Checkliste für das Mandanten-Onboarding in Steuerberatung & Buchhaltung
Diese Onboarding-Checkliste umfasst alle Unterlagen, die Kanzleien von Neumandanten benötigen: unterzeichnete Mandatsvereinbarung, Ausweisdokumente und Adressnachweise der Inhaber, Handelsregisterauszüge, bisherige Steuerbescheide und Jahresabschlüsse sowie aktuelle Konto-, Kreditkarten- und Lohnunterlagen. DocAsker versendet die Liste als sicheren Link und prüft jeden Upload automatisch auf Lesbarkeit, Dokumenttyp, Gültigkeitsdaten, Unterschriften und Vollständigkeit.
Erforderliche Unterlagen für das Mandanten-Onboarding
Steuerberater und Buchhaltungsbüros nutzen diese Checkliste bei der Aufnahme neuer Unternehmermandate – idealerweise vor dem ersten Monatsabschluss oder Steuertermin.
- 01
Unterzeichnete Mandatsvereinbarung
Die Mandatsvereinbarung regelt Leistungsumfang, Honorar und Pflichten vor Beginn der Zusammenarbeit. Bitten Sie den Mandanten, alle Seiten des Vertrags unterschrieben zurückzusenden.
Format: Unterzeichnetes PDF oder Foto jeder unterschriebenen Seite
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob die Unterschriftenfelder ausgefüllt sind und alle Seiten des Dokuments vorliegen.
- 02
Lichtbildausweis aller Inhaber bzw. Geschäftsführer
Im Rahmen der gesetzlichen Sorgfaltspflichten (GwG) müssen Sie die Identität Ihrer Mandanten zweifelsfrei feststellen. Fordern Sie einen gültigen Personalausweis oder Reisepass an.
Format: Foto oder PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob das Dokument scharf, blendfrei und vollständig sichtbar ist sowie ob das Ablaufdatum noch gültig ist.
- 03
Adressnachweis aller Inhaber bzw. Geschäftsführer
Ein aktueller Adressnachweis schließt die Identitätsprüfung der wirtschaftlich Berechtigten ab. Geeignet sind Versorgerrechnungen, Meldebescheinigungen oder Behördenschreiben der letzten 3 Monate.
Format: PDF oder Foto
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob der Dateityp als Nachweis akzeptiert wird und das Ausstellungsdatum innerhalb der letzten 3 Monate liegt.
- 04
Gewerbeanmeldung und Handelsregisterauszug
Diese Dokumente belegen Firmennamen, Rechtsform, Registernummer und Vertretungsberechtigte. Fordern Sie den aktuellen Registerauszug und bei Gesellschaften auch den Gesellschaftsvertrag an.
Format: PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker stellt sicher, dass das korrekte Registrierungsdokument hochgeladen wurde und mehrseitige Dokumente vollständig sind.
- 05
Unterzeichnete Vollmacht zur steuerlichen Vertretung
Für die Kommunikation mit Finanzamt und Behörden ist eine unterschriebene Vollmacht erforderlich. Stellen Sie dem Mandanten das offizielle Formular zur Unterschrift bereit.
Format: Unterzeichnetes PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob das Unterschriftsfeld im Formular ausgefüllt ist.
- 06
Steuererklärungen und -bescheide der letzten 2 Jahre
Vorjahreserklärungen und -bescheide geben Aufschluss über Verlustvorträge, AfA-Pläne und steuerliche Wahlrechte. Bitten Sie um die vollständigen Unterlagen inklusive aller Anlagen.
Format: PDF
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob die Nachweise die gewünschten 2 Veranlagungsjahre abdecken und alle Anlagen enthalten sind.
- 07
Jahresabschluss des letzten Geschäftsjahres
Die letzte Schlussbilanz samt GuV dient als Grundlage für die Eröffnungsbilanzwerte. Bitten Sie um die finale, festgestellte bzw. geprüfte Version – keine Rohentwürfe.
Format: PDF oder Excel
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob die Dokumente das angeforderte Geschäftsjahr abdecken und vollständig übermittelt wurden.
- 08
Kontoauszüge der letzten 3 Monate
Aktuelle Auszüge ermöglichen die Abstimmung der Eröffnungsstände und geben Einblick in laufende Geschäftsprozesse. Fordern Sie die Auszüge für alle Geschäftskonten direkt aus dem Online-Banking an.
Format: PDF aus dem Online-Banking
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob die Auszüge den geforderten Zeitraum abdecken und alle Seiten enthalten sind.
