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Mandantenaufnahme und KYC-Dokumenteneingang für Kanzleien

DocAsker automatisiert das Onboarding und die KYC-Prüfung für Kanzleien. Schicken Sie Mandanten einfach einen sicheren Link mit einer Checkliste für Ausweisdokumente, Adressnachweise, Handelsregisterauszüge und die Vollmacht. Jeder Upload wird direkt per KI geprüft. Sämtliche Einreichungen, Prüfungen und Downloads werden lückenlos protokolliert – damit Sie jederzeit nachweisen können, was wann eingegangen ist.

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Eine Compliance-Anwältin Mitte dreißig prüft einen gehefteten Vertrag an einem Glastisch

Typische Hürden bei der Mandantenaufnahme

  • Mandate stehen wegen fehlendem KYC still

    Ohne vollständige Legitimationsprüfung dürfen Sie weder Akten anlegen noch Fremdgelder annehmen. Eine fehlende Verbrauchsabrechnung oder ein abgelaufener Personalausweis verzögern den eigentlichen Fall unnötig.

  • Veraltete Adressnachweise

    Ihre Compliance verlangt Dokumente aus den letzten 3 Monaten – der Mandant schickt Unterlagen vom Vorjahr. Das manuell bei jedem Geschäftsführer und wirtschaftlich Berechtigten nachzusehen, kostet wertvolle Arbeitszeit.

  • Keine lückenlose Dokumentation

    Unterlagen treffen per Mail, per Post oder persönlich ein. Müssen Sie bei einer Aktenprüfung nachweisen, was wann vorlag, artet das Zusammensuchen aus diversen Postfächern schnell in Stress aus.

Was DocAsker beim Mandanten-Onboarding prüft

  • Gültigkeit von Ausweisdokumenten

    DocAsker liest das Ablaufdatum auf Pässen und Personalausweisen aus. Ihr Mandant sieht sofort: „Dieser Ausweis ist am 12. Mai 2025 abgelaufen. Bitte laden Sie ein gültiges Ausweisdokument hoch.“

  • Datum des Adressnachweises

    Legen Sie fest, dass Belege maximal 3 Monate alt sein dürfen. Ihr Mandant sieht: „Diese Rechnung stammt von November 2025. Bitte laden Sie eine Verbrauchsabrechnung oder einen Kontoauszug aus den letzten 3 Monaten hoch.“

  • Zulässige Dokumentenart

    DocAsker gleicht ab, ob die Datei dem geforderten Dokumenttyp entspricht. Ihr Mandant sieht: „Hierbei scheint es sich um einen Handyvertrag zu handeln, der leider nicht zulässig ist. Bitte laden Sie eine Stromrechnung oder einen Kontoauszug hoch.“

  • Vollständige und unterschriebene Vollmachten

    Mandatsvereinbarungen und Vollmachten müssen lückenlos vorliegen und signiert sein. Ihr Mandant sieht: „Seite 4 der Vollmacht fehlt. Bitte laden Sie alle Seiten inklusive der unterschriebenen Abschlussseite hoch.“

Typische Dokumente für Mandantenaufnahme und KYC

KYC-Dokumenten-Checkliste für die Mandatsaufnahme in Kanzleien
  • Reisepass oder Personalausweis
  • Adressnachweis (nicht älter als 3 Monate)
  • Unterschriebene Mandatsvereinbarung
  • Handelsregisterauszug
  • Geschäftsführerliste
  • Gesellschafterliste / Nachweis der wirtschaftlich Berechtigten
  • Ausweiskopien aller Geschäftsführer und wirtschaftlich Berechtigten
  • Mittelherkunftsnachweis (Source of Funds)
  • Unterschriebene Vollmacht
  • Gesellschafterbeschluss zur Mandatierung
  • Treuhandvertrag (bei Treuhandmandaten)

So nutzen Kanzleien DocAsker für das Onboarding

  1. 1KYC-Checkliste konfigurieren

    Wählen Sie eine Vorlage und passen Sie die Liste an Ihre internen Compliance-Vorgaben an. Da Geldwäschegesetze und standesrechtliche Pflichten je nach Land variieren, bestimmen Sie exakt, welche Belege erforderlich sind und wie alt diese sein dürfen.

  2. 2Link zur Mandatierung versenden

    Senden Sie den Upload-Link direkt mit der Mandatsvereinbarung. Mandanten laden Dateien bequem vom Smartphone oder Desktop hoch – ganz ohne Account. Der Link bleibt aktiv, bis alle Dokumente der beteiligten Personen beisammen sind.

  3. 3Nur noch geprüfte Dateien sichten

    Abgelaufene Pässe, alte Rechnungen oder unvollständige Verträge werden sofort beanstandet und an den Mandanten zurückgespielt. Ihr Team prüft nur noch freigegebene Dateien und Zweifelsfälle, die manuell markiert wurden.

  4. 4Revisionssicher dokumentieren

    Jeder Upload, jede Prüfung und jeder Download wird protokolliert. Im Firm-Tarif können Sie das Audit-Log vollständig exportieren. Sie behalten die volle Kontrolle über Aufbewahrungsfristen und können Vorgänge samt Daten jederzeit löschen.

Häufig gestellte Fragen

Müssen Mandanten ein Konto erstellen, um KYC-Dokumente hochzuladen?

Nein. Mandanten öffnen den Link einfach am Smartphone oder PC und laden Unterlagen ohne Registrierung, Passwort oder App hoch. Ausweise können direkt abfotografiert oder als PDF hochgeladen werden. Der Zwischenstand lässt sich jederzeit speichern und später fortsetzen.

Wo werden die Ausweisdokumente gespeichert und wie sicher sind sie?

Alle Dateien werden bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand verschlüsselt gespeichert – wahlweise in Ihrem DocAsker-Workspace oder in den Tarifen Pro und Firm per Anbindung an Google Drive, Dropbox oder OneDrive. Zugriffslinks können befristet oder widerrufen werden, während jeder Zugriff protokolliert wird. DocAsker unterstützt Sie bei der Einhaltung der DSGVO; ein AV-Vertrag (Auftragsverarbeitung) steht auf Anfrage bereit.

Führt DocAsker eine rechtliche Identitätsprüfung durch?

Nein. DocAsker prüft, ob die angeforderten Unterlagen lesbar, gültig, vollständig und an den relevanten Stellen unterschrieben sind. Die formelle Feststellung der Identität und die Entscheidung über die Mandatsannahme verbleiben vollständig bei Ihrer Kanzlei und Ihrem Compliance-Prozess.

Welche Unterlagen fordern Kanzleien für das KYC-Verfahren an?

Das hängt von Rechtsraum, Kammer und Mandantenstruktur ab. In der Regel gehören dazu Ausweiskopien, aktuelle Adressnachweise (maximal 3 Monate alt) und bei juristischen Personen Nachweise zu Geschäftsführung und wirtschaftlicher Berechtigung. Nutzen Sie unsere Vorlagen als Basis und stimmen Sie diese mit Ihren Kanzleirichtlinien ab.

Kann ich die Nachweise über erfolgte Prüfungen exportieren?

Ja, im Firm-Tarif. Zwar wird jeder Schritt bereits in allen Tarifen im System erfasst, der Firm-Tarif bietet jedoch zusätzlich den vollständigen Export des Audit-Logs sowie erweiterte Team-Lizenzen und Rechteverwaltungen.

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