Onboarding-checklist voor nieuwe accountancyklanten
Deze onboarding-checklist bevat alle documenten die een kantoor nodig heeft van een nieuwe klant: een ondertekende opdrachtbevestiging, legitimatiebewijzen en adresbewijzen van de eigenaren, uittreksels, eerdere belastingaangiften en jaarrekeningen, plus recente bank-, creditcard- en loongegevens. DocAsker verstuurt deze lijst via één beveiligde link en controleert elke upload direct op kwaliteit, documenttype, datums, handtekeningen en ontbrekende pagina's.
Op te vragen documenten bij een nieuwe accountancyklant
Accountants- en administratiekantoren gebruiken deze checklist zodra ze een nieuwe zakelijke klant aannemen, vóór de eerste maandafsluiting of fiscale deadline.
- 01
Ondertekende opdrachtbevestiging
In de opdrachtbevestiging leg je de afspraken, tarieven en verantwoordelijkheden vast voordat je aan de slag gaat. Vraag de klant om alle pagina's van het verstuurde document ondertekend te retourneren.
Formaat: Ondertekende PDF of een duidelijke foto van elke ondertekende pagina
DocAsker controleert: DocAsker controleert of de handtekeningvelden zijn ingevuld en of alle pagina's aanwezig zijn.
- 02
Geldig identiteitsbewijs van elke eigenaar of bestuurder
In het kader van het cliëntenonderzoek (Wwft) moet je vaststellen voor wie je werkt. Vraag om een geldig paspoort, ID-kaart of rijbewijs.
Formaat: Foto of PDF
DocAsker controleert: DocAsker controleert of het identiteitsbewijs scherp is, geen reflecties bevat, niet is afgesneden en nog geldig is.
- 03
Adresbewijs van elke eigenaar of bestuurder
Een recent adresbewijs maakt de identiteitscontrole van de personen achter de onderneming compleet. Vraag om een energierekening, bankafschrift of officiële overheidsbrief van maximaal 3 maanden oud.
Formaat: PDF of foto
DocAsker controleert: DocAsker controleert of het bestand een geldig adresbewijs is en of de uitgiftedatum binnen de laatste 3 maanden valt.
- 04
Uittreksel Handelsregister en oprichtingsdocumenten
Hiermee controleer je de officiële handelsnaam, rechtsvorm, het KVK-nummer en de bevoegde functionarissen. Vraag om een recent KVK-uittreksel en, bij rechtspersonen, de oprichtingsakte of statuten.
Formaat: PDF
DocAsker controleert: DocAsker controleert of het bestand het juiste registratiedocument is en of documenten met meerdere pagina's compleet zijn.
- 05
Ondertekende machtiging voor de Belastingdienst
De Belastingdienst vereist een geldige machtiging voordat je namens de klant gegevens kunt inzien of aangifte kunt doen. Stuur het actuele machtigingsformulier mee en laat de klant dit ondertekenen.
Formaat: Ondertekende PDF
DocAsker controleert: DocAsker controleert of de vereiste handtekeningvelden op het formulier zijn ingevuld.
- 06
Fiscale aangiften van de afgelopen 2 jaar
Eerdere aangiften geven inzicht in voorwaartse verliesverrekeningen, afschrijvingen en eerdere fiscale keuzes. Vraag om de definitieve aangiften zoals ze zijn ingediend, inclusief alle bijlagen.
Formaat: PDF
DocAsker controleert: DocAsker controleert of de aangiften de gevraagde 2 belastingjaren dekken en of alle pagina's en specificaties aanwezig zijn.
- 07
Jaarrekening van het voorgaande boekjaar
De definitieve balans en winst-en-verliesrekening vormen de basis voor je openingsbalans. Vraag om de definitieve, vastgestelde versie en niet om een concept.
Formaat: PDF of Excel
DocAsker controleert: DocAsker controleert of de stukken betrekking hebben op het opgevraagde boekjaar en of er geen pagina's ontbreken.
- 08
Bankafschriften van de afgelopen 3 maanden
Met recente afschriften sluit je de beginsaldi netjes aan en zie je direct hoe de dagelijkse geldstromen lopen. Vraag om de originele PDF-afschriften via online bankieren van alle zakelijke rekeningen.
Formaat: PDF rechtstreeks uit internetbankieren
DocAsker controleert: DocAsker controleert of elk afschrift binnen de gevraagde periode valt en of meerdelige afschriften compleet zijn geüpload.
- 09
Creditcardafschriften van de afgelopen 3 maanden
Zakelijke creditcarduitgaven ontbreken nogal eens in de administratie tot er expliciet naar wordt gevraagd. Vraag afschriften op van alle kaarten die zakelijk worden gebruikt, inclusief die op naam van de directie.
