İşe giriş evrak kontrol listesi
Bu kontrol listesi, İK ekiplerinin ilk iş gününden önce genellikle topladığı tüm belgeleri kapsar: ıslak imzalı sözleşme, fotoğraflı kimlik, çalışma hakkı belgesi, vergi ve SGK bilgileri, maaş hesabı, diploma ve onaylı iç yönetmelikler. DocAsker tüm bu süreci tek bir bağlantı üzerinden yürütür; yüklenen her dosyanın kalitesini, belge türünü, geçerlilik tarihini, imzalarını ve eksik sayfalarını otomatik olarak kontrol eder. Yasal gereklilikler ülkeye göre değişebileceğinden listenizi yerel mevzuata göre teyit etmeyi unutmayın.
Yeni çalışanlardan talep edilecek evraklar
İK ve People Ops ekipleri, adayın teklifi kabul ettiği andan itibaren bu kontrol listesini kullanarak ilk iş gününden önce tüm evrakların eksiksiz tamamlanmasını sağlar.
- 01
İmzalı iş sözleşmesi veya teklif mektubu
İmzalanan sözleşme pozisyonu, başlangıç tarihini, ücreti ve çalışma şartlarını resmileştirir. Yeni çalışandan gönderdiğiniz nüshanın her sayfasını imzalayıp iletmesini isteyin.
Format: İmzalı PDF veya her imzalı sayfanın net fotoğrafı
DocAsker şunları denetler: DocAsker imza alanlarının doldurulduğunu ve sözleşmenin tüm sayfalarının eksiksiz yer aldığını doğrular.
- 02
Resmi fotoğraflı kimlik belgesi
Bordro işlemleri ve özlük dosyası için çalışanın kimliğini doğrular. Geçerlilik süresi dolmamış pasaport, kimlik kartı veya sürücü belgesi talep edin.
Format: Fotoğraf veya PDF
DocAsker şunları denetler: DocAsker görüntünün net, parlamasız ve kırpılmamış olduğunu, ayrıca belgenin geçerlilik süresinin dolmadığını kontrol eder.
- 03
Çalışma izni veya çalışma hakkı belgesi
Pek çok ülke, işverenlerin işe başlamadan önce yasal çalışma hakkını doğrulamasını şart koşar. Yerel mevzuatın kabul ettiği pasaport, ikamet izni veya çalışma vizesi gibi belgeleri isteyin ve kontrolün fiziken yapılması gerekip gerekmediğini teyit edin.
Format: Fotoğraf veya PDF
DocAsker şunları denetler: DocAsker belgenin okunaklı olduğunu ve geçerlilik süresinin bitmediğini denetler.
- 04
Doldurulmuş vergi formu
Bordro ekibinin ilk maaştan doğru vergi kesintisini yapabilmesi için çalışanın vergi bilgilerine ihtiyacı vardır. Ülkenizde geçerli olan formu ileterek çalışandan doldurup imzalamasını isteyin.
Format: İmzalı PDF
DocAsker şunları denetler: DocAsker formun imzalandığını ve sayfaların eksiksiz yüklendiğini kontrol eder.
- 05
Sosyal güvenlik veya SGK tescil belgesi
Bordrolama ve yan hak bildirimlerinin doğru yapılabilmesi için bu numara zorunludur. Numarayı ve çalışan adını açıkça gösteren resmi belgeyi veya e-Devlet dökümünü talep edin.
Format: Fotoğraf veya PDF
DocAsker şunları denetler: DocAsker yüklenen dosyanın talep edilen belge türüyle eşleştiğini ve görselin netliğini doğrular.
- 06
Maaş hesabı ve IBAN bilgileri
Maaş ödemelerinin yapılacağı hesap bilgileridir. Çalışanın adını ve IBAN / hesap numarasını gösteren banka dekontu veya hesap cüzdanı görseli isteyin.
Format: İnternet bankacılığından alınmış PDF
DocAsker şunları denetler: DocAsker dosyanın resmi bir banka belgesi olduğunu ve belirlediğiniz tarih aralığında düzenlendiğini denetler.
