Checklist d'onboarding pour client en cabinet comptable
Cette checklist rassemble l'ensemble des documents indispensables pour accueillir un nouveau client en cabinet : lettre de mission signée, pièce d'identité et justificatif de domicile du dirigeant, Kbis et statuts, liasses fiscales et bilans précédents, ainsi que les derniers relevés bancaires et états de paie. DocAsker transmet cette liste sous forme d'un lien sécurisé unique et vérifie automatiquement chaque fichier : qualité d'image, type de document, dates, signatures et pages manquantes.
Documents à collecter auprès d'un nouveau client
Les cabinets d'expertise comptable et de gestion l'utilisent dès la signature d'un nouveau client professionnel, en amont de la première clôture mensuelle ou des échéances fiscales.
- 01
Lettre de mission signée
La lettre de mission encadre le périmètre de la mission, les honoraires et les responsabilités respectives avant le début des travaux. Demandez au client de vous retourner l'intégralité du document signé.
Format: PDF signé ou photo de chaque page paraphée/signée
Contrôles DocAsker: DocAsker vérifie que les champs de signature sont bien remplis et que toutes les pages de la lettre de mission sont présentes.
- 02
Pièce d'identité des dirigeants ou associés
Dans le cadre de vos obligations de vigilance (KYC/LAB-FT), vous devez impérativement valider l'identité de vos clients. Demandez un passeport, une carte nationale d'identité ou un permis de conduire en cours de validité.
Format: Photo ou PDF
Contrôles DocAsker: DocAsker s'assure que la photo est bien nette, sans reflet ni cadrage tronqué, et que le document n'est pas expiré.
- 03
Justificatif de domicile des dirigeants ou associés
Un justificatif de domicile récent permet de finaliser la vérification d'identité des personnes physiques derrière l'entreprise. Demandez une facture d'électricité ou de gaz, un avis d'imposition ou une quittance de moins de 3 mois.
Format: PDF ou photo
Contrôles DocAsker: DocAsker vérifie qu'il s'agit d'un justificatif admis et que la date d'émission remonte bien à moins de 3 mois.
- 04
Documents d'immatriculation et statuts
Ces pièces confirment la raison sociale, la forme juridique, le numéro SIREN/SIRET et l'identité des mandataires sociaux. Demandez un extrait Kbis de moins de 3 mois ainsi que les statuts constitutifs à jour.
Format: PDF
Contrôles DocAsker: DocAsker contrôle la conformité des documents juridiques déposés et veille à ce qu'aucune page ne manque.
- 05
Mandat ou procuration fiscale signé
L'administration fiscale exige une autorisation préalable pour vous permettre d'effectuer les démarches et téléprocédures au nom de votre client. Transmettez le formulaire de mandat correspondant pour signature.
Format: PDF signé
Contrôles DocAsker: DocAsker vérifie que l'ensemble des zones de signature du mandat ont bien été renseignées.
- 06
Liasses fiscales des 2 derniers exercices
Les déclarations fiscales antérieures permettent d'identifier les déficits reportables, les tableaux d'amortissement et les options fiscales retenues. Demandez la liasse fiscale complète telle qu'elle a été télétransmise, avec toutes ses annexes.
Format: PDF
Contrôles DocAsker: DocAsker s'assure que les liasses couvrent bien les 2 exercices fiscaux demandés et qu'aucun feuillet n'a été oublié.
- 07
Comptes annuels du dernier exercice clos
Le bilan, le compte de résultat et l'annexe du dernier exercice fournissent les balances d'ouverture indispensables au démarrage du dossier. Demandez la version définitive validée ou certifiée, sans mention « projet ».
Format: PDF ou Excel
Contrôles DocAsker: DocAsker valide que les comptes annuels correspondent à l'exercice attendu et que le document est complet.
- 08
Relevés bancaires des 3 derniers mois
Les relevés récents sont essentiels pour rapprocher les soldes d'ouverture et appréhender le flux d'activité réel. Exigez les extraits de compte officiels téléchargés depuis l'espace bancaire en ligne, pour chacun des comptes professionnels.