Formaat: PDF rechtstreeks uit internetbankieren
DocAsker controleert: DocAsker controleert of de uploads de juiste maanden dekken en of het daadwerkelijk om officiële creditcardafschriften gaat en geen losse bonnetjes of screenshots.
- 10
Cumulatief loonoverzicht van het lopende jaar
Het loonoverzicht biedt direct inzicht in de medewerkers, brutolonen, inhoudingen en de reeds ingediende aangiften loonheffingen. Vraag om het cumulatieve overzicht uit het salarispakket en de recentste loonaangifte.
Formaat: PDF of Excel-export
DocAsker controleert: DocAsker controleert of het geüploade bestand een loonoverzicht is en of de periode aansluit op de meest recente datum.
Deze checklist is een uitgangspunt. Omdat eisen per land, instantie en dossier kunnen verschillen, raden we aan de actuele vereisten altijd even te controleren voor verzending.
Customize, Export, or Embed This Checklist on Your Website
Select the exact documents your firm needs, generate a custom client request email, or copy an HTML widget for your website.
- Ondertekende PDF of een duidelijke foto van elke ondertekende pagina
- Foto of PDF
- PDF of foto
- PDF
- Ondertekende PDF
- PDF
- PDF of Excel
- PDF rechtstreeks uit internetbankieren
- PDF rechtstreeks uit internetbankieren
- PDF of Excel-export
Subject: Required documents for Onboarding-checklist voor nieuwe accountancyklanten — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Ondertekende opdrachtbevestiging (Ondertekende PDF of een duidelijke foto van elke ondertekende pagina) • Check: DocAsker controleert of de handtekeningvelden zijn ingevuld en of alle pagina's aanwezig zijn. 2. Geldig identiteitsbewijs van elke eigenaar of bestuurder (Foto of PDF) • Check: DocAsker controleert of het identiteitsbewijs scherp is, geen reflecties bevat, niet is afgesneden en nog geldig is. 3. Adresbewijs van elke eigenaar of bestuurder (PDF of foto) • Check: DocAsker controleert of het bestand een geldig adresbewijs is en of de uitgiftedatum binnen de laatste 3 maanden valt. 4. Uittreksel Handelsregister en oprichtingsdocumenten (PDF) • Check: DocAsker controleert of het bestand het juiste registratiedocument is en of documenten met meerdere pagina's compleet zijn. 5. Ondertekende machtiging voor de Belastingdienst (Ondertekende PDF) • Check: DocAsker controleert of de vereiste handtekeningvelden op het formulier zijn ingevuld. 6. Fiscale aangiften van de afgelopen 2 jaar (PDF) • Check: DocAsker controleert of de aangiften de gevraagde 2 belastingjaren dekken en of alle pagina's en specificaties aanwezig zijn. 7. Jaarrekening van het voorgaande boekjaar (PDF of Excel) • Check: DocAsker controleert of de stukken betrekking hebben op het opgevraagde boekjaar en of er geen pagina's ontbreken. 8. Bankafschriften van de afgelopen 3 maanden (PDF rechtstreeks uit internetbankieren) • Check: DocAsker controleert of elk afschrift binnen de gevraagde periode valt en of meerdelige afschriften compleet zijn geüpload. 9. Creditcardafschriften van de afgelopen 3 maanden (PDF rechtstreeks uit internetbankieren) • Check: DocAsker controleert of de uploads de juiste maanden dekken en of het daadwerkelijk om officiële creditcardafschriften gaat en geen losse bonnetjes of screenshots. 10. Cumulatief loonoverzicht van het lopende jaar (PDF of Excel-export) • Check: DocAsker controleert of het geüploade bestand een loonoverzicht is en of de periode aansluit op de meest recente datum. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/nl/templates/accounting-client-onboarding-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Tips voor het verzamelen van onboarding-documenten van klanten
Vraag om officiële downloads uit internetbankieren
Gedownloade PDF-afschriften zijn altijd volledig, scherp en tonen de gehele periode. Screenshots uit een bank-app vallen vaak net weg bij saldi of datums. Vermeld dit duidelijk in de toelichting, zodat de klant in één keer het juiste aanlevert.
Gebruik één apart verzoek per entiteit
Heeft een klant meerdere bv's of entiteiten? Stuur dan voor elke entiteit een aparte link. Zo belanden documenten meteen in het juiste dossier onder de correcte naam, en gaan herinneringen alleen over wat er voor die specifieke bv nog ontbreekt.
Zet de opdrachtbevestiging altijd bovenaan
Klanten werken een takenlijstje meestal van boven naar beneden af. Door de opdrachtbevestiging en de fiscale machtiging bovenaan te zetten, heb je de formaliteiten direct geregeld en kun je alvast van start terwijl de rest nog binnenkomt.
