Checkliste für das Kunden-Onboarding in Agenturen
Diese Onboarding-Checkliste deckt alle Unterlagen ab, die Marketing- und Kreativagenturen vor Projektstart benötigen: unterschriebener Vertrag und NDA, ausgefülltes Briefing, Brand Guidelines, Logodateien, Bildmaterial, vorhandene Website-Texte, bisherige Performance-Reports und Asset-Lizenzen. DocAsker versendet die gesamte Liste über einen einzigen Link und prüft jeden Upload automatisch auf Bildqualität, Dokumenttyp, Datumsangaben, Unterschriften und Vollständigkeit.
Unterlagen und Dateien, die Sie von Neukunden anfordern sollten
Ideal für Marketing-, Design- und Kreativagenturen direkt nach Vertragsabschluss – noch vor dem Kickoff-Meeting.
- 01
Unterzeichneter Vertrag oder Leistungsbeschreibung (SOW)
Der Vertrag regelt Projektumfang, Deliverables, Zeitplan und Zahlungsbedingungen. Bitten Sie den Kunden, alle Seiten der finalen Version vollständig gegengezeichnet zurückzusenden.
Format: Signiertes PDF oder ein gut lesbares Foto jeder unterschriebenen Seite
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob alle Unterschriftenfelder ausgefüllt sind und keine Seiten fehlen.
- 02
Unterzeichnete Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA)
Ein NDA schützt interne Planungen, Daten und noch unveröffentlichte Produkte, die Ihr Kunde mit Ihnen teilt. Fordern Sie die unterschriebene Vereinbarung an, bevor vertrauliche Informationen fließen.
Format: Signiertes PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob die Unterschriftenfelder im Dokument ordnungsgemäß ausgefüllt sind.
- 03
Ausgefüllter Onboarding-Fragebogen oder Briefing
Das Briefing hält Ziele, Zielgruppen, Wettbewerber und Ansprechpartner für Freigaben direkt in den Worten des Kunden fest. Stellen Sie Ihren Fragebogen als Word-Dokument bereit und bitten Sie um vollständiges Ausfüllen aller Abschnitte.
Format: Word oder PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob die Datei das ausgefüllte Formular enthält und keine leere Vorlage oder ein falsches Dokument hochgeladen wurde.
- 04
Brand Guidelines / Corporate-Design-Handbuch
Die Guidelines definieren die Regeln für Logoverwendung, Farben, Typografie und Tonalität. Bitten Sie um das aktuelle Gesamtdokument und nicht nur um ein einseitiges Sheet.
Format: PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker stellt sicher, dass es sich um ein vollständiges Styleguide-Dokument handelt und alle Seiten enthalten sind.
- 05
Hochauflösende Logodateien
Für verschiedene Layouts und Hintergründe benötigen Sie saubere Logodateien. Fordern Sie das primäre Logo sowie alternative Varianten als PNG mit transparentem Hintergrund oder als Vektordatei/PDF vom Grafiker an.
Format: PNG oder PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker kontrolliert, ob die Datei gestochen scharf ist und die Ränder nicht abgeschnitten sind.
- 06
Produktfotos und Team-Porträts
Bestehendes Bildmaterial spart oft ein eigenes Shooting und sorgt für einen einheitlichen Markenauftritt. Bitten Sie um Originaldateien in voller Auflösung – keine Screenshots von Websites oder Social Media.
Format: JPG, PNG oder HEIC
Das prüft DocAsker: DocAsker überprüft, ob die Fotos scharf, gut ausgeleuchtet und nicht beschnitten sind.
- 07
Aktuelle Website-Texte (Copy)
Die bestehenden Texte zeigen, welche Kernbotschaften bereits etabliert sind und was übernommen werden soll. Bitten Sie um die aktuellen Texte aller relevanten Seiten als Word-Dateien.
Format: Word
Das prüft DocAsker: DocAsker stellt sicher, dass die Datei ein Textdokument mit den gewünschten Inhalten ist.
- 08
Marketing-Reports der letzten 6 Monate
Bisherige Performance-Zahlen bilden die Baseline für Ihren Erfolg. Bitten Sie um Exporte aus Analyse-, Werbe- oder E-Mail-Tools des Kunden für die vergangenen 6 Monate.
Format: Excel oder PDF-Export
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob der Report den gewünschten 6-Monats-Zeitraum vollständig abdeckt.
