Checklist de onboarding para clientes de contabilidade
Este checklist de onboarding contábil reúne tudo o que o seu escritório precisa solicitar ao receber um novo cliente: contrato de prestação de serviços assinado, documento de identidade e comprovante de endereço dos sócios, atos constitutivos da empresa, declarações fiscais e demonstrações contábeis anteriores, além de extratos bancários, faturas de cartão e folhas de pagamento recentes. O DocAsker envia toda a solicitação em um único link seguro e valida automaticamente cada arquivo enviado — conferindo qualidade visual, tipo de documento, datas, assinaturas e páginas ausentes.
Documentos essenciais para solicitar a um novo cliente contábil
Ideal para escritórios de contabilidade e BPO financeiro utilizarem na entrada de novos clientes pessoa jurídica, antes do primeiro fechamento mensal ou do início das obrigações fiscais.
- 01
Contrato de prestação de serviços assinado
O contrato formaliza o escopo dos serviços, honorários, prazos e responsabilidades de cada parte antes do início dos trabalhos. Solicite ao cliente que envie todas as páginas assinadas.
Formato: PDF assinado digitalmente ou foto nítida de todas as páginas rubricadas e assinadas
O que o DocAsker valida: O DocAsker verifica se os campos de assinatura foram devidamente preenchidos e se todas as páginas do documento foram incluídas.
- 02
Documento de identidade com foto de cada sócio ou administrador
Etapa fundamental de compliance e identificação dos responsáveis legais pela empresa. Solicite cópias válidas de RG, CNH, RNE/CRNM ou passaporte.
Formato: Foto ou PDF
O que o DocAsker valida: O DocAsker verifica se a imagem está legível, sem cortes ou reflexos, e se o documento está dentro da validade.
- 03
Comprovante de residência de cada sócio ou administrador
Necessário para validar os dados cadastrais dos sócios. Solicite uma conta de consumo (água, luz, gás, internet) ou extrato bancário emitido nos últimos 3 meses.
Formato: PDF ou foto
O que o DocAsker valida: O DocAsker valida se o tipo de comprovante é aceito e se a data de emissão não ultrapassa 3 meses.
- 04
Atos constitutivos e cadastros da empresa
Documentos que comprovam a razão social, objeto, quadro societário e natureza jurídica. Solicite o Contrato Social (ou Estatuto/Requerimento de Empresário), a última alteração contratual consolidada e o Cartão CNPJ.
Formato: PDF
O que o DocAsker valida: O DocAsker confere se o arquivo corresponde ao documento solicitado e se nenhuma página ficou de fora.
- 05
Procuração eletrônica assinada (e-CAC / Receita Federal)
Indispensável para que sua equipe possa consultar pendências e representar a empresa perante o Fisco. Envie o modelo de procuração cabível ou solicite a outorga via e-CAC assinada com certificado digital.
Formato: PDF assinado
O que o DocAsker valida: O DocAsker verifica se todos os campos de assinatura e outorga foram devidamente preenchidos.
- 06
Declarações fiscais dos últimos 2 anos
Histórico necessário para acompanhar prejuízos acumulados, depreciações e regimes tributários anteriores. Peça as declarações completas e recibos de entrega (ex.: DEFIS, ECF, ECD, DCTF, conforme o regime).
Formato: PDF
O que o DocAsker valida: O DocAsker confirma se as declarações abrangem os 2 anos-calendário solicitados e se todos os anexos e recibos foram anexados.
- 07
Demonstrações contábeis do último exercício
O Balanço Patrimonial e a DRE de encerramento do último exercício fornecem os saldos iniciais para a transição contábil. Solicite as versões finais assinadas pelo contador anterior e pelo sócio, sem minutas.
Formato: PDF ou Excel
O que o DocAsker valida: O DocAsker valida se as demonstrações cobrem o exercício solicitado e se contêm todas as páginas e termos de abertura/encerramento.
- 08
Extratos bancários dos últimos 3 meses
Essenciais para conciliar saldos iniciais e entender a rotina financeira da empresa. Solicite o extrato completo de todas as contas correntes e de aplicação PJ, obtido diretamente no Internet Banking.
