Informativa sulla privacy

DocAsker è un software per la raccolta di documenti dai clienti. Studi professionali, commercialisti, consulenti per l'immigrazione e studi legali lo utilizzano per richiedere documenti ai propri clienti tramite un link sicuro. Di conseguenza, gestiamo i dati personali ricoprendo due ruoli distinti.

Agiamo in qualità di titolare del trattamento per i dati relativi ai visitatori del nostro sito web, a chi si registra per una prova gratuita e a chi possiede o utilizza un account DocAsker. In questo ruolo definiamo le finalità e le modalità di utilizzo di tali dati; la presente informativa si applica quindi integralmente.

Agiamo invece in qualità di responsabile del trattamento per i documenti e le informazioni che gli studi professionali raccolgono dai loro clienti tramite DocAsker. Lo studio è il titolare di tali dati e stabilisce cosa raccogliere, per quale motivo e per quanto tempo conservarli. Noi li trattiamo esclusivamente in base alle istruzioni dello studio e nei limiti del contratto stipulato con esso. Se hai caricato dei documenti per uno studio tramite DocAsker, fa fede l'informativa sulla privacy di tale studio, che ti invitiamo a contattare direttamente per qualsiasi richiesta.

Dati dell'account e di prova: nome, indirizzo email aziendale, nome dello studio, password (conservata in forma di hash), dettagli sul piano e sulla fatturazione e preferenze di configurazione. I dati delle carte di pagamento vengono gestiti direttamente dal nostro fornitore di servizi di pagamento e non vengono memorizzati sui nostri server.

Dati tecnici e di utilizzo: pagine e funzionalità utilizzate, log relativi a caricamenti, controlli e download, indirizzo IP, tipo di browser e di dispositivo, nonché segnalazioni di errori. Utilizziamo queste informazioni per gestire, proteggere e migliorare il servizio.

Comunicazioni: messaggi che ci invii, come le richieste di assistenza, e la cronologia delle email di servizio che ti inviamo in merito al tuo account.

Documenti raccolti (in qualità di responsabile del trattamento): i file caricati dai clienti di uno studio, le relative voci della checklist, gli esiti delle verifiche e i recapiti inseriti dallo studio per consentire l'invio del link e dei promemoria (come nome, indirizzo email e, in alcuni piani, numero di telefono del cliente).

Utilizziamo i dati dell'account e di utilizzo per creare e gestire il tuo account, erogare le funzionalità previste dal tuo piano, elaborare i pagamenti, inviare notifiche di servizio e di sicurezza, gestire le richieste di supporto e prevenire usi impropri.

Utilizziamo informazioni aggregate sulle modalità di fruizione del servizio per risolvere problemi tecnici e ottimizzare DocAsker. Non vendiamo dati personali e non li utilizziamo a scopi pubblicitari.

I documenti raccolti e i recapiti dei clienti vengono impiegati unicamente per erogare il servizio allo studio che li ha richiesti: invio di link di richiesta e promemoria, esecuzione delle verifiche su ciascun file caricato, rinomina e archiviazione dei file approvati e gestione del registro delle attività.

Quando un cliente carica un file, DocAsker utilizza l'intelligenza artificiale per esaminarlo e verificare, ad esempio, l'eventuale presenza di sfocature, riflessi o bordi tagliati, la corrispondenza con il documento richiesto, la correttezza di date e periodi di validità, la compilazione dei campi firma e la presenza di tutte le pagine.

I documenti caricati vengono elaborati unicamente per eseguire questi controlli per conto dello studio che li ha richiesti. Non utilizziamo i documenti dei clienti per addestrare modelli di IA, né autorizziamo i nostri fornitori di modelli di IA a farlo.

Queste verifiche aiutano lo studio e i suoi clienti a individuare tempestivamente eventuali errori. Non comportano decisioni con valore legale o regolamentare sulle persone. Lo studio professionale rimane l'unico responsabile della revisione dei documenti e di qualsiasi decisione presa sulla base di essi.

Laddove si applichino normative sulla protezione dei dati come il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati di UE e Regno Unito (GDPR) o la legge turca sulla protezione dei dati personali (KVKK), operiamo sulla base di un idoneo presupposto di liceità per ogni trattamento di cui siamo titolari.

Trattiamo i dati dell'account per eseguire il contratto stipulato con te o per adottare misure precontrattuali, come l'attivazione di un periodo di prova. Trattiamo i dati di utilizzo e di sicurezza sulla base del nostro legittimo interesse a garantire un servizio funzionante e sicuro. Conserviamo determinati dati, come le fatture, per adempiere a obblighi di legge. Nei casi in cui la legge richieda il consenso, provvederemo a richiederlo espressamente; potrai revocarlo in qualsiasi momento.

Per quanto riguarda i documenti raccolti, lo studio agisce in veste di titolare ed è responsabile della sussistenza di una valida base giuridica per la loro raccolta. L'accordo sul trattamento dei dati (DPA) è disponibile su richiesta scrivendo a [email protected].