- 09
Kreditkartenabrechnungen der letzten 3 Monate
Kartenzahlungen fehlen häufig in der Buchhaltung, solange sie nicht explizit abgefragt werden. Fordern Sie Abrechnungen für alle geschäftlich genutzten Karten an, auch für Privatkarten der Inhaber.
Format: PDF aus dem Online-Banking
Das prüft DocAsker: DocAsker prüft, ob der Zeitraum stimmt und es sich um eine Abrechnung handelt – nicht um Einzelbelege oder Screenshots.
- 10
Aktuelle Lohn- und Gehaltsübersichten (laufendes Jahr)
Das Lohnjournal zeigt Mitarbeiter, Bruttogehälter, Abzüge sowie bisher gemeldete Beiträge. Fordern Sie den aktuellen Jahressummenbericht aus der Lohnsoftware und den jüngsten Beitragsnachweis an.
Format: PDF oder Excel-Export
Das prüft DocAsker: DocAsker stellt sicher, dass es sich um eine gültige Lohnübersicht handelt und die Daten aktuell sind.
Diese Checkliste dient als Orientierung. Da Anforderungen je nach Land, Behörde und Einzelfall variieren können, prüfen Sie die Vorgaben bitte vor dem Versand.
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- Unterzeichnetes PDF oder Foto jeder unterschriebenen Seite
- Foto oder PDF
- PDF oder Foto
- PDF
- Unterzeichnetes PDF
- PDF
- PDF oder Excel
- PDF aus dem Online-Banking
- PDF aus dem Online-Banking
- PDF oder Excel-Export
Subject: Required documents for Checkliste für das Mandanten-Onboarding in Steuerberatung & Buchhaltung — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Unterzeichnete Mandatsvereinbarung (Unterzeichnetes PDF oder Foto jeder unterschriebenen Seite) • Check: DocAsker prüft, ob die Unterschriftenfelder ausgefüllt sind und alle Seiten des Dokuments vorliegen. 2. Lichtbildausweis aller Inhaber bzw. Geschäftsführer (Foto oder PDF) • Check: DocAsker prüft, ob das Dokument scharf, blendfrei und vollständig sichtbar ist sowie ob das Ablaufdatum noch gültig ist. 3. Adressnachweis aller Inhaber bzw. Geschäftsführer (PDF oder Foto) • Check: DocAsker prüft, ob der Dateityp als Nachweis akzeptiert wird und das Ausstellungsdatum innerhalb der letzten 3 Monate liegt. 4. Gewerbeanmeldung und Handelsregisterauszug (PDF) • Check: DocAsker stellt sicher, dass das korrekte Registrierungsdokument hochgeladen wurde und mehrseitige Dokumente vollständig sind. 5. Unterzeichnete Vollmacht zur steuerlichen Vertretung (Unterzeichnetes PDF) • Check: DocAsker prüft, ob das Unterschriftsfeld im Formular ausgefüllt ist. 6. Steuererklärungen und -bescheide der letzten 2 Jahre (PDF) • Check: DocAsker prüft, ob die Nachweise die gewünschten 2 Veranlagungsjahre abdecken und alle Anlagen enthalten sind. 7. Jahresabschluss des letzten Geschäftsjahres (PDF oder Excel) • Check: DocAsker prüft, ob die Dokumente das angeforderte Geschäftsjahr abdecken und vollständig übermittelt wurden. 8. Kontoauszüge der letzten 3 Monate (PDF aus dem Online-Banking) • Check: DocAsker prüft, ob die Auszüge den geforderten Zeitraum abdecken und alle Seiten enthalten sind. 9. Kreditkartenabrechnungen der letzten 3 Monate (PDF aus dem Online-Banking) • Check: DocAsker prüft, ob der Zeitraum stimmt und es sich um eine Abrechnung handelt – nicht um Einzelbelege oder Screenshots. 10. Aktuelle Lohn- und Gehaltsübersichten (laufendes Jahr) (PDF oder Excel-Export) • Check: DocAsker stellt sicher, dass es sich um eine gültige Lohnübersicht handelt und die Daten aktuell sind. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/de/templates/accounting-client-onboarding-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Tipps für die Dokumentenabfrage bei Neumandanten
Auszüge direkt aus dem Online-Banking anfordern
Heruntergeladene PDF-Auszüge sind vollständig, gut lesbar und lückenlos. Screenshots aus Banking-Apps schneiden oft Daten oder Salden ab. Vermerken Sie diesen Hinweis direkt in der Aufforderung.
