Raccolta documenti per consulenti d'immigrazione e agenzie visti
DocAsker è il software di raccolta documentale pensato per consulenti d'immigrazione e agenzie di visti. Ogni richiedente riceve un unico link sicuro con la checklist precisa per passaporti, foto, estratti conto, assicurazioni di viaggio e lettere di supporto. L'AI analizza ogni file al momento del caricamento: passaporti in scadenza, scansioni illeggibili o estratti conto vecchi vengono segnalati all'istante al cliente, prima ancora che tu metta mano alla pratica.
Perché raccogliere i documenti per i visti fa perdere così tanto tempo?
Passaporti che scadono troppo presto
Molti visti richiedono mesi di validità residua oltre la data del viaggio, ma i clienti raramente ci fanno caso. Il problema salta fuori spesso mentre prepari la pratica o, peggio, ad appuntamento già fissato.
Scansioni e foto inutilizzabili
I clienti fotografano i documenti sul copriletto con la luce della lampada da comodino. Riflessi, angoli tagliati e numeri sgranati ti costringono a richiedere la stessa pagina anche due o tre volte.
Un solo nucleo, troppi richiedenti
Una pratica familiare può contare decine di documenti divisi su quattro o cinque persone. Tra email disordinate e chat di messaggistica, capire chi ha inviato cosa diventa una trappola continua.
Cosa verifica DocAsker prima che tu prepari la pratica
Validità residua del passaporto
Imposta la validità minima richiesta e DocAsker controllerà la data di scadenza. Il cliente visualizzerà: «Questo passaporto scade tra 4 mesi, ma la richiesta richiede almeno 6 mesi di validità residua. Carica il passaporto rinnovato o contatta il tuo consulente.»
Date degli estratti conto
I consolati richiedono estratti conto recenti su archi temporali precisi. Il cliente visualizzerà: «Questo estratto conto si ferma al 30 giugno. Carica gli estratti degli ultimi 3 mesi, completi fino al mese in corso.»
Leggibilità delle pagine del passaporto
DocAsker individua sfocature, riflessi e bordi tagliati su ogni file. Il cliente visualizzerà: «La parte inferiore del passaporto è tagliata, comprese le righe di codice (MRZ). Appoggia il documento su un piano e inquadra la pagina per intero.»
Corrispondenza del documento richiesto
Una prenotazione alberghiera non può sostituire la polizza sanitaria. Il cliente visualizzerà: «Questo documento sembra una prenotazione d'hotel. Per favore, carica il certificato dell'assicurazione sanitaria di viaggio.»
Quali documenti devono inviare i richiedenti visto?
Checklist documenti per il visto Schengen- Passaporto con validità residua sufficiente
- Copie dei visti precedenti
- Fototessere nel formato richiesto
- Modulo di domanda firmato
- Estratti conto bancari degli ultimi 3-6 mesi
- Certificato di assicurazione sanitaria di viaggio
- Prenotazione dei voli
- Prenotazione alberghiera o lettera di invito
- Lettera di lavoro o visura camerale
- Buste paga o dichiarazione dei redditi
- Certificati di nascita o matrimonio per pratiche familiari
- Lettera di sponsorizzazione e documento del garante
Come lavorano i consulenti d'immigrazione con DocAsker
1Scegli o crea una checklist
Parti dal modello per il visto Schengen o creane uno su misura per le destinazioni che gestisci. I requisiti variano per Paese, consolato e tipo di visto: verifica sempre le direttive aggiornate e adatta le voci prima dell'invio.
2Invia un link a ciascun richiedente
Nelle pratiche familiari puoi inviare una richiesta separata per ogni persona, così i file non si mischiano. Il link si apre su qualsiasi smartphone: i clienti fotografano le pagine direttamente dalla fotocamera.
3Risolvi i problemi prima dell'appuntamento
Passaporti quasi scaduti, estratti conto vecchi e foto sfuocate vengono rispediti al mittente con una spiegazione chiara nell'istante in cui vengono caricati. Solo i casi particolari vengono segnalati per una tua revisione manuale.
4Componi il fascicolo con file già convalidati
I file approvati vengono rinominati secondo uno standard coerente e archiviati nel tuo spazio di lavoro o sul tuo cloud collegato. I solleciti automatici si fermano non appena il quadro è completo: a te resta solo preparare la domanda con la certezza di avere tutto.
Domande frequenti
I richiedenti devono registrarsi per inviare i documenti?
No. I clienti aprono il link da smartphone o computer e caricano i file senza creare account, senza password e senza installare app. Possono scattare le foto direttamente dalla fotocamera, e i file vengono convertiti automaticamente in PDF.
Dove vengono salvate le scansioni dei passaporti e chi ha accesso?
I file sono crittografati sia in transito che a riposo e conservati nel tuo spazio di lavoro DocAsker, oppure salvati su Google Drive, Dropbox o OneDrive con i piani Pro e Firm. Ogni caricamento, controllo o download viene tracciato; i link possono essere revocati in qualsiasi momento e il piano Firm include la gestione avanzata dei permessi per il team. Sei tu a stabilire i tempi di conservazione dei file, ed è disponibile un accordo sul trattamento dei dati (DPA) su richiesta.
DocAsker può verificare se un passaporto ha almeno 6 mesi di validità?
Sì. Basta impostare una soglia minima di validità sulla voce del passaporto (ad esempio 6 mesi): DocAsker la confronterà in automatico con la data di scadenza del documento. Se non rispetta il criterio, il cliente riceve subito una notifica.
La checklist per il visto Schengen è identica per ogni Paese?
No, è una base di partenza. I requisiti possono variare in base a consolato, tipologia di visto e profilo del richiedente: verifica sempre la documentazione necessaria con l'autorità competente e personalizza le voci prima di inviare la richiesta.
DocAsker invia la domanda di visto per conto mio?
No. DocAsker si occupa di raccogliere e controllare i documenti inviati dai clienti. La preparazione finale e l'inoltro della pratica al consolato, al visa center o tramite portale rimangono sotto la tua gestione.
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