Política de privacidade

A DocAsker é uma plataforma de coleta de documentos de clientes. Empresas como escritórios de contabilidade, consultorias de imigração e bancas de advocacia usam nosso sistema para solicitar documentos de seus próprios clientes por meio de um link seguro. Por conta disso, tratamos dados pessoais atuando em dois papéis distintos.

Atuamos como controladores dos dados de visitantes do nosso site, de quem se cadastra para testar o sistema e de quem tem ou utiliza uma conta da DocAsker. Nesse papel, decidimos o porquê e o como esses dados são tratados, aplicando integralmente esta política.

Atuamos como operadores dos documentos e informações que as empresas coletam de seus clientes usando a DocAsker. A empresa contratante é a controladora desses dados: é ela quem decide o que coletar, com que finalidade e por quanto tempo armazenar. Nós apenas processamos essas informações seguindo as instruções da empresa e o contrato firmado com ela. Se você enviou documentos para uma empresa pela DocAsker, a política de privacidade dessa empresa é a que se aplica, e qualquer dúvida deve ser direcionada primeiro a ela.

Dados de conta e teste gratuito: seu nome, e-mail de trabalho, nome da empresa, senha (armazenada com criptografia hash), detalhes do plano e de faturamento, além das preferências de configuração que você escolher. Os dados do cartão de crédito são processados diretamente pelo nosso provedor de pagamentos e não ficam salvos em nossos servidores.

Dados técnicos e de uso: páginas e recursos acessados, registros de uploads, verificações e downloads realizados, endereço IP, tipo de navegador e dispositivo, além de relatórios de erros. Usamos essas informações para manter a plataforma funcionando, segura e em constante melhoria.

Comunicações: mensagens que você nos envia, como solicitações de suporte, além do histórico de e-mails transacionais que enviamos sobre a sua conta.

Documentos coletados (papel de operador): os arquivos enviados pelos clientes das empresas, os itens do checklist aos quais pertencem, os resultados das checagens automáticas e os dados de contato inseridos pela empresa para o envio do link e lembretes — como nome, e-mail e, em determinados planos, telefone do cliente.

Usamos os dados de conta e de navegação para criar e gerenciar seu acesso, liberar os recursos do seu plano, processar pagamentos, enviar avisos operacionais e alertas de segurança, prestar suporte técnico e evitar fraudes ou uso indevido da plataforma.

Usamos dados agregados e estatísticos sobre o uso do serviço para corrigir eventuais falhas e aprimorar a DocAsker. Nós não vendemos dados pessoais e jamais usamos essas informações para fins publicitários.

Os documentos coletados e os dados de contato dos clientes são usados exclusivamente para prestar o serviço à empresa contratante: entregar links de solicitação e lembretes, rodar as verificações automáticas em cada upload, renomear e organizar os arquivos aprovados e manter o histórico de atividades atualizado.

Quando um cliente faz o upload de um arquivo, a DocAsker usa inteligência artificial para avaliá-lo — conferindo, por exemplo, se a imagem está borrada, com reflexos ou bordas cortadas, se corresponde ao documento solicitado, se datas e períodos coincidem com o pedido, se as assinaturas estão preenchidas e se todas as páginas foram enviadas.

Os documentos anexados são processados unicamente para realizar essas checagens para a empresa solicitante. Nós não usamos documentos de clientes para treinar modelos de IA, tampouco permitimos que os fornecedores dos nossos modelos de IA utilizem esses dados para treinamento.

Essas validações ajudam a empresa e o cliente a identificar inconsistências logo de início. Elas não tomam nenhuma decisão jurídica, legal ou regulatória sobre ninguém. A responsabilidade final pela conferência dos documentos e por qualquer decisão tomada a partir deles continua sendo inteiramente da empresa.

Sempre que legislações de proteção de dados forem aplicáveis — como a LGPD no Brasil, o RGPD na União Europeia e no Reino Unido ou a KVKK na Turquia —, nos apoiamos em uma base legal válida para cada finalidade de tratamento dos dados sob nosso controle.

Tratamos dados de conta para a execução do contrato firmado com você ou para procedimentos preliminares, como a liberação de um período de teste. Tratamos dados de uso e segurança com base no nosso legítimo interesse em oferecer uma plataforma funcional, estável e segura. Mantemos determinados registros, como notas fiscais e dados de faturamento, para cumprimento de obrigações legais e fiscais. Quando a legislação exigir consentimento, solicitaremos a sua autorização, que poderá ser revogada a qualquer momento.

No caso dos documentos coletados, a empresa contratante atua como controladora e é a responsável por ter uma base legal válida para solicitá-los. Disponibilizamos nosso Acordo de Processamento de Dados (DPA) mediante solicitação pelo e-mail [email protected].

