Direct naar inhoud
docasker
Start gratis proefperiode

KYC-documentenchecklist voor cliëntintake bij advocatenkantoren

Deze KYC-checklist dekt de documenten die advocatenkantoren doorgaans opvragen bij een nieuwe cliënt: een geldig legitimatiebewijs, adresverificatie, uittreksel Handelsregister en eigendomsstructuur, identiteitsbewijzen van UBO's, bewijs van herkomst van middelen en ondertekende volmachten. DocAsker bundelt dit in één overzichtelijke link en controleert elke upload direct op kwaliteit, documenttype, verloopdatum, handtekeningen en ontbrekende pagina's. De exacte vereisten hangen af van lokale wetgeving, toezichthouders en het risicoprofiel, dus stem dit altijd af met uw eigen compliancebeleid.

Verstuur deze checklist via DocAskerE-mailsjabloon voor het opvragen van KYC-documenten
10 documentenBijgewerkt op 4 november 2026Gemaakt voor Advocatenkantoren

Op te vragen documenten voor KYC- en Wwft-controles

Advocatenkantoren en complianceteams gebruiken deze checklist bij het openen van een nieuw dossier of het aannemen van een nieuwe cliënt, nog voordat de werkzaamheden starten of er gelden worden ontvangen.

  1. 01

    Geldig identiteitsbewijs

    Een identiteitsbewijs met pasfoto bevestigt de identiteit van een particuliere cliënt of de bevoegde vertegenwoordiger van een organisatie. Vraag om een geldig paspoort, nationale identiteitskaart of rijbewijs (bij kaarten beide zijden aanleveren).

    Formaat: Foto of PDF

    DocAsker controleert: DocAsker controleert of de afbeelding scherp is, geen schittering bevat, niet is afgesneden en controleert de geldigheidsdatum van het document.

  2. 02

    Bewijs van woonadres

    Een adresverificatie koppelt de persoon aan een woonadres, los van het legitimatiebewijs. Vraag om een energierekening, bankafschrift of brief van een overheidsinstantie van maximaal 3 maanden oud.

    Formaat: PDF of foto

    DocAsker controleert: DocAsker controleert of het geüploade bestand een geldig bewijs van adres is en of de uitgiftedatum binnen de gestelde 3 maanden valt.

  3. 03

    Oprichtingsakte of inschrijvingsbewijs

    Bij zakelijke cliënten bevestigt dit document de officiële statutaire naam, het registratienummer en de oprichtingsdatum. Vraag om de officiële akte of het registratiebewijs van het handelsregister.

    Formaat: PDF

    DocAsker controleert: DocAsker controleert of het bestand daadwerkelijk een oprichtings- of registratiedocument is en geen ander bedrijfsdocument.

  4. 04

    Recent uittreksel Handelsregister (KvK)

    Een recent uittreksel toont het vestigingsadres, de bestuurders en de actuele status van de onderneming. Vraag om een uittreksel van maximaal 3 maanden oud, of de termijn die uw interne beleid voorschrijft.

    Formaat: PDF rechtstreeks uit het handelsregister

    DocAsker controleert: DocAsker controleert of het uittreksel binnen de gestelde termijn valt en of alle pagina's aanwezig zijn.

  5. 05

    Organogram en UBO-register / aandeelhoudersregister

    U dient inzicht te hebben in de uiteindelijke belanghebbenden (UBO's) die zeggenschap hebben over de cliënt, doorgaans gedefinieerd als een belang van meer dan 25 procent. Vraag om een organogram van de eigendomsstructuur en het actuele aandeelhouders- of UBO-register.

    Formaat: PDF

    DocAsker controleert: DocAsker controleert of het bestand een eigendomsdocument betreft en of documenten met meerdere pagina's compleet zijn.

  6. 06

    Identiteitsbewijs en adresverificatie van elke UBO

    Voor elke UBO zijn doorgaans dezelfde verificatiedocumenten nodig als voor een particuliere cliënt. Maak per belanghebbende een apart item aan voor het ID-bewijs en de adresverificatie, zodat er niets over het hoofd wordt gezien.

    Formaat: Foto of PDF

    DocAsker controleert: DocAsker controleert of elk legitimatiebewijs scherp en geldig is en of de adresbewijzen maximaal 3 maanden oud zijn.

  7. 07

    Bewijs van herkomst van de middelen (Source of Funds)

    Hiermee toont de cliënt aan waar het geld voor deze zaak of transactie vandaan komt. Vraag om bankafschriften waarop het saldo zichtbaar is, aangevuld met onderliggende documenten zoals een koopovereenkomst, leningsovereenkomst of recente salarisstroken.

    Formaat: PDF via internetbankieren

    DocAsker controleert: DocAsker controleert of de afschriften de gevraagde periode dekken en of er geen pagina's ontbreken.

  8. 08

    Ondertekende verklaring herkomst van het vermogen (Source of Wealth)

    Bij cliënten met een verhoogd risicoprofiel licht deze verklaring toe hoe het totale vermogen is opgebouwd. Laat de cliënt uw modelformulier invullen, ondertekenen en voorzien van bewijsstukken.

