Allgemeine Geschäftsbedingungen

Indem Sie ein Konto erstellen, eine Testphase starten oder DocAsker nutzen, erklären Sie sich mit diesen Bedingungen einverstanden. Nutzen Sie DocAsker im Namen einer Kanzlei, eines Unternehmens oder einer anderen Organisation, bestätigen Sie, dass Sie vertretungsberechtigt sind, diese Bedingungen für diese Organisation anzunehmen. In diesem Fall bezieht sich „Sie“ auf diese Organisation.

Wenn Sie diesen Bedingungen nicht zustimmen, dürfen Sie den Dienst nicht nutzen.

DocAsker ist eine Software zur strukturierten Erfassung von Mandanten- und Kundendokumenten. Sie senden Ihren Mandanten einen sicheren Link mit einer Checkliste der benötigten Unterlagen. Mandanten laden Dokumente hoch oder fotografieren sie per Smartphone ab. Jeder Upload wird direkt beim Eingang durch KI geprüft.

Je nach gewähltem Plan umfasst der Dienst zudem Erinnerungen per E-Mail oder SMS, das automatische Umbenennen und Ablegen akzeptierter Dateien im DocAsker-Workspace oder in Google Drive, Dropbox oder OneDrive sowie Team-Funktionen. Der genaue Funktionsumfang der einzelnen Pläne ist auf unserer Preisseite aufgeführt.

Wir entwickeln unsere Funktionen laufend weiter, passen sie an oder entfernen sie gelegentlich. Sollten wir eine Kernfunktion Ihres Tarifs einstellen, informieren wir Sie darüber vorab.

Um Anfragen zu versenden, benötigen Sie ein Konto. Bitte geben Sie dabei korrekte Daten an und halten Sie diese stets aktuell. Sie sind dafür verantwortlich, Ihre Zugangsdaten vertraulich zu behandeln, und haften für alle Aktivitäten, die über Ihr Konto ausgeführt werden – einschließlich der Handlungen eingeladener Teammitglieder.

Informieren Sie uns unter [email protected] bitte unverzüglich, wenn Sie den Verdacht haben, dass Ihr Konto unbefugt genutzt wird. Ihre Mandanten und Kunden benötigen kein Konto, um Dokumente hochzuladen.

Neue Konten können DocAsker 14 Tage lang kostenlos testen. Für die Testphase ist keine Zahlungskarte erforderlich.

Nach Ablauf des Testzeitraums können Sie einen kostenpflichtigen Plan wählen, um den Dienst weiter zu nutzen. Wenn Sie keinen Plan wählen, können Sie keine neuen Anfragen mehr versenden. Bei missbräuchlicher Nutzung behalten wir uns das Recht vor, Testphasen einzuschränken oder vorzeitig zu beenden.

Kostenpflichtige Pläne werden monatlich im Voraus in US-Dollar abgerechnet. Die Preise sind auf unserer Preisseite aufgeführt und verstehen sich, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben, zuzüglich geltender Steuern. Sie ermächtigen uns und unseren Zahlungsdienstleister, Ihre hinterlegte Zahlungsmethode zu Beginn jedes Abrechnungszeitraums zu belasten.

Sie können Ihr Abonnement jederzeit direkt in Ihrem Konto kündigen. Die Kündigung wird zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums wirksam. Bis dahin bleibt Ihr Zugang vollständig erhalten. Für angefangene Monate erstatten wir keine Beträge, es sei denn, dies ist gesetzlich zwingend vorgeschrieben.

Wenn Sie ein Upgrade durchführen, gilt der neue Plan ab sofort. Bei einem Downgrade greift die Änderung zu Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums. Sollten wir unsere Preise anpassen, informieren wir Sie vorab per E-Mail, bevor sich die Änderung auf Ihren Tarif auswirkt; der neue Preis gilt dann erst ab dem darauffolgenden Abrechnungszeitraum.

Schlägt eine Abbuchung fehl, informieren wir Sie umgehend. Wir behalten uns das Recht vor, den Dienst vorübergehend zu sperren, bis der fällige Betrag beglichen ist.

