Documenten verzamelen voor immigratieadviseurs en visumbureaus
DocAsker is slimme software voor het verzamelen van documenten voor immigratieadviseurs en visumbureaus. Elke aanvrager ontvangt één veilige link met een handige checklist voor paspoorten, pasfoto's, bankafschriften, reisverzekeringen en bewijsstukken. Iedere upload wordt bij binnenkomst direct gecontroleerd door AI. Verloopt een paspoort bijna, is een scan onleesbaar of is een bankafschrift te oud? Dan krijgt de aanvrager direct bericht, nog vóórdat jij het dossier samenstelt.
Waarom documenten verzamelen voor visumaanvragen zoveel tijd kost
Paspoorten die te snel verlopen
Voor veel visa moet een paspoort nog ruim na de reis geldig zijn, maar aanvragers controleren dit zelden. Vaak kom je er pas achter tijdens het voorbereiden van het dossier, of als de afspraak al gepland staat.
Foto's en scans die worden afgekeurd
Aanvragers fotograferen documenten snel op een bed onder een schemerlamp. Weerspiegeling, afgesneden hoeken en onscherpe cijfers betekenen dat je opnieuw om dezelfde pagina moet vragen — soms wel meerdere keren.
Eén gezin, talloze aanvragers
Een gezinsaanvraag levert al snel tientallen documenten op voor vier of vijf personen. Als je via e-mail en WhatsApp moet bijhouden wie wat al heeft opgestuurd, raak je gegarandeerd het overzicht kwijt.
Wat DocAsker controleert vóórdat je een visumdossier opbouwt
Geldigheid van het paspoort
Stel een minimale geldigheidsduur in voor het paspoort en DocAsker vergelijkt dit direct met de vervaldatum. De aanvrager ziet meteen: "Dit paspoort verloopt over 4 maanden. Voor deze aanvraag is een geldigheid van minimaal 6 maanden vereist. Upload een verlengd paspoort of neem contact op met je adviseur."
Datums op bankafschriften
Consulaten eisen meestal recente afschriften over een vaste periode. Je klant ziet: "Dit afschrift loopt tot 30 juni. Upload bankafschriften over de afgelopen 3 maanden, tot en met de huidige maand."
Leesbaarheid van de paspoortpagina
DocAsker scant elke upload direct op onscherpte, spiegeling en afgesneden randen. Je klant ziet: "De onderkant van het paspoort is afgesneden, inclusief de machinematig leesbare strook (MRZ). Leg het paspoort plat neer en zorg dat de hele pagina in beeld is."
Het juiste type document
Een hotelreservering telt niet als medische reisverzekering. De klant ziet direct: "Dit lijkt op een hotelreservering. Upload hier het polisblad van je medische reisverzekering."
Welke documenten moeten visumaanvragers aanleveren?
Checklist documenten Schengenvisum- Paspoort met voldoende resterende geldigheidsduur
- Kopieën van eerdere visa
- Pasfoto's volgens de officiële vereisten
- Ondertekend aanvraagformulier
- Bankafschriften van de afgelopen 3 tot 6 maanden
- Polisblad van de medische reisverzekering
- Vluchtreservering
- Hotelboeking of uitnodigingsbrief
- Werkgeversverklaring of uittreksel van de Kamer van Koophandel
- Salarisstroken of aangiften inkomstenbelasting
- Huwelijks- of geboorteakten bij gezinsaanvragen
- Garantverklaring en identiteitsbewijs van de garantsteller
Zo zetten immigratieadviseurs DocAsker in
1Start vanuit een visumchecklist
Gebruik de Schengen-checklist als basis of stel je eigen templates samen voor de visumtrajecten die je behandelt. De vereisten verschillen per land, consulaat en visumtype, dus controleer altijd de actuele richtlijnen en pas de checklist aan voor verzending.
2Stuur iedere aanvrager een eigen link
Verstuur bij gezinsaanvragen eenvoudig een apart verzoek per persoon, zodat alle stukken direct bij de juiste aanvrager terechtkomen. De link werkt op elke smartphone, en aanvragers kunnen pagina's direct fotograferen met hun camera.
3Los knelpunten op vóór de afspraak
Paspoorten die bijna verlopen, verouderde afschriften en onleesbare scans worden direct teruggestuurd met een duidelijke uitleg. Moet er handmatig iets worden beoordeeld? Dan markeert het systeem dit meteen voor je.
4Stel het dossier samen met goedgekeurde stukken
Goedgekeurde documenten krijgen automatisch een consistente bestandsnaam en worden netjes opgeslagen in je workspace of gekoppelde cloudmap. Automatische herinneringen stoppen zodra alles compleet is, zodat jij altijd met complete en kloppende dossiers werkt.
Veelgestelde vragen
Moeten visumaanvragers een account aanmaken om documenten te sturen?
Nee. Aanvragers openen de link simpelweg op hun telefoon of computer en kunnen direct uploaden zonder account, wachtwoord of app. Ze kunnen documenten rechtstreeks fotograferen met hun smartphone; de foto's worden automatisch omgezet naar een PDF.
Waar worden paspoortscans opgeslagen en wie heeft er toegang toe?
Alle bestanden worden zowel tijdens verzending als in opslag versleuteld en veilig bewaard in je DocAsker-omgeving, of gesynchroniseerd naar Google Drive, Dropbox of OneDrive (beschikbaar in Pro en Firm). Elke upload, controle en download wordt gelogd, links kunnen op elk moment worden ingetrokken en het Firm-abonnement biedt uitgebreide teamrechten. Je bepaalt zelf de bewaartermijn van bestanden en een verwerkersovereenkomst (DPA) is op aanvraag beschikbaar.
Kan DocAsker controleren of een paspoort nog minimaal 6 maanden geldig is?
Jazeker. Je stelt eenvoudig een minimale geldigheidsduur in voor het paspoort, bijvoorbeeld 6 maanden. DocAsker vergelijkt dit automatisch met de vervaldatum op het document. Is het paspoort niet lang genoeg geldig, dan krijgt de aanvrager hier direct een melding van.
Is de checklist voor een Schengenvisum voor elk land hetzelfde?
Nee, de standaardchecklist dient als startpunt. Specifieke eisen kunnen verschillen per consulaat, visumtype en de persoonlijke situatie van de aanvrager. Raadpleeg daarom altijd de actuele richtlijnen van de bevoegde instanties en pas de items aan voordat je het verzoek verstuurt.
Dient DocAsker de visumaanvraag ook daadwerkelijk in?
Nee. DocAsker verzamelt en verifieert de documenten die je aanvragers aanleveren. Het voorbereiden en daadwerkelijk indienen van de aanvraag bij het consulaat, het visumaanvraagcentrum of via het officiële online portaal doe je nog steeds zelf.
Andere sectoren
Accountants- en administratiekantoren
Bankafschriften, bonnetjes en opdrachtbevestigingen, direct gecontroleerd bij upload
Bekijk hoe het werkt
Advocatenkantoren
ID-bewijzen, adresbewijzen en volmachten direct gecontroleerd bij upload
Bekijk hoe het werkt
Bureaus
Merkbestanden, inloggegevens en getekende contracten binnen vóór de kick-off
Bekijk hoe het werkt
Verstuur je eerste verzoek binnen enkele minuten
Kies de checklist voor jouw sector, vul het e-mailadres van je cliënt in en laat DocAsker de rest doen: van automatische controles per upload tot de herinneringen. 14 dagen gratis, geen creditcard nodig.