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Dokumentenmanagement und Belegsammlung für Steuerberater und Buchhalter

DocAsker ist die Plattform zur Dokumentenerfassung für Steuerberater und Buchhaltungsbüros. Sie senden Ihren Mandanten einen einzigen sicheren Link mit einer Checkliste für Kontoauszüge, Belege, Lohnunterlagen, den Vorjahresbescheid und die unterzeichnete Mandatsvereinbarung. Jeder Upload wird direkt per KI geprüft: Ein falscher Monat oder ein unscharfer Beleg wird sofort beanstandet – noch bevor Ihre Kanzlei Zeit damit verliert.

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Eine Buchhalterin Anfang vierzig in einem rostroten Pullover sortiert ausgedruckte Kontoauszüge an einem hellen Schreibtisch aus Holz

Warum die Belegbeschaffung Steuerkanzleien so viel Zeit kostet

  • Kontoauszüge für die falschen Monate

    Sie fragen Januar bis März an und erhalten den Februar doppelt – oder bloß einen Screenshot der Online-Banking-App. Jedes Mal müssen Sie nachhaken, und oft fällt die Lücke erst auf, wenn Sie schon mitten in der Buchung sitzen.

  • Dateien verstreut über sämtliche Postfächer

    Belege trudeln querbeet ein: als Mailanhang, Smartphone-Foto oder Freigabelink, oft kryptisch benannt wie IMG_4021.jpg. Ihr Team verbringt wertvolle Zeit damit, die Dateien erst einmal umzubenennen und zu sortieren, bevor die eigentliche Arbeit überhaupt losgehen kann.

  • Jeden Monat denselben Mandanten hinterherlaufen

    Ob Monatsabschluss oder Steuererklärung: Sie sind darauf angewiesen, dass Mandanten rechtzeitig liefern. Manuelle Erinnerungsmails und das mühsame Nachhalten offener Posten fressen Stunden, die Ihnen bei der Beratung fehlen.

Was DocAsker beim Upload Ihrer Mandanten prüft

  • Der Auszugszeitraum

    DocAsker liest den Zeitraum auf jedem Kontoauszug aus und gleicht ihn mit Ihrer Vorgabe ab. Der Mandant liest: „Dieser Auszug reicht vom 1. bis 28. Februar. Ihr Steuerberater benötigt jedoch den März. Bitte laden Sie den Auszug für März hoch.“

  • Der passende Dokumenttyp

    Eine Kreditkartenabrechnung oder eine Stromrechnung ist kein Geschäftskontoauszug. Der Mandant liest: „Das sieht nach einer Kreditkartenabrechnung aus. Bitte laden Sie den Kontoauszug Ihres geschäftlichen Girokontos hoch.“

  • Lesbarkeit von Belegen

    Verblichene Kassenbons, schief von der Seite fotografiert, sind ein Dauerbrenner. Der Mandant liest: „Der Gesamtbetrag auf diesem Beleg ist abgeschnitten. Bitte legen Sie den Beleg flach hin und erfassen Sie ihn vollständig im Bildausschnitt.“

  • Vollständig unterzeichnete Vereinbarungen

    DocAsker prüft, ob das Unterschriftsfeld ausgefüllt ist und ob alle Seiten vorliegen. Der Mandant liest: „Auf Seite 3 Ihrer Mandatsvereinbarung fehlt die Unterschrift. Bitte unterschreiben Sie das Dokument und laden Sie alle Seiten erneut hoch.“

Welche Unterlagen fordern Kanzleien von Mandanten an?

Checkliste für das Mandanten-Onboarding in Steuerberatung & Buchhaltung
  • Kontoauszüge für jedes Bankkonto und den jeweiligen Zeitraum
  • Kreditkartenabrechnungen
  • Eingangsrechnungen und Quittungen
  • Ausgangsrechnungen
  • Lohn- und Gehaltsunterlagen
  • Steuererklärung bzw. -bescheid des Vorjahres
  • Steuerliche Bescheinigungen des laufenden Jahres
  • Unterzeichnete Mandatsvereinbarung
  • Ausweiskopien der Inhaber oder Geschäftsführer
  • Darlehens-, Leasing- und Mietverträge
  • Inventurprotokolle zum Jahresende

So arbeiten Kanzleien mit DocAsker

  1. 1Checkliste auswählen

    Starten Sie mit Vorlagen für die Mandantenaufnahme oder erstellen Sie eigene Listen für die monatliche Buchhaltung. Legen Sie feste Zeiträume fest und markieren Sie Punkte, die eine Unterschrift erfordern.

