Checklist documenten nieuwe medewerker
Met deze checklist verzamelt je HR-team moeiteloos alles vóór de eerste werkdag: het getekende contract, een geldig legitimatiebewijs, bewijs van arbeidsbevoegdheid, gegevens voor de loonheffing, het rekeningnummer voor de salarisadministratie, diploma's en getekende beleidsdocumenten. DocAsker bundelt dit in één overzichtelijke link en controleert uploads direct op kwaliteit, documenttype, geldigheid, handtekeningen en ontbrekende pagina's. Controleer altijd even de lokale wet- en regelgeving voor jouw specifieke situatie.
Op te vragen documenten bij een nieuwe medewerker
HR-professionals en People Operations gebruiken deze checklist zodra een kandidaat het aanbod accepteert, zodat het personeelsdossier ruim voor de eerste werkdag op orde is.
- 01
Ondertekende arbeidsovereenkomst of aanbiedingsbrief
Het getekende contract bevestigt de functie, startdatum, het salaris en de arbeidsvoorwaarden. Vraag de nieuwe medewerker om alle pagina's van het document ondertekend terug te sturen.
Formaat: Ondertekende PDF of een duidelijke foto van elke getekende pagina
DocAsker controleert: DocAsker verifieert of alle handtekeningvelden zijn ingevuld en of er geen pagina's ontbreken.
- 02
Geldig legitimatiebewijs met pasfoto
Noodzakelijk voor de identiteitsvaststelling en de salarisadministratie. Vraag om een paspoort, ID-kaart of rijbewijs dat op dit moment geldig is.
Formaat: Foto of PDF
DocAsker controleert: DocAsker checkt of de afbeelding scherp is, niet reflecteert, niet is afgesneden en of het document niet verlopen is.
- 03
Bewijs van tewerkstellingsvergunning / recht om te werken
Werkgevers moeten wettelijk verifiëren of iemand mag werken vóór de startdatum. Vraag om geldige documenten volgens de lokale wetgeving (zoals een paspoort, verblijfsvergunning of visum) en controleer of er een fysieke check vereist is.
Formaat: Foto of PDF
DocAsker controleert: DocAsker controleert of het document goed leesbaar is en of de vervaldatum nog niet verstreken is.
- 04
Ingevuld formulier loonheffingskorting / belastingverklaring
De salarisadministratie heeft deze gegevens nodig om vanaf de eerste loonstrook de juiste inhoudingen te doen. Stuur het officiële formulier mee en laat de medewerker dit ingevuld en ondertekend retourneren.
Formaat: Ondertekende PDF
DocAsker controleert: DocAsker controleert of het formulier is ondertekend en of alle pagina's zijn geüpload.
- 05
Bewijs van burgerservicenummer (BSN) of socialezekerheidsnummer
Nodig voor de loonadministratie en officiële meldingen bij uitkeringsinstanties. Vraag om een officieel document of schrijven waarop het nummer en de naam duidelijk zichtbaar zijn.
Formaat: Foto of PDF
DocAsker controleert: DocAsker controleert of het juiste type document is geüpload en of de afbeelding scherp is.
- 06
Bankgegevens voor salarisbetaling
De salarisadministratie moet weten op welke rekening het salaris gestort kan worden. Vraag om een officieel bankafschrift of screenshot van internetbankieren met naam en IBAN.
Formaat: PDF van internetbankieren
DocAsker controleert: DocAsker verifieert of het een geldig bankdocument betreft en of het binnen de ingestelde termijn is afgegeven.
- 07
Diploma's en opleidingscertificaten
Voor sommige functies is een specifiek diploma vereist. Vraag alleen om afschriften van certificaten die daadwerkelijk relevant zijn voor de functie, niet om een compleet overzicht.
Formaat: Foto of PDF
DocAsker controleert: DocAsker controleert of elk certificaat scherp is, zonder schittering en volledig in beeld staat.
- 08
Beroepslicenties en accreditaties
Voor gereglementeerde beroepen (zoals in de zorg, het transport of de accountancy) is een actuele registratie vereist. Vraag om het bewijs met zichtbaar registratienummer en vervaldatum.
Formaat: Foto of PDF
DocAsker controleert: DocAsker controleert of de licentie niet verlopen is en of alle gegevens goed leesbaar zijn.
