Checklist de documentos de KYC para onboarding de clientes em escritórios de advocacia
Este checklist de KYC reúne o que os escritórios de advocacia costumam solicitar na entrada de novos clientes: documento com foto, comprovante de residência, atos societários, documentos dos beneficiários finais, comprovação da origem dos recursos e procurações assinadas. O DocAsker envia tudo em um único link e confere cada arquivo recebido: qualidade da imagem, tipo de documento, prazos de validade, assinaturas e páginas faltantes. As exigências variam conforme a jurisdição, as regras do órgão regulador e o nível de risco, portanto confirme sempre as diretrizes internas do seu escritório.
Documentos a solicitar para processos de KYC e PLD
Escritórios de advocacia e equipes de compliance utilizam este checklist ao abrir novos casos ou iniciar o relacionamento com clientes, sempre antes de começar os trabalhos ou movimentar recursos.
- 01
Documento de identidade oficial com foto
Comprova a identidade da pessoa física ou do representante legal que está contratando em nome da empresa. Solicite RG, CNH, passaporte ou carteira profissional válida, com envio de frente e verso no caso de cartões.
Formato: Foto ou PDF
O que o DocAsker valida: O DocAsker verifica se a imagem está nítida, sem reflexos ou cortes e se o documento está dentro do prazo de validade.
- 02
Comprovante de residência
Vincula a pessoa física a um endereço residencial atualizado, complementando o documento de identificação. Solicite conta de consumo (água, luz, gás), extrato bancário ou correspondência oficial emitida nos últimos 3 meses.
Formato: PDF ou foto
O que o DocAsker valida: O DocAsker valida se o arquivo enviado é um comprovante de residência aceito e se a data de emissão respeita o limite de 3 meses.
- 03
Contrato social, estatuto ou comprovante de inscrição
Para pessoas jurídicas, comprova a razão social, CNPJ ou número de registro e a data de constituição. Solicite o contrato social consolidado, estatuto social ou certidão da Junta Comercial/órgão de registro equivalente.
Formato: PDF
O que o DocAsker valida: O DocAsker verifica se o arquivo é de fato um ato societário ou registro empresarial, e não outro tipo de documento corporativo.
- 04
Certidão simplificada ou ficha cadastral recente da Junta Comercial
Apresenta a sede atualizada, os administradores e a situação cadastral da empresa. Peça uma certidão emitida nos últimos 3 meses ou no prazo estipulado pela sua política interna.
Formato: PDF emitido pelo órgão de registro
O que o DocAsker valida: O DocAsker confirma se a certidão foi emitida dentro do período configurado e se todas as páginas estão presentes.
- 05
Organograma societário e declaração de beneficiários finais
Necessário para identificar as pessoas naturais que, em última instância, detêm o controle ou participação relevante na empresa (geralmente acima de 25%). Peça o organograma da estrutura societária e a relação atualizada dos beneficiários finais.
Formato: PDF
O que o DocAsker valida: O DocAsker verifica se o arquivo corresponde à estrutura societária e garante que documentos de várias páginas venham completos.
- 06
Documento de identificação e comprovante de endereço de cada beneficiário final
Cada beneficiário final costuma exigir a mesma comprovação de identidade de um cliente pessoa física. Adicione uma solicitação de documento com foto e uma de comprovante de residência para cada titular, evitando pendências.
Formato: Foto ou PDF
O que o DocAsker valida: O DocAsker confere se cada documento com foto está legível e válido, e se os comprovantes de residência foram emitidos nos últimos 3 meses.
- 07
Comprovação da origem dos recursos
Demonstra a procedência dos valores que financiarão a operação ou o serviço jurídico. Solicite extratos bancários que evidenciem os fundos, acompanhados de documentos de suporte, como contratos de compra e venda, instrumentos de empréstimo ou holerites/pró-labore.
Formato: PDF emitido pelo internet banking
O que o DocAsker valida: O DocAsker checa se os extratos cobrem todo o período configurado e se não há páginas faltando.
- 08
Declaração assinada de patrimônio e origem de bens
Para clientes ou transações de maior risco, essa declaração detalha como o cliente construiu seu patrimônio geral. Peça para o cliente preencher e assinar o formulário padrão do escritório, anexando os comprovantes necessários.
