Hukuk büroları için müvekkil kabulü ve KYC belge kontrol listesi
Bu KYC belge kontrol listesi, hukuk bürolarının müvekkil kabulü sırasında genellikle talep ettiği temel belgeleri kapsar: fotoğraflı kimlik, yerleşim yeri belgesi, şirket kuruluş ve ortaklık kayıtları, nihai faydalanıcı kimlikleri, fon kaynağı belgeleri ve imzalı yetki evrakları. DocAsker tüm bunları tek bir bağlantı üzerinden toplar; yüklenen her dosyanın kalitesini, belge türünü, geçerlilik tarihini, imzalarını ve eksik sayfalarını anında denetler. Gereksinimler ülkeye, tabi olunan mevzuata ve risk düzeyine göre değişebileceğinden listenizi kurum içi politikanıza göre uyarlayabilirsiniz.
KYC ve AML süreçleri kapsamında talep edilecek belgeler
Hukuk büroları ve uyum ekipleri, bu listeyi yeni bir dosya açarken veya yeni bir müvekkille çalışmaya başlamadan önce—işe fiilen koyulmadan ve herhangi bir bakiye tahsil edilmeden—kullanır.
- 01
Resmi makamlarca verilmiş fotoğraflı kimlik
Fotoğraflı kimlik, bireysel müvekkilin veya şirket adına talimat veren yetkilinin kimliğini doğrular. Geçerlilik süresi dolmamış pasaport, T.C. kimlik kartı veya sürücü belgesi talep edin; kart formatındaki belgelerin her iki yüzünün de yüklenmesini sağlayın.
Format: Fotoğraf veya PDF
DocAsker şunları denetler: DocAsker görüntünün netliğini, parlamadan uzak olduğunu, kenarlarının kesilmediğini ve kimliğin süresinin dolup dolmadığını denetler.
- 02
Yerleşim yeri belgesi (İkametgâh)
Adres teyidi, kişinin kimliğinden bağımsız olarak ikamet ettiği yerleşim yerini doğrular. Son 3 aya ait bir fatura, banka hesap özeti veya e-Devlet üzerinden alınmış yerleşim yeri belgesi talep edin.
Format: PDF veya fotoğraf
DocAsker şunları denetler: DocAsker yüklenen dosyanın geçerli bir adres belgesi olduğunu ve düzenlenme tarihinin son 3 ay içinde kaldığını teyit eder.
- 03
Ticaret sicil gazetesi veya kuruluş belgesi
Tüzel kişi müvekkillerde bu belge resmi unvanı, ticaret sicil numarasını ve kuruluş tarihini doğrular. İlgili ticaret sicil müdürlüğü tarafından tescil edilmiş resmi evrakı isteyin.
Format: PDF
DocAsker şunları denetler: DocAsker dosyanın resmi kuruluş veya tescil belgesi olup olmadığını, farklı bir şirket evrakı yüklenip yüklenmediğini denetler.
- 04
Güncel ticaret sicil tasdiknamesi / Faaliyet belgesi
Güncel bir sicil belgesi şirketin kayıtlı merkez adresini, imza yetkililerini ve faal olup olmadığını gösterir. Son 3 ay içinde veya kurum içi politikanızın öngördüğü sürede düzenlenmiş bir belge talep edin.
Format: Sicilden alınmış PDF
DocAsker şunları denetler: DocAsker belgenin belirlediğiniz tarih aralığında düzenlendiğini ve hiçbir sayfasının eksik olmadığını teyit eder.
- 05
Hissedarlık yapısı şeması ve nihai faydalanıcı listesi
Müvekkilin nihai mülkiyetini veya fiili kontrolünü elinde bulunduran kişileri (genellikle doğrudan veya dolaylı olarak yüzde 25'ten fazla paya sahip olanlar) tespit etmeniz gerekir. Mülkiyetin tüm katmanlarını gösteren bir şema ve güncel nihai faydalanıcı listesi talep edin.
Format: PDF
DocAsker şunları denetler: DocAsker dosyanın ortaklık yapısını teyit eden bir belge olduğunu ve çok sayfalı evrakların eksiksiz iletildiğini denetler.
- 06
Her bir nihai faydalanıcı için fotoğraflı kimlik ve yerleşim yeri belgesi
Her nihai faydalanıcı için de genellikle bireysel müvekkillerle aynı kimlik kanıtları gerekir. Süreçte hiçbir adımın atlanmaması adına her faydalanıcı için ayrı bir kimlik ve adres maddesi ekleyin.
