Conditions générales d'utilisation

En créant un compte, en démarrant un essai ou en utilisant DocAsker, vous acceptez sans réserve ces conditions d'utilisation. Si vous utilisez DocAsker pour le compte d'une entreprise ou d'une autre organisation, vous confirmez détenir l'autorité nécessaire pour l'engager, et le terme « vous » désignera dès lors cette entité.

Si vous n'acceptez pas ces conditions, veuillez ne pas utiliser le service.

DocAsker est une solution logicielle conçue pour collecter facilement les documents de vos clients. Vous envoyez à chacun de vos clients un lien sécurisé contenant la liste précise des pièces demandées. Vos clients déposent leurs fichiers ou prennent une photo depuis leur smartphone, et chaque document reçu est instantanément analysé par notre IA.

Selon le forfait choisi, le service inclut également des relances automatiques par e-mail ou SMS, le renommage et le classement systématique des documents validés (dans votre espace DocAsker ou directement vers Google Drive, Dropbox ou OneDrive), ainsi que des outils de travail en équipe. L'ensemble des fonctionnalités est détaillé sur notre page de tarifs.

Nous faisons évoluer notre solution en continu et nous réservons le droit d'ajouter, modifier ou supprimer certaines fonctionnalités. Si nous devions retirer une fonctionnalité clé incluse dans votre forfait, vous en serez informé à l'avance.

La création d'un compte est nécessaire pour envoyer des demandes de documents. Merci de renseigner des informations exactes et de les maintenir à jour. Vous avez la responsabilité de préserver la confidentialité de vos identifiants et de superviser toutes les activités effectuées depuis votre compte, y compris celles des collaborateurs invités.

Si vous suspectez une utilisation non autorisée de votre compte, prévenez-nous immédiatement à [email protected]. Vos clients, quant à eux, n'ont besoin d'aucun compte pour vous transmettre leurs documents.

Chaque nouvel utilisateur bénéficie d'un essai gratuit de 14 jours sur DocAsker, sans aucun enregistrement de carte bancaire requis au préalable.

À l'issue de cet essai, il vous suffit de choisir une formule payante pour continuer à profiter du service. Sans cela, vous ne pourrez plus créer ni envoyer de nouvelles demandes de documents. Nous nous réservons la possibilité de limiter ou d'interrompre tout essai faisant l'objet d'un usage abusif.

Les forfaits payants font l'objet d'un abonnement mensuel facturé à terme à échoir, en dollars américains (USD). Les tarifs sont affichés hors taxes sur notre page de tarifs, sauf indication expresse. Vous nous autorisez, ainsi que notre prestataire de paiement, à débiter votre moyen de paiement au début de chaque période de facturation.

Vous restez totalement libre de résilier votre abonnement à tout moment depuis votre compte. La résiliation prendra effet à la fin de la période de facturation en cours, et vos accès resteront actifs jusqu'à cette date. Nous n'accordons aucun remboursement au prorata temporis pour les mois entamés, sauf disposition légale impérative.

Si vous passez à un forfait supérieur, la mise à niveau est immédiate. Si vous choisissez une formule inférieure, l'ajustement interviendra au début de la période de facturation suivante. En cas d'évolution de notre grille tarifaire, vous recevrez une notification par e-mail avant son application à votre formule, et le nouveau tarif s'appliquera sur un cycle de facturation ultérieur.

En cas d'échec de paiement, nous vous en informerons rapidement et pourrons être amenés à suspendre l'accès au service jusqu'à la régularisation de la situation.

Le terme « données client » englobe l'ensemble des fichiers, listes de contrôle, coordonnées de vos clients et autres contenus que vous ou vos clients importez dans DocAsker. Vous conservez l'entière propriété de vos données. Vous nous accordez l'autorisation de les héberger, traiter et transmettre exclusivement dans la mesure nécessaire à la fourniture du service, conformément à notre politique de confidentialité.

Il vous appartient de vous assurer que vous disposez des droits nécessaires pour collecter et exploiter les documents réclamés (y compris l'information préalable ou le recueil du consentement de vos clients), ainsi que de respecter l'ensemble des législations applicables à votre activité (notamment en matière de protection des données, de lutte contre le blanchiment d'argent ou de déontologie professionnelle).

Concernant les données personnelles intégrées aux données client, vous agissez en qualité de responsable du traitement et nous intervenons comme sous-traitant. Un accord de traitement des données (DPA) est disponible sur simple demande à [email protected].

Vous vous engagez à ne pas détourner DocAsker à des fins illégales, à ne pas collecter de documents sans droit légitime, à ne pas diffuser de spam ou de messages trompeurs, et à n'importer aucun malware ou contenu portant atteinte aux droits de tiers.

Il vous est strictement interdit de tenter d'accéder aux données d'autres clients, de perturber ou surcharger l'infrastructure du service, de contourner les limites d'utilisation ou les mesures de sécurité, ainsi que de copier ou procéder à l'ingénierie inverse de la plateforme, sauf disposition légale d'ordre public l'autorisant expressément.

En cas de manquement avéré ou raisonnablement suspecté à ces obligations, nous pourrons suspendre tout ou partie de votre compte. Dans la mesure du possible, nous vous en informerons au préalable afin de vous laisser l'opportunité d'y remédier.

L'IA de DocAsker analyse les anomalies fréquentes : images floues, mauvais type de justificatif, dates ou périodes non conformes à la demande, signatures manquantes ou pages omises. Elle a pour vocation de vous faire gagner du temps et d'éviter les allers-retours avec vos clients.