- 09
Ondertekende geheimhoudingsverklaring en personeelshandboek
Hiermee leg je vast dat de medewerker kennis heeft genomen van en akkoord is met de bedrijfscodes. Vraag om het getekende ontvangstbewijs en de ondertekende geheimhoudingsovereenkomst (NDA).
Formaat: Ondertekende PDF
DocAsker controleert: DocAsker checkt of de handtekeningvelden op alle documenten netjes zijn ingevuld.
- 10
Toestemmingsformulier voor antecedentenonderzoek / VOG
Wanneer een screening of VOG vereist is, heb je vooraf schriftelijke toestemming nodig. Laat de nieuwe medewerker dit akkoord ondertekenen voordat je het proces start.
Formaat: Ondertekende PDF
DocAsker controleert: DocAsker controleert of het formulier volledig ondertekend is en alle pagina's aanwezig zijn.
Deze checklist is een uitgangspunt. Omdat eisen per land, instantie en dossier kunnen verschillen, raden we aan de actuele vereisten altijd even te controleren voor verzending.
Customize, Export, or Embed This Checklist on Your Website
Select the exact documents your firm needs, generate a custom client request email, or copy an HTML widget for your website.
- Ondertekende PDF of een duidelijke foto van elke getekende pagina
- Foto of PDF
- Foto of PDF
- Ondertekende PDF
- Foto of PDF
- PDF van internetbankieren
- Foto of PDF
- Foto of PDF
- Ondertekende PDF
- Ondertekende PDF
Subject: Required documents for Checklist documenten nieuwe medewerker — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Ondertekende arbeidsovereenkomst of aanbiedingsbrief (Ondertekende PDF of een duidelijke foto van elke getekende pagina) • Check: DocAsker verifieert of alle handtekeningvelden zijn ingevuld en of er geen pagina's ontbreken. 2. Geldig legitimatiebewijs met pasfoto (Foto of PDF) • Check: DocAsker checkt of de afbeelding scherp is, niet reflecteert, niet is afgesneden en of het document niet verlopen is. 3. Bewijs van tewerkstellingsvergunning / recht om te werken (Foto of PDF) • Check: DocAsker controleert of het document goed leesbaar is en of de vervaldatum nog niet verstreken is. 4. Ingevuld formulier loonheffingskorting / belastingverklaring (Ondertekende PDF) • Check: DocAsker controleert of het formulier is ondertekend en of alle pagina's zijn geüpload. 5. Bewijs van burgerservicenummer (BSN) of socialezekerheidsnummer (Foto of PDF) • Check: DocAsker controleert of het juiste type document is geüpload en of de afbeelding scherp is. 6. Bankgegevens voor salarisbetaling (PDF van internetbankieren) • Check: DocAsker verifieert of het een geldig bankdocument betreft en of het binnen de ingestelde termijn is afgegeven. 7. Diploma's en opleidingscertificaten (Foto of PDF) • Check: DocAsker controleert of elk certificaat scherp is, zonder schittering en volledig in beeld staat. 8. Beroepslicenties en accreditaties (Foto of PDF) • Check: DocAsker controleert of de licentie niet verlopen is en of alle gegevens goed leesbaar zijn. 9. Ondertekende geheimhoudingsverklaring en personeelshandboek (Ondertekende PDF) • Check: DocAsker checkt of de handtekeningvelden op alle documenten netjes zijn ingevuld. 10. Toestemmingsformulier voor antecedentenonderzoek / VOG (Ondertekende PDF) • Check: DocAsker controleert of het formulier volledig ondertekend is en alle pagina's aanwezig zijn. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/nl/templates/new-hire-document-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Tips voor het verzamelen van medewerkersdocumenten
Verstuur de link direct na acceptatie van het aanbod
Nieuwe medewerkers zijn in deze fase het meest betrokken. Door stukken direct op te vragen, kunnen salarisadministratie en IT direct schakelen en hoeft niemand op de eerste werkdag formulieren in te vullen.
Houd rekening met lokale regels voor identiteitscontrole
De eisen voor het vaststellen van de identiteit en het recht om te werken verschillen per land. Soms is een fysieke controle van het origineel verplicht. Verzamel kopieën via DocAsker, maar verifieer altijd de wetgeving per land.
Vraag alleen wat strikt noodzakelijk is
Persoonsgegevens zijn privacygevoelig. Vraag uitsluitend wat wettelijk of functioneel nodig is, gebruik aparte checklists per rol of land en stel duidelijke bewaartermijnen in.