Format: Fotoğraf veya PDF
DocAsker şunları denetler: DocAsker her bir kimliğin net ve güncel olduğunu, yerleşim yeri belgelerinin ise son 3 ay içinde düzenlendiğini kontrol eder.
- 07
Fon kaynağına ilişkin tevsik edici belgeler
Fon kaynağı, ilgili dosya veya işlem için kullanılacak paranın nereden geldiğini açıklar. İlgili bakiyeyi gösteren banka hesap dökümlerini ve bu fonu tevsik eden dayanak belgeleri (satış sözleşmesi, kredi tahsis yazısı, bordro vb.) talep edin.
Format: İnternet bankacılığından alınmış PDF
DocAsker şunları denetler: DocAsker hesap dökümlerinin belirlediğiniz dönemi kapsadığını ve eksik sayfa bulunmadığını denetler.
- 08
İmzalı servet kaynağı beyanı
Yüksek risk kategorisindeki müvekkillerde servet kaynağı beyanı, kişinin genel malvarlığını nasıl edindiğini açıklar. Müvekkilinizden beyan formunu doldurup imzalamasını ve varsa destekleyici evrakları eklemesini isteyin.
Format: İmzalı PDF
DocAsker şunları denetler: DocAsker beyandaki imza alanlarının eksiksiz doldurulduğunu kontrol eder.
- 09
Yönetim kurulu kararı veya vekâletname
Temsilcinin şirket ya da kişi adına talimat verme ve işlem yürütme yetkisini doğrular. İlgili işi kapsayan ıslak imzalı bir yönetim kurulu kararı, vekâletname veya yetki belgesi talep edin.
Format: İmzalı PDF
DocAsker şunları denetler: DocAsker belgenin imzalı olduğunu ve tüm sayfaların eksiksiz yüklendiğini kontrol eder.
- 10
İmzalı avukatlık sözleşmesi / Yetkilendirme mektubu
Avukatlık sözleşmesi işin kapsamını, vekâlet ücretini ve çalışma şartlarını belirler. Müvekkilden her bir sayfası imzalanmış sözleşmeyi iletmesini isteyin.
Format: İmzalı PDF veya her sayfanın imzalı fotoğrafı
DocAsker şunları denetler: DocAsker imza alanlarının doldurulduğunu ve sözleşmenin tüm sayfalarının tam olarak yüklendiğini denetler.
Bu liste yol gösterici bir taslaktır. Gereksinimler ülkeye, resmî kurumlara ve başvuru türüne göre değişiklik gösterebilir; bu nedenle göndermeden önce güncel şartları teyit etmenizi öneririz.
Customize, Export, or Embed This Checklist on Your Website
Select the exact documents your firm needs, generate a custom client request email, or copy an HTML widget for your website.
- Fotoğraf veya PDF
- PDF veya fotoğraf
- PDF
- Sicilden alınmış PDF
- PDF
- Fotoğraf veya PDF
- İnternet bankacılığından alınmış PDF
- İmzalı PDF
- İmzalı PDF
- İmzalı PDF veya her sayfanın imzalı fotoğrafı
Subject: Required documents for Hukuk büroları için müvekkil kabulü ve KYC belge kontrol listesi — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Resmi makamlarca verilmiş fotoğraflı kimlik (Fotoğraf veya PDF) • Check: DocAsker görüntünün netliğini, parlamadan uzak olduğunu, kenarlarının kesilmediğini ve kimliğin süresinin dolup dolmadığını denetler. 2. Yerleşim yeri belgesi (İkametgâh) (PDF veya fotoğraf) • Check: DocAsker yüklenen dosyanın geçerli bir adres belgesi olduğunu ve düzenlenme tarihinin son 3 ay içinde kaldığını teyit eder. 3. Ticaret sicil gazetesi veya kuruluş belgesi (PDF) • Check: DocAsker dosyanın resmi kuruluş veya tescil belgesi olup olmadığını, farklı bir şirket evrakı yüklenip yüklenmediğini denetler. 4. Güncel ticaret sicil tasdiknamesi / Faaliyet belgesi (Sicilden alınmış PDF) • Check: DocAsker belgenin belirlediğiniz tarih aralığında düzenlendiğini ve hiçbir sayfasının eksik olmadığını teyit eder. 5. Hissedarlık yapısı şeması ve nihai faydalanıcı listesi (PDF) • Check: DocAsker dosyanın ortaklık yapısını teyit eden bir belge olduğunu ve çok sayfalı evrakların eksiksiz iletildiğini denetler. 