Ces contrôles automatisés ne sont pas infaillibles. Une erreur peut échapper à l'outil, ou un document parfaitement valide peut être signalé par excès de prudence. Ces vérifications ne garantissent en rien l'authenticité matérielle d'une pièce et ne constituent en aucun cas un conseil juridique, fiscal, réglementaire ou d'immigration.

Vous conservez l'entière responsabilité de la vérification finale des documents et des décisions métier, légales ou administratives prises sur cette base. Nos modèles de listes sont fournis à titre indicatif : les exigences légales variant selon les juridictions, les administrations et chaque situation, veillez à valider les pièces requises pour chaque dossier.

Nous mettons tout en œuvre pour assurer la disponibilité et la fiabilité continues de DocAsker, sans toutefois pouvoir promettre un service totalement ininterrompu ou exempt d'anomalies. Des opérations de maintenance peuvent s'avérer nécessaires ; nous nous efforçons de les réaliser pendant les heures creuses et de vous avertir préalablement pour toute intervention planifiée.

Notre équipe support se tient à votre disposition par e-mail à l'adresse [email protected].

DocAsker demeure notre propriété exclusive, ce qui comprend le logiciel, l'interface graphique, nos modèles de listes et notre marque. Tout au long de la validité de votre compte, nous vous concédons un droit d'utilisation limité, non exclusif et non transférable du service pour les besoins propres de votre activité, conformément aux présentes conditions.

Vous conservez l'intégralité de vos droits sur vos données client et votre identité visuelle. Si vous choisissez de nous transmettre des suggestions ou retours d'expérience, nous pourrons les exploiter librement pour perfectionner DocAsker, sans contrepartie ni obligation d'aucune sorte envers vous.

Chacune des parties peut être amenée à communiquer à l'autre des informations non publiques (données client, projets commerciaux, aspects techniques non dévoilés, etc.). Nous nous engageons mutuellement à préserver la stricte confidentialité de ces éléments, à ne les utiliser que pour les stricts besoins de l'exécution de cet accord et à leur appliquer un niveau de protection raisonnable et adapté.

Cet engagement ne s'applique pas aux informations déjà publiques, à celles déjà connues ou développées de façon indépendante par la partie réceptrice, ni aux communications exigées par la loi. En cas d'obligation légale de divulgation, la partie concernée en avisera l'autre dès lors que la loi le permet.

Vous pouvez cesser d'utiliser DocAsker et résilier votre forfait à tout moment. Nous nous réservons le droit de suspendre ou clôturer votre compte en cas de manquement grave ou répété aux présentes conditions, de défaut de paiement ou pour respecter une obligation légale. Autant que possible, nous vous adresserons un avertissement préalable.

Avant la clôture effective de votre compte, veillez à télécharger vos fichiers ou à vous assurer qu'ils sont synchronisés avec votre compte Google Drive, Dropbox ou OneDrive associé. Vous avez également la possibilité de supprimer vos demandes et les fichiers associés quand vous le souhaitez.

Après fermeture de votre compte, nous effaçons les données client de nos systèmes actifs dans un délai raisonnable ; les copies résiduelles présentes dans nos sauvegardes sont éliminées au fur et à mesure du renouvellement de celles-ci, sauf obligation légale de conservation. Les clauses qui, par nature, doivent perdurer (notamment la confidentialité, les exclusions de garantie et les limitations de responsabilité) resteront en vigueur après la résiliation.

Sauf mention expresse dans ces conditions, le service est fourni « en l'état » et « selon disponibilité ». Dans toute la mesure permise par le droit applicable, nous excluons toute autre garantie, explicite ou implicite, y compris toute garantie d'adéquation à un usage particulier ou quant à la conformité à l'ensemble de vos attentes professionnelles.

Dans la limite prévue par la loi, aucune des parties ne pourra être tenue responsable des dommages indirects, incidents ou consécutifs (tels que pertes d'exploitation, manque à gagner ou atteinte à la réputation). Notre responsabilité globale cumulée au titre des présentes conditions est strictement plafonnée au montant total que vous nous avez versé pour le service au cours des 12 mois précédant le fait générateur.

Rien dans ces conditions ne saurait exclure ou restreindre une responsabilité dont la loi interdit l'exclusion ou la limitation, notamment en cas de dol ou de faute lourde.

Nous pouvons réviser ces conditions afin de refléter l'évolution de notre service ou du cadre légal. Toute nouvelle version sera publiée sur cette page avec sa date de mise à jour. En cas de changement substantiel, nous en informerons les titulaires de compte par e-mail avant son entrée en vigueur.

En continuant à utiliser DocAsker après la date de prise d'effet des modifications, vous acceptez pleinement les conditions mises à jour. Si ces changements ne vous conviennent pas, vous restez libre de résilier votre abonnement avant leur application.

Les présentes conditions sont régies par le droit du pays d'immatriculation de l'entité exploitante de DocAsker, et tout litige relèvera de la compétence exclusive de ses tribunaux, sauf si la législation de votre lieu d'établissement vous accorde le droit impératif d'engager une action devant vos juridictions locales.

La nullité ou l'inapplicabilité éventuelle d'une clause n'affecte en rien la validité des autres dispositions. Les présentes conditions, complétées par notre politique de confidentialité et tout accord de traitement des données (DPA) conclu ensemble, constituent l'intégralité de l'accord qui nous lie concernant le service.

Pour toute question relative à ces conditions, vous pouvez nous écrire à [email protected].