Checklist para el onboarding de clientes de asesoría contable
Este checklist para el onboarding de clientes contables recoge toda la documentación que un despacho necesita al incorporar una empresa: la propuesta de servicios firmada, DNI y justificante de domicilio de los socios, escrituras de constitución, declaraciones fiscales y cuentas anuales anteriores, así como extractos recientes de bancos, tarjetas y nóminas. DocAsker envía la solicitud completa en un único enlace seguro y revisa cada archivo subido: comprueba la calidad, el tipo de documento, las fechas, las firmas y si falta alguna página.
Documentos que solicitar a un nuevo cliente de contabilidad
Asesorías fiscales y contables que incorporan a un nuevo cliente de empresa antes del primer cierre mensual o del próximo plazo tributario.
- 01
Propuesta de servicios o carta de encargo firmada
La carta de encargo define el alcance del servicio, los honorarios y las responsabilidades de cada parte antes de empezar. Pide al cliente que firme y devuelva el documento completo, con todas sus páginas.
Formato: PDF firmado o fotografía de cada página firmada
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que los campos de firma estén cumplimentados y que no falte ninguna página de la propuesta.
- 02
Documento de identidad de cada socio o administrador
Debes verificar la identidad de los administradores y titulares reales para cumplir con la normativa de prevención de blanqueo de capitales. Pide el DNI, NIE o pasaporte en vigor.
Formato: Foto o PDF
Validaciones de DocAsker: DocAsker verifica que la imagen sea nítida, no tenga reflejos ni recortes, y que el documento de identidad esté en vigor.
- 03
Justificante de domicilio de cada socio o administrador
Un justificante de domicilio reciente completa la verificación de identidad de las personas al frente del negocio. Solicita una factura de suministros, un recibo bancario o una notificación oficial con una antigüedad inferior a 3 meses.
Formato: PDF o foto
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que el archivo sea un justificante de domicilio admitido y que la fecha de emisión esté dentro de los últimos 3 meses.
- 04
Escritura de constitución y datos censales de la empresa
La documentación de la sociedad acredita la denominación social, la forma jurídica, el NIF y quién ostenta la representación legal. Pide las escrituras de constitución inscritas, los estatutos vigentes y el modelo 036 o 037.
Formato: PDF
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que el archivo corresponda a la documentación solicitada y que, si tiene varias páginas, se adjunte al completo.
- 05
Autorización de representación tributaria firmada
La Agencia Tributaria exige una autorización expresa o apoderamiento para poder realizar trámites y gestiones en nombre del cliente. Facilítale el modelo oficial para que lo firme y te lo devuelva.
Formato: PDF firmado
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que los campos de firma del documento estén debidamente cumplimentados.
- 06
Declaraciones de impuestos de los 2 últimos ejercicios
Las declaraciones anteriores permiten revisar bases imponibles negativas pendientes de compensar, tablas de amortización y deducciones aplicadas. Pide las copias presentadas con su justificante de registro.
Formato: PDF
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que las declaraciones cubran los 2 ejercicios solicitados y que incluyan todas sus páginas y desgloses.
- 07
Cuentas anuales del último ejercicio cerrado
El balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias del último ejercicio te permitirán configurar los saldos de apertura. Pide la versión definitiva presentada en el Registro Mercantil, nunca un borrador.
Formato: PDF o Excel
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que los estados contables correspondan al ejercicio indicado y que no falte ninguna hoja.
- 08
Extractos bancarios de los últimos 3 meses
Los movimientos recientes te permiten cuadrar los saldos de apertura y entender la operativa habitual del negocio. Pide los extractos de todas las cuentas bancarias de la empresa, descargados directamente desde la banca online.
Formato: PDF descargado de la banca online
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que cada extracto cubra los meses solicitados y que incluya todas las hojas si consta de varias páginas.
- 09
Extractos de las tarjetas de crédito de los últimos 3 meses
Muchos gastos pagados con tarjeta de empresa se escapan si no se reclaman expresamente. Pide el detalle de movimientos de todas las tarjetas vinculadas al negocio, incluidas las que utilicen los administradores.
