Recogida de documentación para asesores de extranjería y agencias de visados
DocAsker es el software de recogida de documentación para asesores de extranjería y agencias de visados. Cada solicitante recibe un enlace seguro con una lista detallada para subir su pasaporte, fotos, extractos bancarios, seguro de viaje y cartas explicativas. La IA revisa cada archivo en cuanto se sube: si un pasaporte va a caducar, un escaneo no se lee o un extracto es antiguo, se le pide al cliente que lo corrija antes de que te pongas a preparar el expediente.
Por qué se tarda tanto en reunir la documentación de un visado
Pasaportes a punto de caducar
Muchos visados exigen que el pasaporte tenga una vigencia bastante posterior a la fecha del viaje, y los clientes casi nunca se fijan en esto. Te sueles dar cuenta al montar el expediente o, peor aún, cuando la cita ya está reservada.
Fotos y escaneos que no van a pasar el filtro
Muchos clientes le hacen una foto al documento encima de la cama y con la luz de una lámpara. Reflejos, esquinas cortadas o números borrosos te obligan a pedir la misma página una y otra vez.
Una sola familia, varios solicitantes
Un trámite familiar puede implicar decenas de documentos repartidos entre cuatro o cinco personas. Controlar quién ha mandado qué por correo o WhatsApp es la receta perfecta para que algo se traspapele.
Qué comprueba DocAsker antes de que prepares el expediente
Vigencia del pasaporte
Indica una vigencia mínima requerida y DocAsker la contrastará con la fecha de caducidad. Tu cliente verá: «Este pasaporte caduca en 4 meses. Para este trámite se necesita una vigencia mínima de 6 meses. Por favor, sube tu pasaporte renovado o consulta con tu asesor».
Fechas de los extractos bancarios
Los consulados suelen exigir extractos recientes que cubran un periodo concreto. Tu cliente verá: «Este extracto finaliza el 30 de junio. Por favor, sube los movimientos de los últimos 3 meses hasta la fecha actual».
Legibilidad de las páginas del pasaporte
DocAsker detecta fotos borrosas, reflejos o bordes cortados en cada subida. Tu cliente verá: «La parte inferior de la página del pasaporte está cortada y no se ve la zona de lectura mecánica. Coloca el pasaporte sobre una superficie plana y encuadra la página completa».
El documento exacto que has pedido
Una reserva de hotel no sustituye a una póliza médica. Tu cliente verá: «El archivo parece una reserva de hotel. Por favor, sube el certificado de tu seguro médico de viaje».
¿Qué documentación suelen tener que enviar los solicitantes de visado?
Checklist de documentos para el visado Schengen- Pasaporte con la vigencia mínima requerida
- Copias de visados anteriores
- Fotos de carné en el tamaño reglamentario
- Formulario de solicitud firmado
- Extractos bancarios de los últimos 3 a 6 meses
- Certificado del seguro médico de viaje
- Reserva de vuelos o billetes
- Reserva de alojamiento o carta de invitación
- Certificado de trabajo o justificante de actividad por cuenta propia
- Nóminas o declaraciones de la renta
- Certificados de matrimonio o nacimiento para solicitudes familiares
- Carta de patrocinio económico y documento de identidad del patrocinador
Cómo trabajan los asesores de extranjería con DocAsker
1Empieza con una plantilla para visados
Usa como base la lista para visados Schengen o crea las tuyas propias según los trámites que lleves. Los requisitos varían según el país, el consulado y el tipo de visado, así que revisa la lista y ajústala antes de enviarla.
2Envía un enlace a cada solicitante
En trámites familiares puedes enviar una solicitud independiente a cada miembro para no mezclar papeles. El enlace se abre en cualquier móvil y permite sacar fotos de cada página directamente con la cámara.
3Resuelve incidencias mucho antes de la cita
Si un pasaporte va a caducar, un extracto es antiguo o una foto no se lee, se rechaza al instante con una explicación clara. Solo te avisaremos si hay algo ambiguo que deba revisar una persona.
4Monta el expediente con documentos listos y validados
Los documentos aceptados se renombran de forma homogénea y se guardan en tu espacio de trabajo o en tu nube sincronizada. Los recordatorios se detienen en cuanto se completa la entrega y tú preparas el expediente con la tranquilidad de tenerlo todo.
Preguntas frecuentes
¿Los clientes necesitan crearse una cuenta para enviar los documentos?
No. El cliente abre el enlace desde el móvil o el ordenador y sube sus archivos sin necesidad de registrarse, recordar contraseñas ni descargar aplicaciones. Puede fotografiar cada hoja con la cámara de su teléfono y el sistema las convierte a PDF de forma automática.
¿Dónde se guardan las copias de los pasaportes y quién tiene acceso a ellas?
Los archivos se cifran tanto en tránsito como en reposo y se almacenan en tu espacio de trabajo de DocAsker, o se sincronizan directamente con Google Drive, Dropbox o OneDrive en los planes Pro y Firm. Cada subida, validación y descarga queda registrada en un registro de auditoría, los enlaces se pueden revocar en cualquier momento y el plan Firm incluye permisos por roles de equipo. Tú decides los periodos de retención y disponemos de un acuerdo de encargo de tratamiento de datos (DPA) si lo necesitas.
¿DocAsker puede verificar que un pasaporte tenga al menos 6 meses de vigencia?
Sí. Basta con definir una vigencia mínima para ese requisito (por ejemplo, 6 meses) y DocAsker la comparará con la fecha de caducidad del pasaporte. Si no cumple el plazo, se le indica al solicitante en el mismo momento.
¿La lista de requisitos para el visado Schengen es igual para todos los países?
No. La plantilla sirve como punto de partida. Los requisitos exactos cambian en función del consulado, el tipo de visado y las circunstancias de cada solicitante, por lo que recomendamos verificar los criterios vigentes con el organismo correspondiente y personalizar los campos antes de enviar la solicitud.
¿DocAsker presenta la solicitud del visado?
No. DocAsker se encarga de recopilar y validar la documentación que te envían tus clientes. La preparación final y la presentación del trámite ante el consulado, centro de visados o sede electrónica corre por tu cuenta.
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