Algemene voorwaarden

Door een account aan te maken, een proefperiode te starten of DocAsker te gebruiken, gaat u akkoord met deze voorwaarden. Gebruikt u DocAsker namens een kantoor, bedrijf of andere organisatie? Dan bevestigt u dat u bevoegd bent om deze voorwaarden namens die organisatie te accepteren, en heeft "u" betrekking op die organisatie.

Gaat u niet akkoord met deze voorwaarden? Maak dan geen gebruik van onze dienst.

DocAsker is software voor het verzamelen van documenten van cliënten. U stuurt elke cliënt een beveiligde link met een checklist van de benodigde documenten. Cliënten uploaden bestanden of maken direct een foto met hun telefoon, waarna elke upload bij binnenkomst automatisch door AI wordt gecontroleerd.

Afhankelijk van uw pakket biedt de dienst ook automatische herinneringen via e-mail of sms, het automatisch hernoemen en opslaan van goedgekeurde bestanden in de DocAsker-omgeving of in Google Drive, Dropbox of OneDrive, en functionaliteiten voor teams. Een volledig overzicht van de mogelijkheden per abonnement vindt u op onze prijzenpagina.

We blijven onze dienst doorontwikkelen en kunnen functies verbeteren, wijzigen of verwijderen. Als we een onderdeel verwijderen dat essentieel is voor uw abonnement, laten we u dat ruim van tevoren weten.

U heeft een account nodig om verzoeken te versturen. Zorg ervoor dat uw gegevens juist zijn en houd ze actueel. U bent er zelf verantwoordelijk voor dat uw inloggegevens veilig blijven en voor alles wat er onder uw account gebeurt, inclusief de handelingen van teamleden die u uitnodigt.

Vermoedt u dat iemand zonder toestemming toegang heeft tot uw account? Meld dit dan direct via [email protected]. Uw cliënten hebben overigens geen account nodig om documenten aan te leveren.

Nieuwe accounts kunnen DocAsker 14 dagen gratis uitproberen. U heeft geen betaalkaart nodig om een proefperiode te starten.

Na afloop van de proefperiode kunt u een betaald abonnement kiezen om de dienst te blijven gebruiken. Doet u dat niet, dan kunt u geen nieuwe verzoeken meer versturen. Bij oneigenlijk gebruik of misbruik behouden we ons het recht voor om proefperiodes te beperken of direct te beëindigen.

Betaalde abonnementen worden maandelijks vooraf gefactureerd in Amerikaanse dollars (USD). De tarieven staan vermeld op onze prijzenpagina en zijn exclusief belastingen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven. U geeft ons en onze betaalprovider toestemming om het verschuldigde bedrag aan het begin van elke factuurperiode via uw gekozen betaalmethode af te schrijven.

U kunt op elk moment opzeggen via uw account. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende factuurperiode; tot die tijd behoudt u gewoon toegang. We geven geen restitutie voor niet-gebruikte delen van een maand, tenzij de wet dit dwingend voorschrijft.

Kiest u voor een upgrade, dan is uw nieuwe pakket direct actief. Bij een downgrade gaat de wijziging in bij de start van uw volgende factuurperiode. Als we onze prijzen aanpassen, laten we u dat vooraf per e-mail weten en geldt het nieuwe tarief pas vanaf een volgende factuurperiode.

Mocht een betaling mislukken, dan brengen we u daarvan op de hoogte. We kunnen de toegang tot de dienst tijdelijk pauzeren totdat de betaling is voldaan.

Onder "klantgegevens" verstaan we de bestanden, checklists, contactgegevens van cliënten en alle overige content die u of uw cliënten in DocAsker invoeren. U blijft te allen tijde eigenaar van uw klantgegevens. U geeft ons uitsluitend toestemming om deze gegevens te hosten, te verwerken en door te sturen voor zover dat noodzakelijk is om de dienst aan u te leveren, zoals beschreven in ons privacybeleid.

U bent er zelf verantwoordelijk voor dat u het recht heeft om de gevraagde documenten op te vragen en te verwerken, inclusief het informeren van of verkrijgen van toestemming van uw cliënten. Ook bent u verantwoordelijk voor de naleving van de wetgeving die op u van toepassing is, zoals privacywetgeving (AVG), anti-witwasregels (Wwft) of toepasselijke beroepsregels.

Voor zover klantgegevens persoonsgegevens bevatten, bent u de verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als uw verwerker. Een verwerkersovereenkomst (DPA) is op aanvraag beschikbaar via [email protected].

U verklaart DocAsker niet te gebruiken voor onwettige doeleinden, voor het verzamelen van documenten die u niet rechtmatig mag opvragen, voor het versturen van spam of misleidende berichten, of voor het uploaden van malware of materiaal dat inbreuk maakt op rechten van derden.

Het is niet toegestaan om te proberen toegang te krijgen tot gegevens van andere klanten, de werking van de dienst te verstoren of overmatig te belasten, gebruiksbeperkingen of beveiligingsmaatregelen te omzeilen, of de software te kopiëren of te reverse engineeren, behalve voor zover de wet dit uitdrukkelijk toestaat.

Als we redelijkerwijs vermoeden dat u deze regels overtreedt, kunnen we het betreffende deel van uw account tijdelijk blokkeren. Waar mogelijk nemen we eerst contact met u op, zodat u de gelegenheid krijgt om de situatie te herstellen.

De AI-controles van DocAsker signaleren veelvoorkomende problemen, zoals onscherpe foto's, het verkeerde type document, datums of periodes die afwijken van het verzoek, ontbrekende handtekeningen en ontbrekende pagina's. Zo zien u en uw cliënten eventuele fouten direct over het hoofd.

