Gizlilik Politikası

DocAsker, müşterilerden belge toplama sürecini yöneten bir yazılımdır. Muhasebeciler, göçmenlik danışmanları ve hukuk büroları gibi profesyonel ekipler, danışanlarından güvenli bir bağlantı üzerinden belge talep etmek için DocAsker'ı kullanır. Bu çalışma modeli nedeniyle kişisel verileri iki farklı rolde işleriz.

Web sitemizi ziyaret edenler, deneme sürümüne kaydolanlar ve bir DocAsker hesabı açan veya kullanan kişilere ait veriler için "veri sorumlusu" sıfatıyla hareket ederiz. Bu roldeyken verilerin hangi amaçla ve nasıl işleneceğine biz karar veririz; bu politika da söz konusu verilere eksiksiz uygulanır.

Ekiplerin DocAsker aracılığıyla müşterilerinden topladığı belge ve bilgiler için ise "veri işleyen" konumundayız. Bu verilerin sorumlusu ilgili firmadır; neyin, neden ve ne kadar süreyle toplanacağına firma karar verir. Biz bu verileri yalnızca firmanın talimatları doğrultusunda ve aramızdaki sözleşmeye uygun olarak işleriz. DocAsker üzerinden bir firmaya belge gönderdiyseniz, o firmanın kendi gizlilik bildirimleri geçerlidir; sorularınız için doğrudan ilgili firmayla iletişime geçmeniz gerekir.

Hesap ve deneme sürümü verileri: Adınız, iş e-posta adresiniz, firma adınız, parolanız (kriptografik özet/hash olarak saklanır), plan ve fatura bilgileriniz ile tercih ettiğiniz ayarlar. Ödeme kartı bilgileri doğrudan lisanslı ödeme hizmeti sağlayıcımız tarafından işlenir; sunucularımızda asla saklanmaz.

Kullanım verileri ve teknik veriler: Kullandığınız sayfalar ve özellikler; yükleme, kontrol ve indirme işlemlerine ait sistem günlükleri (loglar); IP adresi, tarayıcı ve cihaz türü ile hata raporları. Bu verileri hizmeti çalıştırmak, güvenliğini sağlamak ve geliştirmek için kullanırız.

İletişim kayıtları: Destek talepleri gibi bize gönderdiğiniz iletiler ve hesabınızla ilgili size gönderdiğimiz e-postaların kayıtları.

Toplanan belgeler (veri işleyen rolümüz): Bir firmanın müşterileri tarafından yüklenen dosyalar, bunların ilişkili olduğu kontrol listesi maddeleri, doğrulama sonuçları ve firmanın bağlantı ile hatırlatıcı göndermek amacıyla girdiği iletişim bilgileri (müşterinin adı, e-posta adresi ve bazı planlarda telefon numarası).

Hesap ve kullanım verilerini; hesabınızı oluşturup çalıştırmak, planınız kapsamındaki özellikleri sunmak, ödemeleri tahsil etmek, hizmet ve güvenlik bildirimleri göndermek, destek taleplerini yanıtlamak ve kötüye kullanımı önlemek amacıyla kullanırız.

Hizmetin nasıl kullanıldığına ilişkin toplu ve anonim verileri hataları gidermek ve DocAsker'ı geliştirmek için değerlendiririz. Kişisel verileri asla satmaz, reklam veya pazarlama hedeflemesi amacıyla kullanmayız.

Toplanan belgeleri ve müşteri iletişim bilgilerini yalnızca bu belgeleri toplayan firmaya hizmet sunmak için işleriz: Belge talep bağlantılarını ve hatırlatıcıları iletmek, yüklenen dosyalar üzerinde kontrolleri çalıştırmak, kabul edilen belgeleri adlandırıp arşivlemek ve işlem geçmişini kayıt altında tutmak.

Müşteri bir dosya yüklediğinde DocAsker, dosyayı yapay zeka ile otomatik bir kontrolden geçirir. Bu kapsamda belgenin bulanıklığı, parlaması veya kenarlarının kesik olup olmadığı, doğru belge türü yüklenip yüklenmediği, tarih ve dönemlerin taleple uyuşup uyuşmadığı, imza alanlarının dolu olup olmadığı ve tüm sayfaların tamlığı incelenir.

