Coleta de documentos de admissão para equipes de RH
O DocAsker simplifica a coleta de documentos de admissão para o seu RH. O novo colaborador recebe um link seguro exclusivo com um checklist completo: documento de identificação com foto, comprovação de direito ao trabalho, dados fiscais, dados bancários, certificados e contrato de trabalho assinado. Cada arquivo enviado é analisado por IA em tempo real — se um documento estiver vencido ou faltar uma assinatura, o sistema avisa o profissional antes mesmo do primeiro dia de trabalho.
Por que a coleta de documentos de admissão sempre atrasa?
Primeiro dia de trabalho sem a papelada pronta
A proposta é aceita com semanas de antecedência, mas os documentos só chegam na manhã do primeiro dia — isso quando chegam. Folha de pagamento, acessos aos sistemas e crachás ficam travados esperando arquivos que já deveriam estar na mão.
Documentos de trabalho vencidos
Um passaporte vencido ou um visto com datas incorretas pode adiar a data de início. Identificar isso na semana anterior é infinitamente mais fácil do que descobrir no primeiro dia.
Dados sensíveis perdidos por e-mail
Documentos de identidade, dados bancários e cadastros fiscais acabam soltos em anexos de e-mail e drives compartilhados com acesso livre. Rastrear onde esses arquivos estão — e garantir o descarte correto depois — vira uma dor de cabeça.
O que o DocAsker valida antes do primeiro dia de trabalho
Validade de documentos e vistos
O DocAsker identifica a data de expiração em passaportes, RGs e autorizações de residência. O novo colaborador recebe o aviso: "Esta autorização de residência venceu em 31 de agosto de 2026. Por favor, envie o documento atualizado ou fale com o RH."
Contrato devidamente assinado
Os campos de assinatura são checados a cada upload. O novo colaborador vê a mensagem: "Falta a assinatura do funcionário na página 6. Por favor, assine o contrato e envie todas as páginas novamente."
Fotos nítidas e legíveis
Fotos tiradas pelo celular são analisadas contra desfoque, reflexos de luz e bordas cortadas. O colaborador é orientado: "Esta foto está embaçada e não dá para ler o número do documento. Apoie o celular com firmeza e tire outra foto."
O documento exato que você solicitou
O DocAsker confirma se o arquivo enviado corresponde ao item pedido. O novo contratado é avisado: "Este arquivo parece ser o holerite de um emprego anterior. Por favor, envie uma declaração bancária ou extrato que comprove seus dados para a folha de pagamento."
Quais documentos o RH precisa pedir na admissão?
Checklist de documentos para admissão- Passaporte ou documento nacional de identidade (RG)
- Visto ou autorização de residência, quando aplicável
- Contrato de trabalho assinado
- Formulários de declaração fiscal
- Dados bancários para folha de pagamento
- Comprovante de CPF ou número de previdência social
- Diplomas e certificados profissionais
- Termo de confidencialidade (NDA) assinado
- Termos de ciência e aceite das políticas internas
- Ficha de contato de emergência
- Carteira Nacional de Habilitação (CNH), para funções que exigem condução
- Foto 3x4 para o crachá
Como as equipes de RH usam o DocAsker na integração
1Crie o checklist de admissão
Comece com nosso modelo de checklist de admissão e ajuste conforme o cargo e a localização. Como as exigências trabalhistas e fiscais variam por país e região, alinhe a lista com o seu departamento jurídico antes de enviar.
2Envie o link assim que a proposta for aceita
Envie um único link logo após o aceite da oferta. O profissional envia tudo pelo celular ou computador sem precisar criar conta, e pode reabrir o mesmo link a qualquer momento para concluir o envio.
3Deixe as validações e lembretes no piloto automático
Documentos vencidos, páginas sem assinatura e fotos borradas são devolvidos na hora com o motivo da recusa. Lembretes automáticos são enviados por e-mail — ou por SMS nos planos Pro e Firm —, cobram apenas o que está faltando e param assim que tudo é entregue.
4Arquive os documentos e controle os acessos
Os arquivos aprovados são renomeados automaticamente e salvos no seu espaço de trabalho ou direto na sua pasta em nuvem conectada. No plano Firm, você gerencia usuários e permissões da equipe, e em todos os planos você define o prazo de retenção dos arquivos.
Perguntas frequentes
Os novos colaboradores precisam criar uma conta para enviar os documentos?
Não. Eles abrem o link em qualquer celular ou computador e fazem o upload sem precisar de cadastro, senha ou aplicativo. Podem fotografar o documento direto com a câmera do celular e voltar ao mesmo link mais tarde para terminar se preferirem.
Como os documentos dos novos colaboradores são protegidos?
Todos os arquivos são criptografados em trânsito e em repouso, ficando armazenados com segurança no seu espaço de trabalho DocAsker ou sincronizados com Google Drive, Dropbox ou OneDrive nos planos Pro e Firm. Cada envio, validação e download fica registrado em log, e você pode excluir a solicitação e os arquivos quando quiser. Disponibilizamos um acordo de processamento de dados (DPA) mediante solicitação.
O DocAsker faz a verificação formal de elegibilidade para o trabalho?
Não. O DocAsker valida se o documento enviado corresponde ao que foi pedido, se está legível, dentro do prazo de validade e completo. A validação legal de aptidão para o trabalho continua sendo responsabilidade do seu time de RH, e os requisitos variam conforme a legislação local, inclusive quanto à exigência de conferir documentos originais presencialmente.
Podemos começar a recolher os documentos antes do primeiro dia?
Com certeza. Você pode enviar o link logo após o aceite da proposta, e os lembretes automáticos fazem o acompanhamento no intervalo programado até que tudo esteja validado. A sua equipe acompanha em tempo real o que ainda falta para cada contratação.
Os novos contratados podem assinar o contrato direto no DocAsker?
Não. O DocAsker não é uma plataforma de assinatura eletrônica. O colaborador assina o documento fisicamente ou na ferramenta de assinatura da sua empresa e faz o upload do arquivo. O DocAsker então valida se o campo de assinatura foi preenchido e se todas as páginas estão presentes.
Outros setores
Escritórios de contabilidade
Extratos, comprovantes e contratos conferidos na hora do upload
Veja como funciona
Consultores de imigração
Passaportes, fotos e extratos bancários conferidos antes do agendamento consular
Veja como funciona
Escritórios de advocacia
Documento com foto, comprovante de residência e procuração assinada, validados no envio
Veja como funciona
Envie sua primeira solicitação em poucos minutos
Comece com o checklist do seu segmento, insira o e-mail do cliente e deixe o DocAsker conferir cada arquivo enviado e cobrar automaticamente. Teste grátis por 14 dias, sem precisar de cartão.