KYC-Dokumenten-Checkliste für die Mandatsaufnahme in Kanzleien
Diese KYC-Checkliste umfasst die Dokumente, die Kanzleien bei der Mandatsaufnahme üblicherweise anfordern: Lichtbildausweis, Adressnachweis, Handelsregisterauszug, Gesellschafterliste, Ausweise der wirtschaftlich Berechtigten, Mittelherkunftsnachweise und Vollmachten. DocAsker versendet die Anfrage über einen einzigen Link und prüft jeden Upload automatisch auf Bildqualität, Dokumenttyp, Gültigkeitsdauer, Unterschriften und Vollständigkeit. Da die rechtlichen Vorgaben je nach Land, Aufsichtsbehörde und Risikoprofil variieren, sollten Sie die Liste mit Ihren internen Richtlinien abgleichen.
Erforderliche Dokumente für KYC- und GwG-Prüfungen
Rechtsanwaltskanzleien und Compliance-Teams nutzen diese Checkliste bei der Neuanlage von Akten oder Mandanten – noch vor Beginn der Mandatsarbeit und vor Geldeingang.
- 01
Amtlicher Lichtbildausweis
Dient der Identitätsfeststellung von Privatmandanten oder vertretungsberechtigten Personen bei Unternehmen. Bitten Sie um einen gültigen Reisepass oder Personalausweis (bei Ausweisen bitte Vorder- und Rückseite).
Format: Foto oder PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob das Dokument scharf, blendfrei und vollständig lesbar abgebildet sowie noch gültig ist.
- 02
Nachweis des Wohnsitzes (Proof of Address)
Bestätigt den Wohnsitz der Person unabhängig vom Ausweisdokument. Geeignet sind Versorgerrechnungen (Strom, Gas, Wasser), Kontoauszüge oder behördliche Schreiben, die nicht älter als 3 Monate sind.
Format: PDF oder Foto
Das prüft DocAsker: DocAsker stellt sicher, dass es sich um einen anerkannten Adressnachweis handelt und das Ausstellungsdatum innerhalb der letzten 3 Monate liegt.
- 03
Gründungsurkunde oder Gewerbeanmeldung
Bestätigt bei juristischen Personen die offizielle Firmierung, die Registernummer und das Gründungsdatum. Anzufordern ist das offizielle Dokument des Registergerichts oder der Gewerbebehörde.
Format: PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob die Datei eine Gründungsurkunde bzw. Gewerbeanmeldung ist und kein sonstiges Unternehmensdokument.
- 04
Aktueller Handelsregisterauszug
Gibt Auskunft über Sitz, Geschäftsanschrift, Geschäftsführung, Vertretungsbefugnisse und Status der Gesellschaft. Das Dokument sollte nicht älter als 3 Monate sein bzw. den Vorgaben Ihrer Compliance-Richtlinie entsprechen.
Format: PDF (Registerabruf)
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft das Ausstellungsdatum anhand Ihrer Fristvorgabe und stellt sicher, dass alle Seiten vorhanden sind.
- 05
Beteiligungsstruktur und Nachweis der wirtschaftlich Berechtigten
Dient der Ermittlung der Personen, die die Gesellschaft letztlich besitzen oder kontrollieren (in der Regel ab einer Beteiligung von über 25 Prozent). Erbeten werden ein Organigramm der Beteiligungsstruktur und die aktuelle Gesellschafterliste bzw. ein Transparenzregisterauszug.
Format: PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft die Dokumentenart und stellt sicher, dass mehrseitige Dokumente vollständig hochgeladen wurden.
- 06
Ausweis und Wohnsitznachweis aller wirtschaftlich Berechtigten
Für jeden wirtschaftlich Berechtigten gelten in der Regel dieselben Anforderungen wie für Privatmandanten. Erstellen Sie hierfür separate Anforderungspunkte für Ausweis und Wohnsitznachweis, damit nichts untergeht.
Format: Foto oder PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob alle Ausweise gültig und gut lesbar sind und die Adressnachweise aus den letzten 3 Monaten stammen.
- 07
Mittelherkunftsnachweis (Source of Funds)
Belegt die legale Herkunft der Gelder für das konkrete Mandat oder die Transaktion. Bitten Sie um Kontoauszüge sowie die zugrunde liegenden Verträge oder Nachweise (z. B. Kaufvertrag, Darlehenszusage, Gehaltsabrechnungen).
Format: PDF aus dem Online-Banking
Das prüft DocAsker: DocAsker stellt sicher, dass die Auszüge den geforderten Zeitraum lückenlos abdecken.
- 08
Unterzeichnete Erklärung zur Herkunft des Gesamtvermögens
Bei Mandaten mit erhöhtem Risikoprofil legt der Mandant dar, wie das Gesamtvermögen erwirtschaftet wurde. Lassen Sie das entsprechende Formular ausfüllen, unterschreiben und um Belege ergänzen.