Yüklenen belgeler yalnızca talebi oluşturan firma adına bu kontrolleri gerçekleştirmek için işlenir. Müşteri belgelerini kesinlikle yapay zeka modellerini eğitmek için kullanmayız ve çalıştığımız yapay zeka model sağlayıcılarının da bu verilerle model eğitmesine izin vermeyiz.

Bu kontroller, hem firmanın hem de müşterisinin eksik ve hataları erkenden fark etmesini sağlar. Bireyler hakkında hiçbir şekilde hukuki veya bağlayıcı bir karar üretmez. Belgeleri inceleme ve bu belgelere dayanarak işlem yapma sorumluluğu tamamen ilgili firmaya aittir.

Türkiye'deki Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ile AB ve Birleşik Krallık Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR) gibi mevzuatların geçerli olduğu durumlarda, veri sorumlusu olduğumuz her bir kişisel veri işleme faaliyeti için belirli bir hukuki sebebe dayanırız.

Hesap verilerini sizinle olan sözleşmemizi ifa etmek ya da deneme hesabı açmak gibi sözleşme öncesi adımları atmak için işleriz. Kullanım ve güvenlik verilerini, kesintisiz ve güvenli bir hizmet sunmaya yönelik meşru menfaatlerimiz doğrultusunda işleriz. Fatura gibi belirli kayıtları ise yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek için saklarız. Yasaların açık rıza gerektirdiği hallerde rızanızı ayrıca talep ederiz; bu rızayı dilediğiniz an geri alabilirsiniz.

Toplanan belgeler yönünden veri sorumlusu, bu belgeleri talep eden firmadır; belgeleri toplamak için geçerli bir hukuki sebebe sahip olmak firmanın sorumluluğundadır. İhtiyaç duyan kurumsal müşterilerimiz için hazırladığımız Veri İşleme Sözleşmesi'ni (DPA) [email protected] adresinden talep edebilirsiniz.

Kişisel verileri yalnızca DocAsker'ı çalıştırmamıza yardımcı olan, verileri korumayı ve yalnızca kendilerine verilen talimatlar doğrultusunda kullanmayı yazılı sözleşmelerle taahhüt eden hizmet sağlayıcılarımızla paylaşırız. Bu iş ortakları bulut barındırma ve depolama, e-posta ve SMS iletimi, ödeme altyapısı ve belge kontrollerinde yararlandığımız yapay zeka modellerinin sağlayıcılarından oluşur.

Bir firma hesabına Google Drive, Dropbox veya OneDrive entegre ederse, onaylanan dosyalar firmanın talimatı doğrultusunda doğrudan bu hesaplara aktarılır. Ayrıca mevzuat gereği zorunlu olduğunda, kullanıcılarımızın veya başkalarının haklarını ve can güvenliğini korumak amacıyla ya da şirket birleşmesi/devri durumunda (bu politikanın geçerliliği sürmek kaydıyla) verileri yetkili mercilerle paylaşabiliriz.

Çalıştığımız hizmet sağlayıcılar verileri bulunduğunuz ülkenin dışındaki sunucularda işleyebilir. Kişisel verilerin sınır ötesine aktarıldığı durumlarda, standart sözleşme maddeleri gibi yürürlükteki kanunların öngördüğü güvencelere başvurur ve verilerin eşdeğer bir koruma standardına tabi kalmasını sağlarız.

Hesap verilerini hesabınız aktif olduğu müddetçe saklarız. Hesap kapatıldıktan sonra; hukuki, vergisel ve muhasebesel zorunluluklar veya uyuşmazlıkların çözümü için saklamamız gereken kayıtlar hariç olmak üzere, bu verileri makul bir süre içinde siler veya anonim hale getiririz.

Toplanan belgeler için saklama süresine tamamen firma karar verir. Firma dilediği zaman bir talebi ve ona bağlı dosyaları sistemden silebilir. Firma dosyaları sildiğinde veya hesabını kapattığında bu veriler aktif sistemlerimizden derhal kaldırılır; yedekleme sistemlerindeki kopyalar ise rutin yedekleme döngüsü içinde zamanla silinir.

