateformes. Un lien de collecte sert aux fichiers, pas aux identifiants de connexion.
Précisez exactement les formats de logo attendus
Les clients ont souvent tendance à récupérer un logo basse définition sur leur site web. Détaillez les formats et déclinaisons attendus dans l'intitulé de la demande, et joignez un exemple pour les guider.
Récupérez l'ensemble des éléments avant le kickoff
Envoyez le lien d'onboarding dès la signature du contrat. Programmez des relances automatiques pour recevoir tous les documents avant la réunion de cadrage : vous gagnerez du temps pour échanger sur la stratégie plutôt que pour courir après les assets.
Classez directement les ressources dans vos outils de travail
Avec les offres Pro et Firm, les fichiers validés sont automatiquement transférés vers Google Drive, Dropbox ou OneDrive, renommés selon vos règles. Vos créatifs retrouvent directement les logos et la charte graphique dans le bon dossier client, sans intermédiaire.
Modèle d'email pour demander les documents d'onboarding à un nouveau client
Éléments à nous transmettre avant notre réunion de lancement, [Client name]
Bonjour [Client name], Toute l'équipe a hâte de démarrer notre collaboration ! Afin de préparer au mieux notre réunion de lancement du [date], nous aurions besoin de récupérer quelques éléments clés : le contrat signé, votre charte graphique, vos fichiers de logos ainsi que vos derniers rapports de performance marketing. Vous pouvez les déposer directement sur ce lien sécurisé : [link] Aucune création de compte ni mot de passe n'est nécessaire. Le lien fonctionne sur smartphone comme sur ordinateur, et n'importe quel membre de votre équipe peut y accéder. Si un document est illisible ou ne correspond pas au format attendu, la plateforme vous indiquera la raison afin que vous puissiez en renvoyer un immédiatement. Vous pouvez revenir sur le lien en plusieurs fois si besoin. Pour que nous puissions tout préparer à temps, l'idéal serait de recevoir l'ensemble des éléments d'ici le [date]. Bien cordialement, [Your name] [Agency name]
Questions fréquentes
Que doit contenir une checklist d'onboarding client pour une agence ?
Un contrat et un NDA signés, un brief complet, la charte graphique, les déclinaisons du logo, les visuels et contenus existants, les derniers rapports de performance et les licences de polices ou d'images. Prévoyez également les informations de facturation ou un numéro de bon de commande si le client l'exige. Vous pouvez adapter cette liste selon vos prestations.
Quels documents le client doit-il signer avant le lancement de la mission ?
Au minimum un contrat ou un bon de commande précisant le périmètre, les livrables et les conditions de règlement. La plupart des agences font également signer un accord de confidentialité (NDA) avant d'accéder à des données stratégiques. DocAsker vérifie que chaque zone de signature est bien complétée dès le dépôt du fichier.
Comment s'assurer de recevoir des logos directement exploitables ?
Précisez clairement les formats requis dès la demande, comme un PNG sur fond transparent ou un PDF vectoriel issu du graphiste d'origine. N'hésitez pas à intégrer un exemple de fichier type dans votre checklist. DocAsker signale immédiatement les images floues ou tronquées pour que le client transmette la bonne version sans perdre de temps.
Une agence doit-elle récupérer les mots de passe de ses clients lors de l'onboarding ?
Non, évitez formellement de le faire par simple demande de documents. Demandez au client de vous inviter sur chaque plateforme ou d'utiliser un gestionnaire de mots de passe partagé. Réservez l'espace d'onboarding aux fichiers et pièces justificatives.
Les clients doivent-ils créer un compte pour déposer leurs documents ?
Non, aucun compte, mot de passe ni application n'est requis. Le lien DocAsker s'ouvre sur n'importe quel ordinateur ou smartphone. Vos clients peuvent y glisser leurs fichiers ou prendre des photos de leurs documents, et revenir plus tard pour finaliser leur dépôt.
Autres modèles de checklists
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Checklist d'onboarding pour client en cabinet comptable
Les cabinets d'expertise comptable et de gestion l'utilisent dès la signature d'un nouveau client professionnel, en amont de la première clôture mensuelle ou des échéances fiscales.
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Checklist des documents pour visa Schengen
Les consultants en immigration et experts visas utilisent cette checklist pour préparer le dossier de court séjour Schengen de leurs clients, idéalement plusieurs semaines avant le rendez-vous consulaire.
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Checklist des documents KYC pour l'onboarding client en cabinet d'avocats
Destiné aux cabinets d'avocats et aux équipes conformité lors de l'ouverture d'un nouveau dossier ou de l'entrée en relation d'affaires, préalablement à toute prestation et à tout encaissement de fonds.
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DocAsker partage cette checklist via un lien unique, vérifie instantanément chaque document déposé et relance automatiquement votre client jusqu'à ce que le dossier soit complet.