Formato: PDF exportado do Internet Banking (ou OFX)
O que o DocAsker valida: O DocAsker confere se os arquivos cobrem os 3 meses requisitados e se os extratos de múltiplas páginas estão completos.
- 09
Faturas de cartão de crédito dos últimos 3 meses
Despesas corporativas pagas no cartão costumam ser esquecidas até a conciliação. Peça as faturas completas e fechadas de todos os cartões corporativos utilizados pela empresa.
Formato: PDF exportado do Internet Banking / aplicativo oficial
O que o DocAsker valida: O DocAsker valida se os arquivos correspondem às faturas dos meses pedidos, rejeitando comprovantes de pagamento avulsos ou prints cortados.
- 10
Resumo da folha de pagamento do ano até o momento
O relatório de folha consolida colaboradores ativos, remuneração bruta, descontos, encargos e guias recolhidas no ano. Solicite o acumulado do sistema de folha e a última relação de empregados/eSocial enviada.
Formato: PDF ou planilha Excel
O que o DocAsker valida: O DocAsker confirma se o documento é de fato um relatório consolidado de folha e se a competência final está atualizada.
Este checklist serve como ponto de partida. As exigências podem variar conforme o país, o órgão e cada caso — sempre confirme os requisitos atuais antes de enviar.
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Select the exact documents your firm needs, generate a custom client request email, or copy an HTML widget for your website.
- PDF assinado digitalmente ou foto nítida de todas as páginas rubricadas e assinadas
- Foto ou PDF
- PDF ou foto
- PDF
- PDF assinado
- PDF
- PDF ou Excel
- PDF exportado do Internet Banking (ou OFX)
- PDF exportado do Internet Banking / aplicativo oficial
- PDF ou planilha Excel
Subject: Required documents for Checklist de onboarding para clientes de contabilidade — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Contrato de prestação de serviços assinado (PDF assinado digitalmente ou foto nítida de todas as páginas rubricadas e assinadas) • Check: O DocAsker verifica se os campos de assinatura foram devidamente preenchidos e se todas as páginas do documento foram incluídas. 2. Documento de identidade com foto de cada sócio ou administrador (Foto ou PDF) • Check: O DocAsker verifica se a imagem está legível, sem cortes ou reflexos, e se o documento está dentro da validade. 3. Comprovante de residência de cada sócio ou administrador (PDF ou foto) • Check: O DocAsker valida se o tipo de comprovante é aceito e se a data de emissão não ultrapassa 3 meses. 4. Atos constitutivos e cadastros da empresa (PDF) • Check: O DocAsker confere se o arquivo corresponde ao documento solicitado e se nenhuma página ficou de fora. 5. Procuração eletrônica assinada (e-CAC / Receita Federal) (PDF assinado) • Check: O DocAsker verifica se todos os campos de assinatura e outorga foram devidamente preenchidos. 6. Declarações fiscais dos últimos 2 anos (PDF) • Check: O DocAsker confirma se as declarações abrangem os 2 anos-calendário solicitados e se todos os anexos e recibos foram anexados. 7. Demonstrações contábeis do último exercício (PDF ou Excel) • Check: O DocAsker valida se as demonstrações cobrem o exercício solicitado e se contêm todas as páginas e termos de abertura/encerramento. 8. Extratos bancários dos últimos 3 meses (PDF exportado do Internet Banking (ou OFX)) • Check: O DocAsker confere se os arquivos cobrem os 3 meses requisitados e se os extratos de múltiplas páginas estão completos. 9. Faturas de cartão de crédito dos últimos 3 meses (PDF exportado do Internet Banking / aplicativo oficial) • Check: O DocAsker valida se os arquivos correspondem às faturas dos meses pedidos, rejeitando comprovantes de pagamento avulsos ou prints cortados. 10. Resumo da folha de pagamento do ano até o momento (PDF ou planilha Excel) • Check: O DocAsker confirma se o documento é de fato um relatório consolidado de folha e se a competência final está atualizada. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/pt-BR/templates/accounting-client-onboarding-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Dicas para agilizar a coleta de documentos no onboarding contábil
Oriente o cliente a exportar extratos em PDF direto do banco
Os arquivos em PDF gerados pelo Internet Banking são legíveis, mostram saldos detalhados e trazem o período completo. Prints de tela costumam cortar datas e saldos. Explique isso claramente nas instruções para evitar retrabalho.
