Checklist documenti per le nuove assunzioni
Questa checklist raccoglie tutti i documenti che i team HR richiedono prima del primo giorno di lavoro: contratto firmato, documento di identità, permessi di lavoro, codice fiscale, coordinate bancarie per le buste paga, certificazioni e policy aziendali sottoscritte. Con DocAsker invii un unico link e verifichi in automatico la leggibilità, il tipo di file, la validità, le firme e le eventuali pagine mancanti. I requisiti variano da Paese a Paese: verifica sempre le normative locali.
Documenti da richiedere al nuovo dipendente
Pensata per responsabili HR e People Operations che vogliono raccogliere la documentazione non appena il candidato accetta l'offerta, completando le pratiche prima del suo primo giorno.
- 01
Contratto di assunzione o lettera di offerta firmata
Il contratto firmato formalizza mansione, data di inizio, retribuzione e accordi contrattuali. Chiedi al neoassunto di firmare e inviare tutte le pagine del documento ricevuto.
Formato: PDF firmato o foto di ogni pagina firmata
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che i campi firma siano compilati e che siano presenti tutte le pagine del contratto.
- 02
Documento di identità con foto in corso di validità
Serve a confermare l'identità del dipendente per l'amministrazione e i registri interni. Puoi richiedere passaporto, carta d'identità o patente di guida in corso di validità.
Formato: Foto o PDF
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che l'immagine sia nitida, senza riflessi o tagli, e che il documento non sia scaduto.
- 03
Documentazione per il diritto al lavoro
In molti ordinamenti il datore di lavoro deve accertare l'idoneità all'impiego prima dell'inizio delle attività. Richiedi la documentazione conforme (es. passaporto, permesso di soggiorno o visto lavorativo) e verifica se è previsto il controllo degli originali di persona.
Formato: Foto o PDF
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che il file sia leggibile e che la data di scadenza sia valida.
- 04
Moduli e detrazioni fiscali compilati
L'ufficio paghe ha bisogno dei dati fiscali per applicare le corrette ritenute fin dalla prima busta paga. Invia la modulistica prevista (es. modulo detrazioni) e richiedine la compilazione con firma.
Formato: PDF firmato
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica la presenza della firma e l'integrità di tutte le pagine del modulo.
- 05
Codice fiscale o attestazione previdenziale
I dati previdenziali e fiscali sono indispensabili per le comunicazioni obbligatorie e i versamenti contributivi. Richiedi la tessera sanitaria, il tesserino del codice fiscale o il certificato ufficiale con nome e codice identificativo.
Formato: Foto o PDF
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica la corrispondenza del tipo di documento e la nitidezza dell'immagine.
- 06
Coordinate bancarie per l'accredito dello stipendio
Necessarie per predisporre il bonifico delle buste paga. Richiedi un documento bancario o la schermata dell'home banking che mostri intestatario e IBAN.
Formato: PDF scaricato dall'home banking
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che si tratti di un documento bancario e che rispetti l'intervallo di emissione richiesto.
- 07
Titoli di studio e certificati accademici
Alcune mansioni richiedono specifici titoli accademici. Richiedi solo le certificazioni strettamente necessarie per la posizione coperta.
Formato: Foto o PDF
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che ogni certificato sia nitido, privo di riflessi e non ritagliato.
- 08
Abilitazioni e iscrizioni ad albi professionali
Le professioni regolamentate (ad es. ambito sanitario o contabile) richiedono l'abilitazione attiva. Richiedi copia dell'iscrizione con numero di matricola e data di validità visibili.
Formato: Foto o PDF
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che l'abilitazione sia in corso di validità e che il testo risulti leggibile.
- 09
Accordo di riservatezza e presa visione del regolamento aziendale
Documenti necessari ad attestare l'avvenuta ricezione e approvazione delle policy aziendali. Richiedi la presa visione firmata del regolamento interno e l'accordo di riservatezza (NDA).
Formato: PDF firmato
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker verifica che i campi firma di entrambi i documenti siano stati compilati.
- 10
Consenso al trattamento dei dati e verifiche pre-assunzione
Ove consentito dalla legge e previsto dalle procedure aziendali, le verifiche pre-assunzione (background check) richiedono il consenso scritto. Fai firmare l'informativa prima di procedere.
Formato: PDF firmato
Verifiche automatiche di DocAsker: DocAsker controlla la firma e la presenza di tutte le pagine del modulo di consenso.
Questa checklist è una base di partenza. I requisiti possono variare in base a Paese, normative o caso specifico: verifica sempre l'elenco prima dell'invio.
