Política de privacidad

DocAsker es un software para solicitar y recopilar documentación de clientes. Despachos y empresas —como asesorías, consultorías de extranjería o bufetes de abogados— lo utilizan para pedir documentos a sus clientes mediante un enlace seguro. Por esta razón, tratamos datos personales bajo dos roles distintos.

Actuamos como responsables del tratamiento de los datos de quienes visitan nuestra web, de quienes se registran para una prueba y de quienes tienen o utilizan una cuenta en DocAsker. En este caso, decidimos los fines y medios del tratamiento, y esta política se aplica íntegramente.

Actuamos como encargados del tratamiento respecto a los documentos y datos que los despachos recopilan de sus clientes a través de DocAsker. La empresa o despacho en cuestión es el responsable de esos datos: decide qué recopilar, con qué fin y durante cuánto tiempo. Nosotros solo los tratamos siguiendo sus instrucciones y con arreglo a nuestro contrato de encargo del tratamiento. Si has subido documentos para un despacho a través de DocAsker, se aplica la política de privacidad de dicho despacho, por lo que debes dirigirte a ellos en primer lugar ante cualquier duda.

Datos de la cuenta y del periodo de prueba: tu nombre, correo electrónico de trabajo, nombre de la empresa, contraseña (almacenada mediante hash), datos de suscripción y facturación, así como las preferencias que configures. Los datos de las tarjetas de pago los gestiona nuestra pasarela de pagos y nunca se almacenan en nuestros servidores.

Datos técnicos y de uso: las páginas y funciones que utilizas, registros (logs) de subidas, comprobaciones y descargas, dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, y partes de errores. Empleamos esta información para operar, proteger y mejorar el servicio.

Comunicaciones: los mensajes que nos envías (por ejemplo, consultas a soporte) y el historial de correos electrónicos que te remitimos sobre tu cuenta.

Documentos recopilados (en calidad de encargado del tratamiento): los archivos que suben los clientes de un despacho, las tareas de la lista a las que corresponden, los resultados de las comprobaciones y los datos de contacto que introduce el despacho para enviar el enlace y los recordatorios (como el nombre, correo electrónico y, en algunos planes, el número de teléfono del cliente).

Utilizamos los datos de cuenta y de uso para crear y gestionar tu cuenta, ofrecerte las funciones de tu plan, procesar pagos, enviarte avisos operativos y de seguridad, atender tus consultas de soporte y prevenir abusos del servicio.

Utilizamos datos agregados sobre cómo se usa la plataforma para solucionar incidencias y mejorar DocAsker. No vendemos datos personales ni los utilizamos con fines publicitarios.

Utilizamos los documentos recopilados y los datos de contacto de los clientes única y exclusivamente para prestar el servicio al despacho que los ha solicitado: enviar enlaces y recordatorios, realizar las comprobaciones en cada subida, renombrar y organizar los archivos aceptados, y mantener el registro de actividad.

Cuando un cliente sube un archivo, DocAsker utiliza IA para revisarlo: comprueba, por ejemplo, si la imagen está borrosa, tiene reflejos o esquinas cortadas, si coincide con el documento solicitado, si las fechas y periodos cuadran con la petición, si los campos de firma están cumplimentados y si no falta ninguna página.

Los documentos subidos se procesan únicamente para realizar estas comprobaciones por cuenta del despacho solicitante. No utilizamos los documentos de los clientes para entrenar modelos de IA, ni permitimos que nuestros proveedores de modelos lo hagan con ellos.

Estas comprobaciones automáticas ayudan al despacho y a su cliente a detectar problemas a tiempo. No toman decisiones jurídicas ni normativas sobre ninguna persona. El despacho sigue siendo el único responsable de revisar la documentación y de cualquier decisión que tome a partir de ella.

Siempre que resulten de aplicación normativas de protección de datos como el RGPD (en la UE y el Reino Unido) o la KVKK de Turquía, fundamentamos cada tratamiento del que somos responsables en una base legal adecuada.

Tratamos los datos de cuenta para ejecutar nuestro contrato contigo o para aplicar medidas precontractuales (como darte acceso a una prueba). Tratamos los datos de uso y seguridad con base en nuestro interés legítimo en ofrecer un servicio seguro y estable. Conservamos ciertos registros, como facturas, por obligación legal. Cuando la legislación exija tu consentimiento, te lo solicitaremos y podrás revocarlo en cualquier momento.

En lo relativo a los documentos recopilados, el despacho actúa como responsable del tratamiento y tiene la obligación de contar con una base jurídica válida para recabarlos. Ponemos a su disposición nuestro contrato de encargo del tratamiento previa solicitud en [email protected].

