Privacybeleid

DocAsker is software voor het opvragen en verzamelen van documenten bij klanten. Organisaties zoals accountantskantoren, immigratieadviseurs en advocatenkantoren gebruiken het om via een beveiligde link documenten op te vragen bij hun eigen cliënten. Hierdoor verwerken wij persoonsgegevens in twee verschillende hoedanigheden.

Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens van bezoekers van onze website, mensen die een proefperiode starten en gebruikers met een DocAsker-account. In deze rol bepalen wij zelf het doel van en de middelen voor de gegevensverwerking, en op deze gegevens is dit beleid volledig van toepassing.

Wij treden op als verwerker voor de documenten en gegevens die organisaties via DocAsker bij hun cliënten opvragen. De organisatie in kwestie is in dat geval de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt wat er wordt verzameld, met welk doel en voor hoelang. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend in opdracht van de betreffende organisatie en op basis van onze verwerkersovereenkomst met hen. Heb je via DocAsker documenten geüpload voor een organisatie? Dan is de privacyverklaring van die specifieke organisatie van toepassing en kun je met vragen het beste direct contact met hen opnemen.

Account- en proefperiodegegevens: je naam, zakelijke e-mailadres, bedrijfsnaam, wachtwoord (veilig gehasht opgeslagen), gekozen abonnement, factuurgegevens en je persoonlijke instellingen. Betaalkaartgegevens worden rechtstreeks verwerkt door onze betaalprovider en worden nooit op onze eigen servers opgeslagen.

Gebruiks- en technische gegevens: de pagina's en functionaliteiten die je gebruikt, logbestanden van uploads, controles en downloads, IP-adressen, browser- en apparaatgegevens en foutrapporten. We gebruiken deze data om de dienst draaiende te houden, te beveiligen en continu te verbeteren.

Communicatie: berichten die je ons stuurt, zoals supportverzoeken, en een overzicht van de e-mails die we je sturen over je account.

Verzamelde documenten (rol als verwerker): de bestanden die cliënten van een organisatie uploaden, de bijbehorende controlepunten, de uitkomsten van de controles en de contactgegevens die de organisatie invoert om de link en herinneringen te versturen — zoals de naam, het e-mailadres en bij bepaalde abonnementen het telefoonnummer van de cliënt.

We gebruiken account- en gebruiksgegevens om je account aan te maken en te beheren, de functies van je abonnement te leveren, betalingen te verwerken, service- en beveiligingsberichten te sturen, supportvragen te beantwoorden en misbruik tegen te gaan.

We gebruiken geaggregeerde informatie over het gebruik van ons platform om problemen op te lossen en DocAsker te verbeteren. We verkopen nooit persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor advertentiedoeleinden.

We gebruiken verzamelde documenten en contactgegevens van cliënten uitsluitend om de dienst te leveren aan de organisatie die ze opvraagt: het versturen van links en herinneringen, het automatisch controleren van uploads, het hernoemen en opslaan van goedgekeurde bestanden en het bijhouden van het activiteitenlogboek.

Wanneer een cliënt een bestand uploadt, controleert DocAsker dit met behulp van AI. We kijken bijvoorbeeld of het document scherp is, of er geen schittering of afgesneden randen zijn, of het daadwerkelijk om het gevraagde type document gaat, of datums overeenkomen met het verzoek, of handtekeningen zijn gezet en of alle pagina's aanwezig zijn.

Geüploade documenten worden uitsluitend verwerkt om deze controles uit te voeren voor de organisatie die erom heeft gevraagd. We gebruiken documenten van klanten nooit om AI-modellen mee te trainen, en we staan onze AI-leveranciers uitdrukkelijk niet toe om hun modellen met deze data te trainen.

Deze controles zijn bedoeld om fouten en ontbrekende informatie vroegtijdig te signaleren, zowel voor de organisatie als voor de cliënt. Er worden geen juridische of bindende besluiten over personen genomen op basis van deze checks. De organisatie blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling van documenten en eventuele beslissingen die daarop volgen.

Waar privacywetgeving zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR) of de Turkse privacywet (KVKK) van toepassing is, verwerken we persoonsgegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn altijd op basis van een geldige wettelijke grondslag.

Accountgegevens verwerken we voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om voorafgaand daaraan stappen te ondernemen, zoals het starten van een proefperiode. Gebruiks- en beveiligingsgegevens verwerken we op basis van ons gerechtvaardigd belang om een veilige en goed werkende dienst te bieden. Bepaalde administratieve gegevens, zoals facturen, bewaren we om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Vragen we ergens om toestemming? Dan kun je die op ieder moment weer intrekken.

Voor verzamelde documenten geldt dat de opvragende organisatie de verwerkingsverantwoordelijke is; zij zijn er zelf verantwoordelijk voor dat ze over een geldige juridische grondslag beschikken. Een verwerkersovereenkomst (DPA) is op aanvraag verkrijgbaar via [email protected].

We delen persoonsgegevens uitsluitend met externe dienstverleners die ons helpen bij het aanbieden van DocAsker. Met al deze partijen sluiten we schriftelijke overeenkomsten af waarin is vastgelegd dat gegevens strikt vertrouwelijk blijven en alleen worden gebruikt voor de diensten die zij aan ons leveren. Denk hierbij aan partijen voor cloudhosting en opslag, e-mail- en sms-verzending, betalingsverwerking en de AI-modellen achter onze documentcontroles.