Envie um link separado para cada CNPJ
Se o cliente gerencia um grupo econômico ou mais de uma empresa, envie um link exclusivo por CNPJ. Assim, os arquivos já chegam organizados na pasta certa, e as cobranças automáticas apontam com precisão o que falta para cada empresa.
Coloque os itens prioritários no topo da lista
Os clientes costumam preencher os checklists seguindo a ordem de exibição. Ao deixar o contrato e a procuração no início, você garante o sinal verde jurídico e acesso aos órgãos fiscais enquanto o cliente reúne o restante do histórico.
Envie a solicitação logo no fechamento da proposta
Dispare o link de onboarding assim que o cliente fechar a contratação — não espere até a véspera do primeiro fechamento. Configure lembretes automáticos espaçados para dar fôlego ao cliente na busca de documentos com a contabilidade antiga.
Modelo de e-mail para solicitar documentos de onboarding
Documentos necessários para iniciarmos o atendimento da sua empresa | [Firm name]
Olá, [Client name], Seja muito bem-vindo(a) à [Firm name]! É um prazer ter a sua empresa conosco. Para iniciarmos os trabalhos e cadastrarmos a sua empresa em nossos sistemas, precisamos que você nos envie alguns documentos iniciais — incluindo o contrato de serviços assinado, documento dos sócios, declarações fiscais dos últimos 2 anos e os extratos bancários mais recentes. Você pode enviar todos os arquivos diretamente por este link seguro: [link] Não é preciso criar senha nem baixar nenhum aplicativo. O link pode ser acessado pelo celular ou pelo computador, permitindo tirar fotos dos documentos ou subir arquivos digitais. Caso alguma imagem fique embaçada ou fora do padrão, a plataforma avisa na hora para você substituir facilmente. Se não conseguir anexar tudo de uma vez, sem problemas: o seu progresso fica salvo e você pode retomar quando quiser pelo mesmo link. Pedimos que nos envie os arquivos até o dia [date] para não comprometermos os prazos de entrega do seu primeiro fechamento. Qualquer dúvida, estamos à disposição! Atenciosamente, [Your name] [Firm name]
Perguntas frequentes
Quais documentos preciso solicitar para o onboarding de um novo cliente contábil?
O ponto de partida básico envolve: contrato de prestação de serviços assinado, documento com foto e comprovante de endereço dos sócios, além dos atos constitutivos da empresa. Em seguida, solicite o histórico de declarações fiscais, demonstrações contábeis do último ano, extratos bancários, faturas de cartão e relatórios de folha. Este checklist reúne todos esses itens e pode ser customizado para os serviços do seu escritório.
Quantos meses de extrato bancário um escritório de contabilidade deve pedir?
Três meses costumam ser suficientes para novos clientes sem passivo imediato. Caso você vá fazer a regularização de períodos retroativos ou o encerramento do exercício, solicite todos os meses relativos ao período trabalhado. No DocAsker, você define o período exato exigido na regra do item e cada envio é validado automaticamente.
É realmente necessário pedir as declarações fiscais dos anos anteriores?
Sim. As declarações anteriores contêm dados indispensáveis para a continuidade dos lançamentos, como controle de prejuízos fiscais a compensar, tabelas de depreciação de ativos e enquadramentos tributários. Dois anos é o mínimo recomendável, sempre exigindo a declaração completa junto com o recibo de transmissão oficial.
Os clientes precisam criar login ou instalar app para enviar os arquivos?
Não. O DocAsker gera um link seguro e exclusivo que abre em qualquer navegador, seja no celular ou no computador, sem login, senha ou download de apps. O cliente pode fotografar ou anexar arquivos em poucos toques e retomar o preenchimento mais tarde sem perder o progresso.
Consigo personalizar este checklist para a realidade do meu escritório?
Sim. Você pode usar este modelo pronto como base e adicionar, excluir ou renomear qualquer documento. Cada item permite incluir orientações detalhadas para o cliente, exemplos práticos e regras de validação automática (como formato aceito, obrigatoriedade de assinatura ou intervalo de datas).
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O DocAsker envia este checklist em um único link, confere cada arquivo assim que ele é enviado e cobra o cliente automaticamente até tudo estar completo.