Format: PDF officiel téléchargé depuis l'espace bancaire
Contrôles DocAsker: DocAsker contrôle que les relevés couvrent bien la période voulue et intègrent l'ensemble de leurs pages.
- 09
Relevés de cartes professionnelles des 3 derniers mois
Les dépenses réglées par carte d'entreprise passent souvent entre les mailles du filet tant qu'elles ne sont pas réclamées. Demandez les synthèses d'opérations pour chaque carte bancaire rattachée à l'activité, y compris celles des dirigeants.
Format: PDF téléchargé depuis l'espace bancaire
Contrôles DocAsker: DocAsker s'assure que chaque fichier correspond bien à un relevé de carte couvrant les mois requis, et non à un ticket ou une simple capture d'écran.
- 10
Livre de paie ou récapitulatif annuel à date
L'état récapitulatif des paies détaille les effectifs, les salaires bruts, les cotisations et les déclarations sociales transmises depuis le 1er janvier. Demandez l'état récapitulatif issu du logiciel de paie ainsi que le dernier bordereau de cotisations.
Format: Export PDF ou Excel
Contrôles DocAsker: DocAsker contrôle la nature du récapitulatif de paie et s'assure que la période couverte est bien récente.
Cette checklist sert de base de travail. Les exigences variant selon le pays, l'administration ou la situation, veillez à vérifier la liste requise avant l'envoi.
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- PDF signé ou photo de chaque page paraphée/signée
- Photo ou PDF
- PDF ou photo
- PDF
- PDF signé
- PDF
- PDF ou Excel
- PDF officiel téléchargé depuis l'espace bancaire
- PDF téléchargé depuis l'espace bancaire
- Export PDF ou Excel
Subject: Required documents for Checklist d'onboarding pour client en cabinet comptable — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Lettre de mission signée (PDF signé ou photo de chaque page paraphée/signée) • Check: DocAsker vérifie que les champs de signature sont bien remplis et que toutes les pages de la lettre de mission sont présentes. 2. Pièce d'identité des dirigeants ou associés (Photo ou PDF) • Check: DocAsker s'assure que la photo est bien nette, sans reflet ni cadrage tronqué, et que le document n'est pas expiré. 3. Justificatif de domicile des dirigeants ou associés (PDF ou photo) • Check: DocAsker vérifie qu'il s'agit d'un justificatif admis et que la date d'émission remonte bien à moins de 3 mois. 4. Documents d'immatriculation et statuts (PDF) • Check: DocAsker contrôle la conformité des documents juridiques déposés et veille à ce qu'aucune page ne manque. 5. Mandat ou procuration fiscale signé (PDF signé) • Check: DocAsker vérifie que l'ensemble des zones de signature du mandat ont bien été renseignées. 6. Liasses fiscales des 2 derniers exercices (PDF) • Check: DocAsker s'assure que les liasses couvrent bien les 2 exercices fiscaux demandés et qu'aucun feuillet n'a été oublié. 7. Comptes annuels du dernier exercice clos (PDF ou Excel) • Check: DocAsker valide que les comptes annuels correspondent à l'exercice attendu et que le document est complet. 8. Relevés bancaires des 3 derniers mois (PDF officiel téléchargé depuis l'espace bancaire) • Check: DocAsker contrôle que les relevés couvrent bien la période voulue et intègrent l'ensemble de leurs pages. 9. Relevés de cartes professionnelles des 3 derniers mois (PDF téléchargé depuis l'espace bancaire) • Check: DocAsker s'assure que chaque fichier correspond bien à un relevé de carte couvrant les mois requis, et non à un ticket ou une simple capture d'écran. 10. Livre de paie ou récapitulatif annuel à date (Export PDF ou Excel) • Check: DocAsker contrôle la nature du récapitulatif de paie et s'assure que la période couverte est bien récente. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/fr/templates/accounting-client-onboarding-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Nos conseils pour collecter rapidement les documents de vos clients
Exigez les relevés bancaires en PDF natifs
Les relevés PDF téléchargés sur l'espace bancaire sont exhaustifs, parfaitement lisibles et couvrent l'intégralité du mois. Les captures d'écran tronquent fréquemment les dates ou les soldes : précisez-le d'emblée dans les consignes pour éviter les allers-retours.
