Checklist de documentos para admissão
Este checklist de admissão reúne tudo o que o RH costuma solicitar antes do primeiro dia: contrato assinado, documento com foto, comprovação de aptidão para trabalhar, dados fiscais e previdenciários, dados bancários para a folha de pagamento, diplomas e termos de ciência assinados. O DocAsker envia tudo em um único link e valida cada envio quanto à nitidez, tipo de arquivo, datas de validade, assinaturas e páginas faltantes. As exigências variam conforme o país ou legislação, por isso valide sua lista com o time jurídico.
Documentos a solicitar na admissão de um novo colaborador
Equipes de RH e departamento pessoal (DP) usam este checklist assim que o candidato aceita a proposta, garantindo que toda a documentação esteja pronta antes do primeiro dia de trabalho.
- 01
Contrato de trabalho assinado ou carta-proposta
O contrato assinado confirma o cargo, a data de início, o salário e as condições de contratação. Solicite que o novo colaborador assine e envie todas as páginas do documento fornecido.
Formato: PDF assinado ou foto legível de cada página assinada
O que o DocAsker valida: O DocAsker verifica se os campos de assinatura foram preenchidos e se todas as páginas do contrato foram enviadas.
- 02
Documento de identidade com foto oficial
O documento oficial com foto confirma a identidade do colaborador para o cadastro e a folha de pagamento. Solicite RG, CNH ou passaporte dentro do prazo de validade.
Formato: Foto ou PDF
O que o DocAsker valida: O DocAsker analisa se a imagem está nítida, sem reflexos ou cortes e se o documento está dentro da validade.
- 03
Comprovante de autorização de trabalho
A legislação de diversos países exige que as empresas comprovem a aptidão legal de trabalho do profissional antes do início das atividades. Peça os documentos previstos na lei local (como passaporte, visto de trabalho ou carteira de residência) e verifique se a validação presencial é necessária.
Formato: Foto ou PDF
O que o DocAsker valida: O DocAsker verifica a nitidez do arquivo e se a data de validade não expirou.
- 04
Declaração fiscal preenchida
O setor de folha de pagamento precisa das informações fiscais para calcular as retenções de impostos corretamente desde o primeiro holerite. Envie o formulário fiscal padrão e peça para o colaborador preenchê-lo e assiná-lo.
Formato: PDF assinado
O que o DocAsker valida: O DocAsker confirma se o formulário está assinado e com todas as páginas anexadas.
- 05
Comprovante de CPF ou número de previdência social
O DP utiliza esse dado para o registro oficial do vínculo empregatício e dos benefícios. Solicite o comprovante oficial que informe o número e o nome completo do colaborador.
Formato: Foto ou PDF
O que o DocAsker valida: O DocAsker valida se o arquivo corresponde ao documento solicitado e se a imagem está legível.
- 06
Dados bancários para folha de pagamento
O time de pagamentos precisa da conta exata onde o salário será depositado. Solicite uma declaração bancária ou o cabeçalho de um extrato recente constando o nome do titular, agência e conta.
Formato: PDF exportado do internet banking
O que o DocAsker valida: O DocAsker verifica se o arquivo é um documento bancário e se foi emitido dentro do período estipulado.
- 07
Diplomas e certificados de escolaridade
Cargos específicos exigem determinada graduação ou certificação. Solicite apenas os comprovantes diretamente ligados aos requisitos da vaga, evitando burocracia desnecessária.
Formato: Foto ou PDF
O que o DocAsker valida: O DocAsker verifica se os certificados estão nítidos, legíveis e sem cortes.
- 08
Registro profissional e certificações de classe
Profissões regulamentadas (como Enfermagem, Engenharia, Contabilidade e Direito) exigem registro ativo no respectivo conselho. Solicite a carteira ou certidão com número de registro e validade visíveis.
Formato: Foto ou PDF
O que o DocAsker valida: O DocAsker confirma se o registro está ativo e se a imagem apresenta boa legibilidade.
- 09
Termo de confidencialidade (NDA) e aceite do código de conduta assinados
Estes termos comprovam que o colaborador recebeu, leu e concordou com as diretrizes da empresa. Solicite a página de aceite assinada do código de conduta e o termo de confidencialidade.
Formato: PDF assinado
O que o DocAsker valida: O DocAsker valida se os campos de assinatura de cada documento foram devidamente preenchidos.
- 10
Autorização para checagem de antecedentes assinada
Nas funções e regiões onde a verificação de antecedentes é permitida por lei, é obrigatório colher o consentimento prévio e formal do candidato antes de iniciar a consulta.
Formato: PDF assinado
O que o DocAsker valida: O DocAsker verifica se o termo de consentimento foi assinado e se todas as páginas estão presentes.
Este checklist serve como ponto de partida. As exigências podem variar conforme o país, o órgão e cada caso — sempre confirme os requisitos atuais antes de enviar.