- 07
Diploma ve mezuniyet belgeleri
Bazı pozisyonlar belirli bir eğitim veya uzmanlık şartı gerektirir. Kişinin tüm sertifikaları yerine, yalnızca pozisyon için zorunlu olan diploma veya mezuniyet belgelerini isteyin.
Format: Fotoğraf veya PDF
DocAsker şunları denetler: DocAsker belgelerin net, parlamasız ve kenarları kesilmemiş şekilde yüklendiğini kontrol eder.
- 08
Mesleki ruhsat ve sertifikalar
Sağlık, lojistik veya mali müşavirlik gibi resmi yetki gerektiren mesleklerde güncel lisans zorunludur. Belge numarası ve geçerlilik tarihi net görünen ruhsatı talep edin.
Format: Fotoğraf veya PDF
DocAsker şunları denetler: DocAsker lisans süresinin dolmadığını ve belgenin rahatça okunabildiğini doğrular.
- 09
İmzalı gizlilik sözleşmesi ve şirket el kitabı onay formu
Çalışanın şirket kurallarını ve gizlilik yükümlülüklerini kabul ettiğini belgeler. Çalışan el kitabının onay sayfasını ve imzalı gizlilik sözleşmesini isteyin.
Format: İmzalı PDF
DocAsker şunları denetler: DocAsker her belgedeki imza alanlarının eksiksiz doldurulduğunu kontrol eder.
- 10
İmzalı adli sicil ve özgeçmiş kontrolü muvafakatnamesi
Özgeçmiş veya sicil kontrolünün uygulandığı süreçlerde çalışanın yazılı onayı gerekir. İncelemeye başlamadan önce hazırladığınız muvafakatnamenin imzalanmasını talep edin.
Format: İmzalı PDF
DocAsker şunları denetler: DocAsker onay formunun imzalı olduğunu ve tüm sayfaların yer aldığını denetler.
Bu liste yol gösterici bir taslaktır. Gereksinimler ülkeye, resmî kurumlara ve başvuru türüne göre değişiklik gösterebilir; bu nedenle göndermeden önce güncel şartları teyit etmenizi öneririz.
Customize, Export, or Embed This Checklist on Your Website
Select the exact documents your firm needs, generate a custom client request email, or copy an HTML widget for your website.
- İmzalı PDF veya her imzalı sayfanın net fotoğrafı
- Fotoğraf veya PDF
- Fotoğraf veya PDF
- İmzalı PDF
- Fotoğraf veya PDF
- İnternet bankacılığından alınmış PDF
- Fotoğraf veya PDF
- Fotoğraf veya PDF
- İmzalı PDF
- İmzalı PDF
Subject: Required documents for İşe giriş evrak kontrol listesi — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. İmzalı iş sözleşmesi veya teklif mektubu (İmzalı PDF veya her imzalı sayfanın net fotoğrafı) • Check: DocAsker imza alanlarının doldurulduğunu ve sözleşmenin tüm sayfalarının eksiksiz yer aldığını doğrular. 2. Resmi fotoğraflı kimlik belgesi (Fotoğraf veya PDF) • Check: DocAsker görüntünün net, parlamasız ve kırpılmamış olduğunu, ayrıca belgenin geçerlilik süresinin dolmadığını kontrol eder. 3. Çalışma izni veya çalışma hakkı belgesi (Fotoğraf veya PDF) • Check: DocAsker belgenin okunaklı olduğunu ve geçerlilik süresinin bitmediğini denetler. 4. Doldurulmuş vergi formu (İmzalı PDF) • Check: DocAsker formun imzalandığını ve sayfaların eksiksiz yüklendiğini kontrol eder. 5. Sosyal güvenlik veya SGK tescil belgesi (Fotoğraf veya PDF) • Check: DocAsker yüklenen dosyanın talep edilen belge türüyle eşleştiğini ve görselin netliğini doğrular. 6. Maaş hesabı ve IBAN bilgileri (İnternet bankacılığından alınmış PDF) • Check: DocAsker dosyanın resmi bir banka belgesi olduğunu ve belirlediğiniz tarih aralığında düzenlendiğini denetler. 