Onboardingchecklist voor agencyklanten
Deze onboardingchecklist bevat alle bestanden die een marketing- of creatief bureau nodig heeft vóór de start van het project: getekend contract en NDA, ingevulde briefing, merkrichtlijnen, logobestanden, foto's, bestaande webteksten, recente campagnerapportages en licenties. DocAsker bundelt de hele lijst in één link en controleert elke upload direct op kwaliteit, documenttype, datums, handtekeningen en ontbrekende pagina's.
Op te vragen bestanden en documenten bij een nieuwe agencyklant
Marketing-, design- en creatieve bureaus gebruiken deze checklist zodra een nieuwe klant tekent, nog vóór de kick-off meeting.
- 01
Ondertekend contract of offerte (SOW)
Het contract legt de scope, deliverables, planning en betalingsvoorwaarden vast. Vraag de klant om elke pagina van de opgestuurde versie te ondertekenen en te retourneren.
Formaat: Ondertekende PDF of een duidelijke foto van elke getekende pagina
DocAsker controleert: DocAsker controleert of de handtekeningvelden zijn ingevuld en of alle pagina's aanwezig zijn.
- 02
Ondertekende geheimhoudingsovereenkomst (NDA)
Een NDA dekt plannen, data en niet-gepubliceerde producten die de klant met jouw team deelt. Vraag om de getekende overeenkomst vóórdat er vertrouwelijke informatie wordt gedeeld.
Formaat: Ondertekende PDF
DocAsker controleert: DocAsker controleert of de handtekeningvelden op de overeenkomst zijn ingevuld.
- 03
Ingevulde onboardingvragenlijst of briefing
De briefing brengt doelstellingen, doelgroep, concurrenten en akkoordgevers in de eigen woorden van de klant in kaart. Stuur de vragenlijst als Word-bestand en vraag de klant om elk onderdeel in te vullen.
Formaat: Word of PDF
DocAsker controleert: DocAsker controleert of het bestand de ingevulde vragenlijst is en geen leeg format of een ander document.
- 04
Brand guidelines (huisstijlhandboek)
Merkrichtlijnen bepalen de regels voor logogebruik, kleuren, typografie en tone of voice. Vraag om het meest recente, volledige handboek, niet om een samenvatting van één pagina.
Formaat: PDF
DocAsker controleert: DocAsker controleert of het bestand daadwerkelijk een huisstijlhandboek is en of alle pagina's erin zitten.
- 05
Logobestanden in hoge resolutie
Je hebt zuivere logobestanden nodig voor verschillende uitingen en achtergronden. Vraag om het primaire logo en eventuele varianten als PNG met transparante achtergrond, of als vector-PDF van de ontwerper.
Formaat: PNG of PDF
DocAsker controleert: DocAsker controleert of elk bestand scherp is en er geen randen zijn afgesneden.
- 06
Productfoto's en portretfoto's van het team
Bestaand beeldmateriaal bespaart een fotoshoot en zorgt voor consistentie. Vraag om de originele bestanden op ware grootte, niet om afbeeldingen die van de website of social media zijn geplukt.
Formaat: JPG, PNG of HEIC
DocAsker controleert: DocAsker controleert of elke foto scherp is, geen reflecties bevat en niet is afgesneden.
- 07
Huidige websiteteksten
Bestaande teksten laten zien welke tone of voice en kernboodschappen de klant al hanteert. Vraag om de meest recente teksten per belangrijke pagina in Word-documenten.
Formaat: Word
DocAsker controleert: DocAsker controleert of het bestand een tekstdocument is met de opgevraagde copy.
- 08
Marketingrapportages van de afgelopen 6 maanden
Historische rapportages bieden een nulmeting om toekomstige resultaten mee te vergelijken. Vraag om exports uit de analytics-, advertentie- of e-mailmarketingtools van de afgelopen 6 maanden.
Formaat: Excel of PDF-export
DocAsker controleert: DocAsker controleert of elk rapport over de opgevraagde 6 maanden gaat.
- 09
Licenties voor stockbeeld en lettertypes (fonts)
Licenties bevestigen dat bestaande beelden en lettertypen opnieuw gebruikt mogen worden in nieuwe uitingen. Vraag om het licentiecertificaat of aankoopbewijs van elk betaald onderdeel.
