İK ekipleri için işe giriş evrakı toplama
DocAsker, İK ekipleri için işe giriş evrakı toplama sürecini uçtan uca yönetir. Yeni çalışanınıza fotoğraflı kimlik, çalışma izni, vergi formları, banka bilgileri, diplomalar ve imzalı iş sözleşmesini içeren güvenli bir kontrol listesi linki iletilir. Yüklenen her belge yapay zekâ tarafından anında incelenir; süresi dolmuş bir kimlik veya imzasız bir sözleşme daha ilk iş günü gelmeden çalışana otomatik olarak geri bildirilir.
İşe giriş evrakları neden hep gecikir?
İlk iş günü gelir ama evraklar hâlâ eksiktir
Teklifler haftalar öncesinden kabul edilir, ancak belgeler ya ilk günün sabahında gelir ya da hiç gelmez. Bordro tanımlamaları, sistem yetkileri ve yaka kartları çoktan gelmiş olması gereken dosyalar yüzünden bekletilir.
Süresi dolmuş çalışma izinleri ve kimlikler
Günü geçmiş bir pasaport ya da yanlış tarihli bir izin belgesi işe başlama tarihini erteletebilir. Bunu ilk iş gününde fark etmek yerine bir hafta öncesinden yakalamak her zaman daha kolaydır.
E-postalar arasında kaybolan hassas veriler
Kimlikler, IBAN bilgileri ve vergi belgeleri gelen kutularına ek dosya olarak dağılır veya herkesin erişebildiği ortak klasörlerde birikir. Bunların takibini yapmak ve günü geldiğinde silmek ciddi bir karmaşaya dönüşür.
DocAsker çalışan işe başlamadan önce neleri kontrol eder?
Kimlik ve izin geçerlilik süreleri
DocAsker; pasaport, kimlik kartı ve ikamet izinlerindeki geçerlilik tarihlerini okur. Yeni çalışanınız şu uyarıyı görür: "Bu ikamet izninin süresi 31 Ağustos 2026 tarihinde dolmuş. Lütfen güncel belgenizi yükleyin veya İK ile iletişime geçin."
İmzalanmış sözleşme kontrolü
Yüklenen her belgedeki imza alanları denetlenir. Yeni çalışanınız şu uyarıyı görür: "6. sayfadaki çalışan imzası eksik. Lütfen sözleşmeyi imzalayıp tüm sayfaları tekrar yükleyin."
Okunabilir fotoğraf doğrulaması
Telefonla çekilen kimlik fotoğraflarında bulanıklık, parlama ve kenar kesintileri taranır. Yeni çalışanınız şu uyarıyı görür: "Bu fotoğraf belge numarasını okumak için çok bulanık. Telefonu sabit tutarak lütfen yeniden çekin."
Doğru evrak eşleşmesi
DocAsker yüklenen dosyanın talep edilen belgeyle uyuşup uyuşmadığını doğrular. Yeni çalışanınız şu uyarıyı görür: "Bu belge önceki işvereninize ait bir bordroya benziyor. Lütfen bordro işlemleriniz için hesap bilgilerinizi gösteren bir banka dekontu veya hesap cüzdanı yükleyin."
İK ekipleri yeni işe giren birinden hangi belgeleri ister?
İşe giriş evrak kontrol listesi- Pasaport veya kimlik kartı
- Gerektiği durumlarda vize veya çalışma/ikamet izni
- İmzalı iş sözleşmesi
- Vergi formları ve bildirimleri
- Maaş ödemeleri için banka hesap bilgileri
- SGK veya vergi kimlik numarası belgesi
- Diploma ve uzmanlık sertifikaları
- İmzalı gizlilik sözleşmesi (NDA)
- İmzalı şirket içi yönetmelik onayları
- Acil durum iletişim formu
- Araç kullanılacak pozisyonlar için sürücü belgesi
- Personel kimlik kartı için biyometrik/vesikalık fotoğraf
İK ekipleri işe alım sürecinde DocAsker'ı nasıl kullanır?
1İşe giriş kontrol listesini oluşturun
Hazır evrak kontrol listesiyle başlayın, pozisyona ve lokasyona göre özelleştirin. Yasal çalışma şartları ve vergi gereksinimleri ülkeye göre değiştiği için göndermeden önce listenizi hukuk danışmanınızla teyit edin.