    Formaat: Ondertekende PDF

    DocAsker controleert: DocAsker controleert of de handtekeningvelden op de verklaring daadwerkelijk zijn ingevuld.

  9. 09

    Bestuursbesluit of volmacht

    Dit toont aan dat de contactpersoon bevoegd is om namens de rechtspersoon of betrokkene op te treden. Vraag om een ondertekend bestuursbesluit, notariële volmacht of machtigingsbrief voor dit specifieke dossier.

    Formaat: Ondertekende PDF

    DocAsker controleert: DocAsker controleert of het document is ondertekend en of alle pagina's zijn bijgevoegd.

  10. 10

    Ondertekende opdrachtbevestiging

    In de opdrachtbevestiging worden de reikwijdte van de werkzaamheden, de tarieven en de voorwaarden vastgelegd. Vraag de cliënt om alle pagina's paraferen en ondertekenen.

    Formaat: Ondertekende PDF of een duidelijke foto van elke ondertekende pagina

    DocAsker controleert: DocAsker controleert of de handtekeningvelden zijn ingevuld en of de opdrachtbevestiging compleet is aangeleverd.

Deze checklist is een uitgangspunt. Omdat eisen per land, instantie en dossier kunnen verschillen, raden we aan de actuele vereisten altijd even te controleren voor verzending.

Free Interactive Tool · Zero Signup Required

Customize, Export, or Embed This Checklist on Your Website

Select the exact documents your firm needs, generate a custom client request email, or copy an HTML widget for your website.

Toggle Required Documents (10 of 10 selected)
  • Foto of PDF
  • PDF of foto
  • PDF
  • PDF rechtstreeks uit het handelsregister
  • PDF
  • Foto of PDF
  • PDF via internetbankieren
  • Ondertekende PDF
  • Ondertekende PDF
  • Ondertekende PDF of een duidelijke foto van elke ondertekende pagina
Ready-to-Send Client Request Preview10 items active
Subject: Required documents for KYC-documentenchecklist voor cliëntintake bij advocatenkantoren — [Your Firm Name]

Hi [Client Name],

To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents:

1. Geldig identiteitsbewijs (Foto of PDF)
   • Check: DocAsker controleert of de afbeelding scherp is, geen schittering bevat, niet is afgesneden en controleert de geldigheidsdatum van het document.

2. Bewijs van woonadres (PDF of foto)
   • Check: DocAsker controleert of het geüploade bestand een geldig bewijs van adres is en of de uitgiftedatum binnen de gestelde 3 maanden valt.

3. Oprichtingsakte of inschrijvingsbewijs (PDF)
   • Check: DocAsker controleert of het bestand daadwerkelijk een oprichtings- of registratiedocument is en geen ander bedrijfsdocument.

4. Recent uittreksel Handelsregister (KvK) (PDF rechtstreeks uit het handelsregister)
   • Check: DocAsker controleert of het uittreksel binnen de gestelde termijn valt en of alle pagina's aanwezig zijn.

5. Organogram en UBO-register / aandeelhoudersregister (PDF)
   • Check: DocAsker controleert of het bestand een eigendomsdocument betreft en of documenten met meerdere pagina's compleet zijn.

6. Identiteitsbewijs en adresverificatie van elke UBO (Foto of PDF)
   • Check: DocAsker controleert of elk legitimatiebewijs scherp en geldig is en of de adresbewijzen maximaal 3 maanden oud zijn.

7. Bewijs van herkomst van de middelen (Source of Funds) (PDF via internetbankieren)
   • Check: DocAsker controleert of de afschriften de gevraagde periode dekken en of er geen pagina's ontbreken.

8. Ondertekende verklaring herkomst van het vermogen (Source of Wealth) (Ondertekende PDF)
   • Check: DocAsker controleert of de handtekeningvelden op de verklaring daadwerkelijk zijn ingevuld.

9. Bestuursbesluit of volmacht (Ondertekende PDF)
   • Check: DocAsker controleert of het document is ondertekend en of alle pagina's zijn bijgevoegd.

10. Ondertekende opdrachtbevestiging (Ondertekende PDF of een duidelijke foto van elke ondertekende pagina)
   • Check: DocAsker controleert of de handtekeningvelden zijn ingevuld en of de opdrachtbevestiging compleet is aangeleverd.

Upload portal & interactive checklist:
https://docasker.com/nl/templates/kyc-document-checklist

Best regards,
[Your Firm Name]

Tips voor het verzamelen van KYC-documenten in de advocatuur

  • Stem de checklist af op het risicoprofiel

    Een particuliere cliënt met een laag risico vraagt om andere documenten dan een internationale holdingstructuur. Werk met een basischecklist en een uitgebreidere variant voor dossiers met een hoger risico. Vraag gegevens over de herkomst van het totale vermogen alleen op als de risicoclassificatie daarom vraagt.

