Politique de confidentialité

DocAsker est une solution de collecte de documents clients. Des professionnels comme des experts-comptables, des conseillers en immigration ou des cabinets d'avocats l'utilisent pour demander des justificatifs à leurs propres clients via un lien sécurisé. Par conséquent, nous intervenons sous deux casquettes bien distinctes.

Nous agissons en tant que responsable du traitement pour les données des visiteurs de notre site web, des personnes créant un compte d'essai et des utilisateurs réguliers de DocAsker. Dans ce cadre, nous déterminons les finalités et les moyens du traitement, et la présente politique s'applique dans son intégralité.

Nous agissons en tant que sous-traitant pour les documents et informations que les cabinets collectent auprès de leurs clients via DocAsker. Le cabinet est le responsable du traitement de ces données : c'est lui qui décide quoi collecter, pourquoi et pendant combien de temps. Nous ne traitons ces éléments que sur ses instructions et conformément au contrat conclu avec lui. Si vous avez téléversé des pièces pour un cabinet via DocAsker, c'est la politique de confidentialité de ce cabinet qui s'applique, et c'est vers lui qu'il convient de vous tourner en priorité pour toute demande.

Données de compte et d'essai : votre nom, votre adresse e-mail professionnelle, le nom de votre structure, votre mot de passe (conservé sous forme hachée), les détails de votre forfait et vos informations de facturation, ainsi que vos paramètres. Les données de carte bancaire sont gérées directement par notre prestataire de paiement et ne transitent jamais sur nos serveurs.

Données d'utilisation et techniques : les pages et fonctionnalités que vous consultez, les journaux de téléversement, de contrôle et de téléchargement, votre adresse IP, le type de navigateur et d'appareil, ainsi que les rapports d'erreurs. Ces données nous servent à assurer le bon fonctionnement, la sécurité et l'amélioration de notre service.

Échanges et communications : les messages que vous nous envoyez, notamment vos demandes d'assistance, ainsi que l'historique des e-mails que nous vous adressons au sujet de votre compte.

Documents collectés (rôle de sous-traitant) : les fichiers téléversés par les clients du cabinet, les éléments de liste de contrôle associés, le résultat des vérifications, ainsi que les coordonnées saisies par le cabinet pour envoyer les liens et relances (nom, adresse e-mail et, sur certaines offres, numéro de téléphone du client final).

Nous utilisons les données de compte et d'usage pour créer et gérer votre accès, mettre à disposition les fonctionnalités de votre forfait, traiter vos paiements, vous envoyer les notifications techniques et de sécurité, répondre au support et prévenir tout usage abusif.

Nous analysons des données d'utilisation agrégées pour corriger les anomalies et faire évoluer DocAsker. Nous ne vendons aucune donnée personnelle et nous ne les exploitons jamais à des fins publicitaires.

Nous utilisons les documents collectés et les coordonnées des clients finaux uniquement pour délivrer le service au cabinet concerné : envoi des liens de demande et des relances, exécution des vérifications automatiques sur chaque fichier, renommage et classement des pièces validées, et tenue du journal d'activité.

Lorsqu'un client téléverse un fichier, DocAsker mobilise une IA pour en vérifier la conformité : détection du flou, des reflets ou des bords coupés, adéquation entre la pièce fournie et la demande, concordance des dates ou périodes, présence des signatures requises et vérification de la complétude des pages.

Les documents téléversés sont traités exclusivement pour réaliser ces contrôles pour le compte du cabinet demandeur. Nous n'utilisons aucun document client pour entraîner des modèles d'IA, et nous interdisons formellement à nos fournisseurs d'IA d'exploiter vos données à des fins d'entraînement.

Ces vérifications automatiques aident le cabinet et son client à corriger les anomalies au plus tôt. Elles ne constituent en rien une prise de décision juridique ou réglementaire. Le cabinet demeure seul responsable de la validation finale des pièces et des décisions qui en découlent.

Lorsque des réglementations sur la protection des données s'appliquent — comme le RGPD européen et britannique ou la loi turque sur la protection des données (KVKK) —, nous nous appuyons sur une base légale définie pour chaque usage dont nous sommes responsables du traitement.

Nous traitons vos données de compte pour exécuter notre contrat ou préparer son entrée en vigueur, par exemple lors d'un essai gratuit. Nous traitons vos données techniques et d'usage sur la base de notre intérêt légitime à vous proposer un service sécurisé et performant. Nous conservons certains documents, tels que les factures, pour satisfaire à nos obligations légales. Enfin, lorsqu'un consentement est exigé par la loi, nous le recueillons expressément ; vous pouvez le retirer à tout moment.