Formato: PDF descargado de la banca online
Validaciones de DocAsker: DocAsker comprueba que los extractos correspondan al periodo indicado y que se trate del extracto bancario de la tarjeta, no de tickets o capturas sueltas.
- 10
Resumen de nóminas acumulado del año en curso
El acumulado de nóminas recoge el listado de empleados, los salarios brutos, las retenciones y las cotizaciones ingresadas hasta la fecha. Pide el informe acumulado del software de nóminas y los últimos modelos de retenciones presentados.
Formato: PDF o exportación a Excel
Validaciones de DocAsker: DocAsker verifica que el archivo sea un resumen de costes salariales y que los periodos computados estén actualizados a una fecha reciente.
Esta checklist es una base de partida. Los requisitos pueden variar según el país, el organismo o el caso concreto; asegúrate de revisar la lista definitiva antes de enviarla.
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Select the exact documents your firm needs, generate a custom client request email, or copy an HTML widget for your website.
- PDF firmado o fotografía de cada página firmada
- Foto o PDF
- PDF o foto
- PDF
- PDF firmado
- PDF
- PDF o Excel
- PDF descargado de la banca online
- PDF descargado de la banca online
- PDF o exportación a Excel
Subject: Required documents for Checklist para el onboarding de clientes de asesoría contable — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Propuesta de servicios o carta de encargo firmada (PDF firmado o fotografía de cada página firmada) • Check: DocAsker comprueba que los campos de firma estén cumplimentados y que no falte ninguna página de la propuesta. 2. Documento de identidad de cada socio o administrador (Foto o PDF) • Check: DocAsker verifica que la imagen sea nítida, no tenga reflejos ni recortes, y que el documento de identidad esté en vigor. 3. Justificante de domicilio de cada socio o administrador (PDF o foto) • Check: DocAsker comprueba que el archivo sea un justificante de domicilio admitido y que la fecha de emisión esté dentro de los últimos 3 meses. 4. Escritura de constitución y datos censales de la empresa (PDF) • Check: DocAsker comprueba que el archivo corresponda a la documentación solicitada y que, si tiene varias páginas, se adjunte al completo. 5. Autorización de representación tributaria firmada (PDF firmado) • Check: DocAsker comprueba que los campos de firma del documento estén debidamente cumplimentados. 6. Declaraciones de impuestos de los 2 últimos ejercicios (PDF) • Check: DocAsker comprueba que las declaraciones cubran los 2 ejercicios solicitados y que incluyan todas sus páginas y desgloses. 7. Cuentas anuales del último ejercicio cerrado (PDF o Excel) • Check: DocAsker comprueba que los estados contables correspondan al ejercicio indicado y que no falte ninguna hoja. 8. Extractos bancarios de los últimos 3 meses (PDF descargado de la banca online) • Check: DocAsker comprueba que cada extracto cubra los meses solicitados y que incluya todas las hojas si consta de varias páginas. 9. Extractos de las tarjetas de crédito de los últimos 3 meses (PDF descargado de la banca online) • Check: DocAsker comprueba que los extractos correspondan al periodo indicado y que se trate del extracto bancario de la tarjeta, no de tickets o capturas sueltas. 10. Resumen de nóminas acumulado del año en curso (PDF o exportación a Excel) • Check: DocAsker verifica que el archivo sea un resumen de costes salariales y que los periodos computados estén actualizados a una fecha reciente. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/es/templates/accounting-client-onboarding-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Consejos para recopilar la documentación de clientes de contabilidad
Pide siempre los extractos en PDF desde la banca online
Los extractos oficiales en PDF son legibles, completos y muestran el periodo íntegro. Las capturas de pantalla de la app del banco suelen cortar fechas o saldos intermedios. Déjalo claro en las instrucciones de la solicitud para que el cliente lo envíe bien a la primera.
Crea una solicitud independiente por cada sociedad
Si un cliente gestiona varias sociedades, envíale un enlace distinto para cada una. Así, cada archivo quedará archivado y renombrado bajo la empresa correcta. Además, los recordatorios automáticos solo reclamarán los documentos pendientes de esa mercantil.
Coloca la hoja de encargo en primer lugar
Los clientes suelen completar los checklists de arriba abajo. Si pones la propuesta de servicios y la autorización tributaria al principio, podrás formalizar el alta y solicitar información a Hacienda mientras van reuniendo el resto de papeles.
Envía la solicitud cuanto antes
Manda el enlace de onboarding nada más cerrar el acuerdo, sin esperar a que falte una semana para la primera presentación de impuestos. Programa recordatorios con varios días de margen para que el cliente tenga tiempo de recopilar declaraciones y balances antiguos.
Plantilla de email para solicitar la documentación de onboarding
Documentación necesaria para tu alta en [Firm name]
Hola, [Client name]: Muchas gracias por confiar en [Firm name]. Para poder poner en marcha tu cuenta y empezar a trabajar, necesitamos que nos aportes una serie de documentos, entre ellos la propuesta de servicios firmada, el documento de identidad de los socios, las declaraciones tributarias de los últimos 2 años y los extractos bancarios de los últimos 3 meses. Puedes subirlo todo cómodamente a través de este enlace seguro: [link] No hace falta que crees ninguna cuenta ni recuerdes contraseñas. El enlace funciona tanto en el móvil como en el ordenador, y te permite adjuntar archivos o hacer fotos directamente. Si algún documento no es legible o le falta algo, el sistema te indicará el motivo al instante para que puedas volver a subirlo. Puedes pausar el proceso y retomarlo cuando quieras con el mismo enlace. Por favor, facilítanos la información antes del [date] para que podamos arrancar según lo previsto. Un cordial saludo, [Your name] [Firm name]
Preguntas frecuentes
¿Qué documentación hace falta para dar de alta a un cliente nuevo de contabilidad?
Lo fundamental es contar con la propuesta de servicios firmada, el documento de identidad y justificante de domicilio de los socios o administradores, y la documentación societaria o censal. A partir de ahí, pide las declaraciones fiscales anteriores, las últimas cuentas anuales y los extractos recientes de bancos, tarjetas y nóminas. Este checklist reúne todos estos puntos y puedes adaptarlo según los servicios que prestes.
¿Cuántos meses de extractos bancarios conviene pedir a un cliente nuevo?
Tres meses es la pauta habitual para empezar con buen pie. Si vas a poner al día una contabilidad atrasada o hacer un cierre de ejercicio completo, solicita todos los meses del periodo que vayas a regularizar. En DocAsker puedes definir el rango de fechas exigido en cada documento y el sistema comprobará automáticamente que los extractos subidos lo cumplan.
¿Es necesario pedir las declaraciones de impuestos de ejercicios anteriores?
Sí, es imprescindible. Las declaraciones previas reflejan bases imponibles pendientes de compensar, tablas de amortización y deducciones que condicionan las siguientes presentaciones. Lo idóneo es solicitar como mínimo los dos últimos ejercicios, siempre con la copia oficial presentada y sus justificantes de registro.
¿Tienen los clientes que crearse un usuario para subir los archivos?
No. DocAsker genera un enlace seguro único que se abre directamente en el navegador del móvil o del ordenador, sin registros, contraseñas ni necesidad de instalar aplicaciones. Los clientes pueden subir archivos, hacer fotos a los papeles y retomar la subida más tarde con ese mismo enlace.
¿Se puede personalizar este checklist para adaptarlo a mi despacho?
Por supuesto. Puedes utilizar este checklist como punto de partida y añadir, eliminar o renombrar cualquier concepto según la operativa de tu asesoría. Además, a cada elemento le puedes asignar instrucciones personalizadas, ejemplos visuales y reglas de validación específicas, como un rango de fechas concreto o la presencia de firma.
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DocAsker envía esta checklist en un solo enlace, revisa cada documento nada más subirlo y envía recordatorios automáticos al cliente hasta completarla.