  • Vraag documenten op vóór aanvang van de werkzaamheden

    Stuur het intakeverzoek direct mee met de opdrachtbevestiging, niet pas als het dossier al loopt. Veel kantoren mogen pas van start gaan of derdengelden ontvangen als het cliëntenonderzoek is afgerond; tijdig opvragen voorkomt onnodige vertraging.

  • Stel duidelijke geldigheidseisen per item

    Leg uw beleid vast in de checklist: legitimatiebewijzen moeten geldig zijn en adresbewijzen mogen niet ouder zijn dan 3 maanden. Geüploade bestanden worden direct getoetst aan deze regels. Voldoet een document niet, dan ziet de cliënt meteen wat er gecorrigeerd moet worden.

  • Zorg voor een sluitend auditbestand

    Elke upload, controle en download wordt nauwkeurig vastgelegd in DocAsker. Bestanden krijgen automatisch een uniforme naamgeving, waardoor u bij een audit of controle door de deken of toezichthouder direct kunt aantonen wat er wanneer is verzameld.

E-mailsjabloon voor het opvragen van KYC-documenten

Benodigde identificatiedocumenten voor het openen van uw dossier bij [Firm name]

Geachte [Client name],

Voordat wij met de werkzaamheden voor uw dossier kunnen starten, zijn wij wettelijk verplicht uw identiteit vast te stellen. Bij rechtspersonen controleren wij daarnaast wie de uiteindelijke eigenaars en bestuurders zijn.

Wij verzoeken u vriendelijk de gevraagde documenten uiterlijk [date] te uploaden via deze beveiligde link: [link]

U hoeft hiervoor geen account aan te maken of in te loggen. De link werkt op uw smartphone, tablet en computer. U kunt documenten direct fotograferen met uw telefoon of bestaande bestanden uploaden. Elk bestand wordt direct bij ontvangst gecontroleerd. Mocht een legitimatiebewijs verlopen zijn of ontbreekt er een pagina, dan ziet u meteen de reden en kunt u direct een nieuw bestand toevoegen.

Uw documenten worden versleuteld verzonden en zijn uitsluitend toegankelijk voor ons behandelend team. Mocht u vragen hebben, neem dan gerust contact met mij op.

Met vriendelijke groet,
[Your name]
[Firm name]

Veelgestelde vragen

Welke documenten zijn vereist voor een KYC-onderzoek bij een advocatenkantoor?

Doorgaans een geldig identiteitsbewijs en adresverificatie voor natuurlijke personen. Voor rechtspersonen gaat het om oprichtingsakten, een actueel uittreksel van het handelsregister, het aandeelhoudersregister en legitimatiebewijzen van de UBO's. Daarnaast wordt vaak gevraagd om bewijs van herkomst van de middelen en een volmacht. De exacte vereisten zijn afhankelijk van de toepasselijke regelgeving (zoals de Wwft) en het risicoprofiel van de cliënt.

Wat geldt als een geldig bewijs van adres voor KYC?

Meestal een energierekening, bankafschrift of officieel overheidsdocument waarop de naam en het woonadres van de cliënt staan vermeld, met een uitgiftedatum van maximaal 3 maanden oud. Facturen voor mobiele telefonie of documenten met een postbusadres worden doorgaans afgekeurd. Controleer hiervoor altijd uw eigen kantoorbeleid.

Wie kwalificeert als uiteindelijk belanghebbende (UBO)?

In de regel is dit elke natuurlijke persoon die een direct of indirect belang van meer dan 25 procent houdt in het kapitaal of de stemrechten van de vennootschap, of die op een andere manier de feitelijke zeggenschap uitoefent. De precieze regels en drempels kunnen per rechtsvorm en jurisdictie verschillen. Raadpleeg bij twijfel uw compliance-officer.

Hoe lang moet een advocatenkantoor KYC-dossiers bewaren?

Dit hangt af van de toepasselijke wet- en regelgeving. Volgens de Wwft geldt in veel gevallen een bewaartermijn van ten minste 5 jaar na het beëindigen van de zakelijke relatie of de afronding van de transactie. Binnen DocAsker bepaalt u zelf hoe lang bestanden bewaard blijven en kunt u verzoeken en bijbehorende bestanden op ieder gewenst moment definitief verwijderen.

Verifieert DocAsker zelfstandig de identiteit van een cliënt?

Nee. DocAsker verzamelt de benodigde KYC-documenten en controleert uploads automatisch op beeldkwaliteit, documenttype, geldigheid, handtekeningen en ontbrekende pagina's. DocAsker voert geen geautomatiseerde identiteitscontroles, sanctielijsttoetsen of PEP-checks uit. Uw team beoordeelt de documenten inhoudelijk en rondt het verificatieproces zelf af.

Meer checklists

Verstuur deze checklist via DocAsker

DocAsker verstuurt deze checklist via één overzichtelijke link, controleert elk geüpload bestand direct en herinnert je cliënt automatisch totdat alles compleet is.

Start gratis proefperiodePrijzen