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- PDF assinado ou foto legível de cada página assinada
- Foto ou PDF
- Foto ou PDF
- PDF assinado
- Foto ou PDF
- PDF exportado do internet banking
- Foto ou PDF
- Foto ou PDF
- PDF assinado
- PDF assinado
Subject: Required documents for Checklist de documentos para admissão — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Contrato de trabalho assinado ou carta-proposta (PDF assinado ou foto legível de cada página assinada) • Check: O DocAsker verifica se os campos de assinatura foram preenchidos e se todas as páginas do contrato foram enviadas. 2. Documento de identidade com foto oficial (Foto ou PDF) • Check: O DocAsker analisa se a imagem está nítida, sem reflexos ou cortes e se o documento está dentro da validade. 3. Comprovante de autorização de trabalho (Foto ou PDF) • Check: O DocAsker verifica a nitidez do arquivo e se a data de validade não expirou. 4. Declaração fiscal preenchida (PDF assinado) • Check: O DocAsker confirma se o formulário está assinado e com todas as páginas anexadas. 5. Comprovante de CPF ou número de previdência social (Foto ou PDF) • Check: O DocAsker valida se o arquivo corresponde ao documento solicitado e se a imagem está legível. 6. Dados bancários para folha de pagamento (PDF exportado do internet banking) • Check: O DocAsker verifica se o arquivo é um documento bancário e se foi emitido dentro do período estipulado. 7. Diplomas e certificados de escolaridade (Foto ou PDF) • Check: O DocAsker verifica se os certificados estão nítidos, legíveis e sem cortes. 8. Registro profissional e certificações de classe (Foto ou PDF) • Check: O DocAsker confirma se o registro está ativo e se a imagem apresenta boa legibilidade. 9. Termo de confidencialidade (NDA) e aceite do código de conduta assinados (PDF assinado) • Check: O DocAsker valida se os campos de assinatura de cada documento foram devidamente preenchidos. 10. Autorização para checagem de antecedentes assinada (PDF assinado) • Check: O DocAsker verifica se o termo de consentimento foi assinado e se todas as páginas estão presentes. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/pt-BR/templates/new-hire-document-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Dicas para a coleta de documentos de admissão
Envie o link logo após o aceite da proposta
Os novos colaboradores estão mais engajados nos dias seguintes ao aceite. Coletar os documentos nessa fase permite que o DP e a TI preparem acessos e folha antes do primeiro dia, evitando filas de papelada na manhã de estreia.
Respeite as regras locais de admissão e autorização de trabalho
Em alguns países, o colaborador pode escolher quais documentos apresentar, ou a validação exige comparecimento presencial. Use o DocAsker para receber as cópias digitais, mas valide sempre as exigências legais de cada região.
Peça somente o essencial para a função
Documentos pessoais envolvem dados sensíveis (LGPD). Colete apenas o que a lei e o cargo exigem, crie checklists segmentados por cargo ou país e defina prazos de retenção de arquivos adequados.
Organize os arquivos diretamente no prontuário do colaborador
Os arquivos aprovados são renomeados de forma padronizada e salvos no workspace do DocAsker ou sincronizados com Google Drive, Dropbox ou OneDrive nos planos Pro e Firm. Controle o acesso às pastas apenas para pessoas autorizadas.
Modelo de e-mail para solicitar documentos de admissão
Documentos necessários antes do seu início na [Company name]
Olá, [Employee name], Boas-vindas à [Company name]! Estamos muito animados com a sua chegada no dia [start date]. Para prepararmos seu contrato, acessos e cadastro na folha de pagamento, pedimos que envie alguns documentos por este link seguro até [date]: [link] A lista inclui o contrato assinado, documento oficial com foto, comprovante de dados fiscais e conta bancária para salário. Você não precisa criar conta nem cadastrar senha. O link abre tranquilamente no celular ou computador, e você pode tirar as fotos na hora com a própria câmera. Caso algum documento fique ilegível ou esteja vencido, o sistema avisa na mesma hora para você reenviar sem complicação. Seus dados são criptografados e acessados exclusivamente pelo time de RH. Atenciosamente, [Your name] RH da [Company name]
Perguntas frequentes
Quais documentos o novo colaborador precisa apresentar?
Geralmente, contrato assinado, documento de identidade com foto, comprovante de dados fiscais (como CPF), número de previdência social e dados bancários para recebimento de salário. Algumas vagas exigem também diplomas, registro em conselho de classe ou termos de autorização específicos. Como as exigências variam por país e função, valide a lista exata com o time jurídico ou de DP.
Qual é o momento ideal para o recém-contratado enviar os documentos?
Assim que ele aceitar a proposta e antes do primeiro dia de trabalho. Esse intervalo dá tempo hábil para a folha de pagamento cadastrar o profissional e para o RH validar os documentos. Os lembretes do DocAsker cobram apenas as pendências em aberto.
O RH pode coletar documentos trabalhistas de forma totalmente online?
Depende da legislação de cada país. Alguns aceitam validações 100% digitais ou serviços online autorizados, enquanto outros exigem a conferência física dos originais. O DocAsker agiliza a coleta e validação das cópias, mas recomendamos sempre checar as exigências formais de cada jurisdição.
Por quanto tempo o RH deve armazenar os documentos de admissão?
O prazo varia conforme a legislação trabalhista, tributária e previdenciária de cada país. Documentos fiscais e de registro profissional costumam ter prazos de guarda específicos. No DocAsker, você define o período de retenção desses dados e pode excluir processos e anexos a qualquer momento.
O novo colaborador precisa criar uma conta para enviar os documentos?
Não. O link do DocAsker abre direto no navegador do celular ou do computador, sem precisar criar senha ou baixar aplicativo. O colaborador pode tirar fotos na hora, carregar arquivos e voltar ao mesmo link mais tarde para concluir, se preferir.
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O DocAsker envia este checklist em um único link, confere cada arquivo assim que ele é enviado e cobra o cliente automaticamente até tudo estar completo.