- 09
Lizenznachweise für Stockmedien und Schriftarten
Lizenzen stellen sicher, dass Sie vorhandene Bilder und Fonts des Kunden rechtssicher weiterverwenden dürfen. Fordern Sie für jedes kostenpflichtige Asset das Lizenzzertifikat oder den Kaufbeleg an.
Format: PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob die Datei ein echter Lizenznachweis ist und keine sonstige Rechnung.
- 10
Rechnungsdaten und Bestellnummer (PO)
Viele Buchhaltungen können Rechnungen ohne Bestellnummer (Purchase Order) oder korrekte Rechnungsanschrift nicht anweisen. Fragen Sie die PO-Nummer sowie die Stammdaten für die Rechnungsstellung direkt ab.
Format: PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker stellt sicher, dass es sich um eine gültige Bestellnummer/PO handelt und das Ausstellungsdatum zum vereinbarten Vertragszeitraum passt.
Diese Checkliste dient als Orientierung. Da Anforderungen je nach Land, Behörde und Einzelfall variieren können, prüfen Sie die Vorgaben bitte vor dem Versand.
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Select the exact documents your firm needs, generate a custom client request email, or copy an HTML widget for your website.
- Signiertes PDF oder ein gut lesbares Foto jeder unterschriebenen Seite
- Signiertes PDF
- Word oder PDF
- PDF
- PNG oder PDF
- JPG, PNG oder HEIC
- Word
- Excel oder PDF-Export
- PDF
- PDF
Subject: Required documents for Checkliste für das Kunden-Onboarding in Agenturen — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Unterzeichneter Vertrag oder Leistungsbeschreibung (SOW) (Signiertes PDF oder ein gut lesbares Foto jeder unterschriebenen Seite) • Check: DocAsker prüft, ob alle Unterschriftenfelder ausgefüllt sind und keine Seiten fehlen. 2. Unterzeichnete Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) (Signiertes PDF) • Check: DocAsker prüft, ob die Unterschriftenfelder im Dokument ordnungsgemäß ausgefüllt sind. 3. Ausgefüllter Onboarding-Fragebogen oder Briefing (Word oder PDF) • Check: DocAsker prüft, ob die Datei das ausgefüllte Formular enthält und keine leere Vorlage oder ein falsches Dokument hochgeladen wurde. 4. Brand Guidelines / Corporate-Design-Handbuch (PDF) • Check: DocAsker stellt sicher, dass es sich um ein vollständiges Styleguide-Dokument handelt und alle Seiten enthalten sind. 5. Hochauflösende Logodateien (PNG oder PDF) • Check: DocAsker kontrolliert, ob die Datei gestochen scharf ist und die Ränder nicht abgeschnitten sind. 6. Produktfotos und Team-Porträts (JPG, PNG oder HEIC) • Check: DocAsker überprüft, ob die Fotos scharf, gut ausgeleuchtet und nicht beschnitten sind. 7. Aktuelle Website-Texte (Copy) (Word) • Check: DocAsker stellt sicher, dass die Datei ein Textdokument mit den gewünschten Inhalten ist. 8. Marketing-Reports der letzten 6 Monate (Excel oder PDF-Export) • Check: DocAsker prüft, ob der Report den gewünschten 6-Monats-Zeitraum vollständig abdeckt. 9. Lizenznachweise für Stockmedien und Schriftarten (PDF) • Check: DocAsker prüft, ob die Datei ein echter Lizenznachweis ist und keine sonstige Rechnung. 10. Rechnungsdaten und Bestellnummer (PO) (PDF) • Check: DocAsker stellt sicher, dass es sich um eine gültige Bestellnummer/PO handelt und das Ausstellungsdatum zum vereinbarten Vertragszeitraum passt. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/de/templates/agency-client-onboarding-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Tipps für ein reibungsloses Agentur-Onboarding
Passwörter niemals über Dokumenten-Uploads anfordern
Bitten Sie um Zugänge über einen Passwort-Manager oder lassen Sie Ihr Team direkt auf die jeweiligen Plattformen einladen. Upload-Links sind für Dokumente und Dateien gedacht – nicht für Zugangsdaten.
Formate für Logos exakt spezifizieren
Kunden laden oft versehentlich niedrig aufgelöste Web-Grafiken hoch. Nennen Sie die benötigten Dateiformate und Varianten explizit in der Aufgabenstellung und hinterlegen Sie ein Beispiel, damit sofort klar ist, worauf es ankommt.