Als „Kundendaten“ gelten alle Dateien, Checklisten, Mandantenkontaktdaten und sonstigen Inhalte, die Sie oder Ihre Mandanten in DocAsker einpflegen. Sie behalten uneingeschränkt alle Rechte an Ihren Kundendaten. Sie erteilen uns lediglich die Genehmigung, diese Daten zu hosten, zu verarbeiten und zu übertragen, soweit dies für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist und wie in unserer Datenschutzerklärung beschrieben.

Sie tragen die alleinige Verantwortung dafür, dass Sie zur Einholung und Verarbeitung der angeforderten Dokumente berechtigt sind. Das umfasst alle erforderlichen Einwilligungen oder Hinweise gegenüber Ihren Mandanten sowie die Einhaltung aller für Sie geltenden Gesetze (z. B. DSGVO, Geldwäschegesetze oder berufsrechtliche Vorgaben).

Soweit Kundendaten personenbezogene Daten enthalten, sind Sie der Verantwortliche und wir handeln als Ihr Auftragsverarbeiter. Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) stellen wir Ihnen auf Anfrage unter [email protected] gern bereit.

Sie verpflichten sich, DocAsker nicht für rechtswidrige Zwecke zu verwenden, keine Unterlagen einzufordern, zu deren Einholung Sie nicht berechtigt sind, weder Spam noch irreführende Nachrichten zu versenden und keine Schadsoftware oder Inhalte hochzuladen, die Rechte Dritter verletzen.

Ebenso verpflichten Sie sich, keine Daten anderer Kunden abzugreifen, den Betrieb des Dienstes nicht zu stören oder zu überlasten, Nutzungsgrenzen oder Sicherheitsmechanismen nicht zu umgehen und den Dienst nicht zu kopieren oder zu dekompilieren (Reverse Engineering), es sei denn, dies ist gesetzlich ausdrücklich gestattet.

Wenn wir berechtigten Grund zu der Annahme haben, dass Sie gegen diese Regeln verstoßen, können wir die betroffenen Bereiche Ihres Kontos sperren. Soweit möglich und zumutbar, informieren wir Sie vorab und geben Ihnen Gelegenheit, das Problem zu beheben.

Die KI-gestützten Prüfungen von DocAsker suchen nach typischen Fehlern – darunter unscharfe Bilder, falsche Dokumenttypen, Abweichungen bei Daten oder Zeiträumen, fehlende Unterschriften oder unvollständige Seiten. So lassen sich Unstimmigkeiten frühzeitig gemeinsam mit dem Mandanten beheben.

Diese Prüfungen sind jedoch nicht unfehlbar. Es kann vorkommen, dass ein Fehler übersehen oder eine einwandfreie Datei beanstandet wird. Die Prüfungen bestätigen nicht die Echtheit eines Dokuments und stellen ausdrücklich keine Rechts-, Steuer-, Einwanderungs- oder Compliance-Beratung dar.

Sie bleiben allein dafür verantwortlich, Dokumente fachlich zu prüfen und alle rechtlichen, behördlichen oder geschäftlichen Entscheidungen darauf zu stützen. Unsere vorgefertigten Checklisten dienen lediglich als Orientierungshilfe: Da sich Anforderungen je nach Land, Behörde und Einzelfall unterscheiden können, sollten Sie die Listen für jedes Anliegen individuell abgleichen.

Wir setzen alles daran, DocAsker stets zuverlässig und verfügbar zu halten, können jedoch keinen vollkommen unterbrechungs- oder fehlerfreien Betrieb garantieren. Gelegentlich sind Wartungsarbeiten erforderlich. Wir bemühen uns, diese in nutzungsarme Zeiten zu legen und geplante Arbeiten nach Möglichkeit vorab anzukündigen.

Unseren Support erreichen Sie per E-Mail unter [email protected].

DocAsker, einschließlich der Software, des Designs, der vordefinierten Checklisten sowie unserer Marke, ist unser geistiges Eigentum. Für die Dauer Ihres aktiven Kontos gewähren wir Ihnen ein einfaches, nicht übertragbares Recht, den Dienst gemäß diesen Bedingungen für Ihre eigenen geschäftlichen Zwecke zu nutzen.

Sie behalten sämtliche Rechte an Ihren Kundendaten und Ihrem Logo. Wenn Sie uns Feedback oder Verbesserungsvorschläge senden, dürfen wir diese ohne jede Verpflichtung Ihnen gegenüber zur Weiterentwicklung von DocAsker nutzen.

