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Essai gratuit

Onboarding client et collecte de documents KYC pour cabinets d'avocats

DocAsker automatise l'onboarding de vos clients et la collecte de pièces KYC pour votre cabinet. Envoyez à chaque client un lien sécurisé unique comprenant la liste exacte des pièces requises : pièce d'identité, justificatif de domicile, documents de gouvernance ou lettre de mission signée. Chaque document déposé est immédiatement contrôlé par l'IA. Les dépôts, vérifications et téléchargements sont intégralement tracés, vous offrant un historique précis et horodaté.

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Une juriste compliance d'une trentaine d'années examine une convention agrafée sur une table en verre

Ce qui ralentit l'ouverture d'un dossier

  • Des dossiers bloqués par la procédure KYC

    Impossible d'ouvrir un dossier ou de recevoir des fonds tant que les pièces d'identité ne sont pas conformes. Une facture manquante ou une pièce d'identité expirée suffit à paralyser le travail attendu par votre client.

  • Des justificatifs de domicile périmés

    Votre procédure exige un justificatif de moins de 3 mois, mais le client vous transmet un document datant de l'année passée. Pour repérer l'erreur, votre équipe doit vérifier manuellement chaque date pour chaque dirigeant et bénéficiaire effectif.

  • Une traçabilité difficile à reconstituer

    Les documents arrivent par e-mail, par courrier ou sont déposés au cabinet. Lors d'un contrôle ou d'un audit de conformité, reconstituer l'historique de réception à partir de multiples boîtes mail devient un calvaire.

Ce que DocAsker vérifie lors de l'onboarding client

  • Validité de la pièce d'identité

    DocAsker lit la date d'expiration des passeports et cartes d'identité. Le client est immédiatement averti : « Cette carte d'identité a expiré le 12 mai 2025. Merci de fournir un passeport ou une pièce d'identité en cours de validité. »

  • Ancienneté du justificatif de domicile

    Exigez des justificatifs datant de moins de 3 mois. Le client est alerté en temps réel : « Cette facture date de novembre 2025. Merci de transmettre une facture ou un relevé bancaire émis il y a moins de 3 mois. »

  • Conformité du type de document

    DocAsker vérifie que le fichier correspond bien à la pièce demandée. Le client est prévenu : « Ce document ressemble à un contrat de téléphonie, qui n'est pas accepté. Merci de fournir une facture d'électricité/gaz ou un relevé bancaire. »

  • Documents de pouvoir complets et signés

    Lettres de mission et pouvoirs doivent être intégraux et signés. Le client est notifié : « La page 4 du pouvoir est manquante. Merci de transmettre l'ensemble des pages, y compris la dernière page signée. »

Les documents collectés par les cabinets d'avocats pour l'onboarding et le KYC

Checklist des documents KYC pour l'onboarding client en cabinet d'avocats
  • Passeport ou carte nationale d'identité
  • Justificatif de domicile de moins de 3 mois
  • Lettre de mission signée
  • Extrait Kbis ou certificat d'immatriculation
  • Registre des mandataires sociaux / dirigeants
  • Registre des bénéficiaires effectifs (RBE)
  • Pièce d'identité de chaque dirigeant et bénéficiaire effectif
  • Justificatif d'origine des fonds
  • Pouvoir signé
  • Procès-verbal d'AG ou du conseil autorisant la mission
  • Acte constitutif de trust (le cas échéant)

Comment les cabinets d'avocats utilisent DocAsker pour leurs dossiers

  1. 1Paramétrez votre checklist KYC

    Partez de notre modèle de checklist KYC et adaptez-le aux exigences de conformité de votre cabinet. Les obligations LCB-FT variant selon les juridictions et les ordres, définissez précisément les pièces requises ainsi que leurs critères de validité dans le temps.

  2. 2Transmettez le lien dès l'entrée en relation

    Joignez le lien à votre convention d'honoraires ou lettre de mission. Vos clients déposent leurs pièces depuis un smartphone ou un ordinateur sans créer de compte, et peuvent revenir sur ce lien à tout moment le temps de rassembler les pièces de chaque associé.

  3. 3Ne traitez que les documents conformes

    Pièces d'identité périmées, justificatifs obsolètes ou pages non signées sont immédiatement rejetés avec un motif clair pour le client. Votre équipe n'a plus à vérifier que les pièces validées ou nécessitant un arbitrage humain.

  4. 4Conservez une piste d'audit complète

    Chaque dépôt, vérification et téléchargement est horodaté, et le forfait Firm vous permet d'exporter ce journal d'audit. Vous définissez la durée de conservation de vos données et pouvez supprimer une demande et ses fichiers à tout moment.

Questions fréquentes

Les clients doivent-ils créer un compte pour déposer leurs pièces KYC ?

Non. Vos clients ouvrent le lien depuis n'importe quel smartphone ou ordinateur et déposent leurs fichiers sans identifiant, mot de passe ni application à installer. Ils peuvent photographier leur pièce d'identité directement ou importer des PDF, puis revenir plus tard sur le lien pour finaliser leur dossier.

Où sont stockées les pièces d'identité des clients, et comment sont-elles sécurisées ?

Vos fichiers sont chiffrés en transit (TLS) et au repos, puis stockés dans votre espace DocAsker ou synchronisés directement vers Google Drive, Dropbox ou OneDrive sur les forfaits Pro et Firm. Vous pouvez révoquer les liens ou définir une date d'expiration à tout moment. Chaque action (dépôt, contrôle, téléchargement) fait l'objet d'un journal d'événements. DocAsker vous aide à respecter vos obligations RGPD, et un accord de traitement des données (DPA) est disponible sur simple demande.

DocAsker réalise-t-il une vérification formelle d'identité ?

Non. DocAsker s'assure que le document déposé correspond à la pièce requise, qu'il est parfaitement lisible, en cours de validité, complet et signé le cas échéant. L'identification formelle du client et la décision d'entrer en relation d'affaires relèvent de la responsabilité exclusive de votre cabinet et de ses procédures de conformité.

Quels documents un cabinet d'avocats doit-il collecter au titre du KYC ?

Cela dépend de votre juridiction, des règles ordinales applicables et du profil de votre client. En règle générale, le dossier comprend une pièce d'identité avec photo, un justificatif de domicile de moins de 3 mois et, pour les personnes morales, la liste des dirigeants et des bénéficiaires effectifs. Utilisez notre checklist comme point de départ et ajustez-la selon vos obligations déontologiques.

Est-il possible d'exporter l'historique des vérifications ?

Oui, avec le forfait Firm. Si chaque dépôt, contrôle et téléchargement est automatiquement consigné sur l'ensemble de nos forfaits, le forfait Firm vous permet d'exporter l'intégralité du journal d'audit et propose une gestion avancée des utilisateurs et des droits d'accès pour votre équipe.

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Sélectionnez le modèle dédié à votre secteur, renseignez l'adresse e-mail de votre client, et laissez DocAsker vérifier chaque document reçu et gérer les relances. Essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire.

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