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Collecte des documents d'embauche pour les équipes RH

DocAsker simplifie la collecte des documents d'embauche pour les RH. Chaque recrue reçoit un lien sécurisé unique avec la liste des pièces à fournir : pièce d'identité, justificatif de droit au travail, RIB, attestations et contrat de travail signé. Chaque document est contrôlé par l'IA dès son envoi. Une pièce d'identité expirée ou une signature manquante ? Le collaborateur est prévenu immédiatement, bien avant son premier jour.

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Une responsable RH à lunettes portant un blazer vert sauge assise à une table avec une nouvelle recrue en veste bleu marine, un contrat et un badge professionnel posés entre elles

Pourquoi l'onboarding administratif prend-il toujours du retard ?

  • Le Jour J sans aucun dossier complet

    Les propositions d'embauche sont validées des semaines à l'avance, mais les documents n'arrivent souvent que le matin de l'intégration — voire jamais. La paie, les accès informatiques et les badges restent en attente de justificatifs qui auraient dû être reçus bien plus tôt.

  • Titres de séjour ou pièces d'identité expirés

    Un passeport périmé ou une autorisation de travail avec de mauvaises dates peut reporter une prise de poste. Détecter l'anomalie la semaine précédente évite les urgences et les blocages le matin du premier jour.

  • Données ultra-sensibles éparpillées par e-mail

    Cartes d'identité, RIB et numéros de sécurité sociale dorment en pièces jointes dans les boîtes de réception ou sur des dossiers partagés trop ouverts. Assurer leur traçabilité et gérer leur suppression légale devient un vrai casse-tête RGPD.

Ce que DocAsker vérifie avant l'arrivée du collaborateur

  • Date de validité des pièces et titres

    DocAsker lit la date d'expiration des passeports, cartes d'identité et titres de séjour. Le collaborateur est notifié automatiquement : « Ce titre de séjour a expiré le 31 août 2026. Merci de fournir un document en cours de validité ou de contacter les RH. »

  • Signature du contrat

    La présence des signatures est vérifiée sur chaque fichier. Votre recrue reçoit une alerte claire : « La signature du salarié manque à la page 6. Merci de signer le contrat et de renvoyer l'intégralité du document. »

  • Lisibilité des photos et scans

    Les photos prises sur smartphone sont analysées : flou, reflets et bords coupés sont repérés. Le collaborateur voit : « Cette photo est trop floue pour lire le numéro du document. Merci de la reprendre de façon nette et bien cadrée. »

  • Conformité du type de document

    DocAsker s'assure que le fichier correspond bien à la demande. Le message indique : « Ce document semble être un ancien bulletin de paie. Merci de téléverser un RIB pour le versement du salaire. »

Quels documents demander pour un dossier d'embauche ?

Checklist des documents d'embauche
  • Passeport ou carte nationale d'identité
  • Visa ou titre de séjour (le cas échéant)
  • Contrat de travail signé
  • Formulaires fiscaux ou fiche d'imposition
  • Relevé d'identité bancaire (RIB)
  • Attestation de sécurité sociale ou numéro fiscal
  • Diplômes et certifications professionnelles
  • Accord de confidentialité signé (NDA)
  • Émargement du règlement intérieur et des chartes internes
  • Fiche de renseignements et personnes à contacter en cas d'urgence
  • Permis de conduire (si le poste l'exige)
  • Photo pour le badge d'entreprise

Comment les équipes RH gèrent leurs onboardings avec DocAsker

  1. 1Configurez la checklist d'intégration

    Partez de notre modèle de dossier d'embauche et adaptez-le selon le poste ou l'implantation géographique. Les obligations légales et fiscales variant d'un pays à l'autre, validez votre liste avec votre service juridique avant l'envoi.

  2. 2Envoyez le lien dès l'acceptation de l'offre

    Transmettez un lien unique dès que la promesse d'embauche est signée. La recrue dépose ses documents depuis son smartphone ou son ordinateur, sans créer de compte, et peut reprendre la saisie à tout moment.

  3. 3Laissez tourner les vérifications et les relances

    Pièces périmées, pages non signées ou scans illisibles sont rejetés avec un motif précis. Les relances partent par e-mail (ou par SMS avec les forfaits Pro et Firm), ne ciblent que les pièces manquantes et s'arrêtent dès que le dossier est complet.

  4. 4Classez les dossiers et gérez les accès

    Les documents validés sont renommés automatiquement et classés dans votre espace de travail ou synchronisés avec votre cloud habituel. Avec le plan Firm, gérez finement les droits d'accès de votre équipe. Et quel que soit votre plan, vous gardez le contrôle total sur la durée de conservation.

Questions fréquentes

Les nouveaux arrivants doivent-ils créer un compte pour déposer leurs pièces ?

Non. Ils ouvrent simplement le lien sur leur smartphone ou ordinateur et déposent leurs fichiers sans mot de passe, sans application à installer et sans compte à créer. Ils peuvent photographier une pièce directement avec leur téléphone et terminer plus tard sur le même lien.

Comment la sécurité et la confidentialité des dossiers sont-elles assurées ?

Tous les fichiers sont chiffrés en transit et au repos, puis stockés sur votre espace sécurisé DocAsker ou synchronisés vers Google Drive, Dropbox ou OneDrive (forfaits Pro et Firm). Chaque dépôt, vérification et téléchargement est consigné dans un journal d'audit. Vous pouvez supprimer une demande et ses données à tout moment. Un contrat de sous-traitance des données (DPA) conforme au RGPD est disponible sur demande.

DocAsker réalise-t-il la vérification formelle du droit au travail ?

Non. DocAsker s'assure que le document fourni est bien celui demandé, qu'il est parfaitement lisible, complet et en cours de validité. Le contrôle légal du droit au travail reste sous la responsabilité de votre équipe RH, la législation variant selon les pays (notamment sur l'obligation de contrôler les originaux en main propre).

Peut-on récupérer les documents avant l'arrivée effective du salarié ?

Absolument. Envoyez le lien dès confirmation de l'embauche. Les relances automatiques se déclenchent selon la fréquence choisie jusqu'à validation de l'ensemble des éléments. Vous suivez en temps réel l'avancement du dossier de chaque recrue.

Les recrues peuvent-elles signer leur contrat directement dans DocAsker ?

Non. DocAsker n'intègre pas de module de signature électronique. La recrue signe son contrat (sur papier ou via votre outil de signature électronique habituel) et le dépose sur DocAsker. La plateforme vérifie ensuite la complétude des pages et la présence effective de la signature.

Autres secteurs d'activité

Envoyez votre première demande en quelques minutes

Sélectionnez le modèle dédié à votre secteur, renseignez l'adresse e-mail de votre client, et laissez DocAsker vérifier chaque document reçu et gérer les relances. Essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire.

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