Als een organisatie kiest voor een koppeling met Google Drive, Dropbox of OneDrive, worden goedgekeurde bestanden automatisch doorgestuurd naar dat betreffende account, geheel volgens de instructies van die organisatie. Daarnaast kunnen we gegevens vrijgeven als we daartoe wettelijk verplicht zijn, om de rechten en veiligheid van onze gebruikers of anderen te beschermen, of als onderdeel van een fusie of overname van onze onderneming (waarbij dit privacybeleid onverminderd van kracht blijft).

Onze dienstverleners kunnen gegevens verwerken in andere landen dan waar je zelf gevestigd bent. Wanneer persoonsgegevens de grens overgaan, maken we gebruik van de wettelijk vereiste waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCC's), en zorgen we ervoor dat het beschermingsniveau te allen tijde gelijkwaardig blijft.

We bewaren accountgegevens zolang je account actief is. Zodra een account wordt opgezegd, verwijderen of anonimiseren we deze gegevens binnen een redelijke termijn. Gegevens die we wettelijk, fiscaal of administratief verplicht zijn langer te bewaren, of die nodig zijn voor de afhandeling van geschillen, houden we aan conform de geldende bewaartermijnen.

Wat betreft de verzamelde documenten bepaalt de opvragende organisatie zelf hoelang bestanden bewaard blijven; zij kunnen een verzoek inclusief bestanden op ieder moment wissen. Zodra een organisatie bestanden verwijdert of het account sluit, halen we deze direct uit onze actieve systemen. Kopieën in back-ups worden automatisch overschreven naarmate deze reguliere back-upcycli doorlopen.

Alle bestanden en gegevens worden tijdens verzending versleuteld via TLS en worden eveneens versleuteld opgeslagen (at rest). Toegang tot klantgegevens binnen DocAsker is strikt beperkt tot medewerkers die deze toegang echt nodig hebben voor het onderhoud en de ondersteuning van het platform.

Organisaties houden zelf de controle over hun uitnodigingen: links kunnen op elk gewenst moment verlopen of worden ingetrokken, en elke upload, controle en download wordt nauwkeurig gelogd. Geen enkel systeem is 100% waterdicht, maar we doen er alles aan om je gegevens optimaal te beschermen. Mocht er onverhoopt sprake zijn van een datalek, dan stellen we de betrokken klanten en toezichthouders hiervan op de hoogte conform de geldende wetgeving.

Afhankelijk van waar je woont, heb je het recht om de persoonsgegevens die we van je bewaren in te zien, te laten corrigeren of te laten wissen. Ook kun je bezwaar maken tegen of een beperking vragen van bepaalde verwerkingen, en heb je recht op dataportabiliteit (gegevensoverdracht). Heb je eerder ergens toestemming voor gegeven? Dan kun je die altijd intrekken. Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder (zoals de Autoriteit Persoonsgegevens).

Wil je gebruikmaken van deze rechten voor gegevens waarvoor wij de verwerkingsverantwoordelijke zijn? Stuur dan een e-mail naar [email protected]. We kunnen je vragen om je identiteit te bevestigen voordat we je verzoek in behandeling nemen, en we reageren altijd binnen de wettelijke termijn.

Gaat je verzoek over documenten die je via DocAsker hebt geüpload voor een bepaalde organisatie? Neem dan rechtstreeks contact op met die organisatie; zij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor die data. Mocht je je vraag toch aan ons stellen, dan sturen we deze door naar de betreffende organisatie en helpen we hen bij de afhandeling.

We gebruiken uitsluitend functionele cookies en vergelijkbare technieken die noodzakelijk zijn om onze website en applicatie goed te laten werken — zoals het ingelogd blijven, het beveiligen van formulieren tegen spam en het onthouden van je taalvoorkeur.

We plaatsen geen tracking- of advertentiecookies en we staan derden niet toe om je via onze website te volgen over het internet. Mochten we in de toekomst niet-essentiële cookies willen introduceren, dan passen we dit beleid direct aan en vragen we vooraf netjes om je toestemming waar de wet dat vereist.

DocAsker is een zakelijke dienstverlening en richt zich niet op kinderen. We verzamelen via onze website of accountregistraties dan ook nooit bewust persoonsgegevens van minderjarigen.

Het kan voorkomen dat een organisatie via DocAsker documenten opvraagt die betrekking hebben op een minderjarige, zoals een geboorteakte voor een visumaanvraag. In dergelijke gevallen is de betreffende organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en ligt de verantwoordelijkheid voor een rechtmatige verwerking volledig bij hen.

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening verandert of om te blijven voldoen aan wet- en regelgeving. De meest recente versie publiceren we altijd op deze pagina, voorzien van een herzieningsdatum. Gaat het om ingrijpende wijzigingen, dan brengen we accounthouders hiervan vooraf per e-mail op de hoogte.

Heb je vragen over dit privacybeleid of over de manier waarop we omgaan met persoonsgegevens? Neem gerust contact met ons op via [email protected].