Klantonboarding voor bureaus: bestanden, toegangsrechten en contracten
DocAsker stroomlijnt de onboarding van nieuwe agency-klanten. Elke nieuwe klant ontvangt één beveiligde link met een duidelijke checklist voor logo's, brand guidelines, advertentie- en analytics-ID's, de getekende overeenkomst en een inkooporder. Elke upload wordt direct automatisch gecontroleerd door AI. Een ontbrekende handtekening of een vage screenshot van het stijlhandboek wordt dus meteen gecorrigeerd — ruim vóór de kick-off.
Waarom de onboarding van bureaus vaak vertraging oploopt
Een kick-off zonder de juiste bestanden
Het project gaat van start, maar het enige logo dat je hebt is een lage-resolutieversie van de website van de klant. De originele vectorbestanden liggen nog bij een oud-collega of het vorige bureau.
Toegang aanvragen duurt eindeloos
Voor advertentieaccounts, analytics en social kanalen moet je telkens bij een andere beheerder zijn. Zonder helder overzicht van wat er nog ontbreekt, ben je de eerste weken alleen maar aan het nabellen en mailen.
Al aan het werk zonder getekend akkoord
Het team staat klaar om te beginnen, maar het getekende contract, de PO of het leveranciersformulier ligt nog bij legal of finance. Starten zonder deze stukken brengt de scope en facturatie in gevaar.
Wat DocAsker direct controleert bij uploads
Een getekende overeenkomst
DocAsker checkt of de handtekeningvelden daadwerkelijk zijn ingevuld. Je klant ziet direct: "Het handtekeningveld op pagina 5 is nog leeg. Onderteken de overeenkomst alsjeblieft en upload alle pagina's opnieuw."
Bestanden waar je echt mee kunt werken
Foto's van een geprinte huisstijlgids zijn vaak te onscherp om te gebruiken. Je klant ziet: "Deze afbeelding is te wazig om te lezen. Upload alsjeblieft het originele bestand of maak een scherpere foto."
Het juiste document
Een offerte is geen inkooporder. Je klant ziet: "Dit lijkt op een offerte en niet op een inkooporder (PO). Upload alsjeblieft de inkooporder van de financiële administratie."
Volledige brand guidelines
Bij documenten met meerdere pagina's wordt gecontroleerd op ontbrekende bladen. Je klant ziet: "Pagina 13 tot en met 40 van de brand guidelines ontbreken. Upload alsjeblieft de volledige PDF."
Wat bureaus verzamelen tijdens de onboarding
Onboardingchecklist voor agencyklanten- Logobestanden in PDF of PNG
- Brand guidelines en stijlgidsen
- Specificaties voor typografie en kleurcodes
- Productfotografie en beeldmateriaal
- Getekende dienstverleningsovereenkomst
- Ondertekende geheimhoudingsverklaring (NDA)
- Inkooporder (PO-nummer)
- Gegevensformulier voor nieuwe leveranciers
- Facturatiegegevens en btw-nummer
- ID's voor advertentie- en analytics-accounts
- Overzicht van teamleden die toegang nodig hebben
- Recente marketingrapportages
Zo zetten bureaus DocAsker in bij de onboarding
1Stel je eigen onboarding-checklist samen
Kies het templateschema voor bureau-onboarding en pas het aan op jouw diensten. Voeg per onderdeel een korte toelichting of een voorbeeld toe, zoals waar een klant het advertentie-ID precies kan vinden.
2Deel één overzichtelijke link zodra de klant 'ja' zegt
Stuur direct na het akkoord één centrale link. Je contactpersoon uploadt bestanden vanaf elk apparaat zonder in te loggen, en kan later eenvoudig terugkeren zodra de ontbrekende stukken van IT of finance binnen zijn.
3Los onduidelijkheden direct op
Niet-ondertekende pagina's, onscherpe afbeeldingen of verkeerde documenten worden direct afgekeurd met een duidelijke toelichting. Automatische herinneringen tonen alleen wat nog ontbreekt en stoppen zodra alles compleet is.
4Start het project met alles netjes geordend
Goedgekeurde bestanden krijgen automatisch een logische bestandsnaam en worden opgeslagen in je dashboard, of direct gesynchroniseerd naar Google Drive, Dropbox of OneDrive (beschikbaar op Pro en Firm). Op Pro en Firm staat de uploadpagina bovendien volledig in je eigen huisstijl.
Veelgestelde vragen
Moeten onze klanten een account aanmaken om bestanden te uploaden?
Nee. Klanten openen de link op hun smartphone, tablet of computer en kunnen direct uploaden. Geen accounts, geen wachtwoorden en geen apps. Ze kunnen op ieder moment via dezelfde link terugkomen om de rest aan te vullen.
Waar worden de bestanden bewaard en hoe veilig is dat?
Goedgekeurde bestanden worden veilig opgeslagen in je DocAsker-omgeving of automatisch doorgestuurd naar Google Drive, Dropbox of OneDrive op de Pro- en Firm-abonnementen. Alle data is versleuteld tijdens verzending en opslag, downloads en uploads worden gelogd, en je kunt links op elk gewenst moment intrekken.
Welke bestandstypen kunnen klanten uploaden?
DocAsker ondersteunt PDF, JPG, PNG, HEIC, Word en Excel. We raden aan om vectorlogo's als PDF op te vragen en overig beeldmateriaal als PNG of JPG. Grote ruwe bronbestanden kun je zoals gebruikelijk via je reguliere tools laten delen.
Kunnen klanten wachtwoorden doorgeven via DocAsker?
Nee, dat raden we af. Vraag klanten liever om jouw team als gebruiker uit te nodigen binnen hun advertentie-, analyse- en social accounts in plaats van inloggegevens te delen. Gebruik DocAsker om de bijbehorende account-ID's en de namen van de gewenste gebruikers op te vragen, zodat je niets over het hoofd ziet.
Kunnen we de uploadpagina voorzien van onze eigen agency-branding?
Ja, dat kan op de Pro- en Firm-abonnementen. Pro kost $79 per maand en biedt ondersteuning voor je eigen logo en huiskleuren, sms-herinneringen en automatische opslag in Google Drive, Dropbox of OneDrive.
Andere sectoren
Accountants- en administratiekantoren
Bankafschriften, bonnetjes en opdrachtbevestigingen, direct gecontroleerd bij upload
Bekijk hoe het werkt
Immigratieadviseurs
Paspoorten, foto's en bankafschriften direct gecontroleerd vóór de afspraak
Bekijk hoe het werkt
Advocatenkantoren
ID-bewijzen, adresbewijzen en volmachten direct gecontroleerd bij upload
Bekijk hoe het werkt
Verstuur je eerste verzoek binnen enkele minuten
Kies de checklist voor jouw sector, vul het e-mailadres van je cliënt in en laat DocAsker de rest doen: van automatische controles per upload tot de herinneringen. 14 dagen gratis, geen creditcard nodig.