Formato: PDF assinado
O que o DocAsker valida: O DocAsker verifica se os campos de assinatura da declaração foram devidamente preenchidos.
- 09
Ata de assembleia, deliberação da diretoria ou procuração
Comprova que a pessoa que assina ou instrui o escritório possui poderes legais para representar a empresa ou o terceiro. Solicite a ata de eleição/deliberação, procuração com poderes específicos ou carta de autorização.
Formato: PDF assinado
O que o DocAsker valida: O DocAsker confere se o documento está assinado e se o arquivo foi enviado na íntegra.
- 10
Contrato de prestação de serviços ou carta de contratação assinada
Formaliza o escopo de trabalho, honorários e as condições da contratação. Solicite ao cliente o envio de todas as páginas rubricadas/assinadas.
Formato: PDF assinado ou foto de cada página assinada
O que o DocAsker valida: O DocAsker valida se as assinaturas estão presentes e se todas as páginas do contrato foram incluídas.
Este checklist serve como ponto de partida. As exigências podem variar conforme o país, o órgão e cada caso — sempre confirme os requisitos atuais antes de enviar.
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- Foto ou PDF
- PDF ou foto
- PDF
- PDF emitido pelo órgão de registro
- PDF
- Foto ou PDF
- PDF emitido pelo internet banking
- PDF assinado
- PDF assinado
- PDF assinado ou foto de cada página assinada
Subject: Required documents for Checklist de documentos de KYC para onboarding de clientes em escritórios de advocacia — [Your Firm Name] Hi [Client Name], To complete your onboarding without back-and-forth emails, please prepare and upload the following 10 documents: 1. Documento de identidade oficial com foto (Foto ou PDF) • Check: O DocAsker verifica se a imagem está nítida, sem reflexos ou cortes e se o documento está dentro do prazo de validade. 2. Comprovante de residência (PDF ou foto) • Check: O DocAsker valida se o arquivo enviado é um comprovante de residência aceito e se a data de emissão respeita o limite de 3 meses. 3. Contrato social, estatuto ou comprovante de inscrição (PDF) • Check: O DocAsker verifica se o arquivo é de fato um ato societário ou registro empresarial, e não outro tipo de documento corporativo. 4. Certidão simplificada ou ficha cadastral recente da Junta Comercial (PDF emitido pelo órgão de registro) • Check: O DocAsker confirma se a certidão foi emitida dentro do período configurado e se todas as páginas estão presentes. 5. Organograma societário e declaração de beneficiários finais (PDF) • Check: O DocAsker verifica se o arquivo corresponde à estrutura societária e garante que documentos de várias páginas venham completos. 6. Documento de identificação e comprovante de endereço de cada beneficiário final (Foto ou PDF) • Check: O DocAsker confere se cada documento com foto está legível e válido, e se os comprovantes de residência foram emitidos nos últimos 3 meses. 7. Comprovação da origem dos recursos (PDF emitido pelo internet banking) • Check: O DocAsker checa se os extratos cobrem todo o período configurado e se não há páginas faltando. 8. Declaração assinada de patrimônio e origem de bens (PDF assinado) • Check: O DocAsker verifica se os campos de assinatura da declaração foram devidamente preenchidos. 9. Ata de assembleia, deliberação da diretoria ou procuração (PDF assinado) • Check: O DocAsker confere se o documento está assinado e se o arquivo foi enviado na íntegra. 10. Contrato de prestação de serviços ou carta de contratação assinada (PDF assinado ou foto de cada página assinada) • Check: O DocAsker valida se as assinaturas estão presentes e se todas as páginas do contrato foram incluídas. Upload portal & interactive checklist: https://docasker.com/pt-BR/templates/kyc-document-checklist Best regards, [Your Firm Name]
Boas práticas para coletar documentos de KYC na advocacia
Adapte o checklist ao perfil de risco do cliente
Uma pessoa física de baixo risco e uma holding com estrutura societária complexa exigem níveis diferentes de due diligence. Mantenha um checklist padrão e outro mais aprofundado para casos de maior risco. Só solicite a declaração de patrimônio se a sua matriz de risco exigir.
