Kunden-Onboarding für Agenturen: Brand-Assets, Zugänge und Verträge
DocAsker optimiert das Kunden-Onboarding für Agenturen. Jeder Neukunde erhält einen sicheren Link mit einer klaren Checkliste: Logodateien, Brand Guidelines, Ad- und Analytics-Account-IDs, Dienstleistungsvertrag und Auftragsbestätigung. Jeder Upload wird direkt per KI geprüft – so gehen unvollständig unterschriebene Verträge oder pixelige Screenshots der Brand Guidelines sofort an den Kunden zurück, noch vor dem Kick-off.
Warum das Onboarding in Agenturen oft vor dem Kick-off ins Stocken gerät
Kick-off ohne brauchbare Brand-Assets
Das Projekt startet, und das einzige Logo liegt als niedrigauflösender Screenshot von der Kunden-Website vor. Die Vektordateien liegen bei ehemaligen Mitarbeitenden oder der Vorgängeragentur.
Zugriffsanfragen, die sich ewig hinziehen
Ad Accounts, Analytics und Social-Media-Kanäle: Auf Kundenseite ist für jedes Tool jemand anderes zuständig. Ohne zentrale Übersicht gehen die ersten Wochen für ständige Nachfass-Mails drauf.
Projektstart ohne formellen Papierkram
Das Team steht in den Startlöchern, aber Vertrag, PO oder Lieferantenfragebogen hängen noch in der Rechts- oder Buchhaltungsabteilung fest. Wer ohne Freigabe startet, riskiert Scope Creep und Abrechnungsprobleme.
Was DocAsker direkt beim Upload prüft
Unterschriebener Dienstleistungsvertrag
DocAsker prüft, ob alle Unterschriftenfelder ausgefüllt sind. Ihr Kunde sieht direkt: „Das Unterschriftenfeld auf Seite 5 ist noch leer. Bitte unterschreiben Sie den Vertrag und laden Sie das vollständige Dokument erneut hoch.“
Dateien, mit denen man arbeiten kann
Abfotografierte Styleguides sind für die Gestaltung meist unbrauchbar. Ihr Kunde sieht sofort: „Dieses Bild ist zu unscharf. Bitte laden Sie die Originaldatei oder ein schärferes Foto hoch.“
Genau das Dokument, das angefordert wurde
Ein Angebot ist keine offizielle Bestellung. Ihr Kunde sieht: „Das sieht nach einem Angebot aus, nicht nach einer Auftragsbestätigung. Bitte laden Sie die offizielle Freigabe Ihrer Buchhaltung hoch.“
Vollständige Brand Guidelines
Mehrseitige Dokumente werden auf fehlende Seiten geprüft. Ihr Kunde sieht: „Die Seiten 13 bis 40 der Brand Guidelines fehlen. Bitte laden Sie das vollständige PDF hoch.“
Was Agenturen im Onboarding typischerweise anfordern
Checkliste für das Kunden-Onboarding in Agenturen- Logodateien als PDF oder PNG
- Brand Guidelines & Styleguides
- Schriftarten und Farbdefinitionen
- Produktfotografie und Bildmaterial
- Unterschriebener Dienstleistungsvertrag
- Unterzeichnete Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA)
- Bestellschein (Purchase Order / PO)
- Lieferanten- und Stammdatenblatt
- Rechnungsdaten und Umsatzsteuer-ID
- Account-IDs für Ads und Analytics
- Liste der Personen, die Zugriff benötigen
- Aktuelle Marketing- und Performance-Reports
So läuft das Kunden-Onboarding mit DocAsker ab
1Onboarding-Checkliste anlegen
Starten Sie mit unserer bewährten Agentur-Vorlage und passen Sie die Liste an Ihre Leistungen an. Hinterlegen Sie zu jedem Punkt kurze Hinweise und Beispiele – etwa, wo die Ad-Account-ID im Werbeanzeigenmanager zu finden ist.
2Ein zentraler Link nach Vertragsabschluss
Sobald der Kunde zusagt, senden Sie ihm einen einzigen Link. Ihre Ansprechperson lädt alles ohne Login von jedem Endgerät hoch und kann den Link jederzeit wieder öffnen, um Dokumente aus IT oder Buchhaltung nachzureichen.
3Rückfragen und Fehler sofort abfangen
Fehlende Signaturen, unleserliche Dateien oder falsche Dokumente werden direkt beanstandet – inklusive Begründung. Automatische Erinnerungen listen nur noch die tatsächlich fehlenden Punkte auf und stoppen von selbst, sobald alles da ist.
4Perfekt sortiert in den Kick-off starten
Freigegebene Dateien werden automatisch einheitlich benannt und in Ihrem Workspace abgelegt – oder in Google Drive, Dropbox bzw. OneDrive (ab Tarif Pro). Ab Pro erscheint die Upload-Seite zudem komplett in Ihrem Branding.
Häufig gestellte Fragen
Müssen unsere Kunden ein Konto erstellen, um Dateien hochzuladen?
Nein. Ihre Kunden öffnen den Link einfach am Smartphone oder Rechner und laden Dokumente ohne Registrierung, Passwort oder App-Installation hoch. Über denselben Link können sie später jederzeit noch fehlende Dateien nachreichen.
Wo werden die Kundendateien gespeichert und wie sicher sind sie?
Vollständige Uploads landen direkt in Ihrem DocAsker-Workspace oder werden in den Tarifen Pro und Firm automatisch mit Google Drive, Dropbox oder OneDrive synchronisiert. Alle Daten werden bei Übertragung und Speicherung verschlüsselt, Uploads und Downloads lückenlos protokolliert. Links können Sie jederzeit mit einem Klick deaktivieren.
Welche Dateiformate können Kunden hochladen?
DocAsker unterstützt PDF, JPG, PNG, HEIC sowie Word- und Excel-Dateien. Fordern Sie Vektorlogos am besten als PDF und weiteres Bildmaterial als PNG oder JPG an. Offene Arbeitsdateien (wie AI oder PSD) können Sie wie gewohnt über Ihre bestehende Infrastruktur austauschen.
Sollten Kunden Zugangsdaten und Passwörter über DocAsker übermitteln?
Nein. Wir empfehlen, Ihr Team direkt als Nutzer in den jeweiligen Ad-, Analytics- und Social-Media-Accounts einladen zu lassen, statt Passwörter zu teilen. Nutzen Sie DocAsker, um die Account-IDs und die Namen der freizuschaltenden Teammitglieder strukturiert abzufragen.
Kann die Upload-Seite an unser Agentur-Branding angepasst werden?
Ja, in den Tarifen Pro und Firm. Der Pro-Tarif für $79 pro Monat beinhaltet Ihr eigenes Logo und Farbschema, automatische SMS-Erinnerungen sowie die direkte Anbindung an Google Drive, Dropbox oder OneDrive.
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