Pour les documents collectés, le cabinet agit en qualité de responsable du traitement et se doit de disposer d'une base légale valable. Un accord de sous-traitance des données (DPA) est disponible sur simple demande à [email protected].

Nous ne transmettons vos données personnelles qu'aux prestataires indispensables à l'exploitation de DocAsker. Ils sont tous liés par des accords contractuels stricts leur imposant de garantir la sécurité des données et de ne les traiter que pour les prestations convenues : hébergement et stockage cloud, routage d'e-mails et de SMS, paiement en ligne et modèles d'IA mobilisés pour l'analyse des pièces.

Si un cabinet active l'intégration avec Google Drive, Dropbox ou OneDrive, les fichiers acceptés y sont transférés sur ses instructions. Nous pouvons également communiquer des données si la loi l'exige, pour préserver les droits et la sécurité de nos utilisateurs ou de tiers, ou dans le cadre d'une fusion ou d'un rachat de notre entreprise — cette politique demeurant alors pleinement applicable.

Nos prestataires peuvent traiter des données en dehors de votre pays de résidence. En cas de transfert transfrontalier, nous mettons en place les garanties prévues par le droit applicable, comme les clauses contractuelles types de la Commission européenne, afin d'assurer un niveau de protection strictement équivalent.

Nous conservons les données de compte pendant toute la durée d'activation de votre accès. À la clôture du compte, nous les supprimons ou les anonymisons dans un délai raisonnable, à l'exception des pièces justificatives que nous sommes tenus de conserver pour des obligations légales, comptables ou fiscales, ou pour la gestion d'éventuels litiges.

Concernant les documents collectés, c'est le cabinet qui fixe la durée de rétention ; il peut supprimer une demande et ses fichiers à tout instant. Lorsqu'un cabinet efface des pièces ou ferme son compte, nous les retirons sans délai de nos systèmes de production, puis de nos sauvegardes au fil de leurs cycles de rotation.

Les fichiers et les données sont chiffrés en transit (protocole TLS) et au repos. L'accès aux données clients au sein de DocAsker est strictement réservé aux collaborateurs qui en ont impérativement besoin pour exploiter ou dépanner la plateforme.

Les cabinets gardent la maîtrise totale de leurs demandes : les liens d'accès peuvent expirer ou être révoqués immédiatement, et chaque téléversement, contrôle ou téléchargement fait l'objet d'un suivi horodaté. Bien qu'aucun système ne puisse offrir une sécurité absolue, nous appliquons les meilleures pratiques du secteur et notifierons toute violation de données personnelles aux utilisateurs concernés et aux autorités compétentes conformément aux obligations légales.

Selon votre situation géographique, vous pouvez disposer d'un droit d'accès aux données personnelles que nous détenons, d'un droit de rectification, d'effacement, d'opposition ou de limitation de certains traitements, ainsi que d'un droit à la portabilité. Vous pouvez également retirer votre consentement à tout moment lorsqu'il a été sollicité, et introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle compétente (comme la CNIL en France).

Pour exercer ces droits sur les données dont nous sommes responsables du traitement, écrivez-nous à [email protected]. Nous serons amenés à vérifier votre identité avant de donner suite, et nous répondrons dans les délais légaux prévus.

Si votre démarche concerne des pièces téléversées pour le compte d'un cabinet via DocAsker, veuillez contacter directement ce dernier : c'est lui qui pilote le traitement de vos données. Si vous nous sollicitez, nous lui transmettrons votre demande pour l'aider à vous répondre.

Nous utilisons exclusivement les cookies strictement nécessaires et technologies similaires indispensables au bon fonctionnement du site et de notre service (maintien de la connexion, protection des formulaires contre les abus, mémorisation de la langue).

Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire et nous ne laissons aucun tiers pister votre navigation sur le web depuis notre plateforme. Si nous devions recourir un jour à des traceurs non essentiels, nous actualiserions cette politique et recueillerions votre consentement préalable conformément à la réglementation.

DocAsker est une solution professionnelle qui ne s'adresse pas aux mineurs. Nous ne collectons pas sciemment de données relatives à des enfants via notre site ou la création de comptes.

Il peut arriver qu'un cabinet collecte des pièces concernant un mineur, par exemple un acte de naissance dans le cadre d'une procédure de visa. Dans cette situation, le cabinet agit en tant que responsable du traitement et a la charge d'assurer la licéité de cette collecte.

Nous pouvons être amenés à faire évoluer cette politique afin de refléter les changements apportés à notre service ou les évolutions légales. Toute nouvelle version sera publiée sur cette page avec sa date d'actualisation. En cas de modification substantielle, les titulaires de compte en seront informés par e-mail avant son entrée en vigueur.

Pour toute question relative à cette politique ou à vos données personnelles, vous pouvez nous écrire à [email protected].