Solicite a documentação antes de iniciar os trabalhos
Envie o link de onboarding junto com a proposta ou contrato de honorários, nunca depois de já ter iniciado o caso. A maioria dos escritórios não pode atuar nem receber valores antes de concluir a checagem cadastral, e antecipar o pedido evita gargalos operacionais.
Defina critérios claros de validade para cada item
Traduza sua política interna nas configurações do checklist: documentos de identidade devem estar válidos e comprovantes de residência com até 3 meses de emissão. O sistema avalia os envios com base nessas regras e informa o cliente na hora se algum arquivo estiver fora do padrão.
Mantenha um histórico completo para auditorias
No DocAsker, cada upload, validação e download fica registrado em log. Os arquivos são renomeados de forma padronizada, facilitando comprovar prazos e documentos recebidos em eventuais fiscalizações da OAB ou órgãos reguladores.
Modelo de e-mail para solicitação de documentos de KYC
Documentação necessária para abertura de caso no [Firm name]
Olá, [Client name], Antes de iniciarmos as atividades no seu caso, precisamos cumprir os procedimentos regulatórios de identificação de clientes e, no caso de empresas, mapear a cadeia de controle societário. Pedimos que envie os documentos solicitados pelo nosso link seguro até [date]: [link] Não é preciso criar conta nem cadastrar senha. O link abre direto no celular ou no computador, permitindo tirar fotos dos documentos ou subir arquivos digitais. Cada anexo é validado no momento do envio: se um documento estiver vencido ou faltar alguma folha, o sistema avisa o motivo para você reenviar na hora. Seus dados são protegidos por criptografia e só a nossa equipe tem acesso a eles. Fico à disposição se tiver qualquer dúvida. Atenciosamente, [Your name] [Firm name]
Perguntas frequentes
Quais documentos são exigidos no KYC de um escritório de advocacia?
Geralmente, documento de identificação com foto e comprovante de residência para pessoas físicas. Para empresas, atos societários, certidão atualizada da Junta Comercial, estrutura societária e identificação dos beneficiários finais. Muitos escritórios também pedem comprovação da origem dos recursos e instrumentos de procuração. As exigências mudam conforme a legislação local, as normas de PLD/FT e o nível de risco do cliente; confirme sempre os requisitos da política interna do seu escritório.
O que costuma ser aceito como comprovante de residência no KYC?
Normalmente contas de consumo (energia elétrica, água, gás encanado, internet fixa), extratos bancários ou correspondências de órgãos públicos que exibam o nome e o endereço completo do cliente, emitidos nos últimos 3 meses. Faturas de celular pré-pago ou correspondências com endereço de caixa postal geralmente não são aceitas. Verifique as regras específicas do seu compliance.
Quem é considerado beneficiário final?
Em regra, qualquer pessoa natural que detenha, direta ou indiretamente, mais de 25% do capital ou exerça o controle efetivo sobre a pessoa jurídica. O percentual e os critérios exatos dependem da legislação local e do tipo de entidade. Consulte a equipe de compliance do seu escritório para validar a regra aplicável.
Por quanto tempo o escritório de advocacia deve guardar os documentos de KYC?
Isso varia de acordo com a jurisdição e as normas do setor. Em geral, as regras de prevenção à lavagem de dinheiro (PLD) exigem a guarda por pelo menos 5 anos contados a partir do encerramento da relação com o cliente. Confirme o prazo regulatório correspondente. No DocAsker, você define o período de retenção e pode excluir coletas e arquivos a qualquer momento.
O DocAsker faz a verificação biométrica ou validação da identidade do cliente?
Não. O DocAsker gerencia a coleta dos documentos de KYC e confere os uploads quanto à legibilidade, tipo do documento, data de validade, assinaturas e páginas faltantes. A plataforma não realiza checagem de biometria facial, triagem em listas de sanções ou verificação de pessoas expostas politicamente (PEP) — essas análises continuam a cargo da equipe jurídica e de compliance do escritório.
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O DocAsker envia este checklist em um único link, confere cada arquivo assim que ele é enviado e cobra o cliente automaticamente até tudo estar completo.