Datenschutzerklärung

DocAsker ist eine Software zur strukturierten Einholung von Mandanten- und Kundendokumenten. Kanzleien, Steuerberater, Einwanderungsberater und andere Unternehmen nutzen unsere Plattform, um Dokumente über sichere Upload-Links von ihren Mandanten anzufordern. Aus diesem Grund verarbeiten wir personenbezogene Daten in zwei verschiedenen Rollen.

Wir handeln als Verantwortlicher (Controller) für Daten von Website-Besuchern, Nutzern einer Testversion sowie Inhabern und aktiven Nutzern von DocAsker-Accounts. In dieser Rolle bestimmen wir die Zwecke und Mittel der Verarbeitung; hierfür gilt diese Datenschutzerklärung vollumfänglich.

Wir handeln als Auftragsverarbeiter (Processor) für die Dokumente und Details, die Unternehmen über DocAsker von ihren Kunden und Mandanten einholen. Das anfordernde Unternehmen ist der Verantwortliche für diese Daten und legt fest, was warum und wie lange gespeichert wird. Wir verarbeiten diese Inhalte ausschließlich nach Weisung des jeweiligen Unternehmens und auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV). Wenn Sie Dokumente für ein Unternehmen über DocAsker hochgeladen haben, gilt die Datenschutzerklärung dieses Unternehmens; bei Fragen wenden Sie sich bitte primär direkt an Ihren jeweiligen Ansprechpartner dort.

Account- und Testphasen-Daten: Ihr Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmensname, Passwort (ausschließlich als Hash gespeichert), gewählter Plan, Abrechnungsdaten und individuelle Einstellungen. Zahlungskartendaten werden direkt über unseren Zahlungsdienstleister abgewickelt und nicht auf unseren Servern gespeichert.

Nutzungs- und technische Daten: aufgerufene Seiten und genutzte Funktionen, Protokolldaten zu Uploads, Prüfungen und Downloads, IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp sowie Fehlerberichte. Wir nutzen diese Daten für den zuverlässigen Betrieb, die IT-Sicherheit und die Weiterentwicklung des Dienstes.

Kommunikationsdaten: Nachrichten, die Sie uns senden (z. B. Supportanfragen), sowie Protokolle über transaktionsbezogene E-Mails, die wir Ihnen zu Ihrem Account senden.

Eingeholte Dokumente (Auftragsverarbeitung): die von Kunden bzw. Mandanten hochgeladenen Dateien, die zugehörigen Checklisten-Punkte, Prüfergebnisse sowie die Kontaktdaten, die das anfordernde Unternehmen hinterlegt, um Einladungslinks und Erinnerungen zu versenden (etwa Name, E-Mail-Adresse und, je nach Plan, Telefonnummer).

Wir nutzen Account- und Nutzungsdaten, um Ihren Account bereitzustellen und zu verwalten, die Funktionen Ihres Plans bereitzustellen, Zahlungen abzuwickeln, System- und Sicherheitsmitteilungen zu senden, Supportanfragen zu bearbeiten und Missbrauch vorzubeugen.

Aggregierte, anonymisierte Daten über die Nutzung der Plattform verwenden wir, um Fehler zu beheben und DocAsker kontinuierlich zu verbessern. Wir verkaufen zu keinem Zeitpunkt personenbezogene Daten und nutzen diese nicht für Werbezwecke.

Eingeholte Dokumente und Kontaktdaten von Endkunden verarbeiten wir ausschließlich zur Erbringung unserer Dienstleistung für das anfordernde Unternehmen: zum Versand von Upload-Links und Erinnerungen, zur Durchführung der automatisierten Prüfungen je Upload, zur Umbenennung und Ablage freigegebener Dateien sowie zur Führung des Aktivitätsprotokolls.

Sobald eine Datei hochgeladen wird, analysiert DocAsker diese mithilfe von KI-Modellen – beispielsweise auf Unschärfe, Spiegelungen oder abgeschnittene Ränder, Vollständigkeit der Seiten, Richtigkeit des Dokumententyps, Übereinstimmung relevanter Daten/Zeiträume und das Vorhandensein erforderlicher Unterschriften.

Hochgeladene Dokumente werden ausschließlich zur Ausführung dieser Prüfungen im Auftrag des anfordernden Unternehmens verarbeitet. Wir verwenden Kundendokumente nicht zum Trainieren von KI-Modellen und untersagen dies auch unseren KI-Infrastrukturpartnern vertraglich.

Die Prüfungen dienen lediglich dazu, Probleme frühzeitig sichtbar zu machen. Es werden keinerlei rechtliche oder behördliche Entscheidungen über Personen getroffen. Die finale Prüfung und die inhaltliche Bewertung der Dokumente verbleiben immer in der alleinigen Verantwortung des anfordernden Unternehmens.

Soweit Datenschutzgesetze wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die UK GDPR oder das türkische Datenschutzgesetz (KVKK) Anwendung finden, stützen wir uns bei jeder Verarbeitung personenbezogener Daten, für die wir Verantwortlicher sind, auf eine gültige Rechtsgrundlage.

Accountdaten verarbeiten wir zur Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (etwa zur Bereitstellung eines Testzugangs). Nutzungs- und Sicherheitsdaten stützen wir auf unser berechtigtes Interesse an einem stabilen, performanten und sicheren Systembetrieb. Bestimmte Nachweise (z. B. Rechnungen) bewahren wir zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten auf. Sofern gesetzlich eine Einwilligung erforderlich ist, holen wir diese ausdrücklich ein; Sie können sie jederzeit widerrufen.