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- PDF firmato o foto di ogni pagina firmata
- Foto o PDF
- Foto o PDF
- PDF firmato
- Foto o PDF
- PDF scaricato dall'home banking
- Foto o PDF
- Foto o PDF
- PDF firmato
- PDF firmato
Subject: Required documents for Checklist documenti per le nuove assunzioni — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Contratto di assunzione o lettera di offerta firmata (PDF firmato o foto di ogni pagina firmata) • Check: DocAsker verifica che i campi firma siano compilati e che siano presenti tutte le pagine del contratto. 2. Documento di identità con foto in corso di validità (Foto o PDF) • Check: DocAsker verifica che l'immagine sia nitida, senza riflessi o tagli, e che il documento non sia scaduto. 3. Documentazione per il diritto al lavoro (Foto o PDF) • Check: DocAsker verifica che il file sia leggibile e che la data di scadenza sia valida. 4. Moduli e detrazioni fiscali compilati (PDF firmato) • Check: DocAsker verifica la presenza della firma e l'integrità di tutte le pagine del modulo. 5. Codice fiscale o attestazione previdenziale (Foto o PDF) • Check: DocAsker verifica la corrispondenza del tipo di documento e la nitidezza dell'immagine. 6. Coordinate bancarie per l'accredito dello stipendio (PDF scaricato dall'home banking) • Check: DocAsker verifica che si tratti di un documento bancario e che rispetti l'intervallo di emissione richiesto. 7. Titoli di studio e certificati accademici (Foto o PDF) • Check: DocAsker verifica che ogni certificato sia nitido, privo di riflessi e non ritagliato. 8. Abilitazioni e iscrizioni ad albi professionali (Foto o PDF) • Check: DocAsker verifica che l'abilitazione sia in corso di validità e che il testo risulti leggibile. 9. Accordo di riservatezza e presa visione del regolamento aziendale (PDF firmato) • Check: DocAsker verifica che i campi firma di entrambi i documenti siano stati compilati. 10. Consenso al trattamento dei dati e verifiche pre-assunzione (PDF firmato) • Check: DocAsker controlla la firma e la presenza di tutte le pagine del modulo di consenso. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/it/templates/new-hire-document-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Consigli pratici per la raccolta documenti
Invia il link subito dopo l'accettazione dell'offerta
Nei giorni immediatamente successivi all'offerta la disponibilità e la motivazione sono massime. Anticipare le richieste permette a payroll e IT di predisporre tutto, evitando di sprecare la prima giornata lavorativa nella compilazione di moduli.
Rispetta le normative locali sul diritto al lavoro
In alcune giurisdizioni è il lavoratore a scegliere quali documenti mostrare, oppure è obbligatoria l'esibizione dell'originale di persona o tramite piattaforme autorizzate. Raccogli le copie con DocAsker, assicurandoti di rispettare i requisiti del Paese di riferimento.
Richiedi solo i dati strettamente necessari
I documenti personali sono dati sensibili. Limita la raccolta a quanto imposto dalla legge o dalla mansione, organizza checklist distinte per ruolo o nazione e definisci regole chiare per i tempi di conservazione.
Archivia i file nel fascicolo del personale
I file approvati vengono rinominati secondo una struttura uniforme e salvati nel workspace di DocAsker, oppure sincronizzati su Google Drive, Dropbox o OneDrive nei piani Pro e Firm. Concedi l'accesso solo al personale autorizzato.
Modello email di richiesta documenti per il neoassunto
Documentazione da inviare prima del tuo primo giorno in [Company name]
Ciao [Employee name], Ti diamo il benvenuto in [Company name]! Non vediamo l'ora di iniziare questo percorso insieme il [start date]. Per predisporre il contratto, le credenziali di accesso e l'ufficio paghe, ti chiediamo di caricare alcuni documenti tramite questo link sicuro entro il [date]: [link] Tra i file richiesti troverai il contratto firmato, il documento di identità, la documentazione sul diritto al lavoro, i dati fiscali e le coordinate bancarie per lo stipendio. Non serve creare account né ricordare password: il link funziona comodamente da smartphone o computer e puoi fotografare i documenti direttamente con la fotocamera. In caso di immagini poco nitide o documenti scaduti, il sistema segnalerà subito l'anomalia per consentirti di ricaricarli. I tuoi documenti sono protetti da crittografia e accessibili esclusivamente al team HR. A presto, [Your name] HR Team di [Company name]
Domande frequenti
Quali documenti deve presentare un nuovo dipendente?
Di norma si richiedono contratto firmato, documento di identità, permessi di lavoro, codice fiscale e coordinate bancarie per il pagamento della retribuzione. A seconda della posizione, possono aggiungersi titoli di studio, iscrizioni ad albi professionali o consensi per verifiche pre-assunzione. I requisiti dipendono da ruolo e nazione: ti consigliamo di coordinarti con il team legale o il consulente del lavoro.
Quando è opportuno richiedere i documenti ai nuovi assunti?
Subito dopo l'accettazione formale dell'offerta e prima della data di inizio. In questo modo l'amministrazione può finalizzare l'anagrafica nei tempi corretti e l'ufficio HR ha modo di controllare l'idoneità al lavoro. I solleciti automatici di DocAsker indicano solo i documenti effettivamente mancanti.
L'ufficio HR può verificare i permessi di lavoro interamente online?
Dipende dalla legislazione nazionale. Alcuni Paesi prevedono l'accertamento digitale o tramite portali governativi accreditati, mentre altri impongono la verifica de visu del documento cartaceo in originale. DocAsker riceve e convalida le copie digitali, ma è necessario attenersi alla prassi legale del Paese di riferimento.
Per quanto tempo vanno conservati i documenti dei neoassunti?
La durata varia a seconda del Paese e della tipologia di documento (normative sul lavoro, obblighi fiscali e adempimenti antiriciclaggio hanno spesso tempi di conservazione differenti). Su DocAsker puoi personalizzare le tempistiche di retention ed eliminare singole pratiche o fascicoli in qualunque momento.
I neoassunti devono creare un account per caricare i documenti?
No. Il link di DocAsker è accessibile da qualunque smartphone o computer senza bisogno di app, registrazioni o password. I candidati possono scattare foto o caricare file anche in momenti diversi, riprendendo l'operazione dallo stesso link in tutta comodità.
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Invia questa checklist con DocAsker
DocAsker invia la checklist tramite un unico link, verifica ogni file appena viene caricato e sollecita il cliente in automatico fino al completamento.