Direct naar inhoud
docasker
Start gratis proefperiode

Cliëntintake en KYC-documenten verzamelen voor de advocatuur

DocAsker stroomlijnt de cliëntintake en het verzamelen van KYC-documenten voor advocatenkantoren. U stuurt elke cliënt één beveiligde link met een duidelijke checklist voor identiteitsbewijzen, adresbewijzen, eigendomsstructuren en een getekende opdrachtbevestiging. Elke upload wordt direct door AI gecontroleerd. Bovendien wordt elke upload, controle en download vastgelegd in een auditlog, zodat u altijd kunt aantonen wat er wanneer is ontvangen.

Start gratis proefperiodeChecklist bekijken
Een compliancejurist van achter in de dertig controleert een ingebonden overeenkomst aan een glazen tafel

Waar de cliëntintake nu vaak spaak loopt

  • Zaken blijven liggen door ontbrekende KYC

    U kunt een dossier pas openen of gelden aannemen als het cliëntenonderzoek volledig op orde is. Een ontbrekende energierekening of een verlopen paspoort zorgt al snel voor onnodige vertraging bij urgente zaken.

  • Adresbewijzen die te oud zijn

    Uw beleid vereist een document van maximaal 3 maanden oud, maar de cliënt stuurt er een van vorig jaar. Dat betekent handmatig alle datums nalopen — voor iedere bestuurder en UBO opnieuw.

  • Geen sluitend overzicht van wat er binnenkomt

    Documenten druppelen binnen via e-mail, post of worden even aan de balie afgegeven. Moet u voor een dossiercontrole aantonen wat u wanneer heeft ontvangen? Dan bent u uren kwijt met het doorspitten van postvakken.

Wat DocAsker controleert tijdens de intake

  • Geldigheid van identiteitsbewijzen

    DocAsker leest automatisch de vervaldatum op paspoorten en ID-kaarten. Uw cliënt ziet direct: "Deze ID-kaart is verlopen op 12 mei 2025. Upload alstublieft een geldig paspoort of geldige identiteitskaart."

  • Datum van het adresbewijs

    Stel de voorwaarde in dat documenten maximaal 3 maanden oud mogen zijn. Uw cliënt ziet direct: "Deze factuur dateert uit november 2025. Upload alstublieft een energierekening of bankafschrift van maximaal 3 maanden oud."

  • Het juiste documenttype

    DocAsker verifieert of het geüploade bestand overeenkomt met wat u heeft opgevraagd. Uw cliënt ziet direct: "Dit lijkt op een telefoonabonnement; dit wordt niet geaccepteerd als adresbewijs. Upload alstublieft een energierekening of bankafschrift."

  • Ondertekende en complete volmachten

    Opdrachtbevestigingen en volmachten moeten compleet zijn en van de juiste handtekeningen voorzien. Uw cliënt ziet direct: "Pagina 4 van de volmacht ontbreekt. Upload alstublieft alle pagina's, inclusief de ondertekende handtekeningenpagina."

Documenten die kantoren opvragen voor intake en Wwft-checks

KYC-documentenchecklist voor cliëntintake bij advocatenkantoren
  • Paspoort of nationale identiteitskaart
  • Adresbewijs van maximaal 3 maanden oud
  • Ondertekende opdrachtbevestiging
  • Uittreksel Handelsregister (KvK)
  • Bestuurdersoverzicht
  • Aandeelhoudersregister of UBO-register
  • Geldig legitimatiebewijs van iedere bestuurder en UBO
  • Onderbouwing van de herkomst van middelen (Source of Funds)
  • Ondertekende volmacht
  • Bestuursbesluit met betrekking tot de opdrachtverstrekking
  • Oprichtingsakte of trustakte (bij trusts en stichtingen)

Hoe advocatenkantoren DocAsker inzetten bij intake

  1. 1Stel uw KYC-checklist samen

    Neem de standaard KYC-checklist en stem deze nauwkeurig af op het beleid van uw kantoor. Wwft- en compliance-eisen verschillen per rechtsgebied; bepaal welke documenten vereist zijn en welke geldigheidsdata u hanteert.

  2. 2Deel de link bij de opdrachtverstrekking

    Stuur de beveiligde link direct mee met de opdrachtbevestiging. Cliënten kunnen vanaf hun telefoon of computer bestanden uploaden zonder een account aan te maken, en kunnen op elk gewenst moment terugkeren naar de link om ontbrekende stukken aan te vullen.

  3. 3Beoordeel alleen goedgekeurde documenten

    Verlopen documenten, te oude facturen of ontbrekende handtekeningen worden direct teruggestuurd naar de cliënt met duidelijke feedback. Uw team krijgt alleen goedgekeurde stukken te zien en documenten die handmatige beoordeling vereisen.

  4. 4Bouw een sluitend compliance-dossier op

    Elke upload, controle en download wordt gelogd; op het Firm-plan exporteert u dit eenvoudig als auditlog. U bepaalt zelf de bewaartermijn en kunt een verzoek inclusief bestanden op ieder moment definitief wissen.

Veelgestelde vragen

Moeten cliënten een account aanmaken om KYC-documenten te uploaden?

Nee. Cliënten openen de link simpelweg op hun smartphone of computer en uploaden direct — zonder wachtwoorden, accounts of apps. Ze kunnen foto's maken van hun legitimatiebewijs of PDF-bestanden toevoegen, en later via dezelfde link weer verdergaan.

Waar worden de identiteitsdocumenten opgeslagen en hoe zit het met de beveiliging?

Alle bestanden worden zowel tijdens verzending (TLS) als in opslag end-to-end versleuteld. Ze worden veilig bewaard in uw DocAsker-omgeving of automatisch doorgezet naar Google Drive, Dropbox of OneDrive (beschikbaar op Pro en Firm). Uploadlinks kunnen verlopen of direct worden ingetrokken, en iedere actie wordt gelogd. Zo voldoet u moeiteloos aan de AVG-richtlijnen. Een verwerkersovereenkomst (DPA) is op aanvraag beschikbaar.

Verifieert DocAsker de identiteit van de cliënt?

Nee. DocAsker controleert of elk geüpload document overeenkomt met uw verzoek, goed leesbaar is, geldig is, compleet is en waar nodig is ondertekend. De uiteindelijke identiteitsverificatie en de formele beslissing om de cliënt te accepteren liggen altijd bij uw kantoor en uw eigen compliance-afdeling.

Welke documenten hebben advocatenkantoren nodig voor een Wwft-dossier?

Dit hangt af van het rechtsgebied, uw toezichthouder (zoals de NOvA) en het type cliënt. Een standaarddossier bevat doorgaans een geldig identiteitsbewijs, een recent adresbewijs (maximaal 3 maanden oud) en, bij rechtspersonen, een uittreksel van de KvK en een aandeelhouders- of UBO-verklaring. Gebruik onze checklist als startpunt en stem deze af op uw eigen kantoorbeleid.

Kan ik een overzicht van de gecontroleerde documenten exporteren?

Ja, dat kan binnen het Firm-plan. Hoewel elke upload, validatie en download op alle abonnementen standaard wordt gelogd, biedt het Firm-plan daarnaast een exporteerbare auditlog, inclusief uitgebreide teamlicenties en rolgebaseerde rechten.

Andere sectoren

Verstuur je eerste verzoek binnen enkele minuten

Kies de checklist voor jouw sector, vul het e-mailadres van je cliënt in en laat DocAsker de rest doen: van automatische controles per upload tot de herinneringen. 14 dagen gratis, geen creditcard nodig.

Start gratis proefperiodePrijzen