Format: Unterzeichnete PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker kontrolliert, ob alle Unterschriftenfelder im Formular ausgefüllt sind.
- 09
Gesellschafterbeschluss oder Vollmacht
Weist nach, dass die handelnde Person vertretungsberechtigt ist. Bitten Sie um einen unterzeichneten Gesellschafterbeschluss, eine Vollmacht oder eine schriftliche Ermächtigung für dieses Mandat.
Format: Unterzeichnete PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob das Dokument unterzeichnet ist und sämtliche Seiten vorliegen.
- 10
Unterzeichnete Mandatsvereinbarung
Regelt Mandatsumfang, Vergütung und die Allgemeinen Mandatsbedingungen. Bitten Sie den Mandanten, die Vereinbarung vollständig gegengezeichnet zurückzusenden.
Format: Unterzeichnete PDF oder Fotos der unterschriebenen Seiten
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft das Vorhandensein der Unterschrift und die Vollständigkeit aller Seiten der Vereinbarung.
Diese Checkliste dient als Orientierung. Da Anforderungen je nach Land, Behörde und Einzelfall variieren können, prüfen Sie die Vorgaben bitte vor dem Versand.
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- Foto oder PDF
- PDF oder Foto
- PDF
- PDF (Registerabruf)
- PDF
- Foto oder PDF
- PDF aus dem Online-Banking
- Unterzeichnete PDF
- Unterzeichnete PDF
- Unterzeichnete PDF oder Fotos der unterschriebenen Seiten
Subject: Required documents for KYC-Dokumenten-Checkliste für die Mandatsaufnahme in Kanzleien — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Amtlicher Lichtbildausweis (Foto oder PDF) • Check: DocAsker prüft, ob das Dokument scharf, blendfrei und vollständig lesbar abgebildet sowie noch gültig ist. 2. Nachweis des Wohnsitzes (Proof of Address) (PDF oder Foto) • Check: DocAsker stellt sicher, dass es sich um einen anerkannten Adressnachweis handelt und das Ausstellungsdatum innerhalb der letzten 3 Monate liegt. 3. Gründungsurkunde oder Gewerbeanmeldung (PDF) • Check: DocAsker prüft, ob die Datei eine Gründungsurkunde bzw. Gewerbeanmeldung ist und kein sonstiges Unternehmensdokument. 4. Aktueller Handelsregisterauszug (PDF (Registerabruf)) • Check: DocAsker prüft das Ausstellungsdatum anhand Ihrer Fristvorgabe und stellt sicher, dass alle Seiten vorhanden sind. 5. Beteiligungsstruktur und Nachweis der wirtschaftlich Berechtigten (PDF) • Check: DocAsker prüft die Dokumentenart und stellt sicher, dass mehrseitige Dokumente vollständig hochgeladen wurden. 6. Ausweis und Wohnsitznachweis aller wirtschaftlich Berechtigten (Foto oder PDF) • Check: DocAsker prüft, ob alle Ausweise gültig und gut lesbar sind und die Adressnachweise aus den letzten 3 Monaten stammen. 7. Mittelherkunftsnachweis (Source of Funds) (PDF aus dem Online-Banking) • Check: DocAsker stellt sicher, dass die Auszüge den geforderten Zeitraum lückenlos abdecken. 8. Unterzeichnete Erklärung zur Herkunft des Gesamtvermögens (Unterzeichnete PDF) • Check: DocAsker kontrolliert, ob alle Unterschriftenfelder im Formular ausgefüllt sind. 9. Gesellschafterbeschluss oder Vollmacht (Unterzeichnete PDF) • Check: DocAsker prüft, ob das Dokument unterzeichnet ist und sämtliche Seiten vorliegen. 10. Unterzeichnete Mandatsvereinbarung (Unterzeichnete PDF oder Fotos der unterschriebenen Seiten) • Check: DocAsker prüft das Vorhandensein der Unterschrift und die Vollständigkeit aller Seiten der Vereinbarung. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/de/templates/kyc-document-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Tipps für das Einholen von KYC-Unterlagen im Kanzleialltag
Checkliste an das Risikoprofil anpassen
Ein unkompliziertes Privatmandat erfordert andere Nachweise als ein Unternehmen mit verschachtelter Holdingstruktur. Nutzen Sie eine Standard-Checkliste und eine erweiterte Version für höhere Risikostufen. Fragen Sie Nachweise zum Gesamtvermögen nur dann an, wenn die Risikoanalyse dies zwingend erfordert.