Beide Parteien können im Rahmen der Zusammenarbeit vertrauliche, nicht-öffentliche Informationen austauschen – wie etwa Kundendaten, Geschäftspläne oder vertrauliche Produktdetails. Beide Parteien verpflichten sich, die vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei streng vertraulich zu behandeln, sie ausschließlich für die Zwecke dieser Vereinbarung zu nutzen und mit angemessener Sorgfalt vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Dies gilt nicht für Informationen, die bereits öffentlich bekannt sind, die der empfangenden Partei bereits vorab bekannt waren, die unabhängig entwickelt wurden oder die aufgrund gesetzlicher Vorschriften offengelegt werden müssen. Ist eine Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben, wird die betroffene Partei die andere – soweit rechtlich zulässig – vorab informieren.

Sie können die Nutzung von DocAsker jederzeit beenden und Ihren Plan kündigen. Wir behalten uns das Recht vor, Ihr Konto bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen gegen diese Bedingungen, bei Zahlungsverzug oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben zu kündigen oder vorübergehend zu sperren. Soweit möglich, werden wir Sie vorab darüber in Kenntnis setzen.

Vor der Schließung Ihres Kontos können Sie Ihre Dateien herunterladen oder in Ihrem verknüpften Google Drive, Dropbox oder OneDrive belassen. Zudem können Sie einzelne Anfragen und die dazugehörigen Dateien jederzeit eigenständig löschen.

Nach der endgültigen Kontoschließung löschen wir Ihre Kundendaten innerhalb eines angemessenen Zeitraums aus unseren Produktivsystemen. Kopien in Backups werden im Zuge regulärer Backup-Zyklen überschrieben, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Bestimmungen, die ihrer Natur nach über das Vertragsende hinaus fortgelten müssen – wie Vertraulichkeit, Gewährleistungsausschlüsse und Haftungsbeschränkungen –, bleiben auch nach Vertragsbeendigung wirksam.

Sofern in diesen Bedingungen nicht ausdrücklich anders geregelt, wird der Dienst „wie besehen“ und „nach Verfügbarkeit“ bereitgestellt. Soweit gesetzlich zulässig, schließen wir jede weitergehende Gewährleistung aus – einschließlich der Eignung für einen bestimmten Zweck oder der Zusicherung, dass der Dienst sämtliche individuellen Anforderungen erfüllt.

Soweit gesetzlich zulässig, haften weder wir noch Sie für indirekte Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, Geschäftsunterbrechungen oder Reputationsverluste. Unsere Gesamthaftung Ihnen gegenüber für sämtliche Ansprüche aus oder im Zusammenhang mit diesen Bedingungen ist der Höhe nach auf den Betrag begrenzt, den Sie in den 12 Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis an uns gezahlt haben.

Zwingende gesetzliche Haftungsansprüche, die von Rechts wegen nicht wirksam beschränkt oder ausgeschlossen werden können – beispielsweise die Haftung für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit oder Arglist –, bleiben von diesen Bestimmungen unberührt.

Wir können diese Bedingungen anpassen, wenn sich unser Dienst oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Wir veröffentlichen die jeweils aktuelle Fassung unter Angabe des Datums auf dieser Seite. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Kontoinhaber vorab per E-Mail.

Wenn Sie DocAsker nach Inkrafttreten einer Änderung weiter nutzen, erklären Sie sich mit den aktualisierten Bedingungen einverstanden. Sollten Sie den Änderungen nicht zustimmen, können Sie Ihren Tarif vor Inkrafttreten der neuen Bedingungen kündigen.

Diese Bedingungen unterliegen dem Recht des Landes, in dem die Betreibergesellschaft von DocAsker ihren Sitz hat. Für Streitigkeiten sind die Gerichte dieses Landes zuständig, es sei denn, an Ihrem Sitz geltende zwingende Verbraucher- oder Verfahrensvorschriften räumen Ihnen das Recht ein, Ansprüche an Ihrem lokalen Gerichtsstand geltend zu machen.

Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. Diese Bedingungen bilden zusammen mit unserer Datenschutzerklärung und etwaigen geschlossenen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung die gesamte Vereinbarung zwischen Ihnen und uns in Bezug auf den Dienst.

Bei Fragen zu diesen Bedingungen können Sie uns jederzeit unter [email protected] kontaktieren.