Solo compartimos datos personales con aquellos proveedores de servicios que nos ayudan a operar DocAsker, siempre mediante contratos por escrito que les obligan a protegerlos y a usarlos únicamente para el servicio contratado. Entre ellos se encuentran proveedores de alojamiento e infraestructura en la nube, envío de correos y SMS, pasarelas de pago y los modelos de IA que realizan las comprobaciones documentales.

Si un despacho vincula Google Drive, Dropbox o OneDrive, los archivos aprobados se enviarán a dicha cuenta según sus instrucciones. Asimismo, podremos revelar información si así lo exige la ley, para proteger los derechos y la seguridad de nuestros usuarios o de terceros, o en el marco de una fusión o venta de nuestro negocio, supuesto en el que seguirá aplicándose esta misma política.

Nuestros proveedores pueden tratar datos en países distintos al tuyo. Cuando realizamos transferencias internacionales de datos personales, aplicamos las garantías legales exigidas por la normativa —como las cláusulas contractuales tipo— y nos aseguramos de que los datos mantengan un nivel de protección equivalente.

Conservamos los datos de tu cuenta mientras esta permanezca activa. Una vez cerrada, los eliminamos o anonimizamos en un plazo razonable, a excepción de aquellos registros que debamos conservar por obligaciones legales, fiscales o contables, o para resolver posibles litigios.

En cuanto a los documentos recopilados, el despacho decide durante cuánto tiempo se guardan y puede eliminar una solicitud con sus respectivos archivos en cualquier momento. Cuando el despacho borra archivos o cancela su cuenta, los eliminamos de nuestros sistemas activos; las copias de seguridad se van purgando a medida que se sustituyen por las nuevas.

Toda la información y los archivos viajan cifrados en tránsito mediante TLS y se almacenan cifrados en reposo. En DocAsker, el acceso a los datos de los clientes está estrictamente limitado a aquellos empleados que lo necesitan para el mantenimiento y soporte de la plataforma.

Los despachos mantienen el control total sobre sus peticiones: los enlaces se pueden caducar o revocar en cualquier instante, y cada subida, comprobación o descarga queda registrada. Aunque ningún sistema informático es infalible al 100 %, nos esforzamos al máximo por proteger tus datos y notificaremos a los clientes afectados y a las autoridades competentes cualquier brecha de seguridad que afecte a datos personales, tal y como exige la ley.

En función de tu lugar de residencia, puedes tener derecho a acceder a los datos personales que conservamos sobre ti, rectificarlos, solicitar su supresión, oponerte a determinados tratamientos o limitarlos, y obtener una copia en un formato estructurado y portable. También puedes retirar el consentimiento prestado en cualquier momento y presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos correspondiente.

Para ejercer estos derechos respecto a los datos de los que somos responsables, escríbenos a [email protected]. Es posible que te solicitemos verificar tu identidad antes de proceder, y atenderemos tu petición en los plazos legalmente establecidos.

Si tu consulta tiene que ver con documentos que has subido para un despacho mediante DocAsker, debes dirigirte a dicho despacho, ya que actúa como responsable del tratamiento. Si contactas con nosotros, remitiremos tu solicitud al despacho y colaboraremos con ellos para responderte.

Utilizamos exclusivamente cookies técnicas y sistemas de almacenamiento local indispensables para que la web y la plataforma funcionen correctamente (por ejemplo, para mantener tu sesión abierta, proteger los formularios frente a abusos o recordar tu idioma preferido).

No utilizamos cookies publicitarias ni permitimos que terceras partes rastreen tu navegación en otros sitios a través del nuestro. Si alguna vez incorporamos cookies que no sean estrictamente necesarias, actualizaremos esta política y te solicitaremos el correspondiente consentimiento previo siempre que la ley lo exija.

DocAsker es un servicio profesional pensado exclusivamente para empresas y profesionales, por lo que no está dirigido a menores. No recopilamos conscientemente datos personales de menores a través de nuestra web ni de nuestras cuentas de usuario.

En ocasiones, un despacho puede recopilar documentación relativa a un menor (como un certificado de nacimiento para un trámite de visado). En tales casos, el despacho es el responsable del tratamiento y tiene la obligación de recabar dichos datos conforme a la legalidad vigente.

Podemos actualizar esta política si nuestro servicio evoluciona o si la legislación cambia. Publicaremos la nueva versión en esta misma página con la fecha actualizada y, si introducimos cambios significativos, avisaremos por correo a los titulares de las cuentas antes de que surtan efecto.

Para resolver cualquier duda acerca de esta política o sobre tus datos personales, escríbenos a [email protected].