Formaat: PDF
DocAsker controleert: DocAsker controleert of elk bestand een licentiedocument is en geen factuur voor andere diensten.
- 10
Facturatiegegevens en inkoopordernummer (PO)
Veel zakelijke klanten kunnen facturen pas uitbetalen als er een inkoopordernummer en de juiste facturatiegegevens op staan. Vraag direct om het inkooporder en het formulier met factuurgegevens.
Formaat: PDF
DocAsker controleert: DocAsker controleert of het bestand een inkooporder is en of de datum binnen de contractperiode valt.
Deze checklist is een uitgangspunt. Omdat eisen per land, instantie en dossier kunnen verschillen, raden we aan de actuele vereisten altijd even te controleren voor verzending.
Customize, Export, or Embed This Checklist on Your Website
Select the exact documents your firm needs, generate a custom client request email, or copy an HTML widget for your website.
- Ondertekende PDF of een duidelijke foto van elke getekende pagina
- Ondertekende PDF
- Word of PDF
- PDF
- PNG of PDF
- JPG, PNG of HEIC
- Word
- Excel of PDF-export
- PDF
- PDF
Subject: Required documents for Onboardingchecklist voor agencyklanten — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Ondertekend contract of offerte (SOW) (Ondertekende PDF of een duidelijke foto van elke getekende pagina) • Check: DocAsker controleert of de handtekeningvelden zijn ingevuld en of alle pagina's aanwezig zijn. 2. Ondertekende geheimhoudingsovereenkomst (NDA) (Ondertekende PDF) • Check: DocAsker controleert of de handtekeningvelden op de overeenkomst zijn ingevuld. 3. Ingevulde onboardingvragenlijst of briefing (Word of PDF) • Check: DocAsker controleert of het bestand de ingevulde vragenlijst is en geen leeg format of een ander document. 4. Brand guidelines (huisstijlhandboek) (PDF) • Check: DocAsker controleert of het bestand daadwerkelijk een huisstijlhandboek is en of alle pagina's erin zitten. 5. Logobestanden in hoge resolutie (PNG of PDF) • Check: DocAsker controleert of elk bestand scherp is en er geen randen zijn afgesneden. 6. Productfoto's en portretfoto's van het team (JPG, PNG of HEIC) • Check: DocAsker controleert of elke foto scherp is, geen reflecties bevat en niet is afgesneden. 7. Huidige websiteteksten (Word) • Check: DocAsker controleert of het bestand een tekstdocument is met de opgevraagde copy. 8. Marketingrapportages van de afgelopen 6 maanden (Excel of PDF-export) • Check: DocAsker controleert of elk rapport over de opgevraagde 6 maanden gaat. 9. Licenties voor stockbeeld en lettertypes (fonts) (PDF) • Check: DocAsker controleert of elk bestand een licentiedocument is en geen factuur voor andere diensten. 10. Facturatiegegevens en inkoopordernummer (PO) (PDF) • Check: DocAsker controleert of het bestand een inkooporder is en of de datum binnen de contractperiode valt. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/nl/templates/agency-client-onboarding-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Tips voor soepele onboarding bij bureaus
Vraag wachtwoorden nooit op via een documentverzoek
Vraag om accounttoegang via een wachtwoordmanager of laat de klant jouw team direct uitnodigen voor de platformen. Een documentlink is bedoeld voor bestanden, niet voor inloggegevens.
Wees exact over welke logobestanden je nodig hebt
Klanten sturen vaak een klein logo dat van hun website is opgeslagen. Geef in de instructie duidelijk aan welke formaten en varianten nodig zijn, en voeg een goed voorbeeld toe zodat de klant weet wat hij zoekt.
Verzamel alles vóór de kick-off meeting
Stuur de onboardinglink op de dag dat het contract wordt getekend. Stel herinneringen in zodat alle bestanden ruim vóór de kick-off binnen zijn; zo kun je de meeting gebruiken voor strategische keuzes in plaats van het nabellen van bestanden.