  2. 2Einen Link pro Mandant versenden

    DocAsker verschickt den Zugangslink automatisch. Mandanten laden Dateien bequem vom Smartphone oder Rechner hoch – ohne Registrierung, Passwort oder App. Begonnene Uploads können jederzeit später fortgesetzt werden.

  3. 3Prüfungen und Nachfassaktionen laufen automatisch

    Jeder Upload wird in Echtzeit kontrolliert und bei Fehlern sofort mit einer verständlichen Begründung zurückgewiesen. Automatische Erinnerungen weisen nur noch auf fehlende Dokumente hin und stoppen, sobald alles da ist.

  4. 4Mit sauberen, einheitlichen Dateien arbeiten

    Akzeptierte Dateien werden nach Ihrem Schema umbenannt – etwa 2026-03_Nova-Logistics_Kontoauszug.pdf – und direkt in Ihrem DocAsker-Workspace oder in Google Drive, Dropbox oder OneDrive (ab Pro) abgelegt. Nur Zweifelsfälle landen zur manuellen Prüfung bei Ihrem Team.

Häufig gestellte Fragen

Benötigen Mandanten ein Benutzerkonto zum Hochladen?

Nein. Mandanten öffnen den Link einfach im Browser auf dem Smartphone oder PC – ganz ohne Account, Passwort oder App-Installation. Fotos können direkt mit der Handykamera aufgenommen oder als PDF, Word- und Excel-Dateien hochgeladen werden. Der Link bleibt aktiv, falls Unterlagen nachgereicht werden müssen.

Wo werden die Mandantendaten gespeichert und wie sicher sind sie?

Alle Dateien werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt und in Ihrem DocAsker-Workspace gespeichert (bzw. auf Pro und Firm direkt in Google Drive, Dropbox oder OneDrive synchronisiert). Jeder Upload, jede Prüfung und jeder Download wird lückenlos protokolliert. Links lassen sich zeitlich befristen oder jederzeit widerrufen. Zudem bestimmen Sie die Aufbewahrungsfristen. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) steht zur Verfügung.

Kann DocAsker sowohl für die laufende Buchhaltung als auch für den Jahresabschluss genutzt werden?

Ja. Sie können Anfragen für beliebige Intervalle anlegen – von der monatlichen Belegsammlung bis hin zum umfangreichen Jahresabschluss-Paket. Nur aktive Anfragen zählen für Ihr gebuchtes Tariflimit; abgeschlossene Anfragen blockieren keine Kapazitäten.

Überträgt DocAsker Buchungsdaten direkt in meine Kanzleisoftware?

Nein. DocAsker kümmert sich um die Erfassung, automatisierte Vorprüfung und strukturierte Ablage der Originalbelege in Ihrem Workspace oder Cloud-Speicher. Es führt keine Vorkontierung durch und exportiert keine Buchungssätze. Ihr Team profitiert von vollständigen, einwandfrei lesbaren und einheitlich benannten Dokumenten.

Was kostet DocAsker für Kanzleien?

Die Tarife beginnen bei $39 pro Monat für bis zu 25 aktive Anfragen. Der Pro-Plan liegt bei $79 pro Monat für 100 aktive Anfragen, und der Firm-Plan kostet $149 pro Monat für unbegrenzte Anfragen und Teammitglieder. Alle Pläne beinhalten die automatische KI-Prüfung aller Uploads. Die 14-tägige Testphase ist ohne Kreditkarte nutzbar.

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Wählen Sie einfach die passende Vorlage für Ihre Branche, tragen Sie die E-Mail-Adresse ein und überlassen Sie DocAsker die automatische Prüfung und die Erinnerungen. 14 Tage kostenlos testen – keine Kreditkarte erforderlich.

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