7. Diploma ve mezuniyet belgeleri (Fotoğraf veya PDF) • Check: DocAsker belgelerin net, parlamasız ve kenarları kesilmemiş şekilde yüklendiğini kontrol eder. 8. Mesleki ruhsat ve sertifikalar (Fotoğraf veya PDF) • Check: DocAsker lisans süresinin dolmadığını ve belgenin rahatça okunabildiğini doğrular. 9. İmzalı gizlilik sözleşmesi ve şirket el kitabı onay formu (İmzalı PDF) • Check: DocAsker her belgedeki imza alanlarının eksiksiz doldurulduğunu kontrol eder. 10. İmzalı adli sicil ve özgeçmiş kontrolü muvafakatnamesi (İmzalı PDF) • Check: DocAsker onay formunun imzalı olduğunu ve tüm sayfaların yer aldığını denetler. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/tr/templates/new-hire-document-checklist Best regards, [Your Firm Name]
İşe giriş evraklarını toplarken dikkat edilmesi gerekenler
Bağlantıyı teklif kabul edilir edilmez gönderin
Yeni çalışanların motivasyonu teklifi kabul ettikleri ilk günlerde en yüksek seviyededir. Evrak talebini hemen iletmek, bordro ve BT ekiplerinin ilk günden önce hazırlıklarını tamamlamasını sağlar; çalışan da ilk iş gününü form doldurarak geçirmez.
Ülkeye özgü çalışma izni kurallarını göz önünde bulundurun
Bazı ülkelerde çalışan ibraz edeceği belge türünü kendi seçebilir veya kontrollerin fiziki olarak ya da akredite bir servis üzerinden yapılması gerekebilir. Belgeleri DocAsker ile toplayın ancak işe alım yaptığınız her ülkenin resmi mevzuatını mutlaka teyit edin.
Yalnızca pozisyonun gerektirdiği belgeleri talep edin
Kişisel veriler hassastır. Yalnızca yasanın ve pozisyonun doğrudan gerektirdiği belgeleri isteyin, farklı roller veya ülkeler için ayrı kontrol listeleri oluşturun ve saklama sürelerini net belirleyin.
Dosyaları çalışan özlük kaydıyla birlikte arşivleyin
Onaylanan dosyalar standart bir isimlendirme formatıyla DocAsker çalışma alanına ya da Pro ve Firm paketlerinde Google Drive, Dropbox veya OneDrive hesabınıza otomatik aktarılır. Klasör erişimini yalnızca yetkili kişilerle sınırlandırın.
Yeni çalışanlardan evrak talep etmek için e-posta şablonu
[Company name] bünyesindeki ilk iş gününüz öncesinde gereken evraklar
Merhaba [Employee name], [Company name] ailesine hoş geldiniz! [start date] tarihindeki ilk iş gününüz için şimdiden çok heyecanlıyız. İş sözleşmenizi, bordro kaydınızı ve sistem erişimlerinizi hazırlayabilmemiz için lütfen [date] tarihine kadar şu güvenli bağlantı üzerinden evraklarınızı yükleyin: [link] İstenen evraklar arasında imzalı sözleşmeniz, fotoğraflı kimliğiniz, çalışma izni belgeniz, vergi formu ve banka bilgileriniz yer alıyor. Herhangi bir hesap oluşturmanıza veya şifre girmenize gerek yoktur. Bağlantıyı telefonunuzdan veya bilgisayarınızdan açabilir, telefon kameranızla doğrudan fotoğraf çekip yükleyebilirsiniz. Yüklediğiniz belgede bulanıklık veya süre aşımı varsa sistem bunu hemen belirtir, böylece anında yenisini yükleyebilirsiniz. Tüm dosyalarınız uçtan uca şifrelenir ve yalnızca İK ekibimiz tarafından görüntülenebilir. Sevgilerimizle, [Your name] [Company name] İK Ekibi
Sıkça sorulan sorular
Yeni işe giren bir çalışanın hangi evrakları teslim etmesi gerekir?