Sla bestanden automatisch op waar je team al werkt
Met Pro en Firm worden goedgekeurde bestanden direct doorgezet naar Google Drive, Dropbox of OneDrive, automatisch hernoemd volgens jullie vaste structuur. Zo vinden designers het logo en de merkrichtlijnen meteen in de juiste klantmap.
E-mailtemplate: bestanden opvragen bij een nieuwe klant
Benodigde bestanden vóór onze kick-off, [Client name]
Beste [Client name], We kijken erg uit naar onze samenwerking! Ter voorbereiding op onze kick-off op [date] hebben we nog een aantal bestanden nodig, waaronder het ondertekende contract, jullie huisstijlhandboek, logobestanden en recente marketingrapportages. Je kunt ze eenvoudig en veilig uploaden via deze link: [link] Je hebt hiervoor geen account of wachtwoord nodig. De link werkt op zowel mobiel als computer, en kan door iedereen binnen jullie team worden gebruikt. Is een bestand onscherp of niet helemaal wat we zochten? Dan zie je meteen wat er mis is en kun je direct een nieuw bestand uploaden. Je kunt op elk moment terugkeren naar de link. Om de kick-off goed voor te bereiden ontvangen we alles graag uiterlijk [date]. Met vriendelijke groet, [Your name] [Agency name]
Veelgestelde vragen
Wat hoort er in de onboardingchecklist van een agency?
Een getekend contract en NDA, een ingevulde briefing, merkrichtlijnen, logobestanden, bestaand beeldmateriaal, teksten, recente prestatiereportages en eventuele licenties. Vraag ook facturatiegegevens of een PO-nummer op als de klant dat vereist voor betalingen. Pas de lijst aan op basis van de specifieke dienstverlening.
Wat moet een klant ondertekenen voordat een bureau met werkzaamheden start?
Minstens een contract of werkbeschrijving (statement of work) waarin de scope, op te leveren resultaten en betalingsvoorwaarden staan. Veel bureaus vragen daarnaast om een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) vóórdat er vertrouwelijke plannen worden gedeeld. DocAsker controleert bij het uploaden direct of alle handtekeningvelden zijn ingevuld.
Hoe zorg ik dat klanten bruikbare logobestanden aanleveren?
Vraag specifiek om de juiste bestandsformaten, zoals een PNG met transparante achtergrond of een vector-PDF van de oorspronkelijke ontwerper. Voeg een voorbeeld van een correct bestand toe aan de checklist. DocAsker detecteert onscherpe of afgesneden afbeeldingen direct, zodat de klant meteen een betere versie kan sturen.
Moet een bureau tijdens de onboarding inloggegevens en wachtwoorden opvragen?
Nee, liever niet via een documentverzoek. Vraag de klant om je team uit te nodigen binnen het desbetreffende platform of deel de toegang via een wachtwoordmanager. Gebruik de onboardinglink uitsluitend voor documenten en bestanden.
Moeten klanten een account aanmaken om bestanden aan te leveren?
Nee. De DocAsker-link opent op elke smartphone en computer zonder dat er een account, wachtwoord of app nodig is. Klanten kunnen direct bestanden uploaden of foto's maken, en kunnen later altijd terugkeren naar dezelfde link om de aanvraag af te ronden.
Meer checklists
10 documenten
Onboarding-checklist voor nieuwe accountancyklanten
Accountants- en administratiekantoren gebruiken deze checklist zodra ze een nieuwe zakelijke klant aannemen, vóór de eerste maandafsluiting of fiscale deadline.
Checklist bekijken10 documenten
Checklist documenten Schengenvisum
Immigratie- en visumadviseurs gebruiken deze checklist zodra een cliënt een Schengenvisum voor kort verblijf gaat aanvragen, bij voorkeur enkele weken voorafgaand aan de afspraak.
Checklist bekijken10 documenten
KYC-documentenchecklist voor cliëntintake bij advocatenkantoren
Advocatenkantoren en complianceteams gebruiken deze checklist bij het openen van een nieuw dossier of het aannemen van een nieuwe cliënt, nog voordat de werkzaamheden starten of er gelden worden ontvangen.
Checklist bekijken
Verstuur deze checklist via DocAsker
DocAsker verstuurt deze checklist via één overzichtelijke link, controleert elk geüpload bestand direct en herinnert je cliënt automatisch totdat alles compleet is.