Deze controles zijn niet feilloos. Het kan voorkomen dat het systeem een fout mist of juist een melding geeft bij een bestand dat gewoon in orde is. De controles controleren niet op echtheid of authenticiteit en vormen geen juridisch, fiscaal, immigratie- of compliance-advies.

U blijft altijd zelf verantwoordelijk voor de uiteindelijke controle van documenten en voor alle juridische, zakelijke of beleidsmatige beslissingen die u daarop baseert. Kant-en-klare checklists dienen puur als uitgangspunt: vereisten kunnen per land, instantie en dossier verschillen. Controleer dus altijd zelf wat er specifiek voor uw zaak nodig is.

We doen er alles aan om DocAsker continu en storingsvrij in de lucht te houden, maar we kunnen niet garanderen dat de dienst altijd zonder onderbrekingen of fouten werkt. Voor onderhoud kan het nodig zijn de dienst kortstondig te pauzeren; we proberen dit altijd op rustige momenten te plannen en kondigen gepland onderhoud waar mogelijk vooraf aan.

Onze support is per e-mail bereikbaar via [email protected].

DocAsker is ons eigendom. Dit geldt voor de software, het ontwerp, de standaardsjablonen en ons merk. Zolang uw account actief is, verlenen we u een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de dienst voor uw eigen bedrijfsvoering te gebruiken conform deze voorwaarden.

U behoudt alle rechten op uw klantgegevens en uw eigen logo of huisstijl. Als u ons feedback of verbetersuggesties stuurt, mogen we deze vrij gebruiken om DocAsker verder te ontwikkelen, zonder enige vergoeding of verplichting naar u toe.

Het kan voorkomen dat we over en weer niet-openbare informatie delen, zoals klantgegevens, plannen voor de bedrijfsvoering of vertrouwelijke productdetails. We spreken over en weer af om elkaars vertrouwelijke informatie strikt geheim te houden, uitsluitend te gebruiken voor de uitvoering van deze overeenkomst en met de nodige zorgvuldigheid te beveiligen.

Dit geldt niet voor informatie die al openbaar is, die de ontvangende partij al zelfstandig in bezit had of heeft ontwikkeld, of die op grond van een wettelijk voorschrift moet worden gedeeld. Indien openbaarmaking wettelijk verplicht is, stelt de ontvangende partij de ander daarvan op de hoogte, voor zover de wet dat toestaat.

U kunt het gebruik van DocAsker op elk moment stopzetten en uw abonnement opzeggen. Wij kunnen uw account opschorten of beëindigen als u deze voorwaarden ernstig of herhaaldelijk overtreedt, facturen onbetaald laat of wanneer de wet ons daartoe verplicht. Waar mogelijk laten we u dit van tevoren weten.

Voordat uw account definitief sluit, kunt u uw bestanden downloaden of laten staan in uw gekoppelde Google Drive, Dropbox of OneDrive. U kunt verzoeken en bijbehorende bestanden overigens ook op elk gewenst moment zelf handmatig verwijderen.

Zodra uw account is beëindigd, verwijderen we uw klantgegevens binnen een redelijke termijn uit onze actieve systemen. Kopieën in back-ups worden overschreven volgens onze reguliere back-upcyclus, tenzij wetgeving vereist dat we gegevens langer bewaren. Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om na beëindiging van kracht te blijven — zoals bepalingen over vertrouwelijkheid, uitsluiting van garanties en aansprakelijkheid — blijven onverminderd van toepassing.

Voor zover in deze voorwaarden niet anders is bepaald, wordt de dienst geleverd op basis van "as is" en "as available". Voor zover wettelijk toegestaan geven we geen verdere garanties, expliciet noch impliciet, zoals garanties van geschiktheid voor een specifiek doel of dat de dienst aan al uw verwachtingen zal voldoen.

Voor zover de wet dit toestaat, is geen van beide partijen aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, zoals gederfde winst, gemiste zakelijke kansen of reputatieschade. Onze totale aansprakelijkheid jegens u voor alle claims onder deze voorwaarden is beperkt tot het bedrag dat u ons in de 12 maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende voorval voor de dienst heeft betaald.

Niets in deze voorwaarden beperkt of sluit aansprakelijkheid uit die volgens de wet niet kan worden beperkt of uitgesloten, zoals in het geval van opzet of bewuste roekeloosheid.

We kunnen deze voorwaarden van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of in de wet. We publiceren de nieuwste versie altijd op deze pagina met een bijgewerkte datum. Gaat het om ingrijpende wijzigingen, dan informeren we accounthouders vooraf per e-mail voordat de nieuwe voorwaarden ingaan.

Blijft u DocAsker gebruiken nadat een wijziging van kracht is geworden, dan betekent dit dat u de nieuwe voorwaarden accepteert. Bent u het niet eens met de aanpassingen, dan kunt u uw abonnement opzeggen voordat de wijziging van kracht wordt.

Op deze voorwaarden is het recht van toepassing van het land waar de beherende entiteit van DocAsker statutair is gevestigd. Eventuele geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in dat land, tenzij dwingend recht van uw eigen vestigingsplaats u het recht geeft om een procedure lokaal te starten.

Mocht een bepaling in deze voorwaarden niet afdwingbaar blijken, dan blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Deze voorwaarden vormen samen met ons privacybeleid en een eventuele verwerkersovereenkomst de volledige afspraak tussen u en ons met betrekking tot het gebruik van de dienst.

Heeft u vragen over deze voorwaarden? Neem dan contact met ons op via [email protected].