2Teklif onaylandığı an linki iletin
İş teklifi imzalanır imzalanmaz tek bir bağlantı paylaşın. Yeni çalışan hesap açma zorunluluğu olmadan telefonu veya bilgisayarı üzerinden evraklarını yüklesin, dilediğinde aynı linkten devam etsin.
3Kontrolleri ve hatırlatmaları otomatiğe bağlayın
Süresi geçmiş kimlikler, imzasız sayfalar ve bulanık fotoğraflar gerekçesiyle birlikte doğrudan çalışana iade edilir. E-posta veya Pro ve Firm planlarında SMS ile gönderilen hatırlatıcılar sadece eksikleri bildirir ve tüm evraklar tamamlandığında otomatik olarak durur.
4Evrakları arşivleyin ve erişimi yönetin
Onaylanan dosyalar otomatik olarak adlandırılır, çalışma alanınıza veya entegre bulut klasörünüze taşınır. Firm planında ekip rolleri ve yetkileri tanımlayabilir, her planda dosyaların ne kadar süre saklanacağını belirleyebilirsiniz.
Sıkça sorulan sorular
Yeni çalışanların evrak yüklemek için hesap açması gerekir mi?
Hayır. Yeni çalışanlar bağlantıyı diledikleri telefon veya bilgisayardan açabilir; hesap açmadan, şifre belirlemeden veya uygulama indirmeden yükleme yapabilirler. Telefon kamerasıyla kimliklerinin fotoğrafını çekebilir ve kalan evrakları tamamlamak için aynı linke diledikleri zaman dönebilirler.
Yeni çalışan evraklarının güvenliği nasıl sağlanır?
Dosyalar hem aktarım sırasında hem de sunucularda şifrelenir; DocAsker çalışma alanınızda saklanır veya Pro ve Firm planlarında doğrudan Google Drive, Dropbox ya da OneDrive hesabınıza aktarılır. Her yükleme, kontrol ve indirme işlemi kayıt altına alınır; bir talebi ve ona ait tüm dosyaları istediğiniz an silebilirsiniz. Talep halinde Veri İşleme Sözleşmesi (DPA) temin edilir.
DocAsker resmi çalışma izni kontrolünü bizzat yapar mı?
Hayır. DocAsker her belgenin talep edilen evrak olduğunu, okunabilirliğini, geçerlilik tarihini ve eksiksiz olduğunu teyit eder. Resmi çalışma hakkı ve yasal denetim İK ekibinizin sorumluluğundadır; kurallar ve orijinal belgelerin fiziki olarak görülme zorunluluğu ülkeden ülkeye farklılık gösterebilir.
Evrakları çalışanın ilk iş gününden önce toplayabilir miyiz?
Evet. Teklif kabul edildiği anda bağlantıyı iletebilirsiniz; sistem belirlediğiniz takvime göre tüm evraklar onaylanana kadar hatırlatmalar göndermeye devam eder. Ekibiniz hangi çalışanın hangi evraklarının eksik olduğunu anlık olarak takip edebilir.
Yeni çalışanlar sözleşmelerini doğrudan DocAsker üzerinden imzalayabilir mi?
Hayır. DocAsker bir e-imza aracı değildir. Çalışan sözleşmeyi çıktısını alıp ıslak imzayla veya kullandığınız e-imza platformu üzerinden imzalar ve dosyayı yükler. DocAsker imza alanının doldurulup doldurulmadığını ve tüm sayfaların tam olduğunu kontrol eder.
Diğer sektörler
Muhasebe ve Mali Müşavirlik Ofisleri
Banka ekstreleri, fişler ve sözleşmeler; daha yüklenirken denetlensin
Nasıl çalıştığını görün
Göçmenlik danışmanları
Pasaportlar, fotoğraflar ve banka ekstreleri randevudan önce kontrol altında
Nasıl çalıştığını görün
Hukuk büroları
Fotoğraflı kimlik, adres kanıtı ve imzalı yetkilendirme belgeleri yüklenirken kontrol edilir
Nasıl çalıştığını görün
İlk evrak talebinizi dakikalar içinde gönderin
Sektörünüze özel hazır kontrol listesini seçin, müşterinizin e-posta adresini girin; gerisini DocAsker'a bırakın. Yüklenen her dosyayı denetlesin, hatırlatmaları otomatik göndersin. Kredi kartı gerekmeden 14 gün ücretsiz deneyin.