Genellikle imzalı sözleşme, fotoğraflı kimlik, çalışma hakkı belgesi, vergi formu, SGK dökümü ve maaş hesabı bilgileri istenir. Pozisyona bağlı olarak diploma, mesleki ruhsat veya özgeçmiş kontrolü onay formu da gerekebilir. Yasal gereklilikler ülkeye ve role göre farklılık gösterdiğinden listenizi hukuk veya bordro ekibinizle netleştirmenizi öneririz.
Yeni çalışanlar evraklarını ne zaman teslim etmeli?
Teklifi kabul eder etmez ve kesinlikle ilk iş gününden önce tamamlamalıdır. Böylece bordro ekibi kayıtları zamanında açabilir, İK ekibi de çalışma hakkı kontrollerini eksiksiz bitirebilir. DocAsker hatırlatıcıları yalnızca henüz yüklenmemiş eksik evrakları listeler.
İK ekipleri çalışma izni ve kimlik evraklarını dijital ortamda toplayabilir mi?
Bu durum ülkeye göre değişir. Bazı ülkeler dijital kontrole ve onaylı online servislere izin verirken, bazıları işverenin asıl belgeleri fiziki olarak görmesini şart koşar. DocAsker kopyaları toplar ve doğrular; ancak işe alım yaptığınız ülkenin resmi prosedürlerini mutlaka kontrol etmelisiniz.
İK ekipleri işe giriş evraklarını ne kadar süre saklamalıdır?
Süreler ülkeye ve belge türüne göre farklılık gösterir. Çalışma izinleri, vergi formları ve bordro kayıtlarının yasal saklama süreleri genellikle birbirinden farklıdır; bu nedenle bağlı olduğunuz mevzuata uymanız gerekir. DocAsker üzerinde saklama sürelerini kendiniz belirleyebilir, dilediğiniz zaman evrak talebini ve dosyaları kalıcı olarak silebilirsiniz.
Yeni çalışanların evrak yüklemek için hesap açması gerekir mi?
Hayır. DocAsker bağlantısı herhangi bir telefonda veya bilgisayarda hesap açmaya, şifre belirlemeye veya uygulama indirmeye gerek kalmadan doğrudan açılır. Çalışanlar fotoğrafları çekip yükleyebilir, dilerlerse kalan evrakları tamamlamak için aynı bağlantıya daha sonra geri dönebilir.
Diğer kontrol listesi şablonları
10 belge
Muhasebe müşteri kabul kontrol listesi
Mali müşavirlik ve muhasebe ofisleri, yeni bir ticari işletmeyle çalışmaya başlarken ilk ay sonu kapanışından veya vergi beyan döneminden önce bu kontrol listesinden yararlanır.
Listeyi görüntüle10 belge
Schengen vizesi evrak kontrol listesi
Vize ve göçmenlik danışmanları bu kontrol listesini, müvekkilleri kısa süreli Schengen vizesi başvurusuna hazırlanırken ve tercihen randevu tarihinden birkaç hafta önce kullanır.
Listeyi görüntüle10 belge
Hukuk büroları için müvekkil kabulü ve KYC belge kontrol listesi
Hukuk büroları ve uyum ekipleri, bu listeyi yeni bir dosya açarken veya yeni bir müvekkille çalışmaya başlamadan önce—işe fiilen koyulmadan ve herhangi bir bakiye tahsil edilmeden—kullanır.
Listeyi görüntüle
Bu listeyi DocAsker ile gönder
DocAsker bu kontrol listesini tek bir bağlantı üzerinden iletir, yüklenen her evrakı anında inceler ve süreç tamamlanana kadar müşterinize otomatik hatırlatmalar gönderir.