Recogida de documentación de nuevas incorporaciones para RR. HH.
DocAsker automatiza la recogida de documentación de las nuevas incorporaciones para equipos de Recursos Humanos. Cada nuevo empleado recibe un único enlace seguro con la lista de lo que debe aportar: documento de identidad, permisos de trabajo, modelos fiscales, datos bancarios, titulaciones y el contrato laboral firmado. Nuestra IA revisa cada documento nada más subirse; así, si un DNI está caducado o falta una firma, se avisa al candidato antes de su fecha de incorporación.
Por qué se suele retrasar la documentación de las nuevas incorporaciones
El primer día de trabajo y los papeles sin terminar
La oferta se acepta con semanas de antelación, pero los documentos acaban llegando la misma mañana de la incorporación (si es que llegan). El alta en nómina, los accesos a los sistemas y las tarjetas de acceso se quedan bloqueados por archivos que deberían haberse recibido mucho antes.
Permisos de trabajo caducados a última hora
Un pasaporte caducado o un permiso con las fechas incorrectas pueden retrasar la fecha de inicio. Detectarlo una semana antes te ahorra el caos de descubrirlo el primer día.
Archivos confidenciales dispersos en el correo
DNI, números de cuenta y datos fiscales terminan repartidos en archivos adjuntos de correo electrónico o en carpetas compartidas con permisos demasiado abiertos. Tener bajo control dónde está cada archivo y eliminarlo cuando toca se convierte en una pesadilla.
Qué revisa DocAsker antes de que empiece el empleado
Vigencia de documentos de identidad y permisos
DocAsker lee automáticamente la fecha de caducidad de pasaportes, DNI y permisos de residencia. La nueva incorporación ve al instante: «Este permiso de residencia caducó el 31 de agosto de 2026. Por favor, sube tu permiso en vigor o contacta con el equipo de RR. HH.».
El contrato firmado
Revisamos los campos de firma en cada subida. La nueva incorporación ve: «Falta la firma del empleado en la página 6. Por favor, firma el contrato y vuelve a subir todas las páginas.».
Fotografías legibles y nítidas
Analizamos las fotos tomadas con el móvil para detectar reflejos, desenfoques o esquinas cortadas. La nueva incorporación ve: «La imagen está demasiado borrosa para leer el número de documento. Sujeta el móvil con firmeza y vuelve a hacer la foto.».
El archivo correcto en el lugar correcto
DocAsker comprueba que cada documento encaje con lo solicitado. La nueva incorporación ve: «Este archivo parece una nómina de tu anterior empresa. Por favor, sube un certificado de titularidad o un extracto donde figure tu número de cuenta para gestionar la nómina.».
¿Qué documentación necesita RR. HH. de una nueva incorporación?
Checklist de documentos para nuevas incorporaciones- DNI, NIE o pasaporte en vigor
- Visado o permiso de trabajo y residencia (si procede)
- Contrato laboral firmado
- Modelos fiscales y de retenciones (como el Modelo 145)
- Datos bancarios para el ingreso de la nómina
- Número de afiliación a la Seguridad Social (NAF)
- Títulos universitarios o certificaciones profesionales
- Acuerdo de confidencialidad (NDA) firmado
- Conformidad con las políticas internas y normativas de la empresa
- Formulario de datos de contacto para emergencias
- Permiso de conducir (para puestos que requieran vehículo)
- Fotografía para la tarjeta de acceso o perfil corporativo
Cómo gestionan el onboarding los equipos de RR. HH. con DocAsker
1Configura la lista de documentación
Parte de una plantilla para nuevas incorporaciones y adáptala según el puesto o la ubicación. Como la normativa laboral y fiscal varía según el país o región, valida los requisitos con tu asesoría laboral antes de enviarla.
2Envía el enlace en cuanto se acepte la oferta
Genera y envía un único enlace nada más formalizarse la oferta. El nuevo empleado sube sus documentos desde el móvil o el ordenador sin necesidad de registrarse, y puede entrar cuantas veces necesite hasta completarlo.
3Deja que las validaciones y los recordatorios trabajen por ti
Los documentos caducados, las páginas sin firmar y las fotos borrosas se devuelven automáticamente con una explicación clara. Los recordatorios se envían por correo (o por SMS en los planes Pro y Firm), detallan únicamente lo que falta y se detienen en cuanto todo está completo.
4Archiva la documentación con control de acceso total
Los archivos aceptados se renombran y organizan en tu espacio de trabajo o en la nube que tengas conectada. En el plan Firm puedes gestionar usuarios y permisos por equipo, y en todos los planes tú decides las políticas de conservación de los datos.
Preguntas frecuentes
¿Las nuevas incorporaciones necesitan crearse una cuenta para subir los documentos?
No. Solo tienen que abrir el enlace desde cualquier móvil u ordenador y subir los archivos sin crear cuentas, recordar contraseñas ni descargar ninguna app. Pueden fotografiar su DNI directamente con la cámara del móvil y retomar el proceso más tarde usando el mismo enlace.
¿Cómo se garantiza la seguridad de la documentación recibida?
Los archivos se cifran tanto en tránsito como en reposo y quedan almacenados en tu espacio de trabajo de DocAsker, o sincronizados con Google Drive, Dropbox o OneDrive en los planes Pro y Firm. Cada subida, validación y descarga queda registrada en un registro de auditoría, y puedes eliminar cualquier solicitud con sus archivos cuando lo consideres. Disponemos de un acuerdo de encargo del tratamiento (DPA) a petición.
¿DocAsker realiza la verificación legal del derecho a trabajar?
No. DocAsker valida que el documento aportado sea el solicitado, resulte legible, esté en vigor y contenga todas sus páginas. La comprobación formal y legal de la autorización para trabajar sigue siendo responsabilidad de tu equipo de RR. HH., ya que la legislación de cada país puede exigir la comprobación presencial de los originales.
¿Podemos empezar a pedir la documentación antes de la fecha de inicio?
Sí, de hecho es lo recomendable. Puedes enviar el enlace en cuanto el candidato acepte la propuesta; el sistema enviará recordatorios automáticos según la frecuencia que fijes hasta que todo esté entregado y validado. Tu equipo sabrá en todo momento el estado exacto del expediente.
¿Pueden los nuevos empleados firmar su contrato directamente en DocAsker?
No. DocAsker no es una herramienta de firma electrónica. El empleado firma el contrato en papel o a través de tu plataforma habitual de firma digital y lo adjunta aquí. DocAsker comprueba automáticamente que conste la firma y que el documento esté completo, página por página.
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