6. Her bir nihai faydalanıcı için fotoğraflı kimlik ve yerleşim yeri belgesi (Fotoğraf veya PDF) • Check: DocAsker her bir kimliğin net ve güncel olduğunu, yerleşim yeri belgelerinin ise son 3 ay içinde düzenlendiğini kontrol eder. 7. Fon kaynağına ilişkin tevsik edici belgeler (İnternet bankacılığından alınmış PDF) • Check: DocAsker hesap dökümlerinin belirlediğiniz dönemi kapsadığını ve eksik sayfa bulunmadığını denetler. 8. İmzalı servet kaynağı beyanı (İmzalı PDF) • Check: DocAsker beyandaki imza alanlarının eksiksiz doldurulduğunu kontrol eder. 9. Yönetim kurulu kararı veya vekâletname (İmzalı PDF) • Check: DocAsker belgenin imzalı olduğunu ve tüm sayfaların eksiksiz yüklendiğini kontrol eder. 10. İmzalı avukatlık sözleşmesi / Yetkilendirme mektubu (İmzalı PDF veya her sayfanın imzalı fotoğrafı) • Check: DocAsker imza alanlarının doldurulduğunu ve sözleşmenin tüm sayfalarının tam olarak yüklendiğini denetler. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/tr/templates/kyc-document-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Hukuk büroları için müvekkillerden KYC belgeleri toplama ipuçları
Kontrol listesini müvekkilin risk profiline göre uyarlayın
Düşük riskli bir gerçek kişi ile çok katmanlı ortaklık yapısına sahip bir şirketin gerektirdiği belgeler farklıdır. Standart bir listenin yanı sıra yüksek riskli müvekkiller için daha kapsamlı bir liste hazırlayın. Servet kaynağı belgelerini yalnızca risk değerlendirmeniz gerektirdiğinde talep edin.
Belgeleri işe başlamadan önce toplayın
Belge toplama bağlantısını avukatlık sözleşmesiyle birlikte gönderin; dosya üzerinde çalışmaya başladıktan sonraya bırakmayın. Çoğu büro, uyum kontrolleri tamamlanmadan dosyada işlem yapamaz veya ödeme alamaz. Talebi erken iletmek ileride yaşanacak gecikmelerin önüne geçer.
Her kalem için net geçerlilik kuralları belirleyin
Kurum içi kurallarınızı listeye yansıtın: Kimliklerin süresi dolmamış olmalı, ikametgâh son 3 ay içinde alınmalıdır. Yüklenen her dosya bu kurallara göre denetlenir; belgenin tarihi geçmişse müvekkil bunun nedenini sistemde doğrudan görür.
Denetimler için düzenli ve şeffaf kayıt tutun
DocAsker üzerindeki her yükleme, denetim ve indirme işlemi kayıt altına alınır. Dosyalar standart bir adlandırma düzenine göre otomatik isimlendirilir; bu da olası bir denetimde neyi ne zaman topladığınızı kanıtlamayı son derece kolaylaştırır.
KYC belgelerini talep etmek için e-posta şablonu
[Büro adı] nezdindeki dosyanızın açılışı için gerekli kimlik belgeleri
Sayın [Müvekkil adı], Dosyanız kapsamındaki hukuki çalışmalara başlayabilmemiz için yasal yükümlülüklerimiz gereği kimliğinizi (ve şirketler için ortaklık yapısını) doğrulamamız gerekmektedir. Lütfen talep edilen belgeleri en geç [tarih] tarihine kadar bu güvenli bağlantı üzerinden yükleyin: [link] Sisteme giriş için herhangi bir hesap veya parola oluşturmanız gerekmez. Bağlantıyı telefonunuzdan veya bilgisayarınızdan açabilir, belgelerin fotoğraflarını çekerek ya da hazır dosyalarınızı seçerek yükleyebilirsiniz. Yüklenen her dosya anında kontrol edilir; bir belgenin süresi dolmuşsa veya eksik sayfa varsa sistem nedenini belirterek hemen yenisini yüklemenize imkân tanır. Tüm dosyalarınız uçtan uca şifrelenir ve yalnızca ekibimizin erişimine açıktır. Herhangi bir sorunuz olursa lütfen bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin. Saygılarımızla, [Adınız Soyadınız] [Büro adı]
Sıkça sorulan sorular
Hukuk bürolarında KYC süreci için hangi belgeler gereklidir?