Stuur het documentverzoek direct na akkoord
Verstuur de onboarding-link meteen zodra de offerte getekend is, en wacht niet tot een week voor de eerste btw-aangifte. Stel automatische herinneringen in met een tussenpoos van een paar dagen, zodat de klant rustig de tijd heeft om oudere stukken op te zoeken.
E-mailsjabloon voor het opvragen van onboarding-documenten
Benodigde gegevens voor de start van je administratie bij [Firm name]
Beste [Client name], Fijn dat je voor [Firm name] hebt gekozen. Om jouw dossier in te richten en aan de slag te kunnen, hebben we nog een aantal stukken van je nodig, waaronder de getekende opdrachtbevestiging, legitimatiebewijzen, de belastingaangiften van de afgelopen 2 jaar en 3 maanden aan bankafschriften. Je uploadt alles eenvoudig via deze beveiligde link: [link] Je hoeft hiervoor geen account aan te maken of in te loggen. De link werkt op je mobiel en op je computer, dus je kunt documenten direct scannen, fotograferen of uploaden. Als een bestand onverhoopt onleesbaar of incompleet is, zie je dat direct en kun je meteen een nieuwe upload doen. Tussentijds stoppen en later verdergaan is geen probleem. Zou je alles vóór [date] willen aanleveren? Dan kunnen we op de afgesproken datum direct voor je aan de slag. Met vriendelijke groet, [Your name] [Firm name]
Veelgestelde vragen
Welke documenten vraag ik op bij een nieuwe administratieklant?
Begin met een ondertekende opdrachtbevestiging, een legitimatiebewijs en adresbewijs van de eigenaren, en een recent KVK-uittreksel. Vraag daarnaast om eerdere belastingaangiften, de recentste jaarrekening en recente bank-, creditcard- en loongegevens. Deze checklist bevat al deze onderdelen en kun je naar wens aanpassen aan jouw dienstverlening.
Over hoeveel maanden moet ik bankafschriften opvragen?
Drie maanden is een gebruikelijke standaard bij de start. Moet je een administratieve achterstand inhalen of direct een jaarrekening opstellen, vraag dan alle maanden op van het openstaande tijdvak. In DocAsker geef je eenvoudig de gewenste periode op; elk geüpload afschrift wordt hier automatisch op gecontroleerd.
Is het nodig om eerdere belastingaangiften van een nieuwe klant op te vragen?
Ja, absoluut. Eerdere aangiften bevatten cruciale gegevens zoals nog te verrekenen verliezen, actuele afschrijvingsstaten en eerder gekozen fiscale regelingen. Twee belastingjaren is een veilige richtlijn; vraag altijd om de definitief ingediende aangiften inclusief alle bijbehorende specificaties.
Moeten mijn klanten een account aanmaken om documenten te uploaden?
Nee. DocAsker werkt met één unieke, beveiligde link die direct opent op elke smartphone, tablet of computer. Er is geen wachtwoord, app of account voor nodig. Klanten uploaden bestanden of maken direct een foto, en kunnen altijd op een later moment terugkomen om de lijst af te ronden.
Kan ik deze checklist aanpassen naar de wensen van mijn eigen kantoor?
Zeker. Je gebruikt deze kant-en-klare lijst als vertrekpunt en kunt naar wens onderdelen toevoegen, verwijderen of hernoemen. Per item kun je een eigen toelichting, een voorbeelddocument en specifieke controles instellen, zoals een vereiste datumreeks of een handtekeningcontrole.
Meer checklists
10 documenten
Checklist documenten Schengenvisum
Immigratie- en visumadviseurs gebruiken deze checklist zodra een cliënt een Schengenvisum voor kort verblijf gaat aanvragen, bij voorkeur enkele weken voorafgaand aan de afspraak.
Checklist bekijken10 documenten
KYC-documentenchecklist voor cliëntintake bij advocatenkantoren
Advocatenkantoren en complianceteams gebruiken deze checklist bij het openen van een nieuw dossier of het aannemen van een nieuwe cliënt, nog voordat de werkzaamheden starten of er gelden worden ontvangen.
Checklist bekijken10 documenten
Onboardingchecklist voor agencyklanten
Marketing-, design- en creatieve bureaus gebruiken deze checklist zodra een nieuwe klant tekent, nog vóór de kick-off meeting.
Checklist bekijken
Verstuur deze checklist via DocAsker
DocAsker verstuurt deze checklist via één overzichtelijke link, controleert elk geüpload bestand direct en herinnert je cliënt automatisch totdat alles compleet is.