Condividiamo i dati personali esclusivamente con fornitori terzi essenziali per il funzionamento di DocAsker, vincolati da accordi contrattuali scritti che impongono loro di proteggere i dati e di trattarli unicamente per erogare i servizi commissionati. Tra questi rientrano fornitori di hosting e archiviazione cloud, servizi di invio email ed SMS, piattaforme di elaborazione pagamenti e modelli di IA utilizzati per i controlli sui documenti.

Se uno studio collega Google Drive, Dropbox o OneDrive, i file approvati vengono trasferiti a tale account su specifica istruzione dello studio stesso. Potremmo inoltre comunicare i dati qualora richiesto dalla legge, per tutelare i diritti e la sicurezza dei nostri utenti o di terzi, oppure nell'ambito di una fusione o cessione aziendale, circostanza in cui la presente informativa continuerà a trovare applicazione.

I nostri fornitori potrebbero elaborare i dati in paesi diversi dal tuo. In caso di trasferimento transfrontaliero dei dati personali, adottiamo le garanzie previste dalle normative vigenti, quali le clausole contrattuali tipo, assicurando un livello di protezione sostanzialmente equivalente.

Conserviamo i dati dell'account per l'intera durata della sua attività. Alla chiusura dell'account, provvediamo a cancellare o anonimizzare i dati entro un arco di tempo ragionevole, a eccezione delle informazioni che siamo tenuti a conservare per obblighi di legge, contabili, fiscali o per la risoluzione di eventuali controversie.

Per i documenti raccolti, è lo studio a stabilire la durata di conservazione e a poter eliminare in ogni momento una richiesta e i relativi allegati. Quando uno studio elimina dei file o chiude il proprio account, i dati vengono rimossi dai nostri sistemi attivi; le copie presenti nei backup vengono eliminate progressivamente con la sovrascrittura degli stessi.

Tutti i file e i dati sono protetti da crittografia durante il transito tramite TLS e crittografati a riposo (at rest). L'accesso ai dati dei clienti all'interno di DocAsker è rigorosamente riservato al personale incaricato della gestione operativa e del supporto tecnico del servizio.

Gli studi hanno il pieno controllo delle proprie richieste: i link possono essere revocati o impostati con una scadenza in qualsiasi momento, e ogni caricamento, controllo o download viene tracciato nei registri di log. Sebbene nessun sistema possa garantire un'invulnerabilità assoluta, ci impegniamo costantemente a proteggere i tuoi dati e, in caso di violazione della sicurezza (data breach), provvederemo a informare tempestivamente gli utenti interessati e le autorità competenti nei termini di legge.

A seconda della tua residenza, potresti avere il diritto di accedere ai dati personali che conserviamo su di te, chiederne la rettifica o la cancellazione, opporti o limitare determinati trattamenti e ottenere una copia in un formato interoperabile e portabile. Puoi inoltre revocare il consenso precedentemente fornito e proporre reclamo all'autorità di controllo competente per la protezione dei dati.

Per esercitare tali diritti sui dati di cui siamo titolari, puoi inviare un'email a [email protected]. Prima di dare seguito alla richiesta, potremmo doverti chiedere una conferma della tua identità; risponderemo nei tempi previsti dalla legge.

Se la tua richiesta riguarda documenti caricati a favore di uno studio tramite DocAsker, ti invitiamo a contattare direttamente lo studio in questione, in quanto titolare di tali dati. Qualora contattassi noi, inoltreremo la tua richiesta allo studio e gli forniremo il supporto necessario per risponderti.

Utilizziamo esclusivamente cookie tecnici strettamente necessari e strumenti analoghi indispensabili per il corretto funzionamento del sito web e del servizio, come il mantenimento della sessione attiva, la protezione dei moduli da abusi informatici e la memorizzazione della lingua selezionata.

Non utilizziamo cookie pubblicitari e non permettiamo a terze parti di tracciare la tua navigazione su altri siti tramite il nostro. Qualora dovessimo introdurre in futuro cookie non essenziali, aggiorneremo la presente informativa e richiederemo il tuo preventivo consenso ove prescritto dalla legge.

DocAsker è una piattaforma per professionisti e imprese (B2B) e non è destinata ai minori. Non raccogliamo consapevolmente dati personali relativi a minori tramite il nostro sito web o la creazione di account.

Uno studio professionale potrebbe occasionalmente raccogliere documenti che riguardano un minore, come ad esempio un certificato di nascita allegato a una pratica per il visto. In tale circostanza, lo studio agisce come titolare del trattamento ed è responsabile della liceità della raccolta.

Potremmo aggiornare periodicamente questa informativa per adeguarla all'evoluzione dei nostri servizi o a modifiche normative. Pubblicheremo la versione aggiornata su questa pagina indicando la nuova data di revisione; in caso di modifiche sostanziali, informeremo i titolari degli account via email prima della loro entrata in vigore.

Per qualsiasi domanda riguardante questa informativa o la gestione dei tuoi dati personali, puoi contattarci all'indirizzo [email protected].