Checklist de documentos para nuevas incorporaciones
Este checklist para nuevas altas incluye todo lo que RR. HH. suele necesitar antes del primer día: contrato firmado, documento de identidad, permiso de trabajo, datos de la Seguridad Social y retenciones, cuenta para la nómina, titulaciones y políticas de empresa firmadas. DocAsker envía la solicitud en un único enlace y comprueba automáticamente la calidad del archivo, el tipo de documento, su vigencia, las firmas y si falta alguna página. Los requisitos varían según el país, así que conviene revisar siempre la normativa aplicable.
Documentación que debe aportar la nueva incorporación
Pensado para equipos de RR. HH. y People Operations, para solicitar la documentación en cuanto el candidato acepta la oferta y tenerlo todo listo antes de su primer día.
- 01
Contrato de trabajo o carta de oferta firmada
El contrato firmado confirma el puesto, la fecha de inicio, el salario y las condiciones. Pide a la persona que firme y envíe todas las páginas de la copia que le facilitasteis.
Formato: PDF firmado o fotografía de cada página con firma
Validaciones de DocAsker: DocAsker verifica que los campos de firma estén completos y que no falte ninguna página del contrato.
- 02
Documento de identidad oficial con fotografía
Permite verificar la identidad del nuevo empleado para la nómina y su expediente laboral. Pide el DNI, pasaporte, NIE o carné de conducir en vigor.
Formato: Foto o PDF
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que la imagen sea nítida, no tenga brillos ni recortes y que el documento siga vigente.
- 03
Acreditación de permiso de trabajo
Muchos países exigen comprobar que el nuevo empleado puede trabajar legalmente antes de empezar. Solicita los documentos válidos según la legislación local (como pasaporte, permiso de residencia o visado de trabajo) y confirma si el trámite requiere verificación presencial.
Formato: Foto o PDF
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que el documento se lea con claridad y que su fecha de validez no haya vencido.
- 04
Modelo de retenciones o formulario fiscal cumplimentado
El departamento de nóminas necesita estos datos para aplicar la retención correcta desde la primera nómina (como el Modelo 145 en España). Facilita el impreso correspondiente para que lo rellene y lo firme.
Formato: PDF firmado
Validaciones de DocAsker: DocAsker verifica que el documento esté firmado y que incluya todas las hojas.
- 05
Justificante del número de la Seguridad Social
Esencial para tramitar el alta y cotizar debidamente. Solicita la resolución, tarjeta o documento oficial de la Seguridad Social donde consten su nombre completo y el número.
Formato: Foto o PDF
Validaciones de DocAsker: DocAsker confirma que el archivo corresponde al trámite solicitado y que la imagen es perfectamente legible.
- 06
Datos bancarios para el abono de la nómina
El equipo de nóminas necesita saber en qué cuenta ingresar el salario. Pide un certificado de titularidad bancaria o la cabecera de un extracto reciente donde figuren su nombre y el IBAN.
Formato: PDF descargado de la banca online
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que el archivo provenga de una entidad bancaria y que su fecha entre dentro del plazo establecido.
- 07
Titulaciones y certificados académicos
Ciertos puestos requieren acreditar una titulación concreta. Pide solo copia de los títulos directamente relacionados con la vacante, no el expediente académico completo.
Formato: Foto o PDF
Validaciones de DocAsker: DocAsker revisa que cada certificado se vea con nitidez, sin reflejos ni esquinas cortadas.
- 08
Colegiaciones y certificaciones profesionales
En profesiones reguladas (como sanidad, contabilidad o transporte) es necesario contar con la acreditación o colegiación en vigor. Solicita el carné o certificado oficial donde se vean el número y la fecha de caducidad.
Formato: Foto o PDF
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que la habilitación no haya caducado y que el documento sea legible.
- 09
Acuerdo de confidencialidad y acuse de recibo de normativas internas
Garantizan que la persona conoce y acepta las políticas internas de la empresa. Pide la hoja de recepción del manual del empleado firmada y el acuerdo de confidencialidad (NDA).
Formato: PDF firmado
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que los campos de firma de cada archivo se hayan rellenado correctamente.
- 10
Consentimiento firmado para comprobación de antecedentes
Cuando la legislación local permita y justifique este tipo de verificación (background checks), suele ser obligatorio el consentimiento expreso por escrito. Pide que lo firme antes de iniciar el trámite.
Formato: PDF firmado
Validaciones de DocAsker: DocAsker se asegura de que la autorización esté firmada y contenga todas las páginas.
Esta checklist es una base de partida. Los requisitos pueden variar según el país, el organismo o el caso concreto; asegúrate de revisar la lista definitiva antes de enviarla.