Créez une demande distincte par entité
Lorsqu'un client gère plusieurs sociétés, générez un lien dédié à chaque structure. Vos fichiers restent ainsi classés sous la bonne entité dès leur réception, et les relances ciblent uniquement les pièces manquantes pour la société concernée.
Placez la lettre de mission en première position
Un client traite naturellement les demandes de haut en bas. En mettant la lettre de mission et le mandat fiscal tout en haut, vous formalisez le contrat et entamez les formalités administratives sans attendre le reste des pièces.
Envoyez le lien de collecte sans attendre
Transmettez votre demande dès la validation de la proposition commerciale, sans attendre la veille d'une échéance fiscale. Échelonnez les relances automatiques à quelques jours d'intervalle pour lui laisser le temps de retrouver les pièces plus anciennes.
Modèle d'email pour réclamer les pièces d'onboarding
Pièces nécessaires pour la prise en charge de votre dossier chez [Firm name]
Bonjour [Client name], Nous vous remercions de la confiance accordée au cabinet [Firm name]. Afin de procéder à l'ouverture de votre dossier et de démarrer notre accompagnement dans les meilleures conditions, nous avons besoin de quelques éléments, notamment votre lettre de mission signée, les pièces d'identité des dirigeants, vos 2 dernières liasses fiscales et vos 3 derniers relevés de compte. Vous pouvez déposer l'ensemble de ces documents directement via ce lien sécurisé : [link] Aucun compte ni mot de passe n'est requis. Ce lien fonctionne sur mobile comme sur ordinateur, et vous permet aussi bien d'importer des fichiers que de prendre directement vos documents en photo. Si une image est floue ou non conforme, la plateforme vous l'indique immédiatement pour que vous puissiez la remplacer. Vous avez également la possibilité d'interrompre votre saisie et de reprendre plus tard via le même lien. Merci de nous transmettre ces éléments d'ici le [date] afin de respecter le planning prévu. Bien cordialement, [Your name] [Firm name]
Questions fréquentes
Quels sont les documents indispensables pour l'onboarding d'un nouveau client ?
Commencez par la lettre de mission signée, la pièce d'identité et le justificatif de domicile des dirigeants, ainsi que l'extrait Kbis et les statuts. Demandez ensuite les liasses fiscales antérieures, les derniers comptes annuels et les récents relevés bancaires et de paie. Cette checklist réunit l'ensemble de ces bases et s'adapte facilement à vos méthodes de travail.
Combien de mois de relevés bancaires un cabinet comptable doit-il réclamer ?
Trois mois constituent généralement un point de départ cohérent. Si vous reprenez une comptabilité en retard ou préparez un bilan, demandez les relevés de l'ensemble de la période à réviser. Avec DocAsker, vous définissez la plage de dates attendue et chaque document déposé est contrôlé automatiquement en conséquence.
Est-il nécessaire d'exiger les déclarations fiscales des années passées ?
Absolument. Les liasses précédentes précisent les amortissements restant à courir, les reports déficitaires et les options fiscales en vigueur, qui influencent directement les déclarations à venir. Deux exercices constituent le minimum recommandé : demandez systématiquement les liasses intégrales transmises à l'administration.
Mes clients doivent-ils créer un compte pour déposer leurs justificatifs ?
Non. DocAsker transmet un lien sécurisé unique accessible sur smartphone ou ordinateur, sans création de compte, sans mot de passe ni application à installer. Le client peut prendre des photos, glisser-déposer ses fichiers et reprendre sa collecte quand il le souhaite.
Puis-je adapter cette checklist aux spécificités de mon cabinet ?
Oui. Vous pouvez partir de ce modèle standard pour ajouter, retirer ou renommer chaque pièce. Chaque demande est entièrement personnalisable avec des consignes dédiées, des exemples visuels et des règles de contrôle sur mesure (période imposée, présence d'une signature, etc.).
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DocAsker partage cette checklist via un lien unique, vérifie instantanément chaque document déposé et relance automatiquement votre client jusqu'à ce que le dossier soit complet.