Dosyalar ve tüm veriler aktarım sırasında TLS şifrelemesiyle, sunucularda ise durağan haldeyken (at-rest) güçlü algoritmalarla şifrelenir. DocAsker bünyesinde müşteri verilerine erişim, yalnızca hizmetin sürekliliği ve teknik destek için buna zorunlu olan yetkili personelle sınırlandırılmıştır.

Belge taleplerinin kontrolü tamamen firmalardadır: Paylaşılan bağlantılar için süre sınırı koyulabilir veya erişim istendiği an iptal edilebilir; ayrıca her yükleme, kontrol ve indirme işlemi eksiksiz kayıt altına alınır. Hiçbir dijital sistem yüzde yüz kusursuz bir güvenlik vaat edemez; ancak verilerinizi en üst düzeyde korumak için gerekli tüm tedbirleri alır, olası bir kişisel veri ihlali durumunda etkilenen müşterileri ve ilgili resmi kurumları yasal süreler içinde bilgilendiririz.

Bulunduğunuz ülkenin mevzuatına bağlı olarak; hakkınızda tuttuğumuz kişisel verilere erişme, bunları düzeltme, silinmesini isteme, belirli işleme faaliyetlerine itiraz etme veya bunları kısıtlama, verilerinizi taşınabilir bir formatta alma hakkına sahip olabilirsiniz. Ayrıca açık rızanıza dayanarak yürüttüğümüz işlemlerde rızanızı geri alabilir, gerekirse yerel veri koruma otoritenize şikayette bulunabilirsiniz.

Veri sorumlusu olduğumuz bilgilere ilişkin bu haklarınızı kullanmak için [email protected] adresine yazabilirsiniz. Güvenliğiniz için işlem yapmadan önce kimliğinizi doğrulamamız gerekebilir; taleplerinize yasal süreler içinde yanıt veririz.

Talebiniz DocAsker üzerinden bir firmaya yüklediğiniz belgelerle ilgiliyse, veri sorumlusu o firma olduğu için lütfen doğrudan ilgili firmayla iletişime geçin. Bize başvurmanız durumunda talebinizi ilgili firmaya iletir ve yanıt sürecinde kendilerine teknik destek sağlarız.

Yalnızca web sitemizin ve platformun düzgün çalışması için zorunlu olan çerezleri ve benzeri depolama teknolojilerini kullanırız. Bunlar oturumunuzu açık tutmak, formları kötüye kullanımlara karşı korumak ve dil tercihinizi hatırlamak gibi temel işlevleri yürütür.

Reklam çerezleri kullanmayız ve üçüncü tarafların sitemiz üzerinden sizi diğer web sitelerinde takip etmesine izin vermeyiz. İleride zorunlu olmayan ilave çerezler kullanacak olursak bu politikayı günceller ve yasanın gerektirdiği durumlarda onayınızı alırız.

DocAsker profesyonellere yönelik kurumsal bir hizmettir ve çocukları hedeflemez. Web sitemiz veya açılan hesaplar aracılığıyla çocuklara ait kişisel verileri bilerek ve isteyerek toplamayız.

Kullanıcı firmalar bazen vize başvurusu için doğum belgesi toplamak gibi süreçlerde çocuklara ait belgeler talep edebilir. Bu tür durumlarda veri sorumlusu ilgili firmadır ve veriyi hukuka uygun şekilde toplama yükümlülüğü tamamen o firmaya aittir.

Hizmetlerimiz geliştikçe veya mevzuat değiştikçe bu gizlilik politikasını güncelleyebiliriz. Güncel metni güncellenme tarihiyle birlikte bu sayfada yayımlarız; önemli bir değişiklik olması durumunda ise değişiklik yürürlüğe girmeden önce hesap sahiplerini e-posta yoluyla ayrıca bilgilendiririz.

Bu politika veya kişisel verilerinizle ilgili her türlü soru için bize [email protected] adresinden ulaşabilirsiniz.