Dokumente vor Beginn der Mandatsarbeit anfordern
Versenden Sie den Onboarding-Link direkt zusammen mit der Mandatsvereinbarung – nicht erst nach Aufnahme der inhaltlichen Arbeit. In den meisten Fällen dürfen Kanzleien ohne abgeschlossene Identifizierung weder tätig werden noch Fremdgelder annehmen. Ein früher Beginn verhindert Verzögerungen.
Prüfkriterien für Dokumente vorab definieren
Hinterlegen Sie Ihre Kanzleirichtlinien direkt in der Checkliste: Ausweise müssen gültig sein, Adressnachweise dürfen maximal 3 Monate alt sein. DocAsker gleicht Uploads automatisch mit diesen Kriterien ab. Entspricht ein Dokument nicht den Vorgaben, erfährt der Mandant sofort den genauen Grund.
Lückenlose Dokumentation für Prüfungen sicherstellen
Jeder Upload, jeder Prüfschritt und jeder Download wird in DocAsker revisionssicher protokolliert. Dateinamen werden einheitlich standardisiert – so weisen Sie Aufsichtsbehörden und Kammern jederzeit mühelos nach, welche Dokumente wann eingeholt wurden.
E-Mail-Vorlage zur Anforderung von KYC-Dokumenten
Erforderliche Nachweise für die Mandatsaufnahme bei [Firm name]
Sehr geehrte(r) Frau/Herr [Client name], bevor wir die Arbeit an Ihrem Mandat aufnehmen können, sind wir gesetzlich verpflichtet, Ihre Identität festzustellen – bei Unternehmen schließt dies auch die Ermittlung der Eigentümer- und Kontrollstruktur ein. Bitte laden Sie die erforderlichen Dokumente bis zum [date] über den folgenden sicheren Link hoch: [link] Sie benötigen dafür weder ein Benutzerkonto noch ein Passwort. Der Link funktioniert auf dem Smartphone und am Computer. Sie können Dokumente einfach mit der Kamera abfotografieren oder als Datei hochladen. Die Dokumente werden direkt beim Upload geprüft. Sollte ein Ausweis abgelaufen sein oder eine Seite fehlen, sehen Sie den Grund sofort und können direkt eine neue Datei hochladen. Ihre Daten werden durchgehend verschlüsselt übertragen und sind ausschließlich unserem Team zugänglich. Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen [Your name] [Firm name]
Häufig gestellte Fragen
Welche KYC-Dokumente benötigt eine Kanzlei?
Bei natürlichen Personen meist ein amtlicher Lichtbildausweis und ein Adressnachweis. Bei juristischen Personen zusätzlich Gründungspapiere, Handelsregisterauszug, Gesellschafterlisten sowie die Ausweise der wirtschaftlich Berechtigten. Viele Kanzleien fordern zudem Mittelherkunftsnachweise und Vertretungsvollmachten an. Da die Anforderungen von Jurisdiktion, Aufsichtsbehörde und individuellem Mandantenrisiko abhängen, sollten Sie die Liste an Ihre GwG-Compliance anpassen.
Was wird als Adressnachweis (Proof of Address) anerkannt?
In der Regel Versorgerabrechnungen (Strom, Gas, Wasser), Bankauszüge oder behördliche Schreiben, die auf den Namen des Mandanten und dessen Wohnadresse lauten und maximal 3 Monate alt sind. Mobilfunkrechnungen oder Sendungen an Postfächer werden meist nicht akzeptiert. Maßgeblich sind Ihre internen Compliance-Vorgaben.
Wer gilt als wirtschaftlich Berechtigter?
Im Regelfall jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält, mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle über das Unternehmen ausübt. Die genauen Kriterien richten sich nach der jeweiligen Rechtsordnung und Gesellschaftsform und sollten vom Compliance-Team bestätigt werden.
Wie lange müssen Kanzleien KYC-Dokumente aufbewahren?
Das hängt von den geldwäscherechtlichen Vorschriften des jeweiligen Landes ab. Häufig gilt eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 5 Jahren nach Beendigung der Mandatsbeziehung. Klären Sie die für Sie geltenden Fristen vorab. In DocAsker bestimmen Sie selbst über die Aufbewahrungsdauer und können Anfragen samt Dokumenten jederzeit löschen.
Führt DocAsker eine Identitätsprüfung durch?
Nein. DocAsker dient der strukturierten Dokumentenerfassung und prüft Uploads auf Lesbarkeit, Dokumenttyp, Gültigkeit, Unterschriften und Vollständigkeit. Es führt keine automatisierten Identitätsprüfungen, Sanktionslisten-Abgleiche oder PEP-Prüfungen durch. Die abschließende Prüfung und Risikobewertung verbleibt somit bei Ihrem Kanzleiteam.
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DocAsker versendet diese Checkliste als zentralen Link, prüft jedes Dokument direkt beim Upload und erinnert Ihre Mandanten automatisch, bis alles vollständig vorliegt.