Koppel bestanden direct aan het personeelsdossier
Goedgekeurde bestanden krijgen automatisch een vaste bestandsnaam en worden opgeslagen in DocAsker, of direct doorgestuurd naar Google Drive, Dropbox of OneDrive (bij Pro en Firm). Zo scherm je gevoelige mappen eenvoudig af.
E-mailsjabloon: documenten opvragen bij nieuwe medewerker
Documenten voor je start bij [Bedrijfsnaam]
Beste [Naam medewerker], Welkom bij [Bedrijfsnaam]! We kijken enorm uit naar je komst op [startdatum]. Om je contract, salarisbetaling en accounts alvast in orde te maken, willen we je vragen om uiterlijk [datum] een aantal documenten te uploaden via deze beveiligde link: [link] Het gaat onder meer om je getekende contract, een geldig legitimatiebewijs, de verklaring voor de loonheffingskorting en je rekeningnummer. Je hoeft hiervoor geen account aan te maken. De link werkt gewoon op je telefoon of computer en je kunt direct foto's maken met je camera. Is een upload niet scherp of verlopen? Dan zie je meteen wat er mis is en kun je het direct corrigeren. Je gegevens worden versleuteld verwerkt en zijn uitsluitend inzichtelijk voor ons HR-team. Met vriendelijke groet, [Je naam] HR [Bedrijfsnaam]
Veelgestelde vragen
Welke documenten moet een nieuwe medewerker aanleveren?
Meestal gaat het om een getekend contract, een geldig identiteitsbewijs, een formulier voor de loonheffing, een burgerservicenummer (BSN) en het rekeningnummer voor de uitbetaling. Afhankelijk van de rol kan er ook om diploma's, een VOG of beroepscertificaten worden gevraagd. Stem de definitieve lijst altijd even af met juridische zaken of de salarisadministratie.
Wanneer moeten nieuwe medewerkers hun stukken inleveren?
Het liefst direct na het accepteren van het aanbod en ruim voor de eerste werkdag. Zo heeft HR voldoende tijd voor controles en kan Payroll alles tijdig inrichten. Automatische herinneringen in DocAsker tonen alleen de items die nog ontbreken.
Mag HR het identiteitsbewijs en de werkvergunning digitaal controleren?
Dat hangt af van het rechtsgebied. Sommige landen staan een volledige digitale verificatie toe, terwijl andere wetgevingen (zoals de Nederlandse identificatieplicht) voorschrijven dat de werkgever het originele identiteitsbewijs fysiek controleert. DocAsker verzamelt en controleert de kopieën vooraf, maar ga na welke lokale regels voor jou gelden.
Hoe lang mag HR documenten van medewerkers bewaren?
Dit verschilt per land en per documenttype. Voor belasting-, loon- en personeelsgegevens gelden vaak afwijkende wettelijke bewaartermijnen (zoals 5 of 7 jaar). In DocAsker bepaal je zelf het bewaarbeleid en kun je dossiers en bestanden op ieder moment definitief verwijderen.
Moet een nieuwe medewerker een account aanmaken om te uploaden?
Nee. De DocAsker-link werkt direct in de browser op mobiel of desktop, zonder wachtwoord, account of speciale app. Medewerkers kunnen direct documenten fotograferen of bestanden selecteren, en later terugkeren via dezelfde link om het proces af te ronden.
Meer checklists
10 documenten
Onboarding-checklist voor nieuwe accountancyklanten
Accountants- en administratiekantoren gebruiken deze checklist zodra ze een nieuwe zakelijke klant aannemen, vóór de eerste maandafsluiting of fiscale deadline.
Checklist bekijken10 documenten
Checklist documenten Schengenvisum
Immigratie- en visumadviseurs gebruiken deze checklist zodra een cliënt een Schengenvisum voor kort verblijf gaat aanvragen, bij voorkeur enkele weken voorafgaand aan de afspraak.
Checklist bekijken10 documenten
KYC-documentenchecklist voor cliëntintake bij advocatenkantoren
Advocatenkantoren en complianceteams gebruiken deze checklist bij het openen van een nieuw dossier of het aannemen van een nieuwe cliënt, nog voordat de werkzaamheden starten of er gelden worden ontvangen.
Checklist bekijken
Verstuur deze checklist via DocAsker
DocAsker verstuurt deze checklist via één overzichtelijke link, controleert elk geüpload bestand direct en herinnert je cliënt automatisch totdat alles compleet is.