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Onboarding clienti e raccolta documenti KYC per studi legali

DocAsker gestisce l'onboarding dei clienti e la raccolta dei documenti KYC per gli studi legali. Ti basta inviare al cliente un unico link sicuro con la checklist dei documenti richiesti: documento d'identità, prova di residenza, assetti societari e lettera d'incarico firmata. Ogni file caricato viene controllato in tempo reale dall'AI; inoltre, ogni caricamento, verifica e download viene tracciato per garantirti uno storico chiaro e verificabile di cosa hai ricevuto e quando.

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Un avvocato compliance sulla trentina esamina un contratto spillato su un tavolo di vetro

I colli di bottiglia nell'onboarding dei clienti

  • Pratiche bloccate in attesa del KYC

    Non puoi aprire il fascicolo né accettare pagamenti finché i documenti d'identità non sono in regola. Una bolletta mancante o una carta d'identità scaduta possono paralizzare un'attività urgente che il cliente sta aspettando.

  • Prove di residenza non recenti

    La tua policy richiede documenti emessi negli ultimi 3 mesi, ma il cliente ne invia uno dell'anno scorso. Per accorgersene bisogna controllare manualmente ogni data, per ciascun amministratore e titolare effettivo.

  • Nessuna tracciabilità certa di quanto ricevuto

    I documenti arrivano un po' via email, un po' per posta e un po' a mano allo studio. Quando un audit o una revisione interna richiede di verificare cosa è stato ricevuto e quando, ricostruire la cronologia dai messaggi di posta è un'impresa.

Cosa verifica DocAsker durante l'onboarding del cliente

  • Scadenza del documento

    DocAsker legge la data di scadenza su passaporti e carte d'identità. Il cliente visualizza: "Questo documento è scaduto il 12 maggio 2025. Per favore, carica un passaporto o una carta d'identità in corso di validità."

  • Data della prova di residenza

    Imposta la richiesta per accettare solo documenti degli ultimi 3 mesi. Il cliente visualizza: "Questa bolletta è datata novembre 2025. Carica una bolletta o un estratto conto emesso negli ultimi 3 mesi."

  • Tipologia di documento corretta

    DocAsker verifica che il file corrisponda alla tipologia richiesta. Il cliente visualizza: "Questo file sembra una bolletta telefonica, che non rientra tra i documenti ammessi. Per favore, carica un'utenza domestica o un estratto conto bancario."

  • Atti di delega completi e firmati

    Le lettere d'incarico e le procure devono contenere tutte le pagine e le relative firme. Il cliente visualizza: "Manca la pagina 4 della procura. Carica il documento completo, inclusa l'ultima pagina firmata."

Documenti richiesti dagli studi legali per onboarding e KYC

Checklist documenti KYC per l'onboarding clienti degli studi legali
  • Passaporto o carta d'identità
  • Prova di residenza degli ultimi 3 mesi
  • Lettera d'incarico firmata
  • Visura camerale o certificato di iscrizione al registro delle imprese
  • Elenco amministratori
  • Libro soci o registro dei titolari effettivi
  • Documento d'identità per ciascun amministratore e titolare effettivo
  • Documentazione sull'origine dei fondi
  • Procura firmata
  • Delibera del CdA di conferimento dell'incarico
  • Atto istitutivo di trust (per clienti trust)

Come gli studi legali utilizzano DocAsker per l'onboarding

  1. 1Configura la tua checklist KYC

    Parti da un modello per la raccolta KYC e adattalo alle policy del tuo studio. Le normative antiriciclaggio variano a seconda della giurisdizione e dell'ordine di appartenenza: definisci i documenti necessari e imposta i vincoli temporali per ciascuno.

  2. 2Invia il link al momento dell'incarico

    Invia il link insieme alla lettera d'incarico. I clienti caricano i file da smartphone o computer senza creare un account, e possono riaccedere allo stesso link man mano che raccolgono la documentazione dei diversi amministratori.

  3. 3Esamina solo ciò che ha superato i controlli

    Documenti scaduti, bollette datate e pagine non firmate vengono respinti automaticamente con una nota esplicativa per il cliente. Il tuo team gestisce solo i file già conformi e le eccezioni segnalate per revisione manuale.

  4. 4Conserva un registro completo

    Ogni caricamento, verifica e download viene registrato e, con il piano Firm, puoi esportare l'intero audit log. Decidi tu la durata di conservazione dei file e puoi eliminare la richiesta e i relativi allegati in qualsiasi momento.

Domande frequenti

I clienti devono creare un account per caricare i documenti KYC?

No. I clienti aprono il link da qualsiasi smartphone o computer e caricano i file senza bisogno di account, password o app dedicate. Possono fotografare il documento direttamente con la fotocamera o caricare dei PDF, per poi riaprire lo stesso link in un secondo momento per completare l'operazione.

Dove vengono salvati i documenti d'identità e con quali garanzie di sicurezza?

I file sono protetti da crittografia sia in transito (TLS) sia a riposo, archiviati nel tuo spazio di lavoro DocAsker oppure sincronizzati automaticamente con Google Drive, Dropbox o OneDrive nei piani Pro e Firm. I link possono scadere o essere revocati in qualsiasi momento; inoltre, ogni caricamento, verifica e download viene tracciato. DocAsker ti supporta nella conformità alle normative sulla protezione dei dati personali (GDPR) ed è disponibile un Data Processing Agreement (DPA) su richiesta.

DocAsker verifica l'identità del cliente?

No. DocAsker verifica che ogni file corrisponda al tipo di documento richiesto, sia leggibile, in corso di validità, firmato ove necessario e privo di pagine mancanti. L'adeguata verifica dell'identità e la decisione di accettare l'incarico rimangono a carico del tuo studio e delle tue procedure interne di compliance.

Quali documenti sono necessari per l'adeguata verifica (KYC) in uno studio legale?

Dipende dalla giurisdizione, dagli obblighi antiriciclaggio applicabili e dalla natura del cliente. Una checklist standard include documento d'identità, prova di residenza recente (ultimi 3 mesi) e, per le persone giuridiche, visura camerale e documentazione su titolari effettivi e governance. Usa la nostra checklist come base e adattala alle policy del tuo studio.

È possibile esportare lo storico delle verifiche effettuate?

Sì, con il piano Firm. Tutte le attività di caricamento, controllo e download vengono registrate in qualsiasi piano; il piano Firm consente inoltre di esportare l'audit log completo, oltre a offrire accessi di gruppo e gestione avanzata dei permessi.

Altri settori

Invia la tua prima richiesta in pochi minuti

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