Für eingeholte Dokumente ist das jeweilige Unternehmen der Verantwortliche und dafür zuständig, dass eine tragfähige Rechtsgrundlage für die Einholung vorliegt. Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) stellen wir auf Anfrage unter [email protected] bereit.

Wir geben personenbezogene Daten nur an externe Dienstleister weiter, die uns beim Betrieb von DocAsker unterstützen – und dies ausschließlich im Rahmen strenger vertraglicher Vereinbarungen, die den Schutz der Daten garantieren und jede Zweckentfremdung untersagen. Hierzu zählen Partner für Cloud-Hosting und -Speicher, E-Mail- und SMS-Versand, Zahlungsabwicklung sowie KI-Dienste zur Dokumentenprüfung.

Sofern ein Unternehmen Google Drive, Dropbox oder OneDrive anbindet, werden freigegebene Dokumente auf direkte Weisung des Unternehmens an das jeweilige Konto übertragen. Zudem legen wir Daten offen, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, zum Schutz der Rechte und Sicherheit unserer Nutzer oder Dritter sowie im Falle einer Fusion oder Unternehmensveräußerung (wobei diese Erklärung auch in diesem Fall fortgilt).

Unsere Dienstleister verarbeiten Daten mitunter in Ländern außerhalb Ihres Wohnsitzlandes. Bei grenzüberschreitenden Datentransfers setzen wir die gesetzlich vorgeschriebenen Schutzmechanismen ein – insbesondere Standardvertragsklauseln – und treffen angemessene Vorkehrungen, um ein gleichwertiges Datenschutzniveau zu gewährleisten.

Wir speichern Accountdaten, solange Ihr Account besteht. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses löschen oder anonymisieren wir diese Daten innerhalb einer angemessenen Frist, es sei denn, gesetzliche, steuerrechtliche oder buchhalterische Aufbewahrungsfristen oder die Durchsetzung von Rechtsansprüchen erfordern eine längere Aufbewahrung.

Bei eingeholten Dokumenten bestimmt das anfordernde Unternehmen die Aufbewahrungsdauer; Anfragen und Dateien können dort jederzeit gelöscht werden. Sobald ein Unternehmen Dateien entfernt oder seinen Account schließt, löschen wir diese umgehend aus unseren aktiven Systemen; Kopien in Sicherheits-Backups werden im regulären Rotationszyklus überschrieben.

Alle Daten und Dateien werden während der Übertragung per TLS verschlüsselt und im Ruhezustand (at rest) verschlüsselt gespeichert. Der Zugriff auf Kundendaten innerhalb von DocAsker ist strikt auf Mitarbeiter beschränkt, die diesen für Betrieb, Wartung und Support zwingend benötigen.

Unternehmen behalten die volle Kontrolle: Upload-Links können jederzeit mit Ablaufdaten versehen oder widerrufen werden, und jeder Upload, jede Prüfung und jeder Download wird revisionssicher protokolliert. Absolute Sicherheit kann kein System garantieren; wir ergreifen jedoch umfassende technische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten und benachrichtigen betroffene Kunden sowie die Aufsichtsbehörden bei Datenschutzverletzungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben unverzüglich.

Je nach geltendem Recht haben Sie das Recht auf Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten, auf Berichtigung, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Widerspruch gegen bestimmte Nutzungen und das Recht auf Datenübertragbarkeit. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen; zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu.

Um diese Rechte bezüglich der von uns verantworteten Daten auszuüben, schreiben Sie uns an [email protected]. Aus Sicherheitsgründen behalten wir uns vor, Ihre Identität vorab zu verifizieren. Wir bearbeiten Anfragen innerhalb der gesetzlichen Fristen.

Bezieht sich Ihr Anliegen auf Dokumente, die Sie über DocAsker für ein Drittunternehmen bereitgestellt haben, wenden Sie sich bitte direkt an dieses Unternehmen, da es die datenschutzrechtliche Verantwortung trägt. Sollten Sie uns kontaktieren, leiten wir Ihre Anfrage an das Unternehmen weiter und unterstützen dieses bei der Klärung.

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speichermethoden ein, die für den einwandfreien Betrieb unserer Website und Plattform unerlässlich sind – etwa um Sie eingeloggt zu halten, Formulare gegen Missbrauch zu sichern oder Spracheinstellungen zu speichern.

Wir verwenden keine Werbe-Cookies und erlauben Dritten nicht, Ihr Verhalten über unsere Plattform hinweg auf anderen Websites zu tracken. Sollten wir jemals nicht zwingend erforderliche Cookies einbinden, werden wir diese Erklärung aktualisieren und vorab die gesetzlich vorgeschriebene Einwilligung einholen.

DocAsker ist eine B2B-Plattform für Geschäftskunden und richtet sich nicht an Minderjährige. Wir erfassen über unsere Website oder bei der Accounterstellung wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern.

Es kann vorkommen, dass ein anforderndes Unternehmen Dokumente einholt, die Minderjährige betreffen (z. B. Geburtsurkunden im Rahmen eines Visaverfahrens). In diesem Fall agiert das Unternehmen als Verantwortlicher und ist dafür zuständig, dass die Erhebung im Einklang mit den geltenden Gesetzen erfolgt.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich unsere Plattform oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Aktualisierte Fassungen veröffentlichen wir mit neuem Stand auf dieser Seite. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Account-Inhaber vorab per E-Mail.

Wenn Sie Fragen zu dieser Erklärung oder zur Verarbeitung Ihrer Daten haben, kontaktieren Sie uns gern unter [email protected].