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- PDF firmado o fotografía de cada página con firma
- Foto o PDF
- Foto o PDF
- PDF firmado
- Foto o PDF
- PDF descargado de la banca online
- Foto o PDF
- Foto o PDF
- PDF firmado
- PDF firmado
Subject: Required documents for Checklist de documentos para nuevas incorporaciones — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Contrato de trabajo o carta de oferta firmada (PDF firmado o fotografía de cada página con firma) • Check: DocAsker verifica que los campos de firma estén completos y que no falte ninguna página del contrato. 2. Documento de identidad oficial con fotografía (Foto o PDF) • Check: DocAsker comprueba que la imagen sea nítida, no tenga brillos ni recortes y que el documento siga vigente. 3. Acreditación de permiso de trabajo (Foto o PDF) • Check: DocAsker comprueba que el documento se lea con claridad y que su fecha de validez no haya vencido. 4. Modelo de retenciones o formulario fiscal cumplimentado (PDF firmado) • Check: DocAsker verifica que el documento esté firmado y que incluya todas las hojas. 5. Justificante del número de la Seguridad Social (Foto o PDF) • Check: DocAsker confirma que el archivo corresponde al trámite solicitado y que la imagen es perfectamente legible. 6. Datos bancarios para el abono de la nómina (PDF descargado de la banca online) • Check: DocAsker comprueba que el archivo provenga de una entidad bancaria y que su fecha entre dentro del plazo establecido. 7. Titulaciones y certificados académicos (Foto o PDF) • Check: DocAsker revisa que cada certificado se vea con nitidez, sin reflejos ni esquinas cortadas. 8. Colegiaciones y certificaciones profesionales (Foto o PDF) • Check: DocAsker comprueba que la habilitación no haya caducado y que el documento sea legible. 9. Acuerdo de confidencialidad y acuse de recibo de normativas internas (PDF firmado) • Check: DocAsker comprueba que los campos de firma de cada archivo se hayan rellenado correctamente. 10. Consentimiento firmado para comprobación de antecedentes (PDF firmado) • Check: DocAsker se asegura de que la autorización esté firmada y contenga todas las páginas. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/es/templates/new-hire-document-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Consejos para recopilar la documentación de nuevas altas
Envía el enlace nada más aceptar la oferta
Los candidatos suelen estar más disponibles y motivados en los días inmediatamente posteriores a la aceptación. Si lo gestionas ahí, nóminas e IT tendrán todo a punto para el primer día y nadie perderá su primera mañana rellenando papeles.
Respeta la normativa de contratación de cada país
En algunos lugares el trabajador puede elegir qué documentos presentar, o la comprobación debe hacerse de forma física o a través de vías oficiales. Usa DocAsker para recibir las copias, pero asegúrate de cumplir el proceso legal de cada país.
Pide únicamente lo necesario para el puesto
Los datos personales son sensibles. Solicita solo lo exigido por ley y por el puesto, mantén checklists separados según el rol o la ubicación y define una política clara de conservación de los archivos.
Guarda los archivos directamente en el expediente del empleado
DocAsker renombra los archivos aprobados siguiendo una nomenclatura uniforme y los archiva en su espacio de trabajo, o los sincroniza con Google Drive, Dropbox o OneDrive en los planes Pro y Firm. Restringe el acceso a las carpetas solo a los miembros del equipo que lo necesiten.
Plantilla de email para solicitar la documentación a una nueva incorporación
Documentación pendiente antes de tu primer día en [Company name]
Hola, [Employee name]: ¡Te damos la bienvenida a [Company name]! Tenemos muchas ganas de que llegue tu primer día, el [start date]. Para que podamos preparar tu contrato, el alta en nómina y los accesos a los sistemas, sube los siguientes documentos a través de este enlace seguro antes del [date]: [link] En la lista encontrarás el contrato firmado, tu documento de identidad, el permiso de trabajo (si aplica), el formulario de retenciones y tu número de cuenta. No necesitas registrarte ni crear contraseñas. Puedes abrir el enlace desde el móvil o el ordenador y subir directamente fotos hechas con la cámara. Si algún documento sale borroso o está caducado, la plataforma te indicará el motivo para que puedas volver a subirlo al instante. Tus archivos viajan encriptados y solo tendrá acceso a ellos el equipo de Recursos Humanos. Un saludo, [Your name] RR. HH. en [Company name]
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos debe presentar un nuevo empleado?
Por lo general, el contrato firmado, un documento de identidad, el justificante del permiso de trabajo, el modelo fiscal de retenciones, el número de la Seguridad Social y la cuenta bancaria para la nómina. Según el puesto, también pueden requerirse títulos académicos, certificados de colegiación profesional o una autorización para verificación de antecedentes. Los requisitos varían según el país y el puesto, por lo que conviene validarlos con el equipo legal o laboral.
¿Cuándo deben enviar los documentos las nuevas incorporaciones?
Lo ideal es pedirlos en cuanto aceptan la oferta y siempre antes de su fecha de inicio. Así, el equipo de nóminas puede tramitar el alta con tiempo y RR. HH. puede verificar su habilitación para trabajar. Los recordatorios automáticos de DocAsker solo reclaman los documentos que aún estén pendientes.
¿Puede RR. HH. recopilar la documentación de permiso de trabajo online?
Depende de la normativa de cada país. Algunos permiten comprobaciones digitales o a través de plataformas oficiales homologadas, mientras que otros exigen examinar los originales en persona. DocAsker recopila y valida las copias, pero siempre debes asegurarte de cumplir el proceso oficial que exija cada jurisdicción.
¿Cuánto tiempo debe conservar RR. HH. los documentos de los empleados?
Depende del país y de la naturaleza del documento. La normativa laboral, fiscal y de extranjería suele fijar plazos de custodia distintos, por lo que conviene revisar las leyes aplicables en cada caso. En DocAsker puedes definir el tiempo de conservación y eliminar una solicitud con todos sus archivos cuando lo necesites.
¿Necesita la persona crearse una cuenta para subir los documentos?
No. El enlace de DocAsker se abre en cualquier móvil u ordenador sin necesidad de registrarse, recordar contraseñas ni descargar aplicaciones. Pueden subir fotos o archivos al momento y retomar el proceso más tarde con el mismo enlace si les falta algo.
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Enviar esta checklist con DocAsker
DocAsker envía esta checklist en un solo enlace, revisa cada documento nada más subirlo y envía recordatorios automáticos al cliente hasta completarla.