Software de recopilación de documentos para asesorías y gestorías
DocAsker es el software de recopilación de documentación pensado para asesorías contables y gestorías. Envías a cada cliente un único enlace seguro con la lista de lo que necesitas: extractos bancarios, facturas, resúmenes de nóminas, la renta o el impuesto de sociedades del año anterior y la hoja de encargo firmada. La IA revisa cada archivo según llega: si suben un extracto del mes equivocado o un tique borroso, el cliente recibe el aviso al instante, antes de que llegue a tu equipo.
Por qué recopilar la documentación de los clientes se hace tan cuesta arriba
Extractos de meses que no corresponden
Pides de enero a marzo y te mandan febrero por duplicado, o una captura de pantalla de la app del banco. Cada error supone otro cruce de correos, y el hueco suele dar la cara justo cuando te pones a conciliar.
Archivos repartidos por mil sitios
Las facturas y tiques llegan como adjuntos al email, fotos por WhatsApp o enlaces a carpetas compartidas, con nombres tipo IMG_4021.jpg. Al final, alguien de tu equipo tiene que dedicar la primera media hora de cada cierre a renombrar y clasificar papeles antes de picar un solo asiento.
Ir detrás de los mismos clientes todos los meses
Los cierres mensuales y las presentaciones de impuestos dependen de que los clientes entreguen todo a tiempo. Redactar recordatorios a mano y controlar quién debe qué te quita un tiempo valiosísimo que deberías dedicar al asesoramiento.
Qué comprueba DocAsker cuando el cliente sube un archivo
El periodo del extracto
DocAsker lee las fechas de cada extracto bancario y las compara con el periodo solicitado. El cliente ve un aviso claro: «Este extracto cubre del 1 al 28 de febrero. Tu asesor ha solicitado marzo. Por favor, sube el extracto de marzo».
El tipo de documento adecuado
El extracto de una tarjeta o una factura de la luz no sirven como extracto de la cuenta corriente del negocio. El cliente ve: «Este documento parece ser el extracto de una tarjeta de crédito. Por favor, sube el extracto de la cuenta corriente de la empresa».
Tiques y facturas legibles
El clásico tique descolorido y fotografiado de lado ya no es un problema. El cliente ve: «El importe total no se ve en esta foto. Coloca el tique en una superficie plana y haz una nueva foto donde se vea completo».
Hojas de encargo completas y firmadas
DocAsker comprueba que el campo de la firma esté cubierto y que no falte ninguna página. El cliente ve: «Falta la firma en la página 3 de la hoja de encargo. Por favor, fírmala y vuelve a subir todas las páginas».
¿Qué documentación suele pedir una asesoría a sus clientes?
Checklist para el onboarding de clientes de asesoría contable- Extractos bancarios de cada cuenta y periodo
- Extractos de tarjetas de crédito o débito
- Tiques y facturas de compras o gastos
- Facturas de ventas e ingresos emitidas
- Informes de nóminas y seguros sociales (TC)
- Declaración de la renta o Impuesto sobre Sociedades del ejercicio anterior
- Modelos tributarios y notificaciones recibidas durante el año
- Hoja de encargo o contrato de servicios profesionales firmado
- DNI/NIE en vigor de cada socio o administrador
- Pólizas de préstamo, leasing y contratos de alquiler
- Valoración de existencias e inventario a cierre de año
Cómo trabajan las asesorías con DocAsker
1Elige una plantilla
Empieza con la lista de bienvenida para nuevos clientes o crea una propia para los cierres contables de cada mes. Fija las fechas exactas que debe cubrir cada documento y marca cuáles requieren firma.
2Envía un único enlace por cliente
DocAsker envía el enlace por email. El cliente sube sus archivos desde el móvil o el ordenador sin necesidad de registrarse ni recordar contraseñas, y puede pausar y retomar la subida cuando quiera.
3Deja que las revisiones y los recordatorios trabajen por ti
Cada archivo se valida al instante; si algo no cuadra, se rechaza explicando el motivo con total claridad. Los avisos automáticos salen con la frecuencia que elijas, mencionando solo lo que falta, y se detienen en cuanto la lista está completa.
4Recibe los documentos ordenados y listos para trabajar
Los archivos aprobados se renombran automáticamente (por ejemplo: 2026-03_Logistica-Nova_Extracto-bancario.pdf) y se archivan en tu espacio de DocAsker o en Google Drive, Dropbox u OneDrive con los planes Pro y Firm. Si algún documento genera dudas, se marca para revisión humana.
Preguntas frecuentes
¿Mis clientes necesitan crearse una cuenta para subir documentos?
No. Tu cliente solo tiene que abrir el enlace desde cualquier móvil u ordenador y subir los archivos sin registros, contraseñas ni apps. Puede hacer fotos con la cámara del móvil o subir documentos en PDF, Word y Excel, y volver al mismo enlace más tarde para completarlo si le falta algo.
¿Dónde se guardan los archivos de los clientes y qué nivel de seguridad tienen?
Los datos se cifran tanto en tránsito como en reposo y se almacenan de forma segura en tu espacio de DocAsker, o se sincronizan directamente con Google Drive, Dropbox u OneDrive en los planes Pro y Firm. Toda subida, revisión o descarga queda registrada en un log; los enlaces pueden tener fecha de caducidad o revocarse en cualquier momento, y tú decides la política de retención. Ponemos a tu disposición un contrato de encargo de tratamiento (DPA / RGPD) si lo necesitas.
¿Puedo utilizar DocAsker tanto para la contabilidad mensual como para los cierres anuales?
Sí, sin problema. Puedes solicitar la documentación de cualquier periodo, ya sea la recopilación mensual de facturas y bancos o el paquete completo para el cierre del ejercicio y los impuestos anuales. En tu cuota solo computan las solicitudes que sigan abiertas recopilando documentación, por lo que las gestiones mensuales cerradas no gastan tu límite.
¿DocAsker vuelca los importes directamente en mi programa de contabilidad?
No. DocAsker recopila, valida y organiza la documentación en tu espacio o en la nube, pero no extrae datos numéricos ni contabiliza asientos en tu software contable. Su función es garantizar que tu equipo reciba siempre archivos válidos, legibles y con una nomenclatura impecable.
¿Cuánto cuesta DocAsker para un despacho o asesoría?
Los planes empiezan en $39 al mes para 25 solicitudes activas. El plan Pro cuesta $79 al mes para 100 solicitudes activas, y el plan Firm sale por $149 al mes con solicitudes y usuarios de equipo ilimitados. Todos los planes incluyen la revisión por IA de cada archivo subido, y puedes probarlo 14 días gratis sin meter la tarjeta.
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Elige la lista de comprobación de tu sector, introduce el correo de tu cliente y deja que DocAsker revise cada archivo y gestione los recordatorios. Gratis durante 14 días, sin tarjeta.