Compartilhamos dados pessoais apenas com parceiros e prestadores de serviços essenciais para a operação da DocAsker, sempre mediante contratos que exigem proteção rigorosa e uso exclusivo para as finalidades contratadas. Isso inclui provedores de hospedagem e armazenamento em nuvem, ferramentas de envio de e-mail e SMS, processadores de pagamento e provedores de IA responsáveis pelas checagens dos documentos.

Se uma empresa integrar o Google Drive, Dropbox ou OneDrive, os arquivos aprovados serão transferidos diretamente para essa conta, seguindo as instruções da própria empresa. Também podemos divulgar dados caso haja determinação judicial ou legal, para resguardar a segurança e os direitos de nossos usuários, ou no âmbito de uma fusão ou venda da empresa — cenário no qual esta política continuará em vigor.

Nossos fornecedores podem tratar dados em servidores localizados fora do seu país de residência. Sempre que houver transferência internacional de dados pessoais, aplicamos as salvaguardas exigidas pela legislação cabível, como cláusulas-padrão contratuais, garantindo que as informações mantenham um nível de proteção equivalente.

Mantemos os dados de conta enquanto ela estiver ativa. Após o cancelamento ou encerramento, os dados são excluídos ou anonimizados em um prazo razoável, exceto registros que sejamos obrigados a manter por motivos legais, contábeis, fiscais ou para resolução de litígios.

Em relação aos documentos coletados, cabe à empresa decidir o prazo de guarda, podendo excluir solicitações e arquivos a qualquer momento. Assim que a empresa remove arquivos ou encerra a conta, os dados são eliminados dos nossos sistemas em produção, e as cópias residuais em backups são apagadas conforme os ciclos regulares de sobrescrita.

Todos os arquivos e dados são protegidos com criptografia em trânsito (via TLS) e criptografia em repouso. O acesso aos dados dos clientes dentro da DocAsker é restrito aos colaboradores que realmente precisam dele para operar e dar suporte ao sistema.

As empresas têm autonomia total sobre suas solicitações: os links podem expirar ou ser cancelados a qualquer instante, e cada upload, validação ou download gera um registro de auditoria detalhado. Nenhum sistema é 100% inviolável, mas aplicamos as melhores práticas para manter seus dados em segurança e notificaremos os clientes afetados e as autoridades cabíveis em caso de incidentes de segurança, conforme exigido por lei.

De acordo com a legislação aplicável ao seu caso (como a LGPD ou o RGPD), você pode ter direito de confirmar a existência de tratamento, acessar seus dados pessoais, solicitar correções, pedir a exclusão, limitar ou se opor a determinados usos e solicitar a portabilidade dos dados. Você também pode revogar consentimentos concedidos anteriormente e registrar reclamações junto à autoridade nacional de proteção de dados competente.

Para exercer esses direitos sobre os dados dos quais somos controladores, envie um e-mail para [email protected]. Por segurança, poderemos solicitar a confirmação da sua identidade antes de atender ao pedido, e responderemos dentro dos prazos legais.

Se a sua solicitação for referente a documentos enviados para uma empresa por meio da DocAsker, procure diretamente a respectiva empresa, já que ela é a controladora dessas informações. Caso envie o pedido para nós, nós o encaminharemos à empresa responsável e daremos o suporte necessário para que ela possa responder.

Utilizamos apenas cookies estritamente necessários e tecnologias similares de armazenamento que viabilizam o funcionamento do site e da plataforma, tais como manter você conectado à sua conta, proteger formulários contra ataques e lembrar seu idioma de preferência.

Não utilizamos cookies de publicidade nem permitimos que terceiros rastreiem sua navegação em outros sites a partir da nossa página. Se eventualmente passarmos a usar cookies não essenciais, atualizaremos esta política e solicitaremos seu consentimento prévio, nos termos da lei.

A DocAsker é uma ferramenta corporativa voltada para empresas e não se destina a crianças ou adolescentes. Não coletamos intencionalmente dados pessoais de menores por meio de nosso site ou no cadastro de contas.

Eventualmente, uma empresa contratante pode precisar solicitar documentos de menores, como uma certidão de nascimento para um processo de visto. Nesses casos, a empresa contratante atua como controladora e é a única responsável por garantir o cumprimento das bases legais exigidas para essa coleta.

Podemos atualizar esta política de tempos em tempos para refletir melhorias no produto ou adequações legais. A versão mais recente será sempre publicada nesta página com a respectiva data de atualização e, caso haja alterações relevantes, avisaremos os titulares de conta por e-mail antes que as mudanças entrem em vigor.

Se tiver qualquer dúvida sobre esta política de privacidade ou sobre o tratamento dos seus dados pessoais, fale conosco pelo e-mail [email protected].