Bireysel müvekkiller için genellikle fotoğraflı kimlik ve yerleşim yeri belgesi; tüzel kişiler için ise kuruluş belgeleri, sicil tasdiknamesi, ortaklık yapısı kayıtları ve her bir nihai faydalanıcının kimliği istenir. Birçok büro ayrıca fon kaynağı tevsiki ve temsil yetkisi belgelerini de talep eder. Gereksinimler tabi olunan mevzuata ve müvekkilin risk düzeyine göre değişebileceğinden kendi uyum politikanızı esas almanız önerilir.
KYC süreçlerinde hangi evraklar yerleşim yeri belgesi (ikametgâh) yerine geçer?
Genellikle müvekkilin adını ve açık ev adresini gösteren, son 3 ay içinde düzenlenmiş bir fatura (elektrik, su, doğalgaz vb.), banka hesap dökümü veya e-Devlet üzerinden alınmış resmi yerleşim yeri belgesi kabul edilir. Cep telefonu faturaları ve posta kutusu (P.O. Box) adresli evraklar çoğunlukla kabul edilmez. Hangi belgelerin geçerli olduğunu belirlerken kurum içi politikanızı dikkate alın.
Nihai faydalanıcı kimdir?
Genellikle bir şirketin doğrudan ya da dolaylı olarak yüzde 25'ten fazla payına veya oy hakkına sahip olan ya da şirket üzerinde nihai kontrolü elinde bulunduran gerçek kişilerdir. Kesin oran ve yasal tanım, faaliyet gösterilen yargı çevresine ve şirket türüne göre farklılık gösterebilir. Uygulamanız gereken kriteri uyum biriminizle teyit etmeniz tavsiye edilir.
Hukuk büroları KYC belgelerini ne kadar süre saklamalıdır?
Bu süre tabi olunan yargı çevresi ve mevzuata göre değişir. Birçok kara paranın aklanmasının önlenmesi (AML) düzenlemesi, belgelerin müvekkil ilişkisi sona erdikten sonra en az 5 yıl boyunca saklanmasını şart koşar; bu nedenle sizin için geçerli yasal saklama süresini teyit edin. DocAsker üzerinde dosyaların ne kadar süre saklanacağını kendiniz belirleyebilir, dilediğiniz zaman bir talebi ve ilgili tüm dosyaları silebilirsiniz.
DocAsker kimlik doğrulaması yapar mı?
Hayır. DocAsker yalnızca KYC belgelerini toplar ve yüklenen dosyaları görüntü kalitesi, belge türü, geçerlilik tarihi, imza varlığı ve sayfa eksikliği yönünden teknik olarak denetler. Sistem; kimlik çipi doğrulama, uluslararası yaptırım listeleri veya siyasi nüfuz sahibi kişi (PEP) taramaları gerçekleştirmez; bu hukuki inceleme ve onay adımları ekibinizin sorumluluğundadır.
Diğer kontrol listesi şablonları
10 belge
Muhasebe müşteri kabul kontrol listesi
Mali müşavirlik ve muhasebe ofisleri, yeni bir ticari işletmeyle çalışmaya başlarken ilk ay sonu kapanışından veya vergi beyan döneminden önce bu kontrol listesinden yararlanır.
Listeyi görüntüle10 belge
Schengen vizesi evrak kontrol listesi
Vize ve göçmenlik danışmanları bu kontrol listesini, müvekkilleri kısa süreli Schengen vizesi başvurusuna hazırlanırken ve tercihen randevu tarihinden birkaç hafta önce kullanır.
Listeyi görüntüle10 belge
Ajanslar için müşteri karşılama kontrol listesi
Pazarlama, tasarım ve kreatif ajanslar, yeni bir müşteriyle el sıkıştıktan hemen sonra ve tanışma (kickoff) toplantısından önce bu kontrol listesinden yararlanır.
Listeyi görüntüle
Bu listeyi DocAsker ile gönder
DocAsker bu kontrol listesini tek bir bağlantı üzerinden iletir, yüklenen her evrakı anında inceler ve süreç tamamlanana kadar müşterinize otomatik hatırlatmalar gönderir.