Alle Unterlagen vor dem Kickoff einholen
Verschicken Sie den Onboarding-Link noch am Tag des Vertragsabschlusses. Richten Sie automatische Erinnerungen ein, damit alle Daten pünktlich vorliegen – so können Sie das Kickoff-Meeting für strategische Entscheidungen nutzen, statt Assets hinterherzujagen.
Dateien direkt im gewohnten Workspace ablegen
In den Plänen Pro und Firm werden freigegebene Dokumente automatisch nach einheitlicher Nomenklatur in Google Drive, Dropbox oder OneDrive synchronisiert. So findet Ihr Kreativteam Logo und Brand Guidelines direkt im Kundenordner, ohne nachfragen zu müssen.
E-Mail-Vorlage: Onboarding-Unterlagen beim Neukunden anfordern
Vorab-Unterlagen für unseren Projekt-Kickoff, [Client name]
Hallo [Client name], wir freuen uns sehr auf die Zusammenarbeit mit Ihnen. Um unseren Kickoff am [date] optimal vorzubereiten, benötigen wir noch ein paar Unterlagen von Ihrem Team – darunter der gegengezeichnete Vertrag, Ihre Brand Guidelines, die Logodateien sowie aktuelle Marketing-Reports. Bitte laden Sie die Dateien einfach über diesen geschützten Link hoch: [link] Sie müssen dafür kein Konto anlegen und kein Passwort festlegen. Der Upload funktioniert direkt am Desktop oder Smartphone und kann von jedem in Ihrem Team genutzt werden. Sollte ein Dokument unleserlich sein oder nicht genau passen, erhalten Sie direkt einen kurzen Hinweis und können es unkompliziert austauschen. Sie können den Link jederzeit wieder aufrufen. Damit wir rechtzeitig starten können, wäre es klasse, wenn wir alle Unterlagen bis zum [date] vorliegen haben. Herzliche Grüße [Your name] [Agency name]
Häufig gestellte Fragen
Was gehört in die Onboarding-Checkliste einer Agentur?
Der unterschriebene Vertrag, ein NDA, das ausgefüllte Briefing, Brand Guidelines, Logodateien, vorhandenes Bildmaterial und Texte sowie bisherige Performance-Reports und Lizenznachweise. Bei Bedarf kommen Rechnungsdaten und Bestellnummern hinzu. Passen Sie die Liste einfach an Ihre konkreten Agenturleistungen an.
Welche Unterlagen sollte ein Kunde vor dem Kickoff unterzeichnen?
Mindestens den Vertrag oder ein Statement of Work (SOW), in dem Leistungsumfang, Deadlines und Zahlungsmodalitäten fixiert sind. Viele Agenturen verlangen zudem eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA), bevor geschäftskritische Interna geteilt werden. DocAsker prüft beim Upload direkt, ob alle Unterschriften vorhanden sind.
Wie stelle ich sicher, dass Kunden brauchbare Logodateien liefern?
Fragen Sie gezielt nach den passenden Formaten – etwa transparenten PNGs in hoher Auflösung oder Vektordateien/PDFs der Grafikabteilung. Fügen Sie der Anforderung ein Best-Practice-Beispiel bei. DocAsker erkennt unscharfe oder beschnittene Grafiken automatisch, sodass der Kunde sofort eine geeignete Version nachreichen kann.
Sollten Agenturen Passwörter während des Onboardings abfragen?
Nein, keinesfalls über offene Formulare oder Datei-Uploads. Bitten Sie den Kunden, Ihrem Team dedizierte Nutzerzugänge einzurichten oder Zugangsdaten sicher über einen Passwort-Manager zu teilen. Nutzen Sie den Dokumenten-Link ausschließlich für Dateien.
Müssen Kunden einen Account erstellen, um Dateien hochzuladen?
Nein. Der DocAsker-Link lässt sich auf jedem Smartphone oder Computer ohne Registrierung, Passwort oder App-Installation öffnen. Kunden können Dokumente direkt hochladen, abfotografieren und bei Bedarf später zum selben Link zurückkehren.
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DocAsker versendet diese Checkliste als zentralen Link, prüft jedes Dokument direkt beim Upload und erinnert Ihre Mandanten automatisch, bis alles vollständig vorliegt.