Ein Link pro juristische Person
Führt ein Mandant mehrere Gesellschaften, senden Sie pro Unternehmen einen eigenen Link. So werden Unterlagen direkt dem richtigen Mandanten zugeordnet und benannt – und Erinnerungen listen nur fehlende Dateien der jeweiligen Firma.
Mandatsvereinbarung an den Anfang stellen
Mandanten bearbeiten Listen meist von oben nach unten. Wenn Vertrag und Vollmacht ganz oben stehen, können Sie bereits mit der Arbeit beginnen und Behörden kontaktieren, während restliche Belege noch zusammengestellt werden.
Unterlagen frühzeitig anfordern
Senden Sie den Onboarding-Link direkt nach Mandatsannahme und nicht erst kurz vor der ersten Frist. Planen Sie automatische Erinnerungen im Abstand weniger Tage ein, damit genügend Zeit bleibt, Vorjahresbelege herauszusuchen.
E-Mail-Vorlage zur Dokumentenanforderung
Unterlagen für die Einrichtung Ihres Mandats bei [Firm name]
Guten Tag [Client name], vielen Dank für Ihr Vertrauen in [Firm name]. Um die Betreuung optimal vorzubereiten, benötigen wir vorab einige Unterlagen von Ihnen – darunter die unterschriebene Mandatsvereinbarung, Ausweiskopien, Ihre Steuerunterlagen der letzten 2 Jahre sowie die Kontoauszüge der letzten 3 Monate. Über folgenden geschützten Link können Sie alles bequem hochladen: [link] Sie benötigen dafür kein Benutzerkonto und kein Passwort. Der Link funktioniert auf dem Smartphone genauso wie am Rechner – Sie können Dokumente einfach abfotografieren oder direkt als Datei hochladen. Sollte eine Datei unleserlich oder unvollständig sein, teilt das System Ihnen das sofort mit, sodass Sie den Upload unkompliziert korrigieren können. Sie können den Vorgang auch jederzeit unterbrechen und später fortsetzen. Bitte übermitteln Sie uns die Unterlagen bis zum [date], damit wir pünktlich für Sie starten können. Herzliche Grüße [Your name] [Firm name]
Häufig gestellte Fragen
Welche Unterlagen brauche ich für das Onboarding eines neuen Buchhaltungsmandats?
Zu Beginn benötigen Sie die unterschriebene Mandatsvereinbarung, Lichtbildausweise und Adressnachweise der Inhaber sowie Gewerbe- und Registerunterlagen. Danach folgen frühere Steuerbescheide, der letzte Jahresabschluss sowie aktuelle Bank-, Kreditkarten- und Lohnunterlagen. Diese Checkliste deckt alle Standardanforderungen ab und lässt sich individuell anpassen.
Für wie viele Monate rückwirkend sollten Kontoauszüge angefordert werden?
Drei Monate sind ein bewährter Richtwert für neue Mandate. Geht es um eine rückwirkende Buchhaltung oder einen anstehenden Jahresabschluss, fordern Sie die Auszüge für den gesamten Aufarbeitungszeitraum an. In DocAsker hinterlegen Sie den gewünschten Zeitraum direkt am Punkt – jeder Upload wird daraufhin abgeglichen.
Sollte ich bei Neumandanten nach Steuerbescheiden der Vorjahre fragen?
Ja, unbedingt. Frühere Bescheide und Erklärungen zeigen Verlustvorträge, laufende Abschreibungen und getroffene Wahlrechte, die fortgeführt werden müssen. Zwei Jahre gelten hier als sinnvolles Minimum – stets inklusive aller eingereichten Anlagen.
Müssen Mandanten ein Konto erstellen, um Dokumente hochzuladen?
Nein. DocAsker erstellt einen gesicherten Link, der in jedem Browser auf Smartphone oder Rechner funktioniert – ganz ohne Registrierung, Passwort oder App. Mandanten können Dokumente direkt scannen oder hochladen und bei Bedarf später über denselben Link weitermachen.
Kann ich diese Checkliste an die Abläufe meiner Kanzlei anpassen?
Ja. Sie können diese Vorlage flexibel anpassen, Einträge ergänzen, umbenennen oder löschen. Für jede Anforderung lassen sich eigene Erklärungen, Musterdateien und Prüfkriterien festlegen – etwa Pflichtunterschriften oder vorgegebene Zeiträume.
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DocAsker versendet diese Checkliste als zentralen Link, prüft jedes Dokument direkt beim Upload und erinnert